Аудит готівково-розрахункових операцій

361 "Розрахунки з вітчизняними покупцями"

На підприємстві ДП “Нива” проводяться операції по відчуженню векселя, отриманого як розрахунок за продукцію (товари, роботи, послуги), за кошти показано у табл. 2.9

Таблиця 2.9 Облік операцій по відчуженню векселя на ДП “Нива”.

	Зміст	Сума	Кореспондуючі рахунки
			Дебет	Кредит
5	Відображено реалізацію векселя	654	36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"	746 "Інші доходи віл ! звичайної діяльності"
6	Відображено вартість векселя в складі витрат	342	977 "Інші витрати звичайної діяльності"	341 "Короткострокові ' векселі, отримані в національній валюті"
7	Отримано кошти в оплату за переданий вексель	876	3 і 1 "Поточні рахунки в національній валюті"	36 "Розрахунки з покупцями"! замовників»"'

Також на підприємстві проводяться операції такі-як придбання векселя за кошти, які показано у табл. 2.10

Таблиця 2.10 Облік придбання векселя за кошти на ДП “Нива”.

	Зміст	Сума	Кореспондуючі рахунки
			Дебет	Кредит
1	Придбано вексель	123	352 "Інші поточні фінансові інвестиції"	685 "Розрахунки з іншими» кредиторами"
2	Перераховано кошти за вексель	654	685 "Розрахунки з іншими кредиторами"	31 1 "Поточні рахунки в національній валюті"

Реалізація векселя, придбаного за кошти у табл. 2.11

Таблиця 2.11 Реалізація векселя, придбаного за кошти на ДП “Нива”

	Зміст	Сума	Кореспондуючі рахунки
			Дебет	Кредит
1	Відображено доходи від передачі векселя	876	36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"	74 І "Доходи від реалізації фінансових інвестицій"
2	Відображено витрати, понесені при придбанні векселя	325	971 "Собівартість реалізованих фінансових інвестицій"	352 "Інші поточні фінансові інвестиції" ;
3	Списані на фінансові результати витрати з придбання векселя	234	793 "Результат іншої звичайної діяльності"	971 "Собівартість реалізованих фінансових інвестицій"
4	Віднесені на фінансові результати доходи від реалізації векселя	654	741 "Доходи від реалізації фінансових інвестицій"	793 "Результат іншої звичайної діяльності"
5	Отримано кошти від покупця	935	3 1 1 "Поточні рахунки в національній валюті"	36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"

Підприємством ДП”Нива” був отриманий від покупця простий вексель за відвантажену продукцію в сумі 24600 грн, у тому числі ПДВ 20 % -- 6100 грн. При настанні терміну платежу вексель оплачений з дисконтом 400 грн.

В обліку така операція буде відбита в такий спосіб (таблиця 2.12):

Таблиця 2.12

№	З міст господарської операції	Кореспондуючі рахунки	Сума, грн
		Дебет	Кредит
У векселедавця
1	На суму заборгованості виданий простий вексель	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	621 Короткострокові векселі, видані в національній валюті»	24600
2	Перераховано кошти за вексель, пред'явлений до оплати з дисконтом	621 «Короткострокові векселі, видані в національній валюті»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	24200

Підприємство ДП “Нива” відвантажило товар покупцеві. Покупець надав простий вексель, отриманий їм раніше від свого контрагенті, По іменному індосаменту за придбані товари. Зміст господарських операцій відображено у (таблицях 2.13 та 2.14):

Таблиця 2.13 Варіанти вартості векселя і товарів, у грн..

Показники	Варіант 1	Варіант 2	Варіант 3	Варіант 4
Вартість відвантажених товарів	42600	34200	28000	18600
Вартість векселя, отриманого від контрагента	42600	36000	28900	18000
Вартість отриманого товару с НДС	41400	36000	27600	19200

В обліку будуть зроблені наступні записи

Таблиця 2.14.

№	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки	Сума, грн
		Дебет	Кредит	Варіант1	Варіант 2	Варіант 3	Варіант 4
1	Здійснено відвантаження товару покупцеві	361	702	42600	34200	28000	18600
2	Отримано вексель від покупця	341	361	42600	34200	28000	18000
3	Відбито процентний доход за векселем	341	732	-	1800	900	-
4	Списано суму дебіторської заборгованості, не забезпечена векселем і визнана безнадійної	944	361				600

Підприемство ДП “Нива” відвантажила товар покупцеві -- фірмі «Август» на суму 54000 грн (із ПДВ) і виписала перекладний вексель номінальною стоимостью-48000 грн. (із ПДВ) на користь свого кредитора -- підприємства «Будівельник», що вставив раніше фірмі ДП “Нива” послуги на суму 48000 грн (із ПДВ), Платником за векселем призначена фірма «Август», що акцептора вексель на суму номіналу, а потім погасила його коштами, залишок заборгованості перед фірмою ДП«Нива» фірма «Август» погасила коштами. В обліку підприємств будуть зроблені наступні записи господарських операцій (таблиця 2.15):

Таблиця 2.15

№	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки	Сума, грн
		Дебет	Кредит
Облік операцій у фірми ДП«Нива» (продавця, векселедавця)
1	Видано перекладний вексель, платником по якому призначена фірма «Август»	631	621	48000
2	Відбито зменшення заборгованості фірми «Август» на дату одержання повідомлення про акцепт перекладного векселя	621	361	48000
3	Вексельне зобов'язання враховане за балансом	042	-	48000
4	Отримано грошові кошти від фірми «Август» у погашення залишку заборгованості (54000-48000)	311	361	6000
5	Отримано повідомлення про погашення векселя і зобов'язання зняте з забалансового обліку		042	48000
Облік операцій у підприємства ”Будівельник” (постачальника, векселедержателя)
6	Отримано перекладний вексель від фірми ДП«Нива»	3411	361	48000
7	Вексель пред'явлений до акцепту й акцептований фірмою «Август»	3412	3411	48000

Операції по передачі перекладного векселя по індосаменту, обмінові й у банку, а також інші операції відображаються в обліку аналогічно операціям із простим векселем.

2.3 Інформаційні системи та сучасні технології обліку розрахункових операцій

Автоматизоване ведення обліку, контролю й аудита фінансово-розрахункових операцій дозволяє вирішити наступні задачі:

- облік коштів у касі підприємства;

- облік коштів на рахунках у банку;

- облік розрахунків з підзвітними особами й іншими розрахунками;

- аналітичний облік по відповідних рахунках коштів і розрахунків;

- аудит фінансових операцій.

До складу системи автоматизованої обробки задач фінансово-розрахункових операцій входять база даних, язикові і програмні засоби, що реалізують доступ до даних і керування ними, а також програмне забезпечення для рішення даного комплексу задач і засобу спілкування користувачів із системою у виді відповідних мов діалогу.

Для рішення задач по обліку фінансово-розрахункових операцій з використанням АРМ бухгалтера необхідна наступна інформація, дані первинного обліку, дані єдиної бази бухгалтерських записів, нормативно-довідкова інформація.

Укрупнена інформаційний малюнок взаємозв'язку АРМ бухгалтера по обліку, контролеві, аналізові й аудитові фінансово-розрахункових операцій з іншими інформаційними системами приведена на малюнку 2.3.

АРМБ по обліку фінансово-розрахункових операцій повинне забезпечувати облік і контроль фінансових операцій, що відбивають щоденний стан підприємства, і виконання необхідних розрахунків по аналізу його фінансового стану з метою визначення резервів прискорення оборотності коштів. Користувач повинний мати можливість у режимі активного діалогу проаналізувати стан розрахунків, засобів і ін.

Формування і контроль даних первинного обліку і нормативно-довідкової інформації здійснюються в наступному порядку.

На екран дисплея виводиться форма первинного документа, із клавіатури виробляється набір даних шляхом заповнення порожніх вікон форми. Одночасно з набором перевіряється допустимість значень реквізитів і правильність їхнього представлення. Минулий контроль інформація записується на машинний носій у робочу базу даних.

База даних складається з продубльованих здвоєних бухгалтерських господарських операцій і має велику інформаційну ємність. Вона дозволяє в реальному режимі часу одержувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідні для аналітичного обліку і звітності показники.

АРМБ по обліку фінансово-розрахункових операцій може вестися на АРМБ як I, так і II категорій. При цьому АРМБ I категорії встановлюється в бухгалтерії, де здійснюється облік фінансово-розрахункових операцій, а АРМБ II категорії - у керівника підприємства, головного бухгалтера.

На великих підприємствах можливі варіанти 3-категорійної організації АРМБ. При цьому АРМБ I категорії встановлюється в касі і фінансовому відділі, АРМБ II категорії - у бухгалтерії, АРМБ III категорії - у керівника підприємства і головного бухгалтера.

Початковим етапом роботи на АРМБ є введення і коректування нормативно-довідкової інформації. Для рішення задач по обліку фінансово-розрахункових операцій використовується наступна нормативно-довідкова інформація: довідник типових основ документів; довідник підприємств; довідник рахунків бухгалтерського обліку; довідник зовнішніх організацій; довідник прізвищ працюючих; довідник структурних підрозділів; довідник статей обліку; довідник припустимої кореспонденції рахунків; довідник указівок по веденню рахунків; довідник курсу валют; довідник типових бухгалтерських проводок.

Після введення НСИ здійснюється рішення відповідної задачі обліку. Для цього в головному меню вибирається необхідна функція, виробляються розрахунки і формується вихідна інформація.

При роботі з касовими операціями на екрані з'являється меню II рівня наступного змісту: прибутковий касовий ордер; видатковий касовий ордер; платіжна відомість; Касова книга; щоденна відомість; відомість використання засобів по цільовому призначенню; відомість надходження (витрати) коштів; відомість аналітичного обліку; картка депонування; відомість депонованих сум.

Режим роботи «Прибутковий касовий ордер» призначений для формування бази даних, введення, коректування і виписки первинного документа «Прибутковий касовий ордер».

При введенні даних бухгалтер попозиційно заповнює первинний документ, одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинний документ може бути видрукуваний у встановленому форматі.

Аналогічно працюють режими «Видатковий касові ордер» і «Платіжна відомість». Уведені дані по прибуткових і видаткових ордерах перевіряються на відповідність кодів у нормативно-довідковій інформації.

При роботі бухгалтер має можливість скористатися довідковою інформацією, що дозволяє переглянути і зафіксувати контировку бухгалтерської проводки, коди цільового призначення й ін.

Після введення і коректування первинної інформації і НСИ бухгалтер у міру необхідності може переглянути або вивести на печатку вихідну інформацію.

Відомість «Касова книга» формується касиром щодня на дату введення інформації з обов'язковим формуванням залишків. Її форма аналогічна типовій формі. При роботі з цією відомістю повинна бути передбачена автоматична реєстрація документів у хронологічному порядку.

Для здійснення внутрішнього аудита підприємства формують інформацію з цільового використання коштів. Для цього виробляються перегляд або печатка по запиті «Відомості використання засобів по цільовому призначенню».

Фінансовий облік на підприємствах по рахунках бухгалтерського обліку ведеться шляхом формування інформації з кореспондуючих рахунків.

Відомість руху грошових коштів у розрізі

кореспондуючих рахунків по рахунку «Каса»

Таблиця 2.16.

Номер документу	Код об'єкта	Назва об'єкту	Кореспондуючі рахунки
			Усього	70	71	і т.д.
Разом по документу
Разом по рахунку

Дана відомість формується окремо по кредиту і дебету для одержання узагальнюючої інформації із синтетичних рахунків.

Для проведення аудиту за даними про прихід і витрату коштів в аналітичному розділі по датах здійснення господарських операцій формується інформація кореспонденції рахунків. Ця інформація використовується для аналізу і формування рекомендацій з витрати коштів на підприємстві.

Для обліку депонованих сум формується «Відомість депонованих сум», призначена для обліку, контролю й аудита наявності і видачі депонованих сум. Дана відомість формується автоматично при касовій обробці кожної платіжної відомості.

При роботі з функцією «Облік банківських операцій» формується меню II рівня наступного змісту: платіжне вимога-доручення; платіжне доручення; зведене платіжне доручення; виписка банку; реєстр чеків; заява на акредитив; заява на переклад; заява на продаж; грошовий чек; доручення на покупку валюти; доручення на продаж валюти; щоденна відомість руху коштів; відомість руху коштів по кореспондуючих рахунках; відомість аналітичного обліку; відомість рахунків одержання по термінах оплати; відомість по русі валютних коштів.

При формуванні первинних даних по банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології обробки даних по касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів.

Наступним етапом у рішенні комплексу задач «Облік фінансово-розрахункових операцій» є формування інформації з усіх розрахункових синтетичних рахунків з нагромадженням даних з початку року.

Аудитор при аналізі розрахунків в аналітичному розрізі з початку звітного періоду перевіряє стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що обумовили утворення дебіторської і кредиторської заборгованостей.

При виборі функції «Аналітичний облік» з'являється меню II рівня наступного змісту: відомість аналітичного обліку по рахунку; моделювання надходження коштів; аналіз грошового обігу; довідкова інформація.

Для керування коштами підприємства необхідна наочна інформація, що дає можливість проаналізувати надходження і динаміку коштів. У режимі «Моделювання надходження коштів» бухгалтер і всі зацікавлені особи мають можливість одержати на екрані, а при необхідності і на друкувальному пристрої модель ступеня надходження коштів,

Інформація видається у виді графічного зображення по видах надходження коштів у заданому діапазоні часу (мал.2.4)

Мал.2.4 Модель надходження коштів.

На підставі інформації бухгалтер має можливість більш детально проаналізувати статті надходження і витрати коштів у цілому по підприємству і по окремих структурних підрозділах як у національній грошовій одиниці, так і в іноземній валюті.

Для аналізу розрахунків використовується функція «Аналіз грошового обігу», що дозволяє одержати інформацію за визначений проміжок часу наступного змісту (табл. 2.17):

Таблиця 2.17

Місяць

Прихід

Суми виплачені

Чис-ті грошові надходження

Залишок на початок місяця

Залишок на кінець місяця

Резерв

Нестача або дефіцит

від виторгу від реалізації

від інших надходжень

Усього

на виплату зарплати

На покупку сировини

Інші

Разом

січень

лютий

і т.д.

На підставі цієї інформації аудитор дає практичні рекомендації з удосконалення грошового обігу на підприємстві, указує шляхи залучення невикористаних коштів як по окремих напрямках, так і в цілому, прогнозує подальший рух грошових коштів на підприємстві.

Останнім часом досить широке поширення одержала спрощена форма обліку, заснована на використанні журналу реєстрації господарських операцій у якості основного облікового регістра підприємства. Відносна простота цієї форми дозволила реалізувати деякі з принципів, що лежать у її основі, у бухгалтерських програмах, які можна назвати універсальними. Відмінною рисою таких програмних продуктів є наявність журналу (книги) господарських операцій. Робота з такими програмними продуктами організована по наступній простій схемі: у журнал вносяться господарські операції (проводки) і документи, на підставі яких після обробки формуються журнали-ордери, відомості й інші регістри синтетичного й аналітичного обліку, бухгалтерська, податкова і статистична звітність.

Універсальні бухгалтерські програми складаються з одного-двох (рідше більш) модулів. Вхідні в них функції дозволяють автоматизувати будь-який розділ бухгалтерського обліку, але не підрозділяються по ділянках бухгалтерського обліку. На освоєння програми і процес автоматизації обліку з її допомогою бухгалтер витрачає незначний час: необхідно усвідомити принципи, на яких заснована програма, і навчитися користуватися універсальним набором засобів, використовуваних для відображення господарських операцій по всіх ділянках бухгалтерського обліку.

Створення подібних програм можливо тому, що по своїй суті бухгалтерський облік є досить строгою математичною системою, в основі якої лежать єдині для всіх розділів обліку принципи. Усередині свого класу універсальні програми розрізняються по простоті освоєння і використання, а також по широті спектра можливостей автоматизації різних розділів обліку, тобто по потужності.

Універсальні програми звичайно мають великий тираж, що пояснюється значним числом їхніх потенційних споживачів і такого привабливим для користувачів обставиною, як можливість самостійно, не звертаючи до фірми-розроблювача, вирішувати усі виникаючі проблеми.

Основна форма поширення універсальних бухгалтерських програм - через дилерську мережу. Багато дилерів крім продажу і підтримки універсальної програми роблять додаткові послуги по установці і навчанню роботі з нею. Але в принципі, як уже відзначалося, користувач може освоїти і використовувати програму цього класу без допомоги дилера або розроблювача.

Універсальні програми звичайно покривають усі потреби бухгалтерії на малих підприємствах із простим обліком. Наданих можливостей, як правило, досить і для автоматизації практично всього обліку на середніх підприємствах. Але на додаток до такої програми можуть знадобитися спеціальні системи для автоматизації бухгалтерських функцій, що ведуться в даній компанії специфічним способом. На великих підприємствах універсальні програми часто застосовуються як інструмент головного бухгалтера, а також для автоматизації тих ділянок, де немає складного документообігу, наприклад для обліку розрахунків з підзвітними особами.

Однак незважаючи на те, що принципи спрощеної форми обліку в тому або іншому ступені реалізовані в універсальних бухгалтерських програмах, цього не можна сказати про другу групу програмних продуктів, які не засновані на принципах ні меморіально-ордерної, ні журнально-ордерної, ні спрощеної форми обліку. Ці програмні продукти можна визначити як функціональні бухгалтерські програми.

Відмінною рисою цих програм є наявність сукупності автоматизованих рішень різних облікових задач, таких як облік основних засобів і нематеріальних активів, облік матеріальних ресурсів, облік праці і заробітної плати і т.д., а також, як правило, спеціального модуля для зведення головної книги і побудови балансу. У різних пакетах кількість таких автоматизованих рішень (програм-модулів) варіюється звичайно від п'яти до двадцяти, а іноді і більш. Кожен модуль пакета має свої, специфічні алгоритми, свої способи збереження інформації, режими роботи і функції. Між собою функціональні програми розрізняються набором модулів, а усередині модулів - їхнім наповненням і особливостями роботи. Кожне з таких автоматизованих рішень може бути оформлене або як окрема програма-модуль (автоматизоване робоче місце), здатна працювати як самостійно, так і узгоджено з іншими програмами комплексу, або автоматизовані рішення можуть бути об'єднані в єдиний комплекс. Подібна організація системи дозволяє глибше проробити і відбити специфіку окремих ділянок обліку і вимагає меншої доробки кінцевим користувачем.

Однак крім розходжень в архітектурі і принципах побудови систем технічні особливості й ідеологія програмних продуктів припускають різні підходи до реалізації загальних (фундаментальних) методів бухгалтерського обліку, і зокрема - різні форми представлення результатів обробки обліково-аналітичної інформації. В умовах автоматизованого обліку поки не вдається одноманітно представити інформацію в регістрах синтетичного й аналітичного обліку, як, наприклад, при ручній обробці, коли використовується набір стандартних відомостей, розробочних таблиць і журналів-ордерів на всіх підприємствах (незалежно від форми власності і виду діяльності).

Крім того, поряд з документацією й інвентаризацією, оцінкою і калькуляцією, системою рахунків і подвійним записом, балансом і звітністю до специфічних методів бухгалтерського обліку в умовах електронної обробки облікової інформації можна віднести механізми настроювання, сервісні засоби і засоби програмування. Ці елементи методу не існують самі по собі відособлено, а є інструментами, що дозволяють адаптувати традиційні методи до використання інформаційних ресурсів сучасного підприємства за допомогою електронної обчислювальної техніки. Без них організація автоматизованого обліку так само неможлива, як у принципі неможлива організація бухгалтерського обліку без подвійного запису.

Настроювання на конкретні особливості обліку окремого підприємства - вихідний етап роботи з будь-якою бухгалтерською системою, від якої багато в чому залежить ефективність її експлуатації. Як правило, спочатку заповнюються тільки основні каталоги, довідники, задаються глобальні параметри роботи, а потім вони поповнюються і при необхідності змінюються - вже в процесі роботи.

У найзагальнішому випадку (без обліку специфіки кожного пакета) механізм настроювання дозволяє здійснити дії, що ми перелічимо нижче.

1. Завдання реквізитів підприємства - це його найменування і юридична адреса, банківські реквізити, П.І.Б. керівника і головного бухгалтера і т.п. Усі дані згодом будуть автоматично використовуватися при формуванні первинних і звітних документів.

2. Настроювання каталогів нормативно довідкової інформації (НДІ) - структурних підрозділів, співробітників, контрагентів, розміру мінімальної заробітної плати, ставок податків і ін. Уведені дані використовуються для розрахунків, автоматично вироблених при формуванні первинних документів і звітів, а також при виконанні типових операцій.

3. Внесення змін у план рахунків. Кожна програма містить стандартний план рахунків, який відповідає затвердженому Міністерством фінансів. План рахунків, використовуваний на конкретному підприємстві (робочий план рахунків), може відрізнятися від запропонованого розроблювачами або типового.

4. Уведення початкових залишків у розрізі об'єктів аналітичного обліку (субрахунків) - уведення вступного балансу.

5. Настроювання типових операцій, документів, спеціальних процедур і алгоритмів обробки інформації

6. Здійснення загального технічного настроювання системи, що може полягати в установці деяких параметрів сервісу, визначенні порядку нумерації документів, прав доступу і т.п.

Описані вище дії являють собою лише найзагальніший алгоритм настроювання і можливості якогось абстрактного механізму настроювання. Кожна система має свої інструменти, режими і послідовність настроювання. Однак загальним є те, що завдяки її механізмові погоджуються інші елементи методу бухгалтерського обліку, а це дозволяє користувачеві приступити до безпосередньої експлуатації системи. Загалом, сам цей механізм можна розглядати як самостійний елемент, властивий тільки автоматизованій формі обліку.

Сервісні засоби реалізують допоміжні операції і функції, дозволяючи користувачеві настроїтися на найбільш сприятливий режим роботи з програмою. Цьому сприяють насамперед меню, що містить зведення про дії, що доступні в поточному режимі, і що дозволяє вибрати кожне з них, і панель інструментів (у сучасних системах), що забезпечує швидкий доступ до деяких команд за допомогою миші.

Інший невід'ємний атрибут - контекстна допомога (у багатьох сучасних системах вона реалізована у виді гіпертексту), яка присутня в усіх без винятку програмах і призначена для опису можливих дій користувача і доступних функцій на кожнім кроці роботи з програмою. Ще одним найбільш простим і характерним для всіх програмних продуктів сервісним засобом є убудований калькулятор, модель реалізації якого в кожнім пакеті своя. Найбільш складні калькулятори дозволяють не тільки робити арифметичні розрахунки, але і працювати з макромовою програми.

До інших, що найбільше часто зустрічаються, сервісним засобам можна віднести убудований календар, автоматичний контроль припустимої (коректної) кореспонденції рахунків, ведення архівних (резервних) копій інформації і її відновлення, фільтрація і вибірка інформації, система паролів, настроювання конфігурації принтера й ін. Іноді програми містять засоби перевірки стану системи, які дозволяють оцінити, наскільки кількість наявних оперативної пам'яті і вільного дискового простору придатні для функціонування програми. Часто присутні і засоби реіндексації баз даних, які дозволяють зробити відновлення індексних файлів баз для збереження працездатності системи у випадку збоїв або некоректних виходів із програми. Узагалі, у міру ускладнення функціональних можливостей програми відбувається ускладнення і сервісних засобів. Атрибутом програмних засобів, призначених для колективної роботи в локальних обчислювальних мережах, є засоби розмежування прав доступу.

Засоби програмування дозволяють користувачеві розвивати можливості прикладних систем і адаптувати їх до конкретних економічних умов. На відміну від людини, що пристосовується до навколишнього світу завдяки системі безумовних і умовних рефлексів, якими наділила його природа і які виробляються в процесі життєдіяльності, “навчити” бухгалтерську програму адекватно “сприймати” дійсність дозволяють засоби програмування. Без них програма була б “сліпа і глуха”. Саме тому засоби програмування можна розглядати як ще один елемент методу бухгалтерського обліку в умовах електронної обробки облікової інформації.

До засобів програмування можуть відноситися налагоджувачі процедур і убудовані мови програмування (макромови).

Наявність засобів і мов програмування дозволяє розглядати бухгалтерські програми як свого роду інструмент, за допомогою якого можна реалізувати досить складну облікову схему. Також завдяки розвинутій мові макропрограмування користувач може самостійно змінювати як шаблони документів, так і алгоритми розрахунку показників, оперуючи при цьому не тільки сальдо й оборотами по рахунках, але і логічними функціями, операторами присвоювання і циклу, умовними операторами, засобами організації діалогу. Використання макромови вимагає від людини певних навичок і знань в області алгоритмізації обчислювальних процесів. Однак після виконання декількох практичних задач навіть недосвідчений користувач зможе конструювати нескладні алгоритми, оскільки опис макромови є у супровідній документації, а назви самих макроімен перемінних і макрокоманд записуються, як правило, російською мовою і мають визначений сенс.

Конкретна модель аналітичного обліку руху грошових коштів визначається можливостями тієї або іншої облікової програми.

Наприклад, у “1С: Бухгалтерії 7.7” для цілей автоматичного заповнення форми № 3 призначений довідник “Руху грошових коштів”. Він використовується для ведення аналітичного обліку рухів на рахунках 301 “Каса у національній валюті”, 31 “Рахунки у банку в національній валюті”, 302,312,314 Валютні рахунки і 313 “Інші рахунки у банку в національній валюті”. Кожен елемент довідника (об'єкт аналітичного обліку) крім коду і найменування співвідноситься з певним видом руху (приводиться в реквізиті “Вид руху”) по конкретному виду діяльності (вказується в реквізиті “Розріз діяльності”).

При цьому допускаються елементи з однаковими видами рухів і розрізами діяльності, але різними найменуваннями. Це дозволяє для цілей управлінського обліку вести більш детальний облік надходжень і витрати коштів. Наприклад, по виду надходження “Засоби, отримані від покупців і замовників” можна окремо враховувати надходження за товари, роботи або за послуги, а по виду “Придбання товарів, робіт, послуг” - окремо оплату товарів, робіт або послуг.

Заповнення реквізитів “Вид руху” і “Розріз діяльності” виробляється вибором значення зі списку, складеного в режимі конфігурування інформаційної системи бухгалтерського обліку.

Перелік видів руху містить у собі ті рухи, інформацію про які необхідно приводити в зразку форми № 3 , а також інші, котрі в звіті не показуються, але реально здійснюються, наприклад “одержання готівки з банку”, “здача готівки у банк”.

Перелік розрізів діяльності складається з трьох елементів - “операційної діяльності”, “інвестиційної діяльності” і “фінансової діяльності”. бухгалтерський облік розрахункова операція платоспроможність

Початкове заповнення довідника “Руху грошових коштів” виробляється автоматично при першому запуску програми. При початку роботи з нею список елементів, заданий за замовчуванням, уточнюється і доповнюється іншими рухами, що є типовими для організації - користувача “1С: Бухгалтерії 7.7”. У процесі експлуатації програми нові елементи додаються в міру необхідності.

Якщо такої деталізації виявиться недостатньо, аналітичний облік рухів можна реорганізувати шляхом заміни типу реквізиту “Види рухів” з перерахування на довідник. Однак для цього буде потрібно внести зміни в конфігурацію й алгоритм автозаповнення форми № 3 за допомогою регламентованого звіту.

У “1С: Бухгалтерії 7.7” є можливість установити відповідні види бухгалтерських підсумків, які програма повинна підтримувати на рахунку по об'єктах аналітичного обліку. За замовчуванням це залишки й обороти, але можуть бути тільки обороти. Оскільки для заповнення показників форми № 3, що розкривають інформацію про рух грошових коштів, потрібні тільки обороти за звітний період, то в субконто “Руху грошових коштів” на рахунках 30, 31 встановлена ознака “тільки обороти”.

Таке рішення дозволяє, з одного боку, одержувати всю необхідну інформацію для складання звіту, а з іншого боку - «автоматично» обнулити залишки по об'єктах аналітичного обліку при переході на наступний рік. Якщо бути більш точним, то в даному випадку залишки по об'єктах аналітичного обліку система взагалі не зберігає і вони відсутні на початок і кінець будь-якого періоду .

Підставляючи в проводках, що відображають надходження і витрату коштів, що відповідає аналітичний об'єкт, ми будемо мати всю необхідну інформацію для заповнення форми № 3.

Якщо мали місце залишки і рух грошових коштів в іноземній валюті, то спочатку по кожній валюті складаються два допоміжних звіти. У першому звіті числові дані одержують шляхом множення суми відповідного обороту (залишку) в іноземній валюті на курс НБУ на звітну дату, у другому -- показуються фактичні дані бухгалтерського обліку про рух грошових коштів. Виявлена різниця по кожному показнику додається (з урахуванням знака) для формування значення показника «Величина впливу змін курсу іноземної валюти стосовно гривні ».

Заповнення власне звітної форми провадиться шляхом підсумовування значень однойменних показників допоміжних звітів: з першого звіту -- по кожній іноземній валюті і з другого звіту -- по русі гривневих коштів.

При цьому варто враховувати, що якщо по показнику відсутні числові дані по графах «За звітний період» і «За аналогічний період попереднього року», те цей показник у звітній формі не приводиться. При відсутності даних таке правило поширюється і на розділи. Наприклад, якщо організація не здійснювала фінансової діяльності, то по розділі «Рух грошових коштів по фінансовій діяльності» зі звітної форми № 3 виключаються всі показники.

На завершальному етапі заповнення звітної форми провадиться кодування показників, що включені в Звіт про рух грошових коштів. Першому показникові привласнюється код 010, другому -- 020 і т.д.

При заповненні форми № 3 за допомогою відповідного регламентованого звіту в «1С:Бухгалтерія 7.7» допоміжні звіти реально не створюються. Усі необхідні розрахункові процедури виконуються «за екраном», а у відповідні осередки шаблона форми підставляються результати узагальнення й обробки облікових даних.

Виключення з форми показників, по яких відсутні числові дані, провадиться автоматично при висновку звіту на печатку. На цьому ж етапі показники, що залишилися, автоматично кодуються.

Таким чином, обробка обліково-аналітичної інформації в умовах використання обчислювальної техніки має свої особливості і специфіку, яка, на наш погляд, повинна знайти відображення в розвитку методології автоматизованої форми обліку. Нам представляється, що сучасний підхід до визначення форми обліку, і зокрема автоматизованої, виходить за рамки традиційного представлення про форму, що склався історично. Визначення форми варто доповнити новими елементами, такими як механізми настроювання, сервісні засоби і засоби програмування, що відповідає специфіці організації бухгалтерського обліку в умовах електронної обробки обліково-аналітичної інформації.

3. Аудит готівково-розрахункових операцій

3.1 Завдання та інформаційна база внутрішнього контролю руху коштів підприємства

Більшість операцій, що здійснюються на підприємстві, пов'язані з рухом грошових коштів, зокрема, проведенням розрахунків між підприємствами. Тому аудит операцій з коштами, іншими активами та аудит стану розрахунків є дуже важливими.

Метою аудиту операцій з коштами, іншими активами та стану розрахунків є встановлення достовірності даних щодо наявності та руху грошових коштів, повноти і своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку грошових коштів і розрахунків відповідно до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб'єкта.

Основними завданнями аудиту операцій з коштами, стану розрахунків та інших активів є:

перевірка стану збереження готівки в касі;

вивчення законності і доцільності проведення операцій з грошовими коштами та грошовими документами, своєчасності і повноти оприбуткування та витрачання грошових коштів;

перевірка законності відкриття підприємством рахунків у банку, своєчасності одержання і обробки виписок банку по всіх відкритих рахунках;

стану грошових коштів на рахунках на день проведення аудиту за даними виписок банку і за балансом підприємства;

виявлення напрямів використання коштів, що зберігаються на банківських рахунках, оцінка правильності проведення взаємозаліків з кредитною установою;

перевірка наявності договорів та їх реєстрації у відповідних журналах;

перевірка правильності документального оформлення операцій з коштами, та іншими активами і відображення цих операцій в обліку і звітності;

перевірка дотримання підприємством податкового законодавства по операціях, пов'язаних із рухом грошових коштів;

оцінка стану внутрішнього контролю за рухом і збереженням грошових коштів та інших цінностей в касі;

встановлення методу організації аудиту;

забезпечення порядку збереження чекових книжок, контроль за випискою чеків та отримання за ними грошей.

Дослідження показало, що джерелами інформації для аудиту грошових коштів є:

Первинні документи з обліку грошових коштів (таблиця 3.1.)

Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку коштів, розрахунків та інших активів

Акти та довідки попередніх ревізій, аудиторські висновки та інша документація, що узагальнює результати контролю.

Головна книга.

Звітність.

Таблиця 3.1 Документування операцій з грошовими коштами.

Форма документу	Первинні документи	Призначення документу
КО-1	Прибутковий касовий ордер (ПКО)	Надходження готівки в касу
КО-2	Видатковий касовий ордер (ВКО)	Видача готівки з каси
КО-3	Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів	Для реєстрації в бухгалтерії ПКО, ВКО, чи документів, що їх замінюють
КО-4	Касова книга	Для обліку касиром операцій з готівкою
КО-5	Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей	Для обліку руху коштів в касі
	Грошовий чек	Для одержання готівки з рахунку в банку
	Об'ява на внесок готівки	Для внесення готівки на рахунок в банку
	Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою	Застосовується при здачі готівки інкасатору
ФКЧ-1	Фіскальний касовий чек на товари (послуги)	Розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій (РРО) при проведенні розрахунків за продані товари(надані послуги)
ФКЧ-2	Фіскальний касовий чек видачі коштів	Розрахунковий документ, надрукований РРО при проведенні розрахунків у разі видачі коштів покупцеві при поверненні товару, компенсації послуг, прийнятті цінностей під заставу, виплаті виграшів у державній лотереї та в інших випадках
РК-1	Розрахункова квитанція	Використовується при реєстрації розрахунків за продані товари (надані послуги) або при видачі коштів покупцеві у разі повернення товару, компенсації послуги, прийнятті цінностей під заставу та в інших випадках

Для досягнення поставленої мети та реалізації завдань аудитор повинен володіти нормативно-правовою базою, що стосується саме цієї ділянки перевірки.

Аудитор у своїй роботі постійно працює з різними нормативно-правовими документами. Сукупність нормативних актів складає нормативну базу аудитора. Вона поділяється на зовнішню і внутрішню.

Зовнішня нормативна база представлена у вигляді відповідних законів, постанов, наказів, інструкцій, положень, методичних матеріалів з обліку і звітності, матеріалів з оподаткування, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та національних нормативів аудиту. Вони потрібні аудитору, щоб виявити законність та достовірне відображення господарських операцій, відповідність ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності, проведення аналізу та складання висновку.

Внутрішня нормативна база - облікова політика суб'єкта, різні методичні, інструкційні, розпорядчі документи з організації фінансово-господарської діяльності на конкретному підприємстві (накази, розпорядження, посадові інструкції тощо). Вони підлягають аналізу та зіставленню з чинною методологією.

З метою правильного використання нормативно-правових актів при проведені аудиту аудитори повинні чітко розуміти компетенцію та положення органу, який видав відповідний нормативно-правовий документ, що стосується операцій з грошовими коштами, то основним нормативним документом, що регулює касові операції є Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджений Постановою Правління Національного Банку України від 19.02.2001 року № 72. Вимоги цього Положення поширюються на юридичних осіб (крім установи банку і підприємства поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правової форми і форм власності, їх відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність, а також на зареєстрованих в установленому порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та є обов'язковими для виконання з ними.

Крім цього Положення існують ще декілька документів, які регулюють операції з грошовими коштами в касі підприємства та на поточному рахунку, відкритому підприємством в установі банку. До них належать:

Інструкція про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України, затверджена постановою Правління Національного Банку України від 19.02.01року № 69;

Наказ Міністерства статистики України “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” від 15.02.96р. № 51;

Наказ Президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм по регулюванню обігу готівки” від 12.06.95р. №436/95 із змінами і доповненнями;

Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг” від06.07.95 р. №265/95-ВР із змінами і доповненнями;

Наказ ДПАУ “Про затвердження нормативно-правових актів” від 01.12.00 р. № 614;

Для виконання плану аудитор повинен підготувати в письмовій формі програму аудиторської перевірки з визначенням в ній конкретних завдань і процедур для кожного об'єкту аудиту.

Програма аудиту - це детальний перелік змісту аудиторських процедур. Цей перелік є детальною інструкцією для асистентів аудитора та рядових учасників перевірки, який також є засобом контролю за якістю їх роботи. Програма повинна бути настільки деталізованою, щоб можна було використовувати її як інструкцію для виконавців аудиту, які беруть участь у перевірці. У програмі аудиту види, зміст та час проведення процедур повинні співпадати з прийнятими до роботи показниками загального плану аудиту. Вона містить перелік об'єктів аудиту по його напрямкам, а також час, який необхідно витратити на кожен напрямок аудиту або аудиторських процедур.

Аудитор затверджує програму, визначаючи суттєвість по процедурах аудиту, об'єкт аудиту з кожного питання окремо та масштаб перевірки.

Найчастіше для зручності програма оформлюється у вигляді таблиці. На початку програми як правило вказується:

назва підприємства

період перевірки

дата перевірки

об'єкт перевірки.

У програмі крім прізвища також вказують ініціали аудитора, який робив перевірку конкретного об'єкта аудиту, час, який необхідно витратити на перевірку конкретного об'єкта перевірки, та передбачають місце для поміток про фактичне виконання плану аудиту з кожного питання.

Програма по кожному об'єкту аудиту підписується керівником групи аудиторів або керівником аудиторської фірми.

Існує два типи підготовки програми: максимально жорсткий і максимально гнучкий. Найбільш вдалою являється змішана форма програми, коли аудитор, маючи основну програму, складає свою з урахуванням специфічних властивостей. Наприклад, основна програма може включати наступні об'єкти аудиту:

Основні відомості про підприємство

Правові основи діяльності підприємства:

- правовий аналіз установчих документів;

- наявність державних дозволів на проведення окремих видів діяльності;

Оцінка діючої системи обліку та внутрішнього контролю:

- форма рахівництва, рівень автоматизації бухгалтерського обліку;

- перевірка бухгалтерської комп'ютерної програми на предмет ймовірності допущення нею помилок в обліку;

- організація бухгалтерського обліку у відповідності з діючими вимогами;

- дотримання прийнятої методології відображення окремих господарських операцій;

- оцінка діючої системи внутрішнього контролю;

- правильність виведення результатів проведених інвентаризацій.

Грошові кошти

- дотримання діючих норм ведення готівкових операцій;

- наявність банківських рахунків;

- склад інших грошових коштів;

- отримання письмових тверджень від банку про залишки на рахунках заданих підприємству, та співвідношення цієї інформації з обліком;

- внутрішній контроль за проведенням грошових операцій.

При аудиті операцій з грошовими коштами, зокрема касової готівки, аудитор проводить перевірку в декілька етапів. Оглянемо детально проведення перевірки на кожному етапі окремо.

На підготовчому етапі аудиту касових операцій аудитор повинен розглянути загальні питання організації роботи каси на підприємстві:

інтенсивність касових операцій;

основні напрямки касових надходжень і видатків;

кваліфікація і практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві;

наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за всяку втрату, яка причинена підприємстві як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбайливого чи недобросовісного відношення до своїх зобов'язань. Тому після видання приказу розпорядження про призначення касира, керівник підприємства зобов'язаний ознайомити касира з Положенням про ведення касових операцій та заключити договір про його повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

забезпеченість обліку касових операцій електронно-обчислювальною технікою;

обладнання приміщення каси на підприємстві. Для забезпечення надійності і збереження готівки, у відповідності з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, каса повинна бути ізольована від інших приміщень, обладнана спеціальним віконцем для проведення операцій з клієнтами і співробітниками, мати сейф чи металічний шафа, охоронно-пожежну сигналізацію, яка відповідає вимогам діючого стандарту.

Ретельне вивчення зазначених питань дасть змогу аудитору скласти думку про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку і можливі напрямки порушень і помилок (таблиця 3.2)

Таблиця 3.2 Основні порушення в операціях з грошовими коштами в касі.

№ п/пї	Можливе порушення	Характеристика порушення
1	Пряме розкрадання грошових коштів	нічим не обґрунтоване пряме розкрадання грошових коштів розкрадання грошових коштів, що маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії та інших працівників підприємства
2	Не оприбуткування та привласнення грошових коштів, що надійшли	Не оприбуткування і привласнення грошових коштів, що надійшли з банку не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних фізичних та юридичних осіб по прибуткових ордерах не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних юридичних осіб за довіреностями неповне оприбуткування грошових сум
3	Надлишкове списання грошей по касі	повторне використання одних і тих же документів для списання грошей по касі, надлишкове списання грошей по касі шляхом неправильного підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира, надлишкове списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами надлишкове списання грошей по касі шляхом підробки законно оформлених документів зі збільшенням сум списань
4	Привласнення сум, законно нарахованих різним особам та організаціям	привласнення депонованої заробітної плати та коштів, нарахованих за іншими підставами, привласнення сум, що належать іншим підприємствам
5	Недотримання лімітів залишку готівки	розрахунки готівкою в сумі, що перевищує ліміт не встановлення ліміту залишку готівки несвоєчасна здача понадлімітних залишків готівки в банк
6	Проведення розрахунків з різними особами понад встановлені ліміти	розрахунки готівкою в сумі, що перевищує гранично встановлену норму
7	Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО)	не застосовуються реєстратори розрахункових операцій, використовуються реєстратори розрахункових операцій, не зареєстровані в податкових органах
8	Некоректне відображення касових операцій в регістрах синтетичного обліку	некоректне складання проводок, неправильне виведення залишків, невідповідність записів в регістрах записам в касовій книзі, звітах касира і документах

3.2 Методика аудиту розрахункових операцій

Перший етап аудиту перевірки касових операцій передбачає проведення раптової ревізії каси з повним поаркушним перерахунком усіх грошей та інших цінностей, що знаходяться у касі підприємства (векселів, зобов'язань). Це перешкоджає можливості скрити недостачу, надлишок чи інші зловживання.

До початку перевірки наявність грошових коштів і інших цінностей касир повинен скласти касовий звіт. В нього включаються всі прибуткові і видаткові касові документи, які знаходяться в касі. Касиру також пропонують написати розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові і видаткові касові документи на грошові кошти включені в звіт і передані бухгалтерії, всі грошові кошти, які надійшли в касу оприбутковані, а витрачені - видані та списані в затрати. Це необхідно для попередження заяв касира після перевірки каси про наявність у нього документів, які не включені в останній касовий звіт.

Після перевірки грошей та інших цінностей в касі, складається відомість інвентаризації каси та обов'язково результати фіксуються в робочих документах аудитора.

Деякі аудитори при аудиторській перевірці каси не проводять інвентаризацію касової готівки та інших цінностей, які знаходяться в касі, вважаючи цю процедуру не обов'язковою. В даному випадку він може користуватися результатами внутрішнього контролю, якщо перевірені ним акти інвентаризації наявності грошових коштів не викликають недовіри та він приймає рішення про доцільність проведення інвентаризації.

Далі аудитор повинен вивчити питання своєчасності проведення інвентаризації каси, наявності випадків раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства. Згідно Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, в строки, установлені керівником підприємства, але не рідше одного разу в квартал, на кожному підприємстві повинна проводитись раптова інвентаризація (ревізія) каси поаркушним перерахунком всіх грошей. Вони є необхідним і важливим елементом внутрішньогосподарського контролю дотримання касової дисципліни.

Другим етапом є перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій. Під час перевірок з'ясовується наявність у підприємства касової книги, а також відповідність її оформлення вимогам наказу Мінстату. Перевіряючи порядок ведення касової книги, необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі повинно бути засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються.

Крім того, перевіряється правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у тому числі за строками), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2), якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.

Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та платіжних (розрахунково - платіжних) відомостей. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання і т. ін, також перевіряється проставлення потрібних дат, номерів сум, підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо. За окремими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями можуть вибірково перераховуватися суми виплаченої готівки. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені таким чином, щоб забезпечувалося збереження цих записів протягом терміну зберігання документів.

Слід уважно перевірити використання бланків прибуткових касових ордерів, їх облік та зберігання. Обов'язково установлюється наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5) і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, внесених до касової книги та проставлених у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки, тощо), і відміток про їх погашення.

У касових документах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього. При виявленні неправильно оформлених документів аудитор складає відомість (таблиця 3.3).