Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

по курсу

«Документирование управленческой деятельности»

2011 г.

1. Информационные основы документационного обеспечения управления. Понятие информации и основные требования к ней

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Документирование на предприятии служит осуществлению управленческих функций:

- планирование (планы);

- организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);

- мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);

- контроль (сбор сведений, отчёты);

- учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);

- инструктирование (составление инструкций, методических указаний).

Для получения экономического эффекта прежде всего важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества по оформлению, полноте и ценности содержащейся в них информации. Увеличиваются сроки её обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

- сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

- обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят таким образом:

* руководство теряет целостную картину происходящего;

* структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

* это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

* приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

* для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

* оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

Предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря - референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур. Как уже отмечалось выше, одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. Следствием качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Все компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи.

1. Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2. Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для комплексного решения этих задач создаются службы документационного обеспечения управления. Структура службы зависит от объема документооборота, от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

* секретариат;

* экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

* подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

* подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

* подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

* подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

* отдел совершенствования делопроизводства;

* копировально-множительное бюро;

* протокольная группа;

* редакционная группа;

* приемная;

* архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с незначительным объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

2. Документы по личному составу: приказы по личному составу, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки

документационный управление приказ договор

Приказы по личному составу

Основания к приказам по личному составу

Основаниями для издания приказов являются трудовой договор, изменение к трудовому договору, график отпусков, заявления работника, представление руководителя структурного подразделения, акт о нарушении трудовой дисциплины, служебное заседание, служебная записка т другие документы.

Трудовой договор должен содержать все существенные условия, указанные в ст. 57 ТК РФ, иметь дату составления, порядковый номер и быть зарегистрированным.

В соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 06.10.2000 (далее - перечень), трудовые договоры должны храниться 75 лет. Такой же срок установлен для хранения журнала регистрации трудовых договоров.

Отсутствие трудового договора у работника, принятого на работу после 01.02.2002 (дата вступления в силу ТК РФ), является серьезным нарушением трудового законодательства.

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставление отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работников, поощрении работников, вынесении взысканий, изменение анкетно-биографических данных и другое. Большинство из перечисленных приказов (кроме последних двух) имеют унифицированные формы, содержащиеся в Альбоме.

Приказы обязательно нумеруются и регистрируются в соответствующих журналах.

Документы по личному составу

Создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п.

К этому виду документации относят:

· распорядительные документы, документы подтверждающие трудовую деятельность работника;

· информационно-расчетные документы;

· официальная внутренняя переписка;

· журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Трудовой договор

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом РФ, законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Содержание трудового договора

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (Ф.И.О. работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

· место работы (с указанием структурного подразделения);

· дата начала работы;

· наименование должности, специальность, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием.

· права и обязанности работника;

· права и обязанности работодателя;

· характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

· режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной)

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившая основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срок трудового договора

Трудовые договора могут заключаться:

1. на неопределенный срок,

2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок.

Личное дело работника

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состава личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника является обязательным.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актам организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

v внутренняя опись документов дела;

v анкета или личный листок по учету кадров;

v дополнение к личному листку по учету кадров;

v автобиография;

v копия документа об образовании, копия трудового договора;

v копия приказа о приеме на работу;

v копии приказов о переводе;

v документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

v аттестационные документы;

v представления к переводам;

v копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

v другие характеризующие работника документы.

В завершении личного дела подшивается копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копии приказов об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающие следующие графы:

Ё порядковый номер дела;

Ё фамилия, имя, отчество работника;

Ё дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Вывод: личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личная карточка работника

Личная карточка - форма №Т-2 заполняется на основании приказа о приеме на работу на работников всех категорий. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II на второй странице личной карточки.

Для заполнения карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

ь паспорт (или иной документ удостоверения личности);

ь трудовая книжка;

ь военный билет;

ь документ об окончании учебного заведения;

ь страховое свидетельство гос. пенсионного страхования;

ь свидетельство о постановке на учет а налоговом органе;

ь приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

Правила заполнения формы Т-2

1. наименование организации заполняется полностью.

2. табельный номер работника включает не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому работнику.

3. в столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника

4. характер работы указывается: «постоянно», «временно»

5. Вид работ: основная, по совместительству

6. пол обозначается буквой «м» «ж»

7. фамилия, имя, отчество записываются полностью

8. дата рождения вписывается на основании паспортных данных

9. Гражданство записывается без сокращений

10. профессия указывается полностью на основании штатного расписания

11. в разделе «Отпуск» ведется учет всех отпусков на основании приказов.

Трудовые книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Запись в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа а этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

Запись и приёме на работу делается в соответствии с Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года №69

Сведения о работе ТК №0595227
№ записи	Дата	Сведения о приме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификация, увольнение (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью «Плюс»
				(ООО «Плюс»)
13	10	12	2008	Принят на должность	Приказ №25
				электромонтажника 5 разряда	от 10.12.2008

Рис. 1. Пример записи о приеме на работу в трудовой книжке

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификации, специальности, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Записи в трудовую книжку делаются аккуратно и без каких-либо сокращений.

Не допускается писать «пр.» вместо приказ, «распр.» вместо распоряжения.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 5 сентября 2008 г., в трудовой книжке делается запись «05.09.2008».

Лицевые счета по заработной плате

Лицевые счета применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

Использовать расчетные или расчетно-платежные ведомости для ручного подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из ведомостей за разные месяцы. Это гораздо удобнее делать на основании данных лицевого счета (формы N Т-54 и Т-54а). В нем указываются все необходимые сведения о данном работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из его заработной платы за каждый месяц в течение года. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой необходимый период времени. Лицевые счета открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость. Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате. При заполнении лицевого счета в него прежде всего заносятся персональные данные о работнике из приказа о приеме на работу и личной карточки: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др. В разделе «Отметки о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда» (графы 1 - 8) отражается информация из приказа о приеме работника на работу (форма N Т-1), а в случае перевода работника на другую работу - из приказа о переводе (форма N Т-5). В графах 3 - 8 указываются структурное подразделение, профессия (должность), условия труда, оклад, тарифная ставка, надбавки и доплаты.

В разделе «Отметки об использовании отпуска» (графы 9-16) на основании приказов о предоставлении отпуска (форма N Т-6) отражается информация по всем видам предоставляемых работнику отпусков.

В разделе «Удержания и взносы» (графы 17-21) отражаются удержания из заработной платы работника: алименты, задолженность работодателю и т.д. В графе 22 на основании налоговой карточки указывается сумма стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц. При начислении зарплаты в раздел «Отработанные дни (часы)» переносится информация из табеля учета рабочего времени (формы N Т-12 и Т-13). Затем в разделе «Начислено» (графы 28 - 37) отражаются данные о начислении заработной платы по тарифу, оплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных (в сверхурочное или ночное время, в выходные и праздничные дни и т.п.), доплаты и надбавки, премии и т.д.

В лицевом счете отражаются и оплаты за счет чистой прибыли организации, средств целевого финансирования, специальных фондов, материальная помощь, возмещение командировочных расходов сверх установленных норм, различные виды компенсации и т.д. В графе 33 указывается сумма оплат из средств организации коммунально-бытовых услуг, товаров (работ, услуг), питания, путевок на лечение, обучения, подарков и другие социальные выплаты. В графах 34 - 36 показываются данные о пособиях по временной нетрудоспособности. В графе 37 отражаются итоговые суммы начислений по месяцам.

После этого заполняется раздел «Удержано и зачтено», в котором отражаются сумма выданного аванса за первую половину месяца, налог на доходы физических лиц и другие виды удержаний.

Суммы удержанного налога на доходы физических лиц в графе 39 должны соответствовать данным налоговой карточки (форма №1-НДФЛ). Общая сумма удержаний из заработной платы работника в текущем месяце заносится в графу 46. В графе 49 отражается сумма к выплате за каждый месяц, которая равна разности сумм в графах 37 и 46, для чего из общей суммы начислений (графа 37) вычитается сумма удержаний (графа 46). Задолженность по заработной плате отражается в графах 47 и 48.

При прекращении трудового договора на основании соответствующего приказа дата увольнения проставляется в «шапке» лицевого счета.

По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.

Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет.

Список литературы

«Делопроизводство на предприятии» - практическое пособие, А.Б. Барихин, М. 2007 г.

«Основы делопроизводства» - требования к тексту документа, Л.П. Салазкина, Кемерово, 2003 г.

«Делопроизводство» - документационное обеспечение управления, Т.В. Кузнецова, М. 2006 г.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011. - 93. - М., 1999. - 50 с.

Правила составления и оформления служебных документов. - М.: «Москнига», 2001 г.

Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: учебно-справочное пособие. / Ин-т междунар. Права и экономики им А.С. Грибоедова. - М.: ИМПЭ, 1998. - 95 с.)

Кузнецов С.М. Делопроизводство на компьютере: (компьютерные технологии в делопроизводстве). - 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Интел-Синтез, 2000. - 232 с.

Размещено на Allbest.ru