Журнал кассира-операциониста

Размещено на http://www.allbest.ru/

Журнал кассира-операциониста

1. В журнале кассира-операциониста содержатся следующие графы:

В графе №1 - указывается текущая дата.

В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 - фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.

В графе №4 - указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины «номер сменного гашения», а также «счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули», они обозначают все тот же номер Z -отчета.

В графе №5 - необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.

В графе №6 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете. Показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» (например, «Меркурий»-130К). В этом случае необходимо подсчитывать его самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 соответственно - подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).

В графе №11 - сумма наличных денежных средств (выручка).

В графе №10 - сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: «итоговая сумма», «итог», «сменный итог». Определяется как разность между графами №9 и №6.

Внимание! Если контрольно-кассовая машина не указывает в Z-отчете показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог», то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены и занести их в графу №9. Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако если вы принимаете «безналичные» платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а также в некоторых иных ситуациях вам потребуется использовать графы №11 и №15.

В графах №12 и №13 соответственно - количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.

В графе №14 - указывается общая сумма выручки (№11 + №13).

В графе №15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание! Возвращать деньги из дневной выручки данной ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». В остальных случаях возврат осуществляется по заявлению через бухгалтерию (кассу) предприятия.

В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Заполнение формы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста»

Кто должен вести журнал кассира-операциониста? Журнал кассира-операциониста ДОЛЖНО вести лицо, назначенное приказом руководителя и выполняющее обязанности кассира-операциониста, именно оно и должно ежедневно расписываться в нем. Согласно утвержденного Центральным Банком России "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, обязанности кассира выполняет другой сотрудник по письменному приказу руководителя предприятия. С ним также заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с "Порядком ведения кассовых операций" (п. 36) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Эти правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей: журнал кассира-операциониста обязан вести сотрудник, с которым заключен соответствующий договор. Он и должен расписываться в журнале. При желании контролировать денежные средства и Z-отчеты в графе 17 журнала кассира-операциониста может расписываться и сам индивидуальный предприниматель.

Должен ли Индивидуальный Предприниматель заполнять журнал кассира-операциониста?

Согласно законодательства, а именно п. 4 ст. 346.11 Налогового Кодекса РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН сохраняется действующий «Порядок ведения кассовых операций в РФ» (далее Порядок), утвержденный Письмом Центрального Банка России №18 от 04.10.1993 года.

А это значит, что в соответствии с Порядком ведения кассовых операций ИП необходимо: 1) хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

2) иметь собственную кассу и вести кассовую книгу установленной формы;

3) хранить наличные деньги в собственной кассе только в пределах лимитов, установленных банком;

4) оформлять выдачу наличных денег из кассы и получение их в кассу расходными и приходными кассовыми ордерами или иными документами, составленными надлежащим образом, соблюдать установленные требования по документообороту;

5) соблюдать установленные требования по техническому и конструктивному обустройству касс.

Согласно п.11 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденного Постановлением правительства № 904 от 7 августа 1998 года, на всех контрольно - кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой контрольно - кассовой машине ведется книга кассира - операциониста, заверенная в налоговом органе.

Таким образом, на индивидуальных предпринимателей распространяется обязанность по ведению кассовой книги, оформлению приходных и расходных кассовых ордеров и заполнению журнала кассира-операциониста.

кассир операционист журнал

2. Где должен храниться журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста должен храниться в непосредственной близости от кассового аппарата, так как при налоговых проверках кассовой дисциплины инспектор в первую очередь требует предоставить журнал кассира-операциониста, карточку регистрации кассового аппарата и проверяет наличные денежные средства в кассовом ящике, их соответствие с текущим X-отчетом. Поэтому логично, если журнал будет находиться все-таки непосредственно у кассира-оператора. Но никакими законодательными актами это жестко не регламентировано (см. Постановление Госкомстата России № 132 от 25.12.1998г). Теоретически, в случае отсутствия вышеоговоренных документов возле контрольно кассовой машины, инспектор может выдать только лишь предписание с требованием предоставить ему необходимые документы в определенный для него срок (оригиналы или копии - это уже на его усмотрение) непосредственно к нему в кабинет.

Где и сколько должны храниться чеки Z-отчет?

Z-отчеты, впрочем, как и все остальные документы, имеющие отношение к кассовой дисциплине, должны быть сохранены руководством в течение 5 лет в защищенном месте, определенном приказом директора или учетной политикой предприятия. Кассовые документы за текущий квартал деятельности хранятся, как правило, у бухгалтера-кассира.

Нужно ли менять журнал кассира-операциониста каждый календарный год и каков порядок его замены?

Журнал кассира-операциониста заполняется полностью до последней страницы, и только потом Вам необходимо привезти его в налоговую инспекцию для получения отметки-штампа о его «гашении». Одновременно нужно привезти новый прошитый/ пронумерованный журнал кассира-операциониста, и, написав заявление на его оформление, получить очередную отметку-разрешение инспектора уже на новом экземпляре. С Вас также могут потребовать доверенность на право регистрации журнала в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст. 185 ГК РФ), если регистрацию будет осуществлять не руководитель организации (индивидуальный предприниматель), а иное лицо, и документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что доверенность от имени юридического лица должна быть за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени индивидуального предпринимателя должна быть нотариально удостоверена. Потребуют от Вас доверенность или нет, зависит от требований конкретной налоговой, этот момент необходимо уточнять у Вашего налогового инспектора.

Старый журнал храните у себя 5 лет. Всю хронологию записей в новом журнале продолжаете в обычном режиме, стартовые суммы там начинаются с конечной итоговой суммы в предыдущем журнале, то есть все время идет нарастающий итог независимо от количества использованных во времени журналов.

Менять незаконченный журнал кассира-операциониста по истечении календарного года на новый необязательно, если только Вы сами этого не захотите, законом это не запрещается. 

Что будет, если не вести журнал кассира-операциониста?

Неведение журнала кассира-операциониста является грубым нарушением кассовой дисциплины. Как правило, налоговики отсчитывают срок, в течение которого организацию можно привлечь к ответственности, с того дня, когда нарушение выявлено. Таким днем инспекторы считают либо день составления акта выездной налоговой проверки, либо день составления справки о результатах проверки кассовой дисциплины, проводимой банком.
Если вдруг получилось так, что журнал кассира-операциониста не велся, но есть все Z-отчеты, а предоставить журнал в налоговую необходимо, можно попробовать восстановить все записи в журнале.

Как быть, если имеющегося зарегистрированного в налоговой журнала кассира-операциониста не хватает для того, чтобы восстановить в нем все записи (индивидуальный предприниматель не вел журнал около 2-х лет; имеется зарегистрированный журнал, который заполнен на 1/3, дата регистрации журнала - начало 2006 года)?

Здесь возможны следующие варианты действий: Первый путь сложный и официальный - нужно полностью заполнить имеющийся у Вас журнал до последней страницы, затем привезти его в налоговую для получения нового журнала кассира-операциониста с отметкой инспектора. Дальше продолжить всю хронологию в новом журнале. Но тогда получится несоответствие, потому что последний журнал кассира-операциониста будет зарегистрирован более поздней датой, чем в него внесена информация. А это является нарушением правил ведения первичной бухгалтерской отчетности и может повлечь за собой штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (Ст.15.11. КоАП РФ).

Можно продолжить историю выручки в следующем незаверенном инспектором ИФНС журнале, спокойно признав что, да, Ваше нарушение - только в том, что вы его не зарегистрировали, а так он прошитый и пронумерованный, просто не было времени. Или можно спокойно заплатить штраф «за неведение журнала кассира-операциониста».

Другое дело, если бы Вы случайно потеряли журнал кассира-операциониста. Такое тоже иногда случается. Тогда Вам не остается ничего другого, как предоставить инспекторам ИФНС все данные только на основании имеющихся Z-отчетов.

3. Что делать при утере журнала кассира-операциониста?

При утере журнала кассира-операциониста Вам нужно вызвать специалиста Вашего Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у Вас современный кассовый аппарат с буквой «К») с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала. Хотя период лучше уточнить у Вашего налогового инспектора, так как сам процесс восстановления журнала кассира-операциониста нигде не регламентирован и для каждой ИФНС может быть разным. После этого Вам нужно будет написать заявление в произвольной форме в Вашу районную ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, взять доверенность с печатью на оформление журнала кассира-операциониста (для организации), приобрести новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый журнал кассира-операциониста.

Возможно ли ведение индивидуальным предпринимателем одного Журнала кассира-операциониста для нескольких контрольно-кассовых машин?

Ведение общего Журнала кассира-операциониста на все кассовые машины, имеющиеся у индивидуального предпринимателя, допускается. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т. д.) с указанием в числителе заводского номера ККТ; показатели счетчиков недействующих ККТ ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т. п.).

4. Как вносить исправления в журнал кассира-операциониста?

Закон РФ не запрещает вносить исправления в журнал, главное, чтобы ВСЕ эти исправления были заверены фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Возможны три варианта исправления:

 1. При пропуске строки мы можем Вам посоветовать записать на свободном поле в самом внизу страницы журнала данные пропущенного Z-отчета в традиционном стиле и рядом сделать запись: «Данная строка пропущена ХХ.ХХ.2009 г. и является достоверной». А для подтверждения этой информации рядом нужно поставить подпись кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя, а также печать организации. Это абсолютно нормально и законно. Можно также посоветовать Вам дополнительно написать объяснительную от имени кассира-операциониста, в которой он опишет сложившуюся ситуацию.

2. Просто аккуратно забелите (можно заклеить плотной белой полоской, но так чтобы клей не пропитал насквозь обратную сторону страницы) две «хорошие» строчки, между которыми потерялась запись - и на этом освободившимся поле создайте уже три строки, включая потерянную. Ведь смысл ведения самого журнала заключается только в том, чтобы Вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить Ваши записи с показаниями самого ККМ и кассовыми отчетами. Иногда инспекторы сами выдают свои индивидуальные рекомендации по заполнению журнала. Единых унифицированных правил здесь нет, главное, чтобы все было понятно и красиво. Никаких сносок и стрелок делать нельзя, так как последовательность страниц должна четко совпадать с хронологией торговой выручки. Изменения скрепите фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Сообщать об этих исправлениях никому не нужно.

3. Если пропущены сразу несколько строк или даже страниц, то есть при большом объеме исправлений, можно использовать либо забеливание маркером, либо надписывание правильных цифр над неправильными (те, в свою очередь, должны быть аккуратно зачеркнуты общей прямой линией), либо использовать свободные поля между строками. Рядом с исправлениями обязательно должна быть фраза «исправлено верно», подпись руководителя (главного бухгалтера) и оттиск круглой синей печати Вашего предприятия.

Исправлять ошибки в журнале кассира-операциониста без подписи руководства не рекомендуется, так как при проверке ИФНС Вы мгновенно можете получить «грубое ведение кассовой дисциплины». Это возможно только лишь в случае Вашего обособленного от руководства местонахождения и только на основании доверенности. Ваш главный бухгалтер или директор должен еженедельно / ежемесячно (по мере накопления ошибок) заверять своей подписью и синей печатью все Ваши исправления.

Как быть в ситуации, если записи в журнал кассира-операциониста вносились не ручкой, а карандашом? Необходимо срочно все исправить, ведь это грубое нарушение кассовой дисциплины и бухгалтерского учета! За подобное нарушение грозит штраф 5 000 рублей по ст. 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Поэтому, если это возможно и не будет выглядеть «грязно», постарайтесь стереть все карандашные записи и заполнить все снова шариковой ручкой. Вообще заполнение журнала карандашом заставляет усомниться в профессионализме лица, ведущего журнал, а также в чистоте его намерений, ведь данные, внесенные карандашом, так легко изменить, скорректировав выручку.

Необходимость исправления целой страницы журнала

Как быть, если возникла необходимость исправить целую страницу в журнале кассира-операциониста КМ-4? Можно ли признать эту страницу недействительной и со следующей начать вести журнал правильно? При этом обычный путь - исправить каждую дату - не подходит, так как не входят росписи и печати. Есть 2 пути, первый официальный, второй рекомендательный на уровне личных советов налоговых инспекторов:

1. Закон РФ не запрещает вносить исправления в журнал кассира-операциониста КМ-4, главное, чтобы все эти исправления были заверены фразой «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и круглой синей печатью Вашего предприятия. Использовать можно либо забеливание маркером, либо надписывание правильных цифр над неправильными (т.е., в свою очередь, должны быть аккуратно зачеркнуты общей прямой линией), либо использовать свободные поля между строками. Единых унифицированных правил здесь нет, главное, чтобы все было понятно и красиво. Никаких сносок и стрелок делать нельзя, так как последовательность страниц должна четко совпадать с хронологией торговой выручки. С нашей точки зрения Вы имеете право признать всю страницу ошибочной, зачеркнув все строки прямыми линями и сделать конкретную запись, что «страницу номер такая-то с входящими в нее строчными записями считать недействительной», печать и подписи главного бухгалтера или директора.

2. Вы приносите лично инспектору журнал КМ-4 со всеми Z-отчетами за эту «плохую страницу», он убеждается в Вашей правоте и сам делает отметку о недействительности данной страницы.

Второй путь более длинный, но желательный для чиновников. Первый современный и короткий, но может спровоцировать при проверке более глубокое копание инспектора. Все индивидуально.

Пропуск строк в журнале

Иногда получается, что ошибочно кассир пропускает одну из строк в журнале кассира-операциониста и продолжает его вести со следующей страницы. В этой ситуации следует поставить прочерки в пропущенных строках. Желательно, чтобы при этом цвет шариковой ручки совпадал с цветом остальных записей. Все записи в журнал кассира-операциониста заносятся по Z-отчетам, а они идут по возрастанию, и каждый имеет свой порядковый номер, соответственно, никакой путаницы или ошибки произойти не может, разрыва в нумерации Z-отчетов нет.

Другое дело, если кассир-операционист по какой-либо причине вовремя не внес данные Z-отчета в журнал. Если пропущенный Z-отчет обнаружен сразу, можно спокойно сделать две записи одним числом. Если ошибка была замечена спустя несколько дней, то необходимо поступить следующим образом: на свободном поле внизу страницы журнала запишите данные пропущенного Z-отчета в традиционном стиле и рядом сделайте запись: «Данная строка пропущена ХХ.ХХ.2008г. и является достоверной». А для подтверждения этой информации рядом нужно поставить подпись кассира-операциониста и главного бухгалтера и печать организации. Это абсолютно нормально и законно. Никаких санкций за данную «ошибку» не предусмотрено.

Невовремя снятый Z-отчет

Грубейшим нарушением кассовой дисциплины является несвоевременное снятие Z-отчёта. Например, если кассир снимает его не в конце рабочего дня, а на следующий день. И если в течение 2-х месяцев с момента правонарушения (согласно ст.15.1 Кодекса Административных Правонарушений) к Вам не придут представители ИФНС с проверкой, то считайте, что Вам повезло. В противном случае, скорее всего, будет штраф, он может быть наложен либо на само предприятие (от 40 до 50 тыс. руб.), либо лично на главного бухгалтера (или директора) (от 4 до 5 тыс. руб.).

5. Обязательно ли снимать Z-отчет, если торговой выручки за день не было?

Официальная законодательная позиция морально устарела, так как создавалась на идеологии использования тяжелых электромеханических кассовых аппаратов без встроенных электронных часов и фискальной памяти. Эти аппараты требовали обязательного ежедневного перевода даты «вручную» с помощью ручки. Именно отсюда и пошло понятие об обязательном ежедневном снятии отчетов независимо от наличия или отсутствия выручки, поскольку в противном случае дата на пробитом чеке такой контрольно кассовой машины была бы неверной. Именно поэтому во всех официальных документах по кассовой дисциплине того времени прописана ежедневная (включая выходные и праздничные дни) обязанность заполнения журнала кассира-операциониста на основании снятых Z-отчетов. 

Так, в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, все записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно в хронологическом порядке. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККТ. Таким образом, строго говоря, снимать Z-отчет необходимо только в том случае, если был рабочий день (а если праздники?), подтверждением которого является открытие смены на ККМ. Такой же вывод можно сделать на основании п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина РФ от 30 августа 1993 г. N 104. Таким образом, ежедневное получение Z-отчетов является обязанностью кассира-операциониста, которую он должен выполнять независимо от наличия или отсутствия выручки, в случае открытия смены. Если же в течение рабочей смены выручка в операционную кассу не поступала, то в журнале кассира-операциониста (на основании снятого Z-отчета) в соответствующих графах необходимо поставить прочерки. Аналогичного взгляда придерживается Минфин России в письме от 11 июня 2009 г. № 03-01-15/6-311. Все эти официальные документы являются действующими.

Но в реальности, которая существует много-много лет в практике большинства ИФНС - инспекторы не предъявляют претензий при отсутствии «нулевых» Z-отчетов за нерабочие дни. Поэтому, если при Вашей специфике торговой деятельности покупатели бывают не каждый день и кассовой выручки нет, то Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в которой(м) объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет - установить в целях пожарной безопасности и экономии электроэнергии следующий порядок работы на контрольно-кассовой машине: открывать смену на ККМ при первом покупателе (и т.д., и т.п.). Дни, в которых не было кассовой выручки и Z-отчет не снимался, соответственно в журнале кассира-операциониста КМ-4 не заполняются.

Учтите, что иногда смена на ККМ может открыться сама автоматически (на некоторых моделях это происходит сразу же при включении питания), либо принудительно кассиром с пробитием первого или «нулевого» чека, а на фискальных регистраторах это происходит с помощью компьютера, на котором установлена управляющая кассовая программа. Естественно, если смена была открыта, даже если выручки не было ни копейки, при завершении работы нужно все равно обязательно снять Z-отчет и в соответствии с его данными заполнить журнал кассира-операциониста. Выбрать тот или иной вариант действий можете только Вы сами. Главное, чтобы в журнале кассира-операциониста КМ-4 все строчные записи Z-отчетов шли по нарастающему порядку без пропусков их номеров.

6. Как быть, если из-за специфики деятельности компании покупатели бывают не каждый день и, соответственно, выручки нет?

Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в котором объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет - установить в целях безопасности и экономии электроэнергии, следующий порядок работы на контрольно-кассовой машине (и т.д. и т.п.). Но лучшим вариантом для Вас будет позвонить именно Вашему налоговому инспектору и у него спросить, как Вам быть в данной ситуации. Думаем, есть большая вероятность того, что он разрешит Вам включать кассовый аппарат только тогда, когда приходит покупатель. Или из чувства перестраховки и нежелания брать на себя ответственность - не разрешит. При любом исходе, окончательное решение принимать Вам.

Что делать, если оказался утрачен один из Z-отчетов? Как его восстановить?

Во-первых, следует сказать, что задним числом Z-отчет снять невозможно. Можно лишь его «вытащить» из памяти блока ЭКЛЗ, то есть повторить, но немного в другой печатной форме - в форме фискального отчета. Вам нужно вызвать нашего специалиста Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет за необходимый Вам период. В этом отчете будут показаны суммы ежедневных выручек, даты и порядковые номера Z-отчетов. Приложите его к журналу кассира-операциониста (имейте в виду, со временем бумага выцветает, поэтому иногда есть смысл дублировать все отчеты и чеки в бухгалтерии дополнительно ксерокопиями). Эти данные на 100% юридически подтвердят достоверность записей в журнале кассира-операциониста.

Также есть смысл сделать внутренний приказ «Об утере кассовых документах и их восстановлении».

7. Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста, если товар делится по секциям?

Здесь, прежде всего, следует учитывать, в связи с чем произошло разбитие по секциям. Если это деление сделано Вами лишь для удобства внутреннего учета, и деятельность предприятия находится на одной налоговой ставке и нет акцизов, то в журнале КМ-4 никаких разбивок по отделам вести не нужно. И так же не нужно делить выручку по секциям при заполнении форм КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» и КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации». В «Журнале кассира-операциониста» (форма КМ-4) в этом случае вообще не предусмотрено разделение итоговой суммы по секциям и записывается только общая сумма выручки.

А вот если разбивка по отделам происходит:

1. Из-за разных налоговых ставок (например, НДС 18% и 10%)

2. Вы используете один кассовый аппарат для двух видов деятельности (к примеру, ЕНВД и УСНО)

3. Принимаете платежи по пластиковым банковским картам

4. Реализуете акцизные товары (алкогольная продукция)

То при заполнении формы КМ-6 нужно обязательно выделять итоговую выручку по каждой секции. Записи в Журнал кассира-операциониста КМ-4 в этом случае Вы можете вносить двумя способами:

- по отделам (более правильный способ, но менее удобный): в первую строку заносите данные по первому отделу, на следующей строке пишете информацию по второму отделу, третья строка - итоговая. Таким образом, если у Вас две секции, то всего Вы заполняете три строки. При этом во всех трех строках в графе № 5 идет один и тот же номер Z-отчета.

- одной общей строкой без разделения по отделам (это более распространенный и удобный способ): выручку Вы не делите, одному Z-отчету соответствует одна строка в Журнале кассира-операциониста КМ-4. При этом Вам нужно будет издать приказ о раздельном учете выручки на предприятии, а затем дублировать его в начале каждого календарного года. В приказе следует указать сотрудника, ответственного за его выполнение. В его обязанности будет входить ведение «реестра аналитического учета реализации товаров» (в произвольной форме). Сотрудник должен будет в «реестре» отражать суммы доходов, облагаемые в соответствии с различными режимами, налоговыми ставками и т. д.

Порядок ведения журнала кассира-операциониста КМ-4 в части заполнения выручки по отделам нигде жестко не регламентируется. Более точные рекомендации по заполнению кассира-операциониста в этом случае Вы можете получить у Вашего налогового инспектора, по принципу: как ему удобнее.

Как поступить, если по одной из секций выручки за день нет? Если Вы изначально приняли способ заполнения журнала кассира-операциониста КМ-4 по секциям, следует быть последовательными и в дальнейшем, при отсутствии выручки по одному из отделов в соответствующих графах ставить прочерки. Обратите внимание: это условие действует, если Вы открыли смену на ККМ, и была выручка хотя бы по одной из секций. Если же выручки нет, и смена на ККМ не открывалась, Вам вовсе нет необходимости включать ККМ, снимать нулевой Z-отчет, а потом заполнять журнал кассира-операциониста КМ-4. В реальности, которая существует много лет в практике большинства ИФНС - инспекторы не предъявляют претензий при отсутствии «нулевых» Z-отчетов за нерабочие дни. Поэтому, если при Вашей специфике торговой деятельности покупатели бывают не каждый день и кассовой выручки нет, то Вы можете издать самостоятельную внутреннюю инструкцию (приказ), в которой(м) объявить, что в связи с очень маленьким количеством покупателей, производящих оплату за наличный расчет - установить в целях пожарной безопасности и экономии электроэнергии следующий порядок работы на контрольно кассовой машине: открывать смену на ККМ при первом покупателе (и т.д., и т.п.). Дни, в которых не было кассовой выручки и Z-отчет не снимался, соответственно в журнале кассира-операциониста КМ-4 не заполняются.

Учтите, что иногда смена на ККМ может открыться сама автоматически (на некоторых моделях это происходит сразу же при включении питания), либо принудительно кассиром с пробитием первого или «нулевого» чека, а на фискальных регистраторах это происходит с помощью компьютера, на котором установлена управляющая кассовая программа. Естественно, если смена была открыта, даже если выручки не было ни копейки, при завершении работы нужно все равно обязательно снять Z-отчет и в соответствии с его данными заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста, если организация использует два режима налогообложения?

Если фирма осуществляет несколько видов деятельности, которые подпадают под разные режимы налогообложения, то необходимо вести раздельный учет. Причем вполне можно обойтись одним кассовым аппаратом. Как объясняют в Минфине, организации следует вести раздельный учет доходов и расходов, в том числе пробивать продажу товаров и услуг по различным счетчикам (отделам) контрольно-кассовой техники, в отношении предпринимательской деятельности, переведенной на уплату единого налога на вмененный доход, и предпринимательской деятельности, в отношении которой не применяется данный специальный налоговый режим (Письмо Минфина от 21 октября 2005 г. N 03-11-04/3/117). Это же определено статьей 346.18 п. 8 Налогового Кодекса РФ: с 1 января 2006 года налогоплательщики, применяющие УСН и переведенные по отдельным видам деятельности на уплату единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности в соответствии с главой 26.3 НК РФ, ведут раздельный учет доходов и расходов по разным специальным налоговым режимам. Таким образом, если на предприятии существуют разные формы налогообложения (или ставки налогов), то, по мнению Минфина, вести реализацию и учет кассового оборота следует по разным отдельно запрограммированным отделам. С момента, как началось совмещение двух режимов налогообложения и каждый раз в начале каждого последующего года - нужно будет издавать приказ, в котором будет указано, какой секции (отделу) контрольно-кассовой машины соответствует какой режим налогообложения, а также фамилия ответственного за выполнение приказа работника. В небольших организациях это, как правило, главный бухгалтер.

В журнале кассира-операциониста следует вести отдельные накопления по отделам, но итоговая колонка общего нарастающего итога (сумма Z-отчетов) будет по-прежнему общей, так как выручка сдается целиком от имени одной контрольно-кассовой машины.

Как заполнять журнал кассира-операциониста, если деятельность компании связана не с приемом, а с выдачей наличных денег населению (прием металлолома)?

Интересная ситуация складывается, когда предприятие ориентировано на выдачу из кассы наличных денег населению (например, когда сфера деятельности предприятия - прием металлолома, меда, макулатуры). Как в этом случае следует заполнять журнал кассира-операциониста, ведь кассовые чеки в организации выбиваются на ВЫДАЧУ из кассы наличных денег? И какие при этом отчеты с кассового аппарата необходимо снимать? Стоит отметить, что законодательством предусмотрено обязательное использование ККМ для выдачи наличных денег населению только при приеме металлолома (Федеральный закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года, статья 2, пункт 3, письмо ФНС № 22-3-11/868@ от 17 мая 2005 года). Но все же ИФНС тем или иным способом рекомендует использование ККМ и в других аналогичных и нестандартных случаях. Итак, журнал кассира-операциониста заполняется обычным образом. По расходному ордеру в кассу вносится определенная сумма в начале рабочего дня (смены), а в конце смены снимается Z-отчет, который и будет являться отчетом по проведенным выплатам населению. В 10 графе журнала (сумма выручки за смену) следует указать разницу от внесенной в начале смены суммы (графа №6) и остатка на конец смены (графа №9) согласно Z-отчету.В приказах по учетной политике организации обязательно следует указать, что через данную кассу производится только выдача наличных денег населению. Производить торговлю и оказывать какие-либо

Дозаполнение журнала кассира-операциониста при замене ЭКЛЗ

Как заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4, если была произведена замена ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной)? В таком случае будет 3 (три) Z-отчета, во втором из которых фигурирует тестовая продажа (1 руб. 11 коп.). Каждый снятый Z-отчет - это отдельная запись в журнал. Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале должно совпадать с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ.В данном случае Вам нужно сделать три записи в «Журнале кассира-операциониста» (КМ-4): 

- Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ;- Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек;- Z-отчет и сумма выручки после замены блока ЭКЛЗ.

В «Справке-отчете кассира-операциониста» КМ-6 Вам необходимо будет внести данные двух Z-отчетов - до и после замены блока ЭКЛЗ - в две строчки. Z-отчет на сумму 1 рубль 11 копеек (его иногда называют «нулевой или проверочный чек») в форму КМ-6 не включается, поскольку Вашей выручкой эти цифры не является, это лишь проверочная технологическая сумма. В третьей строке «Справки-отчета кассира-операциониста» КМ-6 нужно будет написать «Итого за смену» и зафиксировать общую сумму выручки за эту смену. Имейте в виду, в Z-отчете, снятом после замены блока ЭКЛЗ, появится «лишние» 1 руб. 11 коп. Это не страшно, это нормально. Данная сумма торговой выручкой не считается, что подтверждается актом КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» для ИФНС.

Z-отчет, который специально снят при тестовой продаже после плановой ежегодной замены блока ЭКЛЗ, в товарную выручку не входит, так как снимается он специально ТОЛЬКО для ИФНС. У вас на руках должны остаться подтверждающий появление в памяти Вашей контрольно-кассовой машины «лишних» денег: «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (форма КМ-2) и этот тестовый Z-отчет. ИФНС делает для себя его копию. На случай выцветания термобумаги со временем лучше сделать ксерокопии этого Z-отчета.

- Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ: В графе № 1 пишем дату снятия Z-отчета, в графе № 2 - номер отдела. В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 - показания счетчиков на начало рабочего дня, в нашем случае - 50.000 рублей 00 копеек. В графе № 9 нужно будет написать сумму перед заменой ЭКЛЗ (52.383 рубля 00 копеек), в графах №10, 11, 14 - сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 - 2.383 рубля 00 копеек).

- Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек: В графе № 1 пишем дату снятия Z-отчета, в графе № 2 - номер отдела. В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 - показания счетчиков на момент замены ЭКЛЗ, в нашем случае - 52.383 рубля 00 копеек. В графе № 9 должна стоять сумма вместе со снятым тестовым Z-отчетом (52.384 рубля 11 копеек), в графе № 10 - технологическая сумма 1 рубль 11 копеек. Обратите внимание, что сумма 1 руб. 11 коп. не отображается в графах № 11 и № 14, поскольку наличными в кассу не сдается. Сумма 1.11 - только технологическая и не подлежит бухгалтерскому и налоговому учету. Ее нужно занести в графу № 15.

- Z-отчет и сумма выручки после замены блока ЭКЛЗ: Аналогично предыдущим заполняем графы № 1, 2, 5. В графе № 6 пишем - 52.384 рубля 11 копеек. В графе № 9 пишем показания счетчиков на конец рабочего дня (54.384 рубля 11 копеек). В графах № 10, № 11 и № 14 пишем сумму Вашей выручки после замены ЭКЛЗ.

Как поступить, если при плановой замене ЭКЛЗ либо при регистрации ККМ, принадлежавшей до этого другой организации, в памяти кассового аппарата («ЭКР»-2102К) сохранились показания суммирующих денежных счетчиков за прежний период?

К сожалению, фискальная память в модели ККМ «ЭКР»-2102К так устроена, что будет показывать общий накопительный итог с даты первой регистрации, которая, увы, возможно не Ваша. Иначе Вам придется вести учет своего кассового оборота относительно предыдущего (чужого).

Если ранее кассовый аппарат был зарегистрирован на другую организацию, то, конечно, более удобным вариантом было бы полностью поменять фискальную память (это не ЭКЛЗ, а нечто попроще, но живет дольше, до 5 лет, стоит недорого) по Вашему желанию за отдельную плату до момента Вашей регистрации, для того, чтобы не остался «хвост» информации от предыдущего владельца.

По поводу журнала кассира-операциониста КМ-4, Вы должны вести его, отказавшись от «чужой стартовой суммы», и в первой записи написать произвольную фразу/две с указанием причины данного поведения, и вести только свой оборот, несмотря на то, что гросс-итог в Z-отчетах ККМ будет нарастать с учетом не Ваших предыдущих сумм. Это нормально!

В любом случае, была ли это плановая замена блока ЭКЛЗ, либо Вы регистрировали в налоговой кассу, которая до этого принадлежала юридически другой организации, нумерация Z-отчетов начинается не с нуля, а продолжается в порядке возрастания от предыдущей работы и в журнале КМ-4 тоже.

Согласно порядку регистрации контрольно-кассовой техники в налоговой службе Новосибирской области первый Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек вместе с актом ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины, как правило, остается в ИФНС. Поэтому его на руках у Вас быть не должно.

Сумма 1.11 руб. никаким образом не учитывается в бухгалтерском и налоговом учете. Она лишь технологическая и пробивается при вводе контрольно-кассовой машины в эксплуатацию для проверки корректности ее работы, что указывается в соответствующем акте КМ-2 «О снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию». Именно этот документ и является объяснением появления этой необоснованной суммы в памяти контрольно-кассовой машины.

Соответственно, Вы начали работу на своем кассовом аппарате с уже снятым до Вас специально для ИФНС первым Z-отчетом. И, таким образом, снятый лично Вами «первый» Z-отчет - фактически будет уже под вторым номером (на нем даже будет порядковый номер 2).

В журнале кассира-операциониста сумма 1.11 руб. учитывается лишь в первой записи следующим образом:

* в графе №6 «показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня» записывается 0;

* в графе №9 «показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня» записывается 1.11;

* в графе №10 «сумма выручки за рабочий день (смену)» записывается 1.11;

* в графе №11 «сдано наличными» ставится прочерк;

* в графе №14 «сдано всего» ставится прочерк;

* в графе №15 «сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованных кассовым чекам» записывается 1.11.

В дальнейшем, этот «хвостик» не будет все время приплюсовываться к Вашей кассовой выручке в журнале КМ-4, а лишь «болтаться» в памяти ККМ.

8. Начало работы: первая запись в журнале

Обратим внимание на рисунок. На нем продемонстрирован образец первой записи в журнал, которая делается обычно по результатам ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины в налоговых органах. Согласно порядку регистрации контрольно-кассовой техники в налоговой службе Новосибирской области первый Z-отчет (его иногда называют «нулевой чек») с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек вместе с актом ввода в эксплуатацию контрольно-кассовой машины, как правило, остается в ИФНС. Соответственно, Вы начинаете работу на своем кассовом аппарате с уже снятым до Вас специально для ИФНС первым Z-отчетом. Поэтому Z-отчет, который снимаете Вы, будет фактически вторым (обратите внимание на графу №5 в примере). Если Вы работаете на ККМ, на которой заменили блок ЭКЛЗ, нумерация Z-отчетов продолжается с того места, с которого прервалась до замены ЭКЛЗ, исключая Z-отчет, снятый в налоговой.

Запись в первой строке журнала кассира-операциониста должна выглядеть так:

В графе №5 записываете номер Z-отчета, в графе №6 - 1 руб. 11 коп., в графе №9 - сумму на конец рабочего дня (ваша выручка плюс 1 руб. 11 коп., в данном случае - 1000 руб.), в графе №10 - сумма выручки за день, то есть графа №9 минус 1 руб. 11 коп, в данном случае - 998 руб. 89 коп. При этом никаких приходно-кассовых ордеров делать не нужно! Сумма 1.11 - только технологическая и не подлежит бухгалтерскому и налоговому учету.

Необходимо закрепить следующее правило при заполнении журнала: каждый снятый Z-отчет - это отдельная запись в журнал. Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соотносится с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ.

Поскольку каждая запись (строка) в журнале соответствует своему номеру Z-отчета, пропуски между номерами теоретически могут возникнуть только в случае определенных неисправностей ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика.

Однако подобные пропуски должны сопровождается обязательно техническим заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны

Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

При заполнении журнала кассира-операциониста трудности обычно возникают в ситуациях, когда приходится оформлять операции оплаты пластиковыми картами и возврат товара. Рассмотрим на примерах заполнение формы № КМ-4 для различных случаев.

9. Оформление возврата денежных сумм

Покупатели могут вернуть товар как в день его покупки, так и позже. Оформление возврата денежных средств из кассы в этих случаях будет разным.

Возврат в день продажи

Если возврат товара производится в день его продажи, то сумму возврата кассир отражает в графе №15 журнала кассира-операциониста. Возврат денег из кассы кассир может осуществить только по чеку, выданному в данной кассе, и на соответствующую покупке сумму. Руководитель организации должен подписать чек - это разрешение кассиру сделать возврат денег из кассы.

Чтобы правильно оформить возврат товара, в конце рабочего дня (смены) кассиру-операционисту необходимо:

1. Заполнить стандартный акт КМ-3 «О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)», как это показано на рисунке ниже. Составление акта КМ-3 и является актированием ошибочно пробитого чека. 2. Написать объяснительную от кассира-операциониста в произвольной форме. 3. Приложить оригинал чека, по которому делается возврат.

Обратите внимание, что если Вы возвращаете клиентам деньги по неиспользованным чекам, то чек желательно забрать! В крайнем случае, если в чеке было много позиций оплаты, да еще и по другим, «не вашим», отделам, и потребитель настаивает на том, что оригинал чека должен остаться у него - ничего страшного, необходимо просто снять ксерокопию для себя, а в его оригинале чека сделать отметку с печатью об уже возвращенных наличных деньгах. Также рекомендуем всегда делать качественную ксерокопию всех неиспользованных и ошибочно пробитых чеков, так как термобумага, на которой чеки отпечатываются, со временем выцветает!

Обратите внимание, что в этом случае сумма на Z-отчете не будет совпадать с суммой, сданной в главную кассу выручки. Это и не нужно. Сумма, оприходованная в главную кассу по приходному кассовому ордеру, должна совпадать лишь с той, что указана в графе 11 журнала кассира-операциониста.

Как быть, если при возврате товара у покупателя не сохранился чек или какие-либо другие документы, подтверждающие факт покупки в этом магазине?

В таком случае возврат денег непосредственно из кассы невозможен. Но отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющего факт и условия покупки товара, - вовсе не основание для отказа в удовлетворении его требований о возврате денег за некачественный товар. Как же поступить в такой ситуации? Лучшим решением будет возврат денег не из операционной, а из главной кассы предприятия на основании заявления покупателя, заверенного подписью руководителя магазина. Возврат в этом случае оформляют не актом по форме № КМ-3, а расходным кассовым ордером, на котором покупатель расписывается.

Как быть, если оплата была за наличный расчет, а вернули по безналу?

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста КМ-4, если все продажи проходили за наличный расчет, а возврат был проведен по безналу?

Напоминаем, что журнал кассира-операциониста имеет отношение только к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами. Если Вы осуществляете реализацию за наличный расчет, то и торговая выручка должна сдаваться в кассу предприятия для последующей ее обязательной инкассации в банк. Если Вы возвращаете деньги через р/с - это Ваше личное дело и данная проводка(и) уже не имеет(ют) никакого отношения к ведению журнала КМ-4.

Наше мнение, что возврат покупателю денег по безналичному расчету не может быть произведен ранее, чем его наличные деньги физически поступят в банк на р/с.

Размещено на Allbest.ru