Служебная командировка

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Вступление

Служебная командировка -- это поездка работника в другую местность по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания. При этом не имеет значения, направляется работник в другую организацию или филиал или иное структурное подразделение той организации, с которой он состоит в постоянных трудовых отношениях. Так, считается командировкой направление работника в филиал, который находится вне места его постоянной работы и по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.

Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок не должен превышать 40 дней. Временное направление работника в другую местность на более продолжительный срок следует считать не командировкой, а временным переводом. Такой перевод требует обязательного согласия работника.

Между тем распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку является для работника обязательным. Отказ возможен только при наличии уважительных причин, иначе отказ от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Запрещается направление в служебные командировки и беременных женщин, а также работников в возрасте до восемнадцати лет.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Наличие распоряжения (приказа) руководителя о направлении работника в командировку является обязательным условием. Приказ составляется в письменном виде. В приказе должны быть указаны:

- фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность и структурное подразделение;

- дата начала и окончания командировки;

- населенный пункт (или пункты) назначения;

- название предприятия или организации, куда направляется работник;

- цель командировки;

- вид транспорта;

- маршрут движения и другие ключевые моменты .

Руководитель предприятия имеет право устанавливать дополнительные ограничения относительно цели и денежных средств (разрешение пользоваться купе в мягком или спальном вагонах поезда, летать в салонах 1-го класса и бизнес-класса самолетов, совершать плавание на судах морского флота в каютах, оплачиваемых по 1 - 4 группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1 и 2 категорий, проживать в номерах люкс гостиниц, вести служебные междугородние телефонные переговоры, арендовать автотранспорт, размер расходов на питание в гостинице и т. д.), а также устанавливать возмещение затрат на командировку сверх установленных законодательством норм. Об указанных ограничениях командированное лицо при направлении в командировку должно быть поставлено в известность. В связи с этим в приказе на командировку указываются конкретные условия для данного работника.

На предприятии может быть разработан и использован собственный типовой приказ о служебной командировке работника.

2. Авансовый отчёт на командировку

служебная командировка авансовый отчет

После возвращения работника из командировки в организацию он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием -- форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 -- 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается -- выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

3. Командировочное удостоверение

Вторым шагом документального оформления на командировку является командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение - это документ, отражающий все основные сведения, связанные со служебной командировкой. Функциональное назначение удостоверения заключается в подтверждении переданных работнику на время командировки полномочий, а также в подтверждении факта пребывания работника в месте командировки (посредством простановки соответствующих отметок на оборотной стороне командировочного удостоверения).

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения является для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки. Кроме того, на основании правильно оформленного командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, утверждается авансовый отчет командированного работника, выплачиваются командировочные расходы, в том числе суточные.

Форма командировочного удостоверения состоит из двух частей. На лицевой стороне указывается: фамилия, имя, должность командируемого работника; город и предприятие, куда направляется работник; цель и срок командировки с учетом времени на проезд туда и обратно; паспортные данные работника. Данные сведения заверяются подписью и печатью предпринимателя (при ее наличии).

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам на обратной стороне бланка командировочного удостоверения по дате прибытия и выбытия из пункта назначения. Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства к месту его постоянной работы. Если станция отправления транспортного средства находится за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, то в срок командировки включается время, необходимое для проезда к станции отправления. Если работник командирован в разные пункты (предприятия), отметки о прибытии и выбытии должны делаться в каждом пункте (предприятии). При выезде работника в командировку на один день (возможно возвращение из нее в тот же день) ему, при наличии командировочного удостоверения, выплачиваются суточные в порядке, установленном действующим законодательством.

Следует учесть, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника принимающей стороной могут быть заверены как печатью предприятия, так и штампом. Поскольку в соответствии с требованиями Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция № 59), отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие (предприниматель) для удостоверения подписи соответствующего должностного лица. Если принимающая сторона использует для соответствующих целей в своей хозяйственной деятельности именно штамп и при этом на нем есть особая отметка, например: "Для командировочных удостоверений", "Для документов", - то командировочное удостоверение, отмеченное таким штампом, оформлено верно.

Правильное заполнение командировочного удостоверения очень важно, ведь по отметкам о датах пребывания работника в местах командировки рассчитываются суточные, которые предприниматель имеет право включить в валовые расходы и возместить командированному работнику.

В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки наемный работник обязан представить авансовый отчет о расходах, связанных с командировкой. К авансовому отчету обязательно прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке. Если работник после возвращения из командировки не представил командировочное удостоверение либо представил без отметок принимающей стороны, то суточные за время пребывания в командировке работнику не возмещаются и в расходы предпринимателя не включаются.

Инструкцией № 59 предусмотрены специальные журналы регистрации командированных сотрудников и регистрации лиц, прибывающих в командировку, но они обязательны для предприятий. Предпринимателю же вести эти журналы необязательно. Однако если поток командируемых к нему и от него велик, то ведение их поможет систематизировать работу предпринимателя. Такие журналы целесообразны, ели предприниматель предоставляет услуги по перевозке пассажиров и грузов как по Украине, так и за ее пределами, и водители постоянно находятся в командировках. Их ведение поможет контролировать своевременность предоставления отчетов по командировкам и планировать очередные выезды работников.

Рассмотрим пример заполнения командировочного удостоверения.

Лицевая сторона командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение № 3

Выдано Петрову Василию Сергеевичу ,

экспедитору Предпринимателя Семенова А.В.

Командированному в г.Харьков ,

(в пункты назначения)

ООО "Синтез" .

(наименование предприятия, учреждения, организации)

Для получение оборудования .

(цель поездки)

На 1 дней

(не считая времени, проведенного в пути)

Действительно по предъявлению

паспорта серии АР №230950 выданного 15 мая 2002 г.

Ленинским РОУМВД Украины в г. Севастополе

Предприниматель Семенов А.В.

М.П.

Обратная сторона командировочного удостоверения

По возращении из командировки, работник передает заполненное командировочное удостоверение в бухгалтерию (вместе с заполненным авансовым отчетом и другими оправдательными документами), для дальнейшего учета понесенных организацией расходов.

4. Размер суточных в пределах Украины и за границу

О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу

Постановление Кабинета Министров Украины от 23.04.99 г. № 663

В соответствии с подпунктом 5.4.8 статьи 5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» Кабинет Министров Украины ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме государственных служащих и лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), следующие предельные нормы суточных расходов:

1) если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включаются расходы на питание, для командировок в пределах Украины -- 30 гривень, для командировок за границу -- в сумме в гривнях, эквивалентной 50 долларам США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному Национальным банком на день выдачи аванса;

2) если в счета стоимости проживания в гостиницах включаются расходы на:

одноразовое питание, для командировок в пределах Украины -- 24 гривни, для командировок за границу -- в сумме в гривнях, эквивалентной 40 долларам США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному Национальным банком на день выдачи аванса;

двухразовое питание, для командировок в пределах Украины -- 18 гривень, для командировок за границу -- в сумме в гривнях, эквивалентной 27,5 доллара США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному Национальным банком на день выдачи аванса;

трехразовое питание, для командировок в пределах Украины -- 12 гривень, для командировок за границу -- в сумме в гривнях, эквивалентной 17,5 доллара США по официальному курсу гривни к доллару США, установленному Национальным банком на день выдачи аванса.

2. Установить нормы возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу для государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет средств бюджетов, согласно приложению.

Если работники, командированные за границу, по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране командировки (в пути) или если работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной деятельности предприятия, учреждения и организации, командирующих работников, по условиям приглашения обеспечиваются организаторами таких мероприятий бесплатным питанием, суточные расходы возмещаются в размерах, определяемых в процентах норм суточных расходов для данной страны согласно приложению, в частности 80 процентов при одноразовом, 55 процентов -- двухразовом, 35 процентов -- трехразовом питании.

Расходы на наем жилого помещения во время командировки возмещаются в случае предоставления оригиналов подтверждающих документов.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются командированным за счет суточных.

Государственным служащим и работникам указанных предприятий, учреждений и организаций, которые находятся за границей продолжительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, и работникам дипломатических учреждений Украины, которые находятся за границей в долгосрочной командировке и получают выплаты в иностранной валюте, в случае командировки в пределах страны пребывания суточные расходы возмещаются в размере 80 процентов норм суточных расходов, определенных в приложении к настоящему постановлению для данной страны. В случае командировки в пределах страны пребывания сроком на одни сутки суточные расходы возмещаются в размере 50 процентов указанных норм.

3. Нормы суточных расходов и предельные нормы возмещения расходов на наем жилых помещений для государственных служащих и лиц, направляемых в командировку за границу предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, пересматриваются в случае необходимости по представлению Министерства финансов на основании обоснованных предложений Министерства иностранных дел.

Предельные нормы суточных расходов для работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности (кроме государственных служащих и лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), пересматриваются по представлению Министерства финансов в случае изменения максимальной нормы суточных расходов, установленной для государственных служащих и лиц, направляемых в командировку за границу предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

4. Предприятия, учреждения и организации, направляющие работников в командировку в пределах Украины и за границу, обязаны обеспечить их средствами (в случае командировки за границу -- в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте) как аванс на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам. Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Работникам, направляемым в командировку за границу предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), суточные выплачиваются в иностранной валюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.

Остаток средств сверх суммы, израсходованной согласно отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, учреждения, организации, которые их выдали (в случае командировки за границу -- в денежных единицах, в которых был выдан аванс), в установленном законодательством порядке.

5. Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней, за границу -- 60 календарных дней, за исключением случаев, установленных Кабинетом Министров Украины.

Срок командировки работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать периода строительства объектов.

Срок командировки работников, направляемых за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, не должен превышать одного года.

Предприятия, учреждения и организации, направляющие работников за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам), обеспечивают создание надлежащих социально-бытовых условий, медицинское обслуживание, страхование и необходимую правовую защиту граждан Украины, которые командируются за ее пределы для осуществления работ, указанных в абзаце третьем настоящего пункта.

Срок командировки военнослужащих, направленных на учебу в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений, не должен превышать 90 дней, а при условии возмещения финансовых расходов принимающей стороной и решению Вице-премьер-министра Украины согласно функциональному распределению обязанностей -- 18 месяцев.

Срок командировки работников авиационных компаний, направляемых за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях Организации Объединенных Наций согласно контрактам между авиационными компаниями Украины и Организацией Объединенных Наций, не должен превышать шесть месяцев.

Срок командировки работников государственной контрольно-ревизионной службы, направляемых для проведения контрольных мероприятий, не должен превышать периода проведения таких мероприятий.

6. Установить, что государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку в пределах Украины и за границу предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет средств бюджетов, при наличии оригиналов подтверждающих документов возмещаются расходы:

на проезд (включая перевозку багажа) к месту командировки и обратно, а также по месту командировки;

на бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 процентов норм суточных расходов для страны, в которую командируется работник, определенных в приложении к настоящему постановлению, за все дни проживания;

на бронирование мест в гостиницах в размерах не более 50 процентов стоимости места за сутки;

на пользование постельными вещами в поездах;

на комиссионные в случае обмена валюты.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры производится в размерах, согласованных с руководителем.

61. Государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку за границу на срок до 60 календарных дней предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, возмещается стоимость страхового полиса (при наличии его оригинала с отметкой об уплате страхового платежа), по которому предусмотрено возмещение расходов на:

оказание скорой и неотложной (экстренной) медицинской помощи страхователю и приобретение необходимых медикаментов;

перемещение страхователя на территорию Украины для оказания медицинской помощи;

отправку гроба с телом (урны с прахом) страхователя к месту погребения на территории Украины и другие связанные с этим расходы.

Если правилами въезда и пребывания в стране, в которую командируется страхователь, установлены требования по размеру страховой суммы, в договоре страхования определяется минимальная страховая сумма. При этом срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки.

Если в стране, в которую командируется страхователь, медицинская помощь оказывается иностранным гражданам бесплатно, стоимость страхового полиса не возмещается.

7. Расходы на проезд государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1 -- 4 группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота, воздушным транспортом по билетам 1 класса и бизнес-класса, фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения и на перевозку до 30 килограммов багажа сверх количества багажа, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, возмещаются в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.

Расходы, возмещенные согласно абзацу первому настоящего пункта, не являются излишне израсходованными средствами.

8. В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются согласно действующим нормам за километр пробега и утвержденному маршруту.

9. Если принимающая сторона обеспечивает работника, командированного за границу, дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и обратно и на наем жилого помещения) или суточных расходов, направляющая сторона выплату суточных расходов указанным лицам уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то направляющая сторона выплату суточных расходов указанным лицам не производит.

Предельные нормы суточных расходов на командировку до 01.04.2011 года

Примечание

Согласно п. 1 постановления КМУ от 23.04.99 г. N 663 для определения предельных норм суточных командировочных расходов применяется официальный курс гривни к доллару США, установленный НБУ на день выдачи аванса.

Предельные нормы суточных расходов с 01.04.2011 года

(В соответствии с абз. 4 пп. 140.1.7 НКУ, с 01.04.2011 г. установлены новые предельные нормы суточных командировочных расходов.)

Предельные нормы суточных расходов определены абз. 4 пп. 140.1.7 НКУ.

Приведенные нормы установлены для работников предприятий всех форм собственности, кроме государственных служащих и лиц направляемых в командировку предприятиями, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, для которых постановлением КМУ от 02.02.2011 г. N 98 установлены отдельные нормы.

Налогообложение командировочных расходов с 01.04.2011 г.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Даже при нынешнем уровне развития средств связи большинство отечественных предприятий не обходятся без командирования своих сотрудников как по Украине, так и за её пределы. В связи с этим предприниматели неизбежно сталкиваются с массой различных вопросов: как правильно оформить командировку, предоставить работнику аванс, возместить сопутствующие затраты и т.п. И самое главное - как минимизировать расходы и не «попасть» на финансовые санкции, причем не только предприятию, но и откомандированному им сотруднику.

Естественно, командируемому работнику необходимы определенные денежные средства (аванс), куда входят «суточные» - суммы, предназначенные для оплаты проезда, найма жилья, бытовых услуг, телефонных счетов. В случае заграничной командировки учитываются также расходы на оформление загранпаспортов, виз, комиссионные (в случае обмена валют), обязательное страхование и другие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки.

Аванс может выдаваться наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий банковский счет для его использования с применением корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем. Срок выдачи наличных на командировку определяется самим предприятием в каждом конкретном случае после издания распоряжения о командировке. При этом учитывается время, необходимое для приобретения билетов на проезд. Аванс выдается обязательно до начала командировки, а его невыдача классифицируется как нарушение трудового законодательства. В этом случае, согласно Статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях, на руководителя предприятия налагается штраф в размере от 15 до 50 не облагаемых налогами минимумов доходов граждан.

Командировочные затраты можно отнести к составу валовых расходов субъекта хозяйствования - естественно, при наличии всех подтверждающих документов. Исключение составляют расходы на личные цели, не связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, расходы на зрелищные мероприятия, а также суммы «чаевых». Любопытно, однако, что в случае с зарубежной командировкой «чаевые» можно отнести к валовым затратам, если их суммы включены в счет, выставленный отелем или рестораном в соответствии с законами страны пребывания (а такое практикуется в Великобритании, Греции, Норвегии, Швейцарии, Гонконге и др.).

Кроме того, откомандированному работнику должны быть возмещены расходы на питание и финансирование других собственных нужд - именно это входит в понятие «суточные». Документального их подтверждения не требуется, но возмещаются они в пределах, установленных Постановлением Кабинета министров Украины от 23 апреля 1999 года №663 «О нормах возмещения затрат на командировку в пределах Украины и за рубеж». Размер «суточных» в пределах Украины с 01 апреля 2011 года составляет 188.20 грн. в день, а за рубежом - 705.75 грн. «Командировщики» со стажем скажут вам, что полноценный суточный рацион на такие смехотворные суммы обеспечить проблематично. А если длительность командировки более одного дня? Результатом такой «диеты» может стать не только стройная фигура, но и ухудшение здоровья работника.

Поэтому многие предприятия производят доплату так называемых «сверхнормативных командировочных». Да, законодательством установлен минимальный размер «суточных», больше которого платить нельзя. Но ведь никто не запрещает заботиться о своих работниках, выплачивая им дополнительные средства на командировку. Правда, предприятие не имеет права включить сверхнормативные выплаты в состав валовых затрат по налогу на прибыль, а нормы Декрета «О подоходном налоге с граждан» обязывают облагать эти суммы подоходным налогом. Тем не менее, субъекты хозяйствования успешно пользовались этой схемой вплоть до 01 января 2004 года.

Потому что с этого времени начал действовать Закон Украины «О налогообложении доходов физических лиц», установивший ряд опасных и скользких моментов. Как и ранее, в налогооблагаемый доход работника командировочные не включаются. Но при этом если издержки, связанные с деловой поездкой, превысят установленные нормативы, то предприятие обязано удержать налог на доходы в размере 13% (а с 2007 года - 15%) от суммы перерасхода.

Более того, если работник по каким-либо причинам не возвратит предприятию излишне уплаченные средства до истечения третьего банковского дня, следующего за днем окончания командировки, работодатель обязан удержать с него штраф в размере 15% от перерасхода. И даже если в будущих налоговых периодах работник возвращает предприятию сверхнормативно истраченные средства, либо она взыскивается по решению суда, перерасчет налога не осуществляется, и штраф не возмещается. Абсурдно, но факт!

Правда, до 1 января 2005 года плательщики подоходного налога освобождались от уплаты штрафных санкций и пени (кроме налоговых агентов) по доходам, полученным в 2004 году. Но, во-первых, это было слабым утешением и проблему не снимало. Во-вторых, в Законе «О налогообложении доходов физических лиц» буквально указано: «излишне израсходованные средства». Но ведь они могут быть вовсе не израсходованы, а возвращены предприятию. По логике, в этом случае база для начисления налоговых обязательств отсутствует. Но можно предположить, что сотрудники фискальных органов будут, вероятнее всего, иного мнения.

В любом случае надо помнить, что после возвращения из командировки работник обязан в течение трех банковских дней представить отчет о потраченных денежных средствах. С 1 января 2011 года введена новая форма авансового отчета. Называется она «Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет». Форма бланка отчета и порядок его составления разработаны и утверждены Приказом Государственной налоговой администрации Украины.

В новой форме отчета, как и в предыдущей редакции, должны быть указаны: дата составления, назначение аванса, суммы полученных и израсходованных средств, перечень подтверждающих документов. Новациями являются начисление штрафа и налога с несвоевременно возвращенных либо излишне израсходованных денежных средств. К нему в обязательном порядке прилагаются командировочное удостоверение, документы в оригинале о найме жилого помещения, проездные билеты и иные документы, подтверждающие командировочные расходы.

Ну а что касается неизбежных сверхнормативных расходов, то тем, кто не рискнет их «показать», можно порекомендовать компенсировать их своим работникам путем премирования или другими выплатами. Конечно, такие выплаты облагаются налогом на доходы, но зато о штрафах и речи быть не может. Да и работодатель может отнести их на валовые расходы. Ну а если предприниматель все же готов поспорить с фискальным подходом - что ж, «безумству храбрых поем мы песни!».

Размещено на Allbest.ru