Организация документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах было обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма -- следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно -- служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Носителем информации выступает документ. Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является существенным изменением в отношении общества к информационным ресурсам, и подтверждает, что информация и документ как ее носитель пронизывают все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка -- историческим источником, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

1. Функции документов

К деловой информации предъявляется ряд общих требований. Прежде всего, она должна быть достоверной, актуальной, однозначной и полной. В деловом общении документирование имеет особое значение. Устную договоренность можно легко опровергнуть, в то время как грамотно составленный, заверенный подписями и печатями договор приобретает совершенно другое значение - это юридически обоснованный документ.

Основными функциями любого документа являются:

1) Информационная. Документ вне зависимости от его жанра создается, прежде всего, для хранения и передачи информации.

2) Коммуникативная. Важнейшее значение документа - выступать в качестве средства связи между отдельными частями общественной структуры (учреждениями, подразделениями, департаментами и т. п.)

3) Управленческая. Документ является действенным инструментом управления. Эта функция свойственна документам, специально создаваемым для целей управления (планы, отчеты, должностные инструкции и т. п.).

4) Правовая. Документ закрепляет правоотношения, возникающие между хозяйствующими субъектами или физическими лицами.

Документы можно классифицировать в соответствии с порядком их прохождения. Существуют документы, которые по системе управления идут снизу вверх (от работника к руководителю, от подведомственной организации - к вышестоящей). Самые распространенные виды подобных документов - заявления и служебные записки.

Другие документы идут сверху вниз - от руководства к подчиненным, от вышестоящей организации к нижестоящей. Наиболее распространенные жанры таких документов - приказ и распоряжение.

Наконец, существуют документы, которые используются для реализации юридических и информационных связей между равными партнерами, не подчиняющимися друг другу. Примеры такого документа - договор, деловое письмо.

Документы можно также разделить на служебные и деловые.

Служебные документы связаны с иерархическими взаимоотношениями должностных лиц внутри фирмы. Это служебные записки, заявления, распоряжения, приказы, объявления и т.п.

Деловые документы имеют отношение не к иерархии, а к бизнесу, которым занимается фирма.

документирование распоряжение приказ договор

2. Классификация документов

Центром служебной документации являются управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

· организационно-правовая документация;

· плановая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

· отчетная документация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· финансовая документация;

· документация по материально-техническому обеспечению;

· договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими Гостами и стандартами.

Также документы можно условно разделить на следующие виды:

ь по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

ь по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

ь по месту составления (входящие, исходящие, внутренние); по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

ь по происхождению (официальные, личные);

ь по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

ь по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

ь по срокам хранения (временного хранения, долговременного хранения, постоянного хранения).

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: приказы, распоряжения, протоколы, акты, служебные письма, докладные записки, договоры и т.д.

Приказ - это основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу. Приказы следует оформлять на специальном бланке предприятия. Обязательные реквизиты приказа: название вида документа, его номер и дата, место издания, заголовок (по схеме «О чем документ?»), подпись, по необходимости - визы. Распорядительная часть приказа излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «Приказываю».

Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ. Но оно касается отдельных, более частных вопросов, более узкого круга лиц.

Договор - один из важнейших деловых документов любого предприятия, который фиксирует соглашение сторон о совместной деятельности (коммерческой или иного рода). Другими словами, договор - эта форма, в которой воплощаются все замыслы и расчеты коммерсантов. Грамотно составленный договор является гарантией успешного достижения преследуемых руководителем целей и задач, а также эффективной защиты его прав и интересов.

Определение договора содержится в ст. 420 Гражданского кодекса РФ. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В Гражданском кодексе приводятся также основные юридические формы договоров (купли-продажи, аренды, поставки, комиссии и т. д.). Но, несмотря на обилие разновидностей договоров, их структура, как правило, одна и та же. Любой договор состоит из вводной части (преамбулы), основной части (в которой описывается предмет договора, права и обязанности сторон); части, содержащей дополнительные условия договора, и заключительных положений. Договоры могут также содержать приложения (например, в виде соглашения о ценах).

Все договоры содержат следующие сведения:

ь наименование документа («договор»)

ь место и дата подписания договора

ь наименование сторон;

ь предмет соглашения;

ь условия соглашения (сроки и условия поставок, перевозки, хранения, рекламы, выполнения услуг и т.п.);

ь срок действия договора, начала и окончания работ;

ь стоимость и порядок расчетов по договору;

ь порядок сдачи и приемки работ;

ь ответственность сторон;

ь гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

ь юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

Служебная записка - внутренний служебный документ, адресованный руководству. В нем, как правило, рассматривается какой-либо вопрос, а в заключении приводятся выводы и предложения. По содержанию служебные записки бывают: докладные, аналитические, статистические, объяснительные и т.д.

Заявление - внутренний служебный документ, который предназначен для доведения до сведения вышестоящего должностного лица официальной позиции, официального мнения подчиненного должностного лица. Бывают разные типы заявлений: заявление-ходатайство, заявление-жалоба, заявление-констатация и т.п.

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

- при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

- при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

- составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

- акты об испытаниях новых изделий,

- акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

Ч гриф утверждения

Ч наименование вида документа (АКТ)

Ч дата

Ч порядковый номер акта

Ч место составления

Ч индекс документа

Ч заголовок к тексту

Ч текст

Ч отметка о наличии приложения (если есть приложение)

Ч подписи председателя и членов комиссии

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Размещено на Allbest.ru