По задолженности уволенного работника делаются записи:

Дебет 94 Кредит 71 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - отражен размер недостачи по авансовому отчету;

Дебет 76 субконто "Сидоров" Кредит 94

- 340 руб. - отражена задолженность по недостачам, признанным виновным лицом.

Пропуск установленного срока отчетности по подотчетным суммам не говорит о том, что у физического лица возникает доход. Ведь согласно статье 210 НК РФ "при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло". То, что работник не вернул вовремя денежные средства не означает, что он имеет право распоряжаться ими по собственному усмотрению, они не становятся собственностью физического лица. Включение невозвращенных подотчетных сумм в облагаемый доход работника не предусмотрено ни налоговым, ни трудовым законодательством. Кроме того, предприятие имеет возможность взыскать подотчетные суммы с работника по добровольному соглашению или в судебном порядке:

Дебет 51 (50) Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - погашена задолженность.

По истечении срока исковой давности организация принимает решение о списании суммы задолженности. В данном случае у бывшего работника возникает доход в виде экономической выгоды. Но поскольку в момент начисления дохода у организации нет возможности удержать подоходный налог, то она обязана предоставить сведения о доходах работника в налоговые органы в течение месяца со дня списания в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ:

Дебет 91-2 Кредит 76 субконто "Сидоров"

- 340 руб. - списана задолженность.

На суммы, списанные по истечении срока исковой давности задолженности, в момент списания, подлежит начислению единый социальный налог, поскольку эту невостребованную организацией задолженность по невозвращенным подотчетным суммам можно признать доходом, полученным работником в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Замечание 4

Выявлена дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности:

ЗАО "Невидимка" за товар в сумме 23 600 руб. (в т.ч. НДС - 3600 руб.). Отгрузка произведена 13 октября 2006 года, срок оплаты по договору - 23 октября 2006 года.

Требования законодательства

В соответствии с пунктом 5 статьи 167 НК РФ "в случае неисполнения покупателем до истечения срока исковой давности по праву требования исполнения встречного обязательства, связанного с поставкой товара (выполнением работ, оказанием услуг), датой оплаты товаров (работ, услуг) признается наиболее ранняя из следующих дат:

1) день истечения указанного срока исковой давности;

2) день списания дебиторской задолженности".

Рекомендации

Дебет 91 Кредит 62 субконто "Невидимка"

- 23 600 руб. - списана дебиторская задолженность;

Дебет 76 субсчет "НДС" Кредит 68 субсчет "НДС"

- 600 руб. - начислен НДС к оплате.

НДС должен быть начислен за октябрь 2008 года.

В нашем случае день истечения срока исковой давности - 23 октября 2008 года, а это более ранняя дата, чем день списания задолженности.

Следовательно, предприятию придется сдать уточненную декларацию по НДС за октябрь 2008 года, заплатить налог и пени.

Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам предприятия приравниваются суммы безнадежных долгов.

Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 266 НК РФ).

Поэтому организация вправе включить списанную дебиторскую задолженность во внереализационные расходы в IV квартале 2008 года при исчислении налога на прибыль.

Замечание 5.

При проверке регистров синтетического учета и авансовых отчетов выявлено следующее: денежные средства в подотчет выдаются при наличии остатка по ранее полученным авансам, например:

- Авансовый отчет № 12 от 02.05.2008 г. на сумму 151 руб., при остатке 27 552,75 руб. выдано:

11.05.2008 г. еще 19 992 руб.;

Неизрасходованные подотчетные суммы не сдаются в кассу.

Требования нормативных актов

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40), лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В соответствии с требованиями Приказа МФ РФ от 31.10.2000 г. « Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению", подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Последствия

Нарушение ведения порядка кассовых операций. Неоправданное увеличение дебиторской задолженности.

Рекомендации

Вести кассовые операции в соответствии с требованиями действующего законодательства. Не выдавать из кассы денежные средства при наличии предыдущего аванса.

Замечание 6.

На предприятии не проведена инвентаризация расчетов на 31.12.2007, на 31.12.2008 года, отсутствуют акты сверки с поставщиками и покупателями.

Требования нормативных актов

Инвентаризация имущества и обязательств - процедура обязательная для всех налогоплательщиков. Этого требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее Закон N 129-ФЗ). В соответствии со статьей 12 Закона N 129-ФЗ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Таким образом, инвентаризация обязательств проводится в сроки, определяемые руководителем предприятия, но не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности.

Последствия

Невозможность подтвердить правильность и обоснованность числящихся сумм задолженности.

Рекомендации

Проводить инвентаризации в сроки, установленные действующим законодательством.

В компьютерной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение данных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям. Необходимо в соответствии с действующим законодательством проводить инвентаризацию дебиторской задолженности с целью получения представления о реальном размере дебиторской задолженности.

С целью установления рациональной системы распределения полномочий и ответственности ООО «ВИЛЕНА» нужно разработать и довести до сотрудников в письменном виде должностные инструкции.

Официальным наименованием проверяемого экономического субъекта является: Закрытое акционерное общество «ВИЛЕНА» (далее по тексту - Общество).

При проведении аудита основополагающими документами были: Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ; Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Об утверждении Федеральных Правил (стандартов) аудиторской деятельности»; Постановлением Правительства РФ от 04 июля 2003 года № 405 «О внесении дополнений в Федеральные Правила (стандарты) аудиторской деятельности»; Стандартами (правилами) аудиторской деятельности, одобренными Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ (в части, не противоречащей действующему законодательству РФ); Внутрифирменными стандартами, методиками и инструкциями по аудиту.

В ходе аудиторской проверки было акцентировано внимание, что система внутреннего контроля включает в себя:

- надлежащую систему бухгалтерского учета;

- контрольную среду (предварительный контроль - до совершения хозяйственной операции; текущий контроль - в процессе совершения хозяйственной операции);

- отдельные средства контроля.

В ходе проверки было установлено наличие договоров поставки по проведенным сделкам, проверена правильность их оформления, дата возникновения и причина образования просроченной задолженности.

По результатам проведённой проверки учёта расчётов с дебиторами и кредиторами ООО «ВИЛЕНА» необходимо совершенствовать систему внутреннего контроля, отпуск товаров со склада должен быть санкционирован ответственным сотрудником администрации предприятия, а непосредственный отпуск должен производить кладовщик на основании накладной.

Заключение

Дебиторская задолженность - неизбежное следствие существующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с момента перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к, а также оценка соответствия правил ведения учёта и порядка отражения информации в бухгалтерской отчётности требованиям законодательства и действующих нормативных документов;

- изучена сущность дебиторской задолженности, способы ее оценки, особенности налогового и бухгалтерского учета;

- проведен аудит дебиторской задолженности ООО «ВИЛЕНА»;

- проанализирована динамика, структура дебиторской и кредиторской задолженности, оборачиваемость средств в расчётах.

По результатам исследования можно сделать следующие выводы:

Синтетический учёт расчетов с покупателями и заказчиками ООО «ВИЛЕНА» ведёт на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» Аналитический учет ведется в разрезе договоров.

Как недостаток в организации бухгалтерского учёта дебиторской задолженности на предприятии можно отметить то, что в учётной политике не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам и данный резерв не создается.

ООО «ВИЛЕНА» рекомендуется создавать резерв по сомнительным долгам. Резерв создается по каждому сомнительному долгу, не погашаемому в течение 45 дней, если он не обеспечен залогом, поручительством или банковской гарантией. При этом общая сумма создаваемого резерва не может превышать 10% выручки от реализации последнего отчетного периода. Резерв используется на покрытие убытков от списания безнадежных, не реальных к взысканию долгов в связи с истечением срока исковой давности (банкротством или ликвидацией организации-должника). Создание резерва смягчает отрицательные последствия списания безнадежных долгов, но не устраняет их. Поэтому предприятиям необходима взвешенная политика финансовых взаимоотношений с заказчиками: предоставлять отсрочку или рассрочку платежа только при наличии уверенности в надежности заказчика; вести картотеку заказчиков и следить за динамикой их финансового состояния; при отсутствии информации от заказчика требовать предоплаты или поручительства.

Считаем целесообразным ООО «ВИЛЕНА» предусмотреть в учётной политике формирование резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учёте по тем же правилам, что и в налоговом учёте.

Преимущество будет заключаться в том, что:

1. Для начисления налога на прибыль можно использовать данные бухгалтерского учёта, не корректируя их;

2. Не нужно исчислять и отражать в бухгалтерском учёте разницы, прописанные в ПБУ 18/02 - их просто не будет.

Изучение организации системы внутреннего контроля ООО «ВИЛЕНА» позволяет оценить её эффективность как низкую. Недостатки действующей системы контроля заключаются в том, что инвентаризация расчётов не производится, сроки возникновения задолженности проверяются выборочно и нерегулярно, имеются случаи невыставления претензии.

Результаты анализа позволяют сделать следующие выводы.

Доля дебиторской задолженности в общей сумме оборотных активов в на 01.01.2008г составляла 37,88%, на 01.01.2009г - 40,93%,

По результатам анализа состава и структуры дебиторской задолженности, можно сделать вывод, что на начало отчётного периода наибольший удельный вес в структуре активов занимала именно дебиторская задолженность. При этом в составе дебиторской задолженность возрастает доля авансов выданных.

Возросла оборачиваемость дебиторской задолженности с 2,64 раза до 2,96 раз. Это говорит о том, что дебиторская задолженность предприятия быстрее

ООО «ВИЛЕНА» можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию системы управления дебиторской задолженностью:

- применять различные методы управления дебиторской задолженности в зависимости от истории деловых отношений с данными покупателями. Для добросовестных покупателей целесообразно дальнейшее предоставление скидок, отсрочек и рассрочек платежа.

- ужесточить механизм истребования долга. Для этого предприятию рекомендуется применять систему штрафов, что должно быть предусмотрено в условиях договора с контрагентами. Кроме того, в условиях договора необходимо предусматривать сроки расчётов за отпускаемую предприятием продукцию

- ежемесячно сверять расчёты с покупателями. Ежемесячная проверка дебиторской позволит высвободить из оборота средства. Они могут быть направлены на погашение задолженности кредитора.

Библиографический список

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I и II

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 декабря 1996 г. № 129-ФЗ

3. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ.

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000г. № 31н).

5. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 № 43н.

6. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 Утверждено приказом министра РФ от 06.05.99 №32н.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации ПБУ 10/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99г. №33н.

8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н.

9. Акчурина Е.В., Солодко Л.П., Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие, - М.: Издательство «Экзамен». 2004. - 416с.

10. Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет. Москва 2001 г.

11. Баканов М.И. , Шеремет А.Д. Теория экономического анализы: учебник. - М.: Финансы и статистика, 2002.

12. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. и др. Бухгалтерский учет: Учебник /Под ред. П.С. Безруких. М.: Бухгалтерский учет, 2004.

13. Белов Н.Г. Контроль и ревизия. - М.:Агропромиздат. 2002

14. Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет, Ростов-на-Дону: Феникс, 2002 г.

15. Богомолов А.М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения. -- М.: Экзамен, 2002.

16. Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. - М.: Экзамен, 2000.

17. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Старовойтова Е.В. Аудит. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2000.

18. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет». Учебное пособие. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2003. - 640с. - (Серия «Высшее образование»).

19. Ковалев В.В. Финансовый анализ. - М.: Финансы и статистика, 2001.

20. Лытнева Н. А., Кыштымова Е. А. Учет и налогообложение задолженности при расчетах с покупателями. // Бухгалтерский учёт. 2002. №13.

21. Маркарьян Э.А. Г. П. Герасименко, С. Э. Маркарьян. Финансовый анализ, Ростов-на-Дону, 2001 г.

22. Парушина Н.В. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности // Бухгалтерский учёт, 2002, № 4

23. Сысоева И.А., Дебиторская и кредиторская задолженность // Бухгалтерский учёт, 2004 № 1.

24. Терехов А.А. Аудит: перспективы развития. -- М.: Финансы и статистика, 2001.

25. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа - М.: ИНФРА- М, 2002.

26. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. - М.:ИНФРА-М, 2002.

27. Штейнман М.Я., Гайдуцкий П.И. Внутрихозяйственный контроль. - М.: Агропромиздат, 2001.

Размещено на Allbest.ru