Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ответы к экзамену

по дисциплине

«Документоведение»

1. История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения

История развития письменности и документа.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н.э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления.

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н.э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. С IX века до н.э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI-XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Основные задачи документоведения

· Теоретическое обоснование документационных процессов в обществе, выявление закономерностей и тенденций функционирования документов в социуме;

· Формирование высокоорганизованной среды, т.е. обеспечение общества качественной документированной информацией и создание условий для эффективного ее функционирования в оперативной ретроспективной и прогностической среде;

· Развитие, совершенствование информационной культуры человека.

2. Законодательное регулирование документирования управленческой информации

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

законами РФ;

государственными и отраслевыми стандартами;

общероссийскими классификаторами;

государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» - цели ФЗ - создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

Гражданский кодекс РФ - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;

сокращение количества документов;

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

расположение реквизитов на листе бумаги;

требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

новый состав реквизитов;

обновленные требования к оформлению документов;

требования к тексту и бланкам документов.

Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.

Стандарт устанавливает современное толкование терминов:

по делопроизводству;

по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт ввел:

новые реквизиты;

небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

3. Основные понятия документоведения

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

4. Связь информации и документа

Понятия «информация» и «документ»

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

5. Признаки документа

С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам

1) По способу изготовления документы

· Письменные

· Технические

· Фоно, аудио, акустические документы

· Кинодокументы

· Фотодокументы

· Видеодокументы

2) По ценности содержания

· Научные

· Исторические

· Оперативные и т.д.

3) По назначению

· Документы для фиксации событий (протокол)

· Документы для передачи информации (письма)

· Документы для выполнения основных задач

4) По стадиям создания

· Черновик

· Беловик

· Подлинник

· Копия

· Отпуск

· Дубликат

· Выписка

· Автограф

5) По срокам хранения

· Документы постоянного бессрочного срока хранения

· Документы длительного срока хранения

· Документы временного срока хранения до 10 лет

6) По степени гласности

· Обычные

· Секретные

7) По юридической силе

· Документы подлинные (действующие и недействующие)

· Документы подложные

8) По способу изложения материала

· Примерные

· Типовые

· Индивидуальные

9) По роду деятельности

· УС ОРД

· УС банковской документации

· УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации

· УС отчетно-статистической документации

· УС документации по труду

· УС внешнеторговой документации

· УС пенсионного фонда РФ

10) По форме

· Индивидуальные

· Трафаретные

· Табличные

· Текстовые

· Анкетные и т.д.

11) По происхождению

· Именные

· Служебные

12) По срокам изготовления

· Срочные

· Несрочные

13) По месту составления

· Внутренние

· Внешние

ь Входящие

ь Исходящие

6. Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

б. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.

в. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве.

функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

а. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

б. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.

функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)

а. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

б. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

7. Способы документирования

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования, которые подразделяют:

ь на простые (карандаш, ручка);

ь механические (пишущие машины);

ь электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

ь электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

8. Материальные носители информации

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус - прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н.э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус.

Примерно в III веке до н.э. был изобретен пергамент - особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья).

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости работ по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался для письма в течение почти 18 веков.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н.э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными.

С появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы (СD-диск, DVD-диск, магнитооптический диск).

9. Формуляр документа

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.

Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

10. Юридическая сила документа

Юридическая сила - это свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу документов, являются:

ь наименование организации (должностного лица) - автора документа;

ь наименование вида документа;

ь дата документа;

ь регистрационный номер;

ь гриф утверждения (для некоторых документов);

ь текст;

ь подпись;

ь печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:

ь за достоверность документа;

ь за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

ь в уставе предприятия;

ь в положении о предприятии (о структурном подразделении);

ь в инструкции по делопроизводству;

ь в должностной инструкции работника;

ь в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например, главный бухгалтер предприятия.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных или финансовых документах.

Печать свидетельствует:

ь о подлинности документа;

ь о принадлежности документа к указанной на печати организации.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

ь какие-либо правовые последствия, например, создание, реорганизацию предприятия;

ь материальные последствия, например, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Обязательному утверждению подлежат:

ь уставы, положения о предприятиях (филиалах);

ь штатные расписания;

ь акты проверок, акты приема-передачи;

ь должностные инструкции;

ь сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

11. Понятие «Система документации». Виды УСД

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

12. Унификация и стандартизация

письменность документ управленческий законодательный

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

13. Общие требования к составлению и оформлению документов

При оформлении документов необходимо соблюдать единые правила, обеспечивающие:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники;

качество документов как исторических источников.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

государственное это предприятие или коммерческое;

каким видом деятельности занимается предприятие;

как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

14. Этапы и методы унификации управленческих документов

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов:

Ш прежде всего, это большое количество однотипных производственных
и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит

Ш из однотипных функций, документирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода документы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управленческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

Ш лексика управленческих документов зависит от законодательных и
нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

Ш официальные, служебные документы насыщены специальной терминологией;

Ш для них характерна нейтральность лексики;

Ш наконец, тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменой, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Метод унификации тестов имеет две разновидности - унификацию содержания и формальную унификацию.

Выделяются следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования элементов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей - три и т.д.

Например:

1.

1.1

1.2.

2.

2.1.

2.2.

2.2.1.

2.2.2. и т.д.

15. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

1. Типовые тексты.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов - типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т.п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые по существу, являются индивидуальными. Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

2. Трафаретные тексты

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями. В учреждениях трафаретные тексты документов оформляются в виде сборника.

Трафарет - это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Форма представления унифицированного текста в виде трафарета вбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. С одной стороны, показатели и реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. С другой стороны, большое количество показателей и реквизитов даже у различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как внимание исполнителя ограничено лишь введением переменной конкретной части информации, место которой заранее определено. Фактически он заполняет уже составленный документ, что исключает стадию черновика.

Схематически методика разработки трафаретных текстов сводится к следующему:

Ш выявление типовых управленческих задач;

Ш сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

Ш составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

Ш согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

Ш окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся словом «шаблон», примером трафаретного документа является любой бланк организации.

3. Таблица

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам.

Таблица - перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы - боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится следующим образом: если таблица в тексте не одна, то она должна быть обозначена «Таблица 1».

Таблицы могут быть разной степени сложности, заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней счисления, то есть включать подзаголовки.

Заголовки таблицы должны быть краткими, четкими. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где они упоминаются впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. Чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруют и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Слова типа «смотри», сокращенно «см.», при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

затраты труда и заработная плата …………………………………. 1,8

машины и материалы ………………………………….. 2,0».

4. Анкета

Анкета - форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная - их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

Ш вопросы и ответные места для ответов;

Ш вопросы и варианты ответов для выбора;

Ш ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом, которым является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблицы регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

16. Правила оформления машинописного текста

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат	Межстрочный интервал
	для отделения реквизитов друг от друга	для отделения друг от друга составных частей реквизитов	для текста документа
А4.	3 (4)**	1,5	1,5*
А5	3,2 (4)	1,5 (1)	1,5 (1)

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, - предпочтительнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью печатающих устройств и средств вычислительной техники.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма; 4,25 - межстрочный интервал.

Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита рекомендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количеством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуляра.

От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа; ссылку на индекс входящего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абзаца); наименование должности в реквизите «подпись»; гриф визирования; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте; отметку о наличии приложения.

От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа».

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентификатор электронной копии документа.

От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».

От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, использовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тексту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонального компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.

17. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем

Правила письма текстового материала

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30 строк.

Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.

При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из 38 строк.

Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.

Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.

Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

Ш отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

Ш начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

Ш начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Приемы выделения отдельных частей текста

В некоторых машинописных работах необходимо: обратить внимание на термины, впервые упоминаемые в тексте, сделать логическое, смысловое ударение, выделить правило, теорему, определение, выделить словарно-грамматические объект в учебниках по языку и словарях.