Класифікація документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

13

Академiя Мунiципального Управлiння

Документознавство

Студентки 1 курсу

заочної форми навчання

групи ДIД-11

Гусак Олесi

Київ - 2011План

1. Види документiв

2. Службовий лист

3. Звіт

4. Факс

5. Телеграма

6. Телефонограма

7. Наказ

8. Акт

9. Доповідь

10. План

11. Протокол

1. Види документiв

1). за найменуванням: листи, телеграми, довідки, заявки, службові записки, інструкції, положення, накази, розпорядження, звіти, акти, ордери, плани, баланси;

2). за походженням: службові (офіційні) й особисті;

3). за місцем виникнення: внутрішні (документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені) та зовнішні (документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств);

4). за призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інфомаційні;

5) за напрямком: вхідні й вихідні;

6) за формою: стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні);

7) за строками виконання: термінові і нетермінові;

8) за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування;

9) за стадіями створення: оригінали, копії й виписки;

10) за складністю: простi, складні;

11) за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

12) за технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

Під матеріальною складовою документа розуміють:

1). Матеріальну основу документа;

2). Форму носія інформації;

3). Спосіб документування чи запису інформації.

2. Службовий лист

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: "Шановний Іване Васильовичу!”, "Пане Гарат!”, "Шановний пане Гуцуляк!”, "Шановні панове!”.

Продовжують більшість листів такими словами: "У зв'язку з...”, "Відповідно до ...”, "Як відомо...”, "Прошу...”.Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

3. Звіт

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т.д.Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові - на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).Проект текстового звіту готує секретар-референт.

4. Факс

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS”, в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK”; якщо були збої, - то "NG”.

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10років.

5. Телеграма

Телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки "не”). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки "-” (мінус), "+” (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу. Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді. У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці - вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства - відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства - відправника.

6. Телефонограма

документ звіт факс протокол телеграма телефонограма

Телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

2) назвати вид документа;

3) продиктувати текст телефонограми;

4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

7. Наказ

Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.Наказ із питань основної діяльності - це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу.У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом "Наказую”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

8. Акт

Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: "чого?” ("Інвентаризації”, "Перевірки стану ...” і т. д.).Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.Датою акта є дата актованої події.

9. Доповідь

Доповідь - це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції.

Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін.У тексті доповіді обов'язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки. У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.

Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.

У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки. Підготовка доповіді - кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним). До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці ОДПС, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника ОДПС, керівники структурних підрозділів.

10. План

План - це документ, яким встановлюється конкретний перелік заходів, термінів їх виконання, відповідальних осіб за організацію виконання. Основою для планування роботи є чинне законодавство, рішення вищих органів з питань податкової політики, реалізація функціональних завдань.

Плани можуть бути перспективними (на кілька років), річними, квартальними, місячними, а також щодо підготовки та проведення конкретних тематичних заходів (контролю роботи, проведенню семінарів, нарад, конференцій і т.п.). Обов'язковому плануванню підлягає робота колегій підприємства,, їх структурних підрозділів, спеціалістів. При цьому всі види планів повинні становити єдину систему планування діяльності підприємства, бути взаємопов'язаними, що дозволить комплексно реалізувати поставлені завдання. Схема побудови плану залежить від змісту заходів та організації їх виконання. У практиці здебільшого використовується таблична форма.

Реквізити планів: гриф затвердження; назва виду документа (План) із зазначенням виду плану чи заходу, періоду планування; текст; підпис.

При табличній побудові тексту в таблиці прийнято виділяти такі основні графи: "найменування заходів”; "термін виконання”; "відповідальні виконавці” (в індивідуальних планах не вказується); "позначка про виконання”.

Плани підписуються посадовими особами, відповідальними за їх складання та організацію виконання - секретарями колегій, керівниками структурних підрозділів, спеціалістами (індивідуальні плани).

Затверджуються плани після їх погодження (при необхідності) керівниками підприємства або структурних підрозділів, залежно від виду плану та запланованого заходу. Так, план роботи колегії обов'язково повинен затверджувати керівник підприємства, плани роботи структурних підрозділів - керівник підприємства, або його заступники згідно з розподілом повноважень, індивідуальні плани роботи спеціалістів затверджують керівники структурних підрозділів.

11. Протокол

Протокол - один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування. Якість протоколу великою мірою залежить від кваліфікації, уміння особи, яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань. За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У стислих протоколах зазначають лише питання порядку денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення.

Протоколи оформляються на ззасідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.У вступній частині зазначають кількість присутніх (10-12 чоловік - персонально, якщо більше присутніх - зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: "Слухали”, "Виступили”, "Ухвалили”.

Слово "Слухали” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді (якщо були). Підрозділ "Виступили” оформляється аналогічно. У підрозділі "Ухвалили” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного.

Размещено на Allbest.ru