Ревізія касових операцій

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

1. Нормативна база

2. Основні завдання та джерела

3. Ревізія первинних документів

4. Ревізія синтетичного і аналітичного обліку

5. Ревізія форм звітності

Список літератури

1. Нормативна база

Ревізію касових операцій здійснюють відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України 15.03.2001 р. № 72. Вимоги цього Положення поширюються на юридичних осіб (крім установ банків і підприємств поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, на їхні відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі -- підприємства), а також на зареєстрованих у встановленому порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі -- підприємці), які здійснюють операції з готівкою в національній валюті, та є обов'язковими для виконання ними.

2. Основні завдання та джерела

Мета ревізії полягає в забезпеченні контролю за дотриманням законодавчих норм щодо проведення касових операцій, встановленні випадків зловживань, їх попередженні (профілактиці) і розробці конкретних заходів для зміцнення касової дисципліни суб'єктів господарювання.

Основними завданнями ревізії є перевірка:

-- забезпечення збереження коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності в касі, своєчасного й повного їх оприбуткування та витрачання за цільовим призначенням;

-- законності й господарської доцільності касових операцій і дотримання встановлених правил їх здійснення;

-- додержання встановленого ліміту залишків готівки в касі й термінів їх зберігання;

-- реальності сум коштів у дорозі тощо.

Ревізія касових операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку проводять раптову інвентаризацію каси, потім перевіряють дотримання Порядку ведення касових операцій, відтак здійснюють суцільну документальну ревізію щодо оприбуткування й видачі грошей із каси; далі переходять до зустрічної перевірки операцій на рахунку 30 "Каса", рахунків, які з ним кореспондують: 28 "Товари", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти", 37 "Розрахунки з різними дебіторами", 66 "Розрахунки з оплати праці", 68 "Розрахунки за іншими операціями" тощо. Тільки після цього розпочинають документальну ревізію коштів у дорозі.

Джерелами ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира (касові книги); касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; журнал-ордер № 1, відомість № 1; чекові книжки, корінці використаних чеків, анульовані чеки, машинограми тощо. Щодо коштів у дорозі: журнал-ордер № 3, відомість № 3 і прикладені до них документи та машинограми.

3. Ревізія первинних документів

ревізія касова операція

Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання коштів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової економіки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки.

У зв'язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об'єктах підприємства, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій контрольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами.

Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціональних обов'язків.

Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснювати повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасністю операцій, пов'язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням.

Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби.

Об'єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова (фактографічна) інформація.

Організаційна модель контролю і ревізії грошових коштів Першочерговою контрольно-ревізійною процедурою під час ревізії підприємства є фактична перевірка коштів і грошових документів у касі підприємства за допомогою інвентаризації.

Прибувши на об'єкт ревізії (підприємство, організацію, об'єднання) ревізор подає керівникові розпорядження на право проведення ревізії і приступає до перевірки фактичної наявності грошей та інших цінностей, що є в касі. У цій час усі касові операції припиняються.

На початку процедури перевірки наявності коштів у касі касир повинен скласти звіт і вивести залишок наявних грошей та інших касових цінностей на момент інвентаризації. Ревізор разом із головним бухгалтером перевіряють касові документи, що додаються до касового звіту щодо суті і змісту та законності касових операцій. Далі касир дає підписку, що всі прибуткові і видаткові касові документи ним включені в останній касовий звіт і коштів, не оприбуткованих і не списаних у видаток, немає.

Потім ревізор разом з головним бухгалтером перевіряють фактичну наявність грошей. Ніякі інші цінності, а також всілякі розписки щодо фактичного залишку коштів не включаються. Грошові документи враховуються за їх номінальною вартістю.

Шляхом порівняння фактичної наявності коштів у касі з даними бухгалтерського обліку виявляються результати інвентаризації (нестачі або лишки) і оформляються актом встановленої форми.

Під час перевірки наявності грошей в операційних касах торговельних об'єктів спочатку від касира беруть довідку про суму виторгу за день і перевіряють залишок наявних грошей. Потім підраховують наявні гроші і визначають їх залишки грошей за обліковими даними. Для його, а також для виявлення результатів ревізор разом із головним бухгалтером у присутності касира знімає показники лічильників касового апарата на момент перевірки і порівнює їх з показниками на початок дня.

Визначається сума виторгу за день, яка з урахуванням невикористаних касових чеків, повернених покупцями в установленому порядку, повинна бути в касі, порівнюється із фактичною їх сумою.

В операційних касах ревізор перевіряє також дотримання діючого порядку роботи касирів на електронних контрольно-касових апаратах і дотримання правил їх використання та експлуатації.

4. Ревізія синтетичного і аналітичного обліку

Після перевірки фактичної наявності грошей та інших цінностей, виведення їх результатів ревізор приступає до документальної перевірки касових операцій. Об'єктом перевірки є бухгалтерські записи в журналі 1 за кредитом рахунка 301 “Каса в національній валюті”, а також записи у дебетовій відомості, де відображається запис за дебетом цього рахунка у розрізі кредитуючих кореспондуючих рахунків.

Записи в журнал за рахунком 301 “Каса в національній валюті” і відомості до нього звіряються із звітами касира. Тому об'єктами ревізії є також касові звіти з прибутковими і видатковими касовими документами та акти перевірки наявності коштів. Але в усіх випадках спочатку перевіряють правильність виведених залишків коштів у касі. Залишок грошей у касі, показаний у звіті касира, порівнюють з даними сальдо за рахунком 301 “Каса в національній валюті”. Потім перевіряють поточні записи в журналі і відомості цього рахунка, порівнюють їх з даними звітів касира та з документами, які були підставою для надходження і видачі коштів шляхом порівняння даних журналу і відомості за зазначеним рахунком із звітами касира перевіряють не тільки правильність виведення залишку коштів на кінець звітного дня, але й їх рух за цей час.

Важливо також порівняти відповідність місячних оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків, відображених у журналі за рахунком 301 “Каса в національній валюті” з відповідними підсумками у Головній книзі, переконавшись у достовірності даних аналітичного і синтетичного обліку.

Після цього приступають до перевірки обґрунтованості записів в облікових реєстрах за рахунком 301 “Каса в національній валюті” і звітах касира відповідними касовими документами. Перевіряючи касові документи на прийом і видачу грошей з каси, потрібно переконатися у дотриманні обов'язкового порядку їх оформлення: встановити, чи заповнюються всі реквізити, чи є в цих документах розписки про одержання грошей тощо.

Касові документи, записи в журналі за рахунком 301 “Каса в національній валюті” і касові звіти також перевіряються суцільно з погляду їх законності, доцільності і правильності. Перевіряючи надходження грошей до каси підприємства з банку та інших джерел, звертають увагу на своєчасність та повноту їх оприбуткування і відображення в касовій книзі та звітах касира. Правильність оприбуткування надходження грошей до каси з банку перевіряють порівнянням записів у касовій книзі та звітах касира з корінцями чеків і виписками банку за поточним рахунком у банках.

В окремих випадках при виписках банку відсутні документи з розшифруванням змісту таких операцій. У такому випадку під час ревізії звертають увагу на код умовних позначень у виписках банку, що визначають зміст розрахунків або надходження готівки.

У торговельних підприємствах особливу увагу приділяють перевірці правильності і повноти оприбуткування в касі виторгу. Для цього спочатку перевіряють відповідність підсумків у колонці відомості журналу 1 за дебетом рахунка 301 “Каса в національній валюті” і кредиту рахунка 702 “Дохід від реалізації товарів”. При виявленні розходжень необхідно порівняти касові квитанції, що додані до товарних звітів підприємств торгівлі, із звітами касира і переконатися в тому, чи немає фактів приховування розкрадань коштів.

Під час перевірки документів, на підставі яких видавалися кошти з каси, особливу увагу потрібно звернути на законність таких операцій. Так, у документах на оплату витрат на розвантаження цінностей має бути зазначено, за якими документами прибув вантаж і його кількість, номери і дати документів, а також письмове підтвердження матеріально відповідальних осіб про одержання цінностей. Перевіряючи виплату із каси заробітної плати, необхідно мати на увазі, що в практиці можливі випадки підробок їх виплати штатним і позаштатним працівникам. Ревізор повинен переконатись у достовірності одержання певної суми коштів саме тими особами, які зазначені у платіжній відомості. Під час перевірки виплати заробітної плати за роботи за трудовими угодами та контрактами необхідно переконатись у тому, що цю роботу дійсно виконано у повному обсязі. Далі перевіряють, чи не завищені розцінки і чи не виконувалась ця робота штатними працівниками, а оплата здійснена позаштатним працівникам.

Бувають окремі випадки штучного збільшення суми грошей, списаних за платіжною відомістю. Тому потрібно перевірити правильність підсумків сум до видачі на руки працівникам у відповідній графі цих відомостей. При перевірці об'єктів торгівлі звертають увагу на можливі випадки розкрадання грошей шляхом механічного зменшення показників грошових підсумовуючих лічильників. Щоб запобігти утому, у торгівлі необхідно застосовувати метод порівняння даних фактичних коштів з даними чеків та контрольних стрічок касового апарата. За нормальних умов сума виторгу, що відображена в касовій книзі касира, повинна відповідати сумі реалізації товарів. Тому під час перевірки особливу увагу потрібно звернути на відповідність цих показників. Шляхом порівняння цих чеків із заниженими показами лічильників контрольно-касових апаратів, зазначеними в книзі касира, можна виявити суми, заниження показів лічильника. Те ж саме можна виявити в результаті порівняння записів у книзі касира з даними контрольної стрічки, що відбиває кожну суму, на яку каса вибиває чек.

У зв'язку з тим, що записи в касовій книзі проводяться щодня, дані цієї книги необхідно звіряти з даними чеків або контрольних стрічок також за кожний день. Це особливо важливо в тих випадках, коли ревізор має перед собою касові чеки (або контрольні стрічки) за окремі дні періоду, що ревізується.

Поряд з перевіркою суті касових операцій необхідно глибоко аналізувати касові документи, порівнювати їх дані із зустрічними документами та обліковими даними. Для цього потрібно звіряти записи в касовій книзі з касовими ордерами та чеками.

Одночасно з перевіркою правильності і законності витрачання коштів необхідно перевірити дотримання встановленого ліміту їх залишків. Виторг, що здається до банку, зараховується ним на поточний рахунок підприємства не в день здавання, а, як правило, наступного дня. Тому до моменту зарахування банком виторгу на відповідний поточний рахунок ця сума відображається за дебетом рахунка 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті” і за кредитом рахунка 301 “Каса в національній валюті”. Підставою для такого запису є дані супровідних відомостей на здавання виторгу в банк, квитанції банку чи поштового відділення, що підтверджують приймання готівки.

Під час ревізії перевіряють правильність відображення в обліку касових операцій, а також встановлюють відповідність даних виписки банку з сумою виторгу, що зазначена у супровідній відомості. У разі розходжень ревізор повинен встановити, чи існує акт із зазначенням розміру лишку або недостачі і причин розходжень. Одночасно з цим необхідно перевіряти, чи проводиться інвентаризація коштів у касі в разі виявлення недостач або лишків в інкасаторських сумках в умовах інкасації виторгу.

Особливо ретельно слід перевіряти достовірність грошових документів, що стосуються операцій за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті”, тому що при даних операціях можливі порушення.

Сальдо за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті” може відноситися тільки до суми виторгу, зданої в останні дні місяця і не зарахованої банком на відповідний рахунок до кінця місяця. Усі інші суми підлягають уточненню щодо їх реальності.

Особливо ретельно перевіряються суми виторгу, які були зараховані на розрахунковий рахунок не повністю або зовсім не надійшли і довгий час лишаються в дорозі. Під час перевірки документів, що оформлюють операції з коштами в дорозі, вони зіставляються із записами журналу за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті”.

5. Ревізія форм звітності

Основним нормативним документом, що регулює здійснення обліку грошових коштів у касі, є Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Послідовність ревізії касових операцій показано в таблиці. Під час ревізії касових операцій залишок на початок звітного періоду слід порівняти з залишком попереднього звіту, у журналі-ордері № 1 з рахунка 30Каса", Головній книзі й балансі.

Залишок на кінець звітного періоду аналогічно порівнюється з залишком, виведеним у наступному звіті касира, журналі-ордері № 1, Головній книзі. Проти кожного звіреного запису (щодо номера документа, дати, змісту операції, суми) ставиться відмітка.

У кожному звіті касира слід перевірити дотримання порядкової нумерації прибуткових і видаткових касових документів, їх дати, відповідність нумерації тому періоду, за який складено звіт, з'ясувати, чи нема підчисток дат (можна вилучити з архіву квитанцію на здачу виторгу в банк, на пошту, документи на оплату робіт за навантаження, розвантаження, ремонт тощо).

Вилученню не підлягають документи пожовтілі, вицвілі, пом'яті, з проколами від підшивки, обрізані, з іншим почерком, чорнилами, з підробленими підписами, довідками, цифрами.

У разі неможливості встановити фальшивку ревізор на основі письмового розпорядження судово-слідчих органів, які мають на те право, знімає копії з сумнівних документів, оригінали вилучає відповідно до акта і направляє прокурору для розгляду питання про можливість провести криміналістичну експертизу.

При виявленні таких документів не слід одразу ставити до відома касира, тому що вони можуть бути прикладені й до інших звітів, і особи, які допустили зловживання, можуть вжити запобіжних заходів (знищити такі документи або регістри, підпалити, узгодити з співучасниками лінію поведінки під час розслідування зловживань, вдатися до приховування майна). У таких випадках необхідно довести ревізію до кінця і лише після завершення одночасно вилучити всі документи і зажадати пояснень від посадових осіб. Однак у таких випадках необхідно заздалегідь попередити органи прокуратури або внутрішніх справ. Якщо під час перевірки звітів касира й прикладених до них документів розходжень не виявлено, то проти рядка, у якому записаний касовий ордер, ревізор ставить відмітку ("V").

І, навпаки, якщо встановлено розбіжності, ревізор фіксує порушення в журналі ревізії або відомості порушень і з'ясовує причини, встановлює винних осіб.

Таблиця. Схема послідовності контролю і ревізії касових операцій при журлально-ордерній формі рахівництва

Порівнюючи дані журналу-ордера № 1 з Головною книгою, ревізор встановлює реальність сум залишків каси шляхом перевірки записів з дебету і кредиту рахунка 30 "Каса", зроблених на основі прибуткових і видаткових касових ордерів. Адже можна механічно зменшити сальдо з рахунка каси (у всіх регістрах бухгалтерського обліку, касовій книзі й балансі) і одночасно зменшити або сальдо нереальної кредиторської заборгованості, або сальдо власного капіталу, або сальдо рахунка 285 "Торгова націнка".

В окремих випадках, навпаки, збільшують сальдо в дебіторів, витрат та на інших рахунках.

Інколи сальдо каси зменшують за рахунок механічного збільшення підсумку кредиторської сторони рахунка 30 "Каса" в журналі-ордері № 1 у дебет рахунків витрат, розрахунків, власного капіталу тощо.

Особливу увагу ревізор приділяє перевірці своєчасності оприбуткування одержаних за чеком грошей з банку, на суму яких у день одержання виписується прибутковий касовий ордер. Одночасно ревізор знаходить корінець чека, на підставі якого одержані гроші, і відмічає на ньому: "Оприбутковано".

Є кілька випадків, коли механічно збільшують загальний підсумок розрахунково-платіжної відомості при нарахуванні заробітної плати (рахунок 66 "Розрахунки з оплати праці").

У момент виписки видаткових касових ордерів інколи рядки "прописом" не заповнюються, а після видачі грошей дописуються потрібні цифри. Під час перевірки правильності виплати грошей за платіжними відомостями слід вибірково встановити, чи всі записані у відомість особи фактично працювали на підприємстві, чи не було серед них підставних, на яких виписується заробітна плата з метою її привласнення.

Такі факти можна встановити шляхом зіставлення даних відомості на заробітну плату із записами в особових справах працівників і табелях, з наказами про зарахування на роботу та звільнення, з даними документів (довідок) про нарахування заробітної плати. Допоміжно перевірці підлягають достовірність підписів одержувачів грошей, випадки дописування сум, підчистки, незастережені виправлення тощо. Можливі факти крадіжок готівки з каси, У таких випадках ревізор в обов'язковому порядку застосовує прийом зустрічної перевірки операцій. Рахунок 30 "Каса" порівнюється з рахунком 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти", 37 "Розрахунки з різними дебіторами" тощо.

Крім того, на підставі корінців чеків можна встановити, скільки і з якою метою одержано грошей (на оплату праці, на господарські потреби, на відрядження). Така необхідність виникає у зв'язку з випадками не оприбуткування грошей каси, одержаних із банку шляхом підробки шифру у виписці банку, коли суму, одержану на основі чека, аби не було розходжень між оборотом кредиту рахунка 31 "Рахунки в банках" і таким самим оборотом дебету виписок з рахунків у банках, відносять на дебет тих рахунків, де є нереальна кредиторська заборгованість, на витрати. Гроші, одержані в банку за чеками, мають бути використані за їх цільовим призначенням. Для цього необхідно зіставити суми виписок банку за видатковою частиною й відповідним рахунком за кодом операції "ОЗ" із записами у звіті касира та прибутковими касовими ордерами на певну дату і корінцями чекових книжок на отримання готівки. Крім того, використання грошей за цільовим призначенням перевіряється шляхом зіставлення фактично витрачених сум готівки, відображених у звіті касира на основі видаткових касових ордерів, із сумами, вказаними на корінцях чекових книжок і на прибутковому касовому ордері та з встановленим банком лімітом коштів на відповідні цілі.

Список використаної літератури

1. Усач Б.Ф. Контроль і ревізія, Підручник 6-те вид., стер. - К.: Знання-Прес, 2005. - 253 с.

2. Контроль і ревізія: Бутинець Ф.Ф., Виговська Н.Г., Малюга Н.М., Петренко Н.І. Підручник для студентів спеціальності "Облік і аудит" вищих навчальних закладів. / За редакцією проф. Ф.Ф. Бутинця. - 3-є вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП "Рута", 2002. - 544 с.

3. Вітвицька Н. С., Кузьмінська О. Е. Контроль і ревізія: Навч.-метод. посібник для самост. вивч. дисц. -- К.: КНЕУ, 2000. -- 166 с.

Размещено на Allbest.ru