Виды работ, выполняемые в ООО «Спецмонтажремстрой» бухгалтером-кассиром, обозначены в учетной политике предприятия и сведены в должностную инструкцию.

Определив участки учета и схему документооборота предприятия, главный бухгалтер составляет перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов для утверждения их руководителем в учетной политике предприятия, основываясь, в первую очередь, на праве банковской подписи ООО «Спецмонтажремстрой».

Рассмотрим основные показатели деятельности ООО «Спецмонтажремстрой». По сравнению с продукцией других отраслей на создание строительной продукции требуются большие объемы материальных, энергетических, трудовых и денежных ресурсов. Кроме того, строительное производство является отраслью с наиболее продолжительным производственным циклом и потому в наибольшей степени подвержено инфляции.

Технико-экономические показатели деятельности ООО «Спецмонтажремстрой»

Показатели	2002 г.	2003 г.	Изменения +/-	Темп роста %
1. Среднесписочная численность работников, чел.	232	235	3	10,1
2. Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.	220	321	101	45,9
3. Среднегодовая стоимость остатков оборотных средств тыс. руб.	918	1179	261	28,4
4. Выручка от реализации в сопоставимых ценах, тыс. руб.	635	713	78	12,3
5. Затраты на производство реализованной собственной и закупку продукции, тыс. руб.	418	532	114	27,2
6. Прибыль от реализации продукции, тыс. руб.	217	181	- 36	- 16,6
7. Затраты на 1 руб. реализованной продукции, руб./руб. (п. 5 / п. 4)	0,66	0,74	0,08	12,1
8. Фондоотдача на 1 руб. основных средств, руб./руб. (п. 4 / п. 2)	2,87	2,22	- 0,65	- 22,7
9. Фондовооруженность, руб./чел. (п. 2 / п. 1).	6875	9171	2296	33,4
10. Производительность труда, руб./руб. (п. 4 / п. 1).	19844	20371	527	2,7
11. Рентабельность продаж %, (п. 6 / п. 4).	34,17	25,38	- 8,79	- 25,7

По данным таблицы 2 наблюдается динамика снижения основных показателей предприятия за 200-2003 годы.

Выручка от реализации выросла на 78 тыс. руб. в отчётном периоде по сравнению с прошедшим. Увеличение затрат на производство и закупку реализованной продукции в абсолютном выражении на 114 тыс. руб. привело к увеличению их доли в выручке от реализации на 12,1%. Отрицательным результатом деятельности можно считать уменьшение уровня рентабельности продаж на 25,7% по сравнению с прошедшим периодом.

2.2 Синтетический и аналитический учет движения наличных денежных средств в кассе ООО «Спецмонтажремстрой»

Кассовые операции ведутся в централизованной кассе предприятия. Кассовые операции предприятия записываются в кассовой книге. Записи в кассовой книге ведутся через копирку в 2-х экземплярах. Второй экземпляр - отрывной, он вместе с приложенными к нему документами является отчетом кассира. Отчет составляется в зависимости от объема записей или еженедельно, или раз в 3-5 дней.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств. Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных - кассовых ордеров и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Наличные деньги учитываются на активном балансовом счете 50 «Касса». Сальдо (дебетовое) означает сумму наличных денег в кассе. Приход их отражается по дебету, расход по кредиту.

Рассмотрим отдельные операции по кассе ООО «Спецмонтажремстрой».

ООО «Спецмонтажремстрой» получена выручка от покупателя ООО «Ромб» за поставленную реализованную продукцию на сумму 5000 рублей. При этом производятся следующие бухгалтерские записи:

Дебет 50 Кредит 62 5000-00 получена оплата от ООО «Ромб»

Сдана выручка за реализацию оптовой продукции со склада по приходному кассовому ордеру.

Дебет 50 Кредит 90 252000-00 выручка по складу за 30 июня

Получены наличные деньги с расчетного счета в банке. Приходный кассовый ордер №232. Производятся следующие бухгалтерские записи:

Дебет 50 Кредит 51 6500-00 получены по чеку №685856 деньги из банка «Российский капитал»

Получен аванс от заказчика ООО «Дорстрой» за выполнение заказа.

Дебет 50 Кредит 62 10000-00 получен аванс от ООО «Дорстрой»

Сдан в кассу остаток неиспользованных подотчетными лицами средств по приходному кассовому ордеру от Иванова С.И.

Дебет 50 Кредит 71 200-00 возвращен в кассу остаток подотчетных сумм Ивановым С.И.

Поступила арендная плата за помещение цеха от ООО «Донхолод»

Дебет 50 Кредит 91 3500-00 получена арендная плата за май 2003 г.

Выдан займ юридическому лицу наличными деньгами по расходному кассовому ордеру. Движение предоставленных организацией юридическим и физическим (кроме работников организации) лицам денежных и иных займов учитывается на счете 58 «Финансовые вложения» субсчет 58-3 «Предоставленные займы». Предоставленные займы отражаются по дебету счета 58 «Финансовые вложения» в корреспонденции со счетом 51 «расчетные счета» или другими соответствующими счетами (План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению).

Дебет 58-3 Кредит 50 10000-00 Выдан займ ООО «Донхолод»

Оплачены счета по услугам сторонних организаций. Оплата счета №38 ООО Тульский центр «ВТИ» за обслуживание кассовых аппаратов.

Дебет 76 Кредит 50 360-00 Оплата ООО «ВТИ» за обслуживание кассовых аппаратов по счету №38

Оплачены из кассы расходы, осуществленные за счет средств целевого назначения - компенсации ЧАЭС.

Дебет 86 Кредит 50 Выплачена компенсация ЧАЭС сотрудникам по ведомости начислений компенсаций ЧАЭС №13 за май 2003 г.

Сданы денежные средства на расчетный счет в банк «Российский капитал» через Сосницкого С.Н.

Дебет 51 Кредит 50 350000-00 сдана в банк денежная выручка

Выдано пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист) Иванову С.И.

Дебет 69 Кредит 50 262-00 оплачен больничный лист Иванову С.И.

Выдана заработная плата по расчетно-платежной ведомости №9.

Дебет 70 Кредит 50 258260-48 Выдана заработная плата по расчетно-платежной ведомости №9 за апрель 2003 г.

Выдано под отчет Прямикову С.П. на командировочные расходы согласно приказу №78.

Дебет 71 Кредит 50 3000-00 выдано под отчет Прямикову С.П.

Выдано под отчет Куликову А.И. на текущие расходы

Дебет 71 Кредит 50 1000-00 выдано под отчет Куликову А.И.

Возвращен остаток подотчетных сумм в кассу Куликовым А.И.

Дебет 50 Кредит 71 100-00 возврат подотчетных сумм Куликовым А.И.

Образец заполнения кассовой книги по ведению кассовых операций представлен в таблице 3.

Кассовая книга (в рублях)

Касса за 06 марта 2003 г.	Лист 20
Номер документа	От кого получено или кому выдано	Корреспондирующий счет	Приход	Расход
	Остаток на начало дня		1000
100	От банка по чеку №181	51	50000
125	Иванову С.А. - на командировочные расходы	71		3000
	Итого за день Остаток на конец дня	51000 48000	3000

Предприятие получает наличные деньги из банка через кассира по денежному чеку, выписанному на его имя.

Чеки находятся в специальной чековой книжке. Чтобы получить чековую книжку, следует заполнить соответствующее заявление, в котором указывается фамилия, имя и отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью предприятия. Согласно этому заявлению, кассир получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Чтобы снять наличные деньги со своего расчетного счета в банке, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. Кассир предварительно заказывает требуемую сумму оправдательным документом для записей кассовых операций в учетных регистрах.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне денежного чека). Неизрасходованный остаток сдается в кассу. Например, неполученная в срок заработная плата должна быть возвращена на расчетный счет в трехдневный срок. Сдаются на расчетный счет деньги, принятые в кассу в счет взноса в уставной фонд, выручка от реализации работ и услуг наличными.

Сдача денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

В банке кассир, сдающий деньги, заполняет «Объявление на взнос наличными». Бланк «Объявления» можно получить у оператора банка. Он состоит их трех частей. Верхняя часть остается в банке, средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской.

На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляем номер нашего расчетного счета и сумму цифрами. Та же сумма записывается прописью в следующем порядке. Начинать запись надо вплотную к началу отведенного для ее поля с заглавной буквы. Оставшиеся на поле места следует прочеркнуть горизонтальной линией.

Третья часть заполняется несколько иначе. В ордере нужно указать код банка-получателя и сумму по кредиту (у предприятия на расчетном счете эта сумма пройдет по дебету, а в банке - по кредиту).

2.3 Применяемый порядок и процедуры контроля движения наличных денежных средств

Под системой внутреннего контроля подразумевается существующая политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству предприятия осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.

Система внутреннего контроля выходит за рамки тех вопросов, которые относятся непосредственно к функциям системы бухгалтерского учета, и включает:

а) контрольную среду, в которой происходят действия, отражающие общее отношение руководства, Совета директоров и акционеров предприятия к контролю. К факторам контрольной среды относятся:

политика и методы управления,

организационная структура предприятия,

деятельность Совета Директоров,

деятельность внутреннего аудита,

методы распределения функций управления, ответственности и контроля,

кадровая политика и практика, разделение обязанностей,

внешние воздействия (проверка со стороны контролирующих органов);

б) систему учета - учетную политику и процедуры предприятия, касающиеся адекватности записей хозяйственных операций в соответствующих регистрах;

в) процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые должностными лицами и работниками предприятия.

Процедуры контроля на предприятии определяются компетентностью руководителей, специалистов и работников предприятия, разделением функциональных обязанностей, контролем доступа к активам, документам и осуществлением периодических сравнений учетных данных.

Эти три составляющие системы внутреннего контроля во взаимосвязи должны обеспечивать предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок и искажения учетной информации при подготовке отчетности.

При проверке необходимо убедиться, что в организации применяются такие процедуры внутреннего контроля как:

- проверка наличия оправдательных и распорядительных документов для проведения хозяйственных операций;

- проверка правильности оформления первичных учетных документов и наличия разрешительных записей;

- арифметическая проверка правильности расчетов;

- проверка правильности контировки (записи корреспонденции по счетам), по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах;

- проверка соответствия данных в первичных учетных документах бухгалтерским записям;

- инвентаризация денежных средств и товарно-материальных ценностей;

- сверка расчетов;

- выверка данных синтетического и аналитического учета;

- проверка соответствия отдельных статей бухгалтерской отчетности записям в Главной книге;

- проверка соблюдения утвержденного графика документооборота;

- физическое ограничение несанкционированного доступа лиц к активам, к документации и записям по бухгалтерским счетам;

- отслеживание изменений показателей финансово-хозяйственной деятельности организации, сравнение плановых (сметных) показателей с фактическими и выяснение причин существенных расхождений (отклонений).

Также следует убедиться в том, что средства контроля проверяемой организации достигают следующих целей:

- хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;

- все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах, в том отчетном периоде, когда они имели место, и в соответствии с принятой учетной политикой;

- доступ к денежным средствам и материальным ценностям возможен только с разрешения соответствующего руководства;

- отслеживается соответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием активов.

Процедуру проверки кассы и кассовых операций условно можно разделить на несколько этапов.

1. Подсчет фактического наличия наличных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и других ценностей в кассе предприятия

Он состоит в простом подсчете наличных денег, ценных бумаг и т.п., находящихся в кассе предприятия на момент проверки. Выполняется данная процедура в первую очередь, а для большего эффекта работники кассы не должны знать времени ее проведения. Перед началом инвентаризации опечатываются все кассовые помещения, кроме проверяемого. Это делается для того, чтобы исключить случаи покрытия недостачи денег у одного кассира за счет другого и не дать возможности остальным кассирам заблаговременно подготовиться к проверке.

Перед подсчетом денег кассир в присутствии комиссии заполняет кассовую книгу, выводит в ней расчетный остаток и дает кассовый отчет за последний день работы кассы (с начала рабочего дня и до момента прихода членов комиссии). Отчет подписывают подотчетный кассир и главный (старший) бухгалтер предприятия. После этого кассир составляет расписку, в которой указывает, что все приходные и расходные документы включены в отчет и на момент инвентаризации неучтенных денег, ценных бумаг, бланков строгого учета и других ценностей в кассе нет.

Если на момент проверки в кассе есть ценности других юридических или физических лиц, кассир обязан зафиксировать это в расписке, с указанием необходимых реквизитов этих лиц (название юридического лица, фамилия, имя, отчество физического лица, адреса и т.п.), количества и стоимости конкретных ценностей, которые за ними числятся. Если кассир имеет собственные деньги или другие ценности (из вышеприведенного перечня), на момент проверки находящиеся в помещении кассы, их количество и сумма также указываются в расписке.

2. Проверка полноты и своевременности приходования наличных средств, поступающих в кассу предприятия

Внимание проверяющих должно привлечь то, для каких целей получается наличность (это обязательно должно быть зафиксировано в чеке на получение денег), наличие на корешках чеков подписей лиц, имеющих право подписи таких документов, даты получения наличности и других реквизитов. Дата, указанная на корешке денежного чека, должна соответствовать дате выписки банка, дате, которую кассир проставляет на приходном кассовом ордере, удостоверяющем факт приходования полученной в банке суммы наличности в кассу предприятия, и дате соответствующей страницы кассовой книги.

Комиссия проверяет своевременность и полноту оформления приходных кассовых ордеров, наличие на таких ордерах разрешительной подписи главного бухгалтера. Также следует обратить внимание на наличие оттиска круглой печати предприятия на обеих частях приходного кассового ордера. Печать ставится так, чтобы при сложении двух частей приходного ордера получался полный рисунок печати.

При направлении наличности в другие кассы предприятия проверяется наличие договоров на полную материальную ответственность с кассирами, получающими наличные для дальнейшей их выдачи, и письменного распоряжения руководителя предприятия на передачу соответствующей суммы денежных средств на конкретные цели (например, на выдачу заработной платы в цехах, участках предприятия и т.п.).

Оприходованием наличности в кассу предприятия считается осуществление им учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений с оформлением данной операции приходным кассовым ордером и отражением в кассовой книге.

3. Исследование правильности списания наличности и своевременности сдачи ее в учреждение банка (банков), в котором (которых) предприятие имеет счета

Лимит остатка наличности в кассе устанавливают коммерческие банки по месту открытия счета, с учетом режима и специфики работы предприятия, и уведомляют его об этом в письменной форме.

Всю наличность сверх установленных лимитов остатка наличности в кассе предприятия обязаны сдавать в порядке и сроки, установленные учреждением банка для зачисления на их счета. В случае если лимит остатка наличности в кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся в его кассе на конец дня наличность должна быть сдана в банк (независимо от причин отсутствия лимита кассы).

В случае если полученная в банке наличность используется для выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, командировок, дивидендов (дохода), предприятия имеют право хранить ее в течение трех рабочих дней сверх установленного лимита, включая день получения наличности в учреждениях банка. Наличность, полученную в банке на иные, чем перечисленные выше, нужды предприятие должно выдавать своим работникам в день ее получения в учреждении банка.

Предприятие имеет право хранить в кассе наличность для выплат, связанных с оплатой труда, которые осуществляются за счет выручки, сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков данных выплат в сумме, указанной в переданных в кассу платежных ведомостях. Но при наличии налогового долга выплаты, связанные с оплатой труда (кроме выплат на экстренные (неотложные) нужды), за счет полученной выручки не допускаются. К экстренным (неотложным) нуждам относятся социальные выплаты гражданам на погребение, пособие при рождении ребенка, пособие одиноким и многодетным матерям, пособие на лечение в случае болезни, компенсация лицам, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы.

Комиссия во время инвентаризации должна проверить, соблюдают ли кассиры установленный банком лимит. Наряду с этим комиссия проверяет соответствие использования денежных средств целям, которые были зафиксированы в чеке на получение наличности, и соответствие таких расходов действующему законодательству. Превышение лимита кассы и несоблюдение порядка использования наличности является грубым нарушением кассовой дисциплины, влечет за собой штрафные санкции и не может умалчиваться при инвентаризации, а лица, допускающие такие нарушения, заносятся в акт инвентаризации с последующими предложениями о мере наказания.

Наличность под отчет из кассы предприятий выдают при условии полной отчетности конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам.

Если из кассы предприятия его работнику одновременно выданы наличные на командировку и денежные средства под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов, то подотчетное лицо, независимо от срока командировки, в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки должно подать в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, которая была ему выдана для решения производственных (хозяйственных) вопросов, и авансовый отчет о средствах, израсходованных непосредственно на командировку.

Если работник предприятия израсходовал на хозяйственные нужды предприятия или на командировку собственные средства, то отчет об их использовании он сдает в бухгалтерию в таком же порядке.

При проверке авансовых отчетов об использовании полученной под отчет наличности для решения хозяйственных вопросов комиссия уделяет особое внимание соблюдению установленных сроков составления и подачи в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевременности возврата в кассу предприятия остатков неиспользованной наличности (одновременно с авансовым отчетом), наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению, целевому расходованию подотчетных сумм и т.п.

При этом учитывается то, что подача авансовых отчетов об использовании подотчетных сумм с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной потерей подотчетным лицом трудоспособности или другими важными обстоятельствами, при условии их документального подтверждения.

За превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности и за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности по ранее выданным средствам, за расходование наличности с выручки на выплаты, связанные с оплатой труда, при наличии налоговой задолженности, а также неполучение при осуществлении наличного платежа платежного документа от получателя, к предприятиям применяются финансовые санкции согласно действующему законодательству.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации. В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

Выявление при инвентаризации расхождения фактического наличия денег в кассе с данными бухгалтерского учета раскрываются в следующем порядке.

Излишек денежных средств подлежит оприходованию и отнесению на финансовые результаты. В учете на сумму излишка делается проводка: дебет 50 «Касса», кредит 99 «Прибыли и убытки». В последующем устанавливаются причины излишка и виновные лица.

Недостачи денежных средств относятся на виновных лиц. В случае, если они не установлены или во взыскании их отказом судом, убытки списываются на издержки производства, дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», кредит -73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На сумму недостач делаются следующие проводки: кредит счета 50 «Касса», дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба». При внесении денег: дебет счета 50 «Касса», кредит - счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить, созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;

- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- имеются ли подписи в получении денег, для чего нужно выборочно проверить подписи в расходных ордерах и ведомостях на соответствие;

- правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней;

- наличие или отсутствие штампов на кассовых документах (получено, оплачено);

- соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;

- соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе;

- правильность выдачи денег по доверенностям;

- соблюден ли порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.

В кассе могут храниться денежные документы. К ним относятся путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 «Денежные документы», при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.

Аудитору необходимо проверить:

- правильность учета денежных документов (поступление и списание денежных документов оформляется кассовыми приходными и расходными документами и отражается в книге по движению денежных документов; кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру);

- правильность составления бухгалтерских проводок по счету 50-3 «Денежные документы» и записей в книге по учету и движению денежных документов.

Возможны следующие нарушения при ведении операций по кассе:

1) Прямое хищение денежных средств (ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата.

2) Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности).

Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

3) Излишнее списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).

4) Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину (с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия).

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги (без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах).

Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ утвержденным письмом ЦБ РФ от 22.09.93 г. №40 и Порядком «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» предусматривает следующую проверку контроля кассовых операций:

- в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

- учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

- ответственность за соблюдение «Порядка ведения кассовых операций» возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

- лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

- банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

- органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

В соответствии с учетной политикой на исследуемом предприятии установлены следующие сроки проведения инвентаризации остатков денежных средств: инвентаризацию денежных средств в кассе производить ежемесячно.

Для ежемесячных инвентаризаций денежных средств в кассе на 2003-2004 гг. в комиссию назначены: председатель - заместитель главного бухгалтера; два младших бухгалтера.

Члены данной комиссии ежемесячно в присутствии кассира проводят ревизию денежных средств. После чего составляется акт ревизии наличных денежных средств. В данном акте фактические остатки сопоставляют с данными учета, акт оформляется в день ревизии и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

При установлении фактов недостачи или излишков комиссия требует объяснения от кассира. Результаты ревизии находят свое отражение на счетах бухгалтерского учета.

Выявление при инвентаризации расхождения фактического наличия денег в кассе с данными бухгалтерского учета раскрываются в следующем порядке.

Излишек денежных средств подлежит оприходованию и отнесению на финансовые результаты. В учете на сумму излишка делается проводка:

1. Оприходован излишек денежных средств в кассе по результатам инвентаризации:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 99 «Прибыли и убытки».

В последующем устанавливаются причины излишка и виновные лица.

Недостачи денежных средств относятся на виновных лиц. При этом производятся следующие бухгалтерские записи:

1. Выявлена недостача денег в кассе:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса»

2. Сумма выявленной недостачи списана на кассира:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

В случае, если виновные лица не установлены, или во взыскании их отказано судом, убытки списываются на издержки производства:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При внесении денег в кассу виновным лицом производится запись:

Дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Ревизию кассы могут осуществлять также аудиторы, учредители предприятий, вышестоящие организации в соответствии с заключенными договорами.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Все предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятием.

3. Анализ денежных средств и направления совершенствования учета кассовых операций в ООО «Спецмонтажремстрой»

3.1 Анализ состава и движения денежных потоков ООО «Спецмонтажремстрой»

Денежные средства представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Основными задачами анализа денежных средств являются:

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

- диагностика состояния абсолютной ликвидности предприятия;

- прогнозирование способности предприятия погасить возникшие обязательства в установленные сроки;

- способствование грамотному управлению денежными потоками предприятия.

Анализ денежных средств и управление денежными потоками является одним из важнейших направлений деятельности главного бухгалтера. Оно включает в себя расчет времени обращения денежных средств (финансовый цикл), анализ денежного потока, его прогнозирование, определение оптимального уровня денежных средств, составление бюджетов денежных средств. Значимость такого вида активов, как денежные средства, по мнению Джона Кейнса, определяется тремя основными причинами:

- рутинность - денежные средства используются для выполнения текущих операций; поскольку между входящими и исходящими денежными потоками всегда имеется временной лаг, предприятие вынуждено постоянно держать свободные денежные средства на расчетном счете;

- предосторожность - деятельность предприятия не носит жестко предопределенного характера, поэтому денежные средства необходимы для выполнения непредвиденных платежей;

- спекулятивность - денежные средства необходимы по спекулятивным соображениям, поскольку постоянно существует ненулевая вероятность того, что неожиданно представится возможность выгодного инвестирования.

Вместе с тем омертвление финансовых ресурсов в виде денежных средств связано с определенными потерями - с некоторой долей условности их величину можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо доступном инвестиционном проекте. Поэтому любое предприятие должно учитывать два взаимно исключающих обстоятельства: поддержание текущей платежеспособности и получение дополнительной прибыли от инвестирования свободных денежных средств. Таким образом, одной из основных задач управления денежными ресурсами является оптимизация их среднего текущего остатка.

Анализ состава и движения денежных средств ООО «Спецмонтажремстрой» проводился на основании формы №4 Приложения к Балансу «Отчет о движении денежных средств». Результаты представлены в таблице 2.

Анализ состава денежных средств ООО «Спецмонтажремстрой»

Наименование показателя	2003 г	В % ко всем денежным средствам
	всего	в т.ч. по текущей деятельности
1. Остаток денежных средств на начало года	1911		6,0
2. Поступило денежных средств - всего	30018	29706	94,0
Всего денежных средств	31929		100,0
в т.ч.
выручка от продаж товаров, работ, услуг>	27875	27875	87,3
выручка от реализации основных средств и иного имущества	215		0,7
авансы, полученные от покупателей (заказчиков)
бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование	184	184	0,6
безвозмездно
кредиты, займы полученные	1500	1500	4,7
дивиденды, проценты по финансовым вложениям	97		> 0,3
прочие поступления	147	147	0,5
3. Направленно денежных средств - всего	31772	30157	99,5
в т.ч.
на оплату приобретенных товаров, работ, услуг	14899	14899	46,7
на оплату труда	8678	8678	27,2
отчисления в государственные внебюджетные фонды	1862	1862	5,8
на выдачу подотчетных ссуд	>2966	2966	9,3
на выдачу авансов
на оплату долевого участия в строительстве
на оплату машин, оборудования и транспортных средств	1615		5,1
на финансовые вложения
на выплату дивидендов, процентов по ценным бумагам
на расчеты с бюджетом	214	214	0,7>
на оплату процентов по кредитам, займам	1181	1181	3,7
прочие выплаты, перечисления и т.п.	357	357	1,1
4. Остаток денежных средств на конец отчетного периода	157		0,5

Всего денежных средств в 2003 г. было 31929 тыс. руб. (100%). Остаток денежных средств составил 6%, а 94% пришлось на поступившие денежные средства. Из поступивших денежных средств основная часть приходится на выручку от продаж товаров, работ, услуг 87,3% и на кредиты и займы, полученные 4,7%. Остальное поделили между собой бюджетные ассигнования и иное целевое финансирование 0,6%, выручка от реализации основных средств и иного имущества 0,7%, дивиденды, проценты по финансовым вложениям 0,3% и остальные 0,5% приходятся на прочие поступления.

Использовано денежных средств было 99,5%. Из них основные расходы, это расходы на оплату приобретенных товаров, работ, услуг 46,7% и на оплату труда 27,2%. На отчисления в государственные внебюджетные фонды направленно 5,8%, на выдачу ссуд 9,3%, на оплату оборудования и транспортных средств и на расчеты с бюджетом по 5,1%, 0,7% на оплату процентов по кредитам и займам 3,7% и на прочие выплаты 1,1%. Остаток составил 0,5%.

Основным источником информации для проведения анализа взаимосвязи прибыли, движения оборотного капитала и денежных средств является баланс (ф. №1), приложение к балансу (ф. №5), отчет о финансовых результатах и их использовании (ф. №2). Особенностью формирования информации в этих отчетах является метод начислений, а не кассовый метод. Это означает, что полученные доходы, или понесенные затраты могут не соответствовать реальному «притоку» или «оттоку» денежных средств на предприятии.

В отчете может быть показана достаточная величина прибыли и тогда оценка рентабельности будет высокой, хотя в то же время предприятие может испытывать острый недостаток денежных средств для своего функционирования. И наоборот, прибыль может быть незначительной, а финансовое состояние предприятия - вполне удовлетворительным. Показанные в отчетности предприятия, данные о формировании и использовании прибыли не дают полного представления о реальном процессе движения денежных средств. Например, достаточно для подтверждения сказанного сопоставить величину балансовой прибыли, показанной в ф. №2 отчета о финансовых результатах и их использовании с величиной изменения денежных средств в балансе (стр. 270-310). Прибыль является лишь одним из факторов (источников) формирования ликвидности баланса. Другими источниками являются: кредиты, займы, эмиссия ценных бумаг, вклады учредителей, прочие. Поэтому в некоторых странах в настоящее время отдается предпочтение отчету о движении денежных средств как инструменту анализа финансового состояния фирмы. Отчет о движении денежных средств - это документ финансовой отчетности, в котором отражаются поступление, расходование и нетто-изменения денежных средств в ходе текущей хозяйственной деятельности, а также инвестиционной и финансовой деятельности за определенный период. Эти изменения отражаются так, что позволяют установить взаимосвязь между остатками денежных средств на начало и конец отчетного периода.

Отчет о движении денежных средств - это отчет об изменениях финансового состояния, составленный на основе метода потока денежных средств. Он дает возможность оценить будущие поступления денежных средств, проанализировать способность фирмы погасить свою краткосрочную задолженность и выплатить дивиденды, оценить необходимость привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Данный отчет может быть составлен либо в форме отчета об изменениях в финансовом положении (с заменой показателя «чистые оборотные активы» на показатель «денежные средства»), либо по специальной форме, где направления движения денежных средств сгруппированы по трем направлениям: хозяйственная (операционная) сфера, инвестиционная и финансовая сферы.

В сфере производственно-хозяйственной деятельности отражаются статьи, которые используются при расчете чистой прибыли в отчете о прибылях и убытках. Сюда включаются такие поступления, как оплата покупателями товаров и оказанных услуг, проценты и дивиденды, уплаченные другими компаниями, поступления от реализации необоротных активов. Отток денежных средств вызывается такими операциями, как выплата заработной платы, выплата процентов по займам, оплата продукции и услуг, расходы по выплате налогов и другие. Эти статьи корректируются на поступления и расходы начисленные, но не оплаченные или начисленные, но не требующие использования денежных средств. Кроме того, исключаются, во избежание повторного счета, статьи, влияющие на чистую прибыль, которые рассматриваются в разделах финансовой и инвестиционной деятельности.

Таким образом, для расчета прироста или уменьшения денежных средств в результате производственно-хозяйственной деятельности необходимо осуществить следующие операции:

1) Рассчитать оборотные активы и краткосрочные обязательства, исходя из метода денежных потоков. При корректировке статей оборотных активов следует их прирост вычесть из суммы чистой прибыли, а их уменьшение за период, прибавить к чистой прибыли. Это обусловлено тем, что, оценивая оборотные активы по методу потока денежных средств, мы завышаем их сумму, то есть, занижаем прибыль. На самом деле прирост оборотных средств не влечет за собой увеличения денежных средств в такой же степени что и прибыли.

При корректировке краткосрочных обязательств, наоборот, их рост следует прибавить к чистой прибыли, так как этот прирост не означает оттока денежных средств; уменьшение краткосрочных обязательств вычитается из чистой прибыли.

2) Корректировка чистой прибыли на расходы, не требующие выплаты денежных средств. Для этого соответствующие расходы за период необходимо прибавить к сумме чистой прибыли. Примером таких расходов является амортизация материальных необоротных активов.

3) Исключить влияние прибылей и убытков, полученных от неординарной деятельности, таких как результаты от реализации необоротных активов и ценных бумаг других компаний. Влияние этих операций, учтенное также при расчете суммы чистой прибыли в отчете о прибыли, элиминируется во избежание повторного счета: убытки от этих операций следует прибавить к чистой прибыли, а прибыли - вычесть из суммы чистой прибыли.

Инвестиционная деятельность включает в основном операции, относящиеся к изменениям в необоротных активах. Это - «Реализация и покупка недвижимости», «Продажа и покупка ценных бумаг других компаний», «Предоставление долгосрочных займов», «Поступление средств от погашения займов».

Финансовая сфера включает такие операции как изменения в долгосрочных обязательствах фирмы и собственном капитале, продажа и покупка собственных акций, выпуск облигаций компании, выплата дивидендов, погашение компанией своих долгосрочных обязательств. В каждом разделе отдельно приводятся данные о поступлении средств и об их расходовании по каждой статье, на основании чего определяется общее изменение денежных средств на конец периода как алгебраическая сумма денежных средств на начало периода и изменений за период.

Рассмотрим алгоритм работы с отчетом о движении денежных средств.

В разделе производственно-хозяйственной деятельности сумма чистой прибыли корректируется наследующие статьи:

1) прибавляются к чистой прибыли: амортизация, уменьшение счетов к получению, увеличение расходов будущих периодов, убытки от реализации нематериальных активов, увеличение задолженности по уплате налога.

2) вычитаются: прибыль от продажи ценных бумаг, увеличение авансовых выплат, увеличение МПЗ (материально-производственных запасов), уменьшение счетов к оплате, уменьшение обязательств, уменьшение банковского кредита.

В разделе инвестиционной деятельности:

1) прибавляются: продажа ценных бумаг и материальных необоротных активов.

2) вычитаются: покупка ценных бумаг и материальных необоротных активов.

В сфере финансовой деятельности:

1) прибавляются эмиссия обычных акций.

2) вычитаются: погашение облигаций и выплата дивидендов.

В завершение анализа производится расчет денежных средств на начало и конец года, позволяющий говорить об изменениях в финансовом положении фирмы.

Факторами изменения прибыли являются затраты, включаемые в себестоимость продукции, изменение объема продаж в кредит, начисление налогов и дивидендов и др.

Отчетная прибыль корректируется также на величину поправок, не отражающих движение денежных средств:

а) амортизация основных средств и нематериальных активов;

б) убыток от реализации основных средств и нематериальных активов;

в) прибыль от реализации основных средств;

г) затраты на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы.

Сумма корректировки отчетной прибыли составит величину P.

Р = а + б - в-г.

Итого «денежная» прибыль или реальный приток наличности составит величину Д:

Д = Р + Р,

где: Д - изменение денежных средств по балансу;

Р - прибыль отчетная по ф. №2;

Р - сумма корректировки.

Причиной расхождения между величинами Р и Д является, как отмечалось выше, метод учета доходов.

Важной компонентой финансового состояния является движение оборотного капитала или текущих активов предприятия. С оборота мобильных активов как бы начинается весь процесс обращения капитала, приводится в движение вся цепочка хозяйственной активности предприятия. Поэтому факторам ускорения оборотных средств, синхронизации движения оборотного капитала с прибылью и денежными средствами следует уделять максимум внимания.

Для увязки изменений прибыли, оборотного капитала и денежных средств необходимо выполнить несколько предварительных расчетов.

Первый расчет - это определение объема закупок материалов за отчетный период:

М = RП + KZ,

где: М - объем закупок материалов за отчетный период;

RП - расчеты с поставщиками (погашенная в отчетном периоде кредиторская задолженность);

KZ - изменение остатков кредиторской задолженности.

Второй расчет - это определение суммы материальных затрат, включаемых в себестоимость продукции:

MZ = M - Z,

где: MZ - материальные затраты, включаемые в себестоимость продукции;

Z - изменение остатков производственных запасов и затрат.

Третий расчет - это определение суммы денежных поступлений от дебиторов:

DZ = N - RA,

где: DZ - денежные поступления от дебиторов;

N - выручка от реализации продукции без налога на добавленную стоимость, акцизов и налога с продаж;

RA - изменение остатков дебиторской задолженности за отчетный период.

Исходные данные для анализа движения денежных средств

Показатели	Сумма, тыс. руб.	Источник информации
Состояние на начало отчетного периода
Запасы	600	ф. №1
Дебиторы	85	ф. №1
Кредиторы	160	ф. №1
Основные средства	1137	ф. №1
Операции за отчетный период
Реализация	4137	ф. №2
Расчеты с поставщиками	438	ф. №5
Расходы по оплате труда	1950	ф. №5
Приобретение основных средств	889	ф. №5
Начислено амортизации	969	ф. №5
Состояние на конец периода
Запасы	653	ф. №1
Дебиторы	94	ф. №1
Кредиторы	284	ф. №1
Основные средства	1304	ф. №1

Факторами «притока» оборотного капитала являются:

реализация товаров,

реализация имущества,

рост дебиторской задолженности,

реализация акций и облигаций за наличные.

Факторами «оттока» оборотного капитала являются:

закупки сырья и материалов,

приобретение объектов основных средств,

выплата заработной платы,

уплата % за кредиты,

увеличение резерва по сомнительным долгам,

списание запасов товарно-материальных ценностей как потери,

начисления на заработную плату.

Пользуясь приведенными выше формулами, вычислим:

1) Объем закупок материалов

562 = 438 + (284 - 160).

2) Объем материальных затрат, включаемых в себестоимость продукций

509 = 562 - (653 - 600).

3) Денежные поступления от дебиторов

4128 = 4137 - (94 - 85).

Анализ движения денежных средств

	Прибыли и убытки	Оборотный капитал	Денежные средства
1. Поступления средств:
реализация продукции	4137	4137	-
прирост запасов	-	53	-
денежные средства	-	-	4128
2. Расходы:
материальные затраты	509	-	-
закупки материалов	-	562	438
оплата материалов	-	-	-
оплата труда	1950	1950	1950
приобретение основных средств	-	889	889
амортизация	969	-	-
3. Чистые поступления
(расход) средств	709	789	851

Итоги чистых поступлений средств сбалансируются между собой следующей системой расчетов:

789 = 709 + 969 - 889

789 = 851 + (653 - 600) + (94 - 85) - (284 - 160)

851 = 709 + 969 - 889 - (653 - 600) - (94 - 85) + (284 - 160).

В ООО «Спецмонтажремстрой» приток оборотного капитала является результатом полученной прибыли - 709 тыс. руб. плюс начисленной амортизации 969 тыс. руб. минус затраты на приобретение основных средств в сумме 889 тыс. руб.

Чистый приток денежных средств в сумме 851 тыс. руб. образовался в результате сальдирования сумм притока и оттока средств. Приток средств образовался за счет прибыли (709 тыс. руб.), амортизации (969 тыс. руб.), роста кредиторской задолженности (124 = 284 - 160)

Отток денежных средств вызван приобретением основных средств (889 тыс. руб.), ростом запасов на сумму 53 тыс. руб. (653 - 600), ростом дебиторской задолженности на сумму 9 тыс. руб. (94 - 85).

3.2 Компьютеризация участка учета кассовых операций

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную для массового использования и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий. При этом руководителю, с одной стороны, необходимо решение, соответствующее специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает «1 С: Предприятие» как система программ.