Формирование авансового отчета в системе "1С Предприятие 8.0"

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник».

Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др.

Механизм поддержки справочников позволяет спроектировать и поддерживать самые различные справочники. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней иерархии, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Помимо кода и наименования, механизм работы со справочниками позволяет создавать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника. Например, для номенклатуры это может быть закупочная и отпускная цены, производитель, для сотрудника должность, образование, адрес места жительства и т.д., а также табличные части, в которых хранится однотипная информация, число которой может быть переменным, например, описание комплектующих изделия, состав семьи сотрудника, телефоны организации и т.д.

Для каждого справочника может быть задано несколько форм просмотра и редактирования.

Для описания соподчиненных сущностей можно использовать подчиненные справочники. В этом случае в подчиненном справочнике каждый элемент «принадлежит» к определенному элементу справочника-владельца.

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники - «Организации», «Товары», «Сотрудники» и т.д.

Перечисления используются в системе 1С: Предприятие для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации.

На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статус клиента (постоянный, разовый) и т.д.

Одной из главных особенностей перечислений, отличающей их от справочников, является то, что набор значений перечисления не изменяется при работе конечного пользователя с программой. Например, алгоритм конфигурации может быть ориентирован на то, что каждый клиент имеет один из двух статусов -- либо «постоянный», либо «разовый», в этом случае указание статуса клиента выполняется путем выбора одного из значений перечисления. Пользователь не может добавить новый статус.

В отличие от перечислений, для справочников конкретные значения обычно вводятся пользователем при работе с программой, например: наименования товаров, контрагентов и прочее.

Документы предназначены для отражения хозяйственных событий предприятия, которые имеют отношение к автоматизируемой предметной области. Например, в конфигурации, предназначенной для учета торговых операций, могут быть такие документы, как счет, приходная накладная, расходная накладная и проч. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и другие. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов и табличный частей. Несколько табличных частей требуются в тех случаях, когда одним документом необходимо зарегистрировать разные по сути, но связанные события, например: отразить поступление товара на склад и зарегистрировать понесенные дополнительные затраты -- оплату транспорта, грузчиков, и др.

Для документа создаются формы ввода -- экранные аналоги реальных документов. Если в других формах используются данные документов, то для включения этой информации разрабатываются формы для выбора. Для просмотра списка документов создаются формы списков.

Все документы характеризуются номером, датой и временем. При настройке для документа также задаются длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых системой. Все документы образуют единую хронологическую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий -- так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (в реквизиты и табличные части документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной -- информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено, какие дополнительные затраты произведены при приобретении товаров.

Для документа весьма важным действием является его проведение. Если документ не является «проводимым», это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данной конкретной конфигурации. Если документ проводится, то он изменяет состояние тех или иных учитываемых данных. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых различными регистрами.

Например, в торговом предприятии выписка клиенту счета на оплату не изменяет состояния товарных или денежных средств предприятия, так как счет в данном случае -- это только выражение намерения клиента приобрести товар. В этом случае в конфигурации для учета торговых операций документ «Счет» может быть не проводимым.

Однако если выписка счета сопровождается резервированием товара для данного клиента, то в этом случае документ «Счет» следует делать проводимым, так как операция выписки счета еще и «замораживает», временно выключает из оборота определенное количество товаров. В этом случае конфигурация для учета торговых операций должна уметь отслеживать зарезервированный товар.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может входить в несколько журналов. Журнал документов не добавляет новых данных в систему, а являются средством для отображения в едином списке документов нескольких видов.

Например, может быть создан журнал «Складские документы», в котором будут отображаться все приходные и расходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Для журнала могут быть определены графы журнала, предназначенные для отображения реквизитов документов разного вида, отнесенных к данному журналу. Например, журнал торговых документов может содержать графу «Контрагент», в которой будут отражаться реквизит «Комитент» документа «Прием на комиссию», реквизит «Организация» документа «Приходная накладная» и т.д.

Журнал может иметь несколько форм визуального представления.

Для описания отчетов и процедур обработки информации на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное число отчетов и обработок. Отчеты и обработки могут иметь несколько форм, предназначенных, например, для ввода параметров формирования отчета или параметров обработки данных. Например, для выдачи складской справки -- выбрать конкретный склад.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов (макеты).

Система также поддерживает разработки внешних обработок, хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

Регистры предназначены для хранения и обработки различной информации, отражающей хозяйственную или организационную деятельность предприятия, и не имеющей объектной природы.

В регистрах обычно хранится информация об изменении состояний объектов, или другая информация, не отражающая непосредственно объекты предметной области. Например, в регистрах может храниться информация о курсах валют или информация о приходе и расходе товаров.

Многие значения, обрабатываемые системой (константы, реквизиты справочников, реквизиты документов, измерения регистров, реквизиты форм отчетов и другие), описываются одним из доступных типов данных.

К базовым типам данных, поддерживаемых системой, относятся:

* число

* строка

* дата

* булево («истина» или «ложь»).

Однако, кроме базовых типов, созданные в конфигурации документы, справочники, перечисления также образуют типы данных. Например, после создания справочника «Склады» в конфигурации, помимо прочих, появляется тип «СправочникСсылка.Склады». Если в документе или справочнике создать реквизит такого типа («СправочникСсылка.Склады»), то это позволит хранить в документе ссылку на конкретный элемент справочника «Склады».

Для описания специфических алгоритмов обработки информации и создания интерфейса, ориентированного на удобное представление описанных в конфигурации данных, в системе 1С: Предприятие используется несколько технологических механизмов.

Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов.

При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товаров сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.

Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления «На склад» и указывается склад, на который поступил товар.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Сведения о полученных счетах - фактурах также указываются в записях табличной части закладки "Товары".

Налоговый учет

При установленном флаге «Отразить в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль.

Для корректного отражения операций в налоговом учете необходимо указать в табличной части документа счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов.

При проведении документа в налоговом учете будут сформированы записи:

· в части приобретения товаров (работ, услуг) - по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав»

· в части оплаты поставщикам - не отражается

Конфигурация

Открыть конфигурацию можно через меню «Конфигурация/Открыть конфигурацию». Соответствующий файл конфигурации имеет имя «1cv8.md». Окно конфигурации состоит из трех закладок: «Метаданные», «Интерфейсы» и «Права».

Метаданные - это данные о данных, т.е.

· информация о структуре информационных баз данных: справочников, документов и т.д.;

· формы диалогов и списков;

· таблицы отчетов;

· программные модули, в которых на встроенном языке описываются алгоритмы функционирования системы.

В закладке «интерфейсы» происходит создание и настройка интерфейсов пользователей. Интерфейс состоит из двух частей: меню и инструментальные панели. У интерфейса может быть подчиненный интерфейс, который получается из родительского интерфейса перечислением доступных пунктов меню и кнопок.

В закладке «права» задаются наборы прав доступа к информационным объектам, определенным в закладке «метаданные».

Ввод пользователей системы

Ввод пользователей системы производится в конфигураторе в меню «Администрирование/Пользователи». У каждого пользователя задается набор прав, интерфейс и пароль (по умолчанию пароля нет).

Сохранение, восстановление и тестирование информационных баз

В меню «Администрирование» есть пункты для сохранения, загрузки и тестирования информационной базы. При сохранении выполняется сжатие баз данных и файла конфигурации в архив с расширением «zip». При восстановлении данных происходит обратная операция, - из файла архива происходит распаковка баз данных и файла конфигурации.

Сохранение и восстановление производят с целью создания резервных копий и для переноса данных с одного компьютера на другой (целиком).

Тестирование и исправление информационных баз производится в случае, когда имеются ошибки в базах данных, связанные, как правило, с системными сбоями (выключение питания, зависание программы и т.д.)

Обновление и загрузка измененной конфигурации

Опыт работы с типовыми конфигурациями показывает, что срок жизни типовой редакции составляет от 1-2 лет. При этом за это время фирма 1С успевает выпустить несколько десятков релизов. Чем отличается релиз от редакции? Релиз - небольшая модификация конфигурация, связанная с исправлением имеющихся ошибок, выходом новых форм документов и отчетов, небольшими изменениями в законодательстве. Редакция же выпускается, когда меняется методология программы. Это может быть связано как с существенными изменениями в законодательстве (изменение плана счетов, введение налогового учета), так и потребностью коренных изменений в структуре данных и выполняемых функций. Так, например, самая первая конфигурация - «Торговля и Склад» пережила 9 редакций, конфигурация «Бухгалтерский учет» - 4, «Зарплата и Кадры» - 2. Количество редакций говорит также о негибкости более ранних редакций, что делает невозможным эволюционное развитие программы. Старые редакции фирма 1С не поддерживает, что приводит к их постепенному отмиранию.

Какие же механизмы дает 1С обновления программ?

1. При переходе от релиза к релизу применяется два способа - «Загрузка измененной конфигурации» и «Объединение конфигураций».

Первый способ «Загрузка измененной конфигурации» применяется, если последующая конфигурация является потомком изменяемой конфигурации. Последнее означает, что за данная конфигурация была скопирована, изменена в другом месте и загружена обратно. Если же после копирования обе конфигурации подверглись изменениям (даже несущественным), то при попытке загрузить другую конфигурацию система выдаст ошибку «Выбранный файл конфигурации не является потомком данного файла. При реструктуризации может произойти разрушение данных». Продолжайте загрузку, только если абсолютно уверены, что изменения, сделанные в текущей конфигурации после копирования являются несуществеными и могут быть потеряны.

Второй способ «Объединение конфигураций» применяется, если требуется объединить две разные конфигурации (когда-то бывшие одной). При этом можно отдать приоритет либо текущей, либо загружаемой конфигурации и выбрать режим замещения или объединения объектов. В режиме замещения объект приоритетной конфигурации замещает объект с таким же именем другой конфигурации. В режиме объединения система пытается объединить два объекта с одинаковым именем. При объединении конфигураций, можно флажками отметить какие объекты требуется объединить.

Второй способ работает существенно медленней и, вообще говоря, не всегда заканчивается успешно. Есть еще одна возможность переноса объектов внутри одной конфигурации или между двумя разными. Для этого используется буфер обмена, - объект копируется в одном месте, а затем вставляется в другом.

2. При переходе от редакции к редакции применяются специальные конверторы, которые осуществляют перенос данных между двумя информационными базами. В настоящее время эти конверторы применяют для переноса данных промежуточный файл в формате XML.

Как вносить изменения в типовую конфигурацию?

Первое правило - не торопитесь сразу же менять программный код конфигурации. Как правило, многие проблемы у пользователя возникают из-за незнания всех возможностей типовой конфигурации. Возможно, изменения, которые просит сделать пользователь, противоречат законодательству или решаются другими способами. Выясните также, какой объем трудозатрат пользователя экономит программирование данной задачи и не является ли перепрограммирование типовой конфигурации более сложной задачей (по времени и стоимости).

Если же все-таки пользователь настаивает на внесении изменений, то сформулируйте эти изменения в письменном виде, - тогда будет проще и сделать и сдать работу. Внимательно прочитайте техническое задание и попытайтесь его детализировать: если вам написали проводки документа, уточните аналитику по проводкам, если попросили добавить документ, - уточните реквизиты документа, возможные движения и проводки, печатную форму.

Перед изменениями нужно выполнить резервное копирование (предварительно все пользователи должны выйти из программы), причем в имени архива желательно указать дату и время архивирования.

Изменения нужно производить в отдельном каталоге. При этом вы можете смело тестировать сделанные изменения (без опасности потери реальных данных) и не мешаете работать пользователям системы. Для этого вы создаете специальный каталог (например «Для программирования»), заходите в него в режиме конфигуратора и делаете восстановление данных из сделанной резервной копии.

Все изменения надо тщательно документировать - изменяемый код не удаляется, а комментируется, в комментариях ставится дата изменения, кем сделано изменение, с какой целью. Изменения в структуре данных можно фиксировать в описании конфигурации.

Работоспособность сделанных изменений должна быть проверена пользователем не на рабочей базе данных, а в копии, так как только конечный пользователь может оценить правильность вашего решения. Только после этого производим перенос рабочую базу данных.

Снова заходим в рабочую базу данных и опять делаем резервное копирование с указанием даты и времени (это, кстати, позволит определить время, затраченное на программирование), на случай «не замеченных» ошибок. И только после этого делаем «загрузку измененной конфигурации» из каталога «Для программирования», выполняем сохранение сделанных изменений.

3. Оформление авансового отчета программы «1С Предприятие»

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя предприятия на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. О расходовании авансовых сумм подотччетные лица представляют документ «Авансовый отчет» с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету нумеруются в порядке их записи в отчете.

В рассматриваемой конфигурации документ «Авансовый отчет» открывается командой Касса > Авансовый отчет. Документ имеет закладки Авансы, Товары, Тара, Оплата, Прочее.

На закладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому были выданеы деньги под отчет. На закладке Тара указывается возвратная тара, а тара, не подлежанщая возврату, заносится на закладку Товары. На остальных закладках отмечается, на что истрачены денежные средства.

1. Создание Авансового отчета

2. Оформление авансового отчета

3. Проводник

4. Создание авансового отчета

Заключение

В данной курсовой работе мы рассматривали назначение программы «1С предприятие 8.0» и ее применение. Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что ни одна крупная фирма не сможет вести товарооборот без использования этой программы. Для каждой такой фирмы нужна своя особенность.

Основной особенностью системы 1С: Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С: Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Список литературы

1. В. Филатова. «Самоучитель 1С Предприятие 8.0»

2. Андреев В.Д. «1С Предприятие пособие для студентов»

3. А.П. Габец, Д.И. Гончаров, Д.В. Козырев, Д.С. Кухлевский, М.Г. Радченко «Профессиональная разработка в системе 1С Предприятие 8»

4. Александр Н.П. «1С Предприятие 8.0 Описание встроенного языка»

5. Барышников Н.П. «Администрирование и Конфигурирование 1С 8.0»

6. Максимова Л.Н. «1С Программирование как дважды два»

7. Максим Р.У. «Введение в 1С Предприятие 8.0»

Размещено на Allbest.ru