Характеристика документов и работа с ними

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Характеристика документов (Классификация документов)

2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

Список литературы

1. Характеристика документов (Классификация документов)

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учёта, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляются государственное устройство, они служат также средством обобщения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В соответствии с ГОСТ-83 документ- средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производиться их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по разным признакам.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами, для подведомственных организаций с однородными функциями носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия)

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким - либо причинам, например по истечении срока действия.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия- документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяются на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально - техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т. д.

2. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации

документ информация архив

Передача документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии, создаваемой в соответствии с приказом о ликвидации (приложение 1).В зависимости от того, передает организация документы на хранение в государственный архив или нет, устанавливается различный порядок передачи и хранения дел ликвидируемой (реорганизуемой) организации.

При ликвидации (реорганизации) организации, передающей документы на государственное хранение, устанавливается следующий порядок передачи и хранения документов:

- если при реорганизации организации ее функция передаётся другой организации, то последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела, а также личные дела сотрудников ликвидируемой организации и её архив;

-если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу- в архив вышестоящей организации;

-если при ликвидации организации её функции не передаются другим организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу- в архив вышестоящей организации.

Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизуемой организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве организации (ведомственном архиве).Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом(приложение 2)

При ликвидации негосударственной организации, документы которой не передаются на государственное хранение (организация не имеет договора с учреждением государственной архивной службы), и при отсутствии правопреемника органы совместно с архивными учреждениями, обслуживающими соответствующую зону, обязаны принять меры по сохранности документов этой организации, определить порядок их дальнейшего хранения.

Документы постоянного срока хранения передаются ликвидируемой организации в зарегистрировавший ее орган по описям де постоянного хранения. Эти описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации, согласовываются с ней и утверждаются экспертной комиссией зарегистрировавшего организацию органа и руководителем этой организации(приложение 3).

Документы по личному составу ликвидируемой организации в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации (приложение 4)

Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки, хранения которых не истекли, по описям, номенклатурам дел и другим учётным документам передаются в зарегистрировавший орган с соответствующей отметкой в них о приёме - передаче документов временного срока хранения.

Перед передачей проводиться проверка наличия, состояния и качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Передача документов осуществляется по акту (приложение 5).

Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли в соответствии с действующим перечнем, подлежат уничтожению. При уничтожении составляется акт, который рассматривается на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации и утверждается руководителем. Уничтожение включенных в акт дел производиться за тот хронологический период времени, за который имеются утверждённые описи на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 6).

После передачи дел ликвидируемая организация должна представить в финансовые органы справку из зарегистрировавшего ее органа о сдаче на хранение документов постоянного хранения, дел по личному составу и документов постоянного хранения, сроки хранения которых не истекли.

Органы, принявшие от ликвидируемой организации документы на хранение, ежегодно представляют в государственные архивы сведения о поступивших к ним документах. Эта информация используется в целях защиты социально - правовых интересов граждан.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утверждённому руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Заведующий архивом расписывается в приёме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждения: для центральных органов -15; областных - 10; районных и городских-5; материалы по личному составу- 75; записи актов гражданского состояния- 75 лет. По истечении этих сроков документы. Подлежащие государственному хранению, передаются из архива учреждения в Государственный архив на постоянное хранение.

Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектирование, учёт, хранение и использование архивных документов. Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственые) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Государственными архивами в республики Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские.

Ведомственные (межведомственные) архивы - это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие приём и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времен, установленного законом:

- документы Президента Республики Беларусь, высших органов государственной власти, включая учреждения республиканского подчинения,-15 лет;

- документы органов иностранных дел, госбезопасности, внутренних дел, обороны -30 лет;

- документы местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, а также предприятий, учреждений и организаций областного подчинения- 10 лет;

- городского и районного подчинения- 5 лет;

- научно- технической документации - до минования надобности, но не более 25 лет;

- записей актов гражданского состояния и нотариальных записей, документов по личному составу - 75 лет;

По истечении указанных сроков, документы постоянного хранения, передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно - справочном аппаратом и страховыми копиями, на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

- законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности структурных подразделений и общественных организаций;

- документы ликвидированных организаций входящих в систему учреждений, а также их предшественников;

- личные фонды;

- печатные издания, дополняющие материалы архивы, а также материалы, необходимые для информационно - справочной работы;

- научно - справочный аппарат (описи дел, каталоги и др.)

К архивам негосударственной части Национального архивного фонда

- частные архивы физических лиц ;

- архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

Архив - важнейший заключительный участок организации делопроизводства учреждения, который организует свою работу в соответствии с Законом республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. В законе раскрыта сущность национального архивного фонда; определены порядок создания и виды архивов, их правовой статус, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архивов и другие вопросы. В инструкции вместе с правилами по делопроизводству установлен порядок формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дели составление их описи, оперативного хранения документов и передачи дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В соответствии с этими нормативными актами, в министерствах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем этих субъектов и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

Должностная инструкция разрабатывается и для лица, ответственного за архив в организации (делопроизводство структурных подразделений), выполнение которой начинается в соответствии с приказом руководителя. В ведомственном архиве составляются годовые планы и отчёты работы, графики передачи дел в ведомственный архив от структурных подразделений, график передачи дел постоянного хранения в государственный архив.

В годовом плане работы архива указываются конкретные вид работ с указанием объема каждого из них. Отдельные виды работ могут не иметь объёмных показателей (набор, контроль за работой сотрудников), тогда их трудоёмкость выражается только затратой времени.

Список использованной литературы

1. Андреева В. И.

Делопроизводство в кадровой службе: Практ. Пособие с образцами документов. - М.: Бизнес - школа,2000.-224с.

2. Давыдова Э. Н. Делопроизводство: Учеб. практич. Руководство / Э.Н. Давыдова, А. Е. Рыбаков. - 6-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2002

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.-8-е изд., испр. и доп.- М.:ЗАО «Бизнес - школа интел - синтез»1999.-288с.

4. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277- Хll с изм.20.06.2008г.//Национальный правовой Интернет -портал Республики Беларусь / Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь/Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. -Послед. Обновление 20.06.2008.

5. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. «Вышейшая школа» 1999.

Размещено на Allbest.ru