Регламентация современного отечественного делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Термины и определения понятий

2. Типовая технология работы с документами

3. Электронные документы

4. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве

Библиографический список

Введение

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

обеспечение юридической силы документа;

закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. нашего столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Она закрепила основные методы и приемы ведения делопроизводства. Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения, но ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

В восьмидесятых годах была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

С 1993 г. действует Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов (ГОСТов). Так, ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, определяет требования к оформлению документов, устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. На настоящий момент требования к документам регламентируются следующими ГОСТами:

При этом следует отметить, что система ГОСТов не является статичной, а изменяется с течением времени согласно текущим потребностям.

Так, с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система орга-низационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ введен взамен одноименного недолго просу-ществовавшего стандарта 6.30-97, на базе которого был построен раздел «Оформление документов» в действующей ныне Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, М., 2001), юридически закрепленной и устанавливающей общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами в учреждениях.

Основное и главное отличие состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.

Государственный стандарт России 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них - «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)», введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.

Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 установлено, что ОГРН проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением, ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.

Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06.

ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2005 г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.

Вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД планирует подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Одним из предлагаемых путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Право издания нормативных правовых актов организациями определяется в положениях (уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.

1. Термины и определения понятий

Основное понятие рассматриваемой области, несомненно, «документ». Термин «документ» появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего «способ доказательства». Нормативно документ определяется как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации.

Процесс создания документов называют документированием, а деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, получила название делопроизводства. Документирование подразумевает оформление официального документа, т.е. проставление необходимых реквизитов.

Под реквизитом понимается элемент официального документа. Состав реквизитов, правила их оформления и местоположение на листе определены в ГОСТ 6.30-2003. К наиболее важным реквизитам относятся наименование организации, название вида документа, дата, индекс документа, адресат, грифы утверждения и согласования документа, резолюция, текст документа.

Для рационализации документирования применяются бланки официальных документов - стандартные листы бумаги, на которых воспроизведена постоянная информация и отведено место для переменной.

Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), составляют ее документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота, т.е. число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение. Архив - это организация или ее структурное подразделение; он осуществляет прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел - систематизированному перечню наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т.п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться. Однако, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

2. Типовая технология работы с документами

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распо-рядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота невелик, не создают самостоятельного подразделения, а его функции возлагают, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет далее именоваться канцелярией.

С точки зрения работников канцелярии, выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций;

Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации;

Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

3. Электронные документы

Проблема электронных документов (ЭД) - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию «электронного документа». Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности «электронному документу» является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который определяет «документ на машинном носителе» как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

дата изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991) и «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации» (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам. Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов.

Новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Росархив, ВНИИДАД, М., 2000) также ориентирован и на документы «на нетрадиционных носителях», уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 «Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)» на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995 г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма») и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.

Подготовлен проект модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.

В Госдуму вносится закон «Об электронной цифровой подписи», ведётся разработка законов «Об электронном документе», «Об электронной торговле».

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

регламентация отечественное делопроизводство документ

4. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде. Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию «безбумажной конторы». На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ, целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и, предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет. И в первую очередь к таким проблемам необходимо отнести использование электронных технологий в традиционном бумажном делопроизводстве.

При этом следует исходить из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной архивной службы: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

Подготовка документов с использованием электронных технологий - осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

Электронная передача информации - используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

Электронная регистрация поступления документов в систему - предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует.

Библиографический список

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2010 - 07. - 01. - М. : Изд-во стандартов, 2003.

Лантратов, О.И. Компьютеризация делопроизводства и документооборота [Текст] : учебно-методическое пособие / О.И. Лантратов. - Ростов н/Д. : Изд-во СКНЦ ВШ, 2009. - 64с.

Лантратов, О.И. Компьютеризация делопроизводства. Рационализация порядка движения документов и дел [Текст] : пособие / О.И. Лантратов. - Шахты : ЮРГУЭС, 2009. - 25 с.

Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция [Текст] : учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д. : МарТ, 2008. - 272 с.

Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство [Текст] : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2008. - 410 с.

О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов.. - 2010. - № 6. - С. 94.

О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» [Текст] : // Ведом. Верх. Сов. - 2010. - № 11. - . 192.

О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан [Текст] : Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апр. 2008 г. № 2534-VII // Ведом. Верх. Сов. СССР. - 2008. - № 17. - С. 144.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст]. - Утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2010.

Чуковенко, А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Текст] / А.Ю. Чуковенко, В.Ф. Янковская. - М. : Велби, 2009. - 216 с.

Размещено на Allbest.ru