Счета и двойная запись

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Счета и двойная запись

Двойная запись. Двойная запись - это специфический бухгалтерский прием, для которого применяются специальные бухгалтерские счета. Их не надо путать с теми счетами, которые выписываются при продаже товаров.

Бухгалтерские счета используются для записи хозяйственных операций. Каждый счет представляет собой способ группировки, текущего учета, контроля и отражение в денежной оценке хозяйственных средств их источников и операций.

Важно подчеркнуть, что на каждом счете отражаются по характеру экономически однородные операции. Например, на счете 10 "Материалы" отражаются только те однородные по характеру экономические операции, которые рекомендованы в пояснениях к данному счету, приведенных в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

Записи по счетам должны осуществляться в хронологическом порядке, т.е. последовательно в порядке дат (по первичным документам) совершения хозяйственных операций.

На каждый вид хозяйственных средств и их источников открывается отдельный счет.

Бухгалтерский счет можно представить в форме таблицы, левая часть которой называется "дебет", а правая - "кредит".

Схематически его принято изображать следующим образом:

Номер и наименование счета

Счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные.

Активные счета - это счета, на которых ведется учет движения средств предприятия. Это все статьи актива баланса.

На пассивных учитываются источники этих средств. Для их открытия используются данные статей пассива баланса.

В активных счетах поступление средств на предприятие отражается (записывается) по дебету, а выбытие - по кредиту счета.

В пассивных счетах, наоборот, увеличение источника средств (или задолженности за полученные хозяйственные средства) отражается по кредиту, а уменьшение ее - по дебету.

В учете имеют место и активно-пассивные счета, например, счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". В его дебетовой части учитывается увеличение дебиторской задолженности и уменьшение кредиторской. А в его кредитовой части, наоборот, отражается увеличение кредиторской задолженности и уменьшение дебиторской.

Чтобы не запутаться и не пропустить сроки расчетов, надо организовать аналитический учет по каждому дебитору и кредитору.

Открыть счет - это значит записать в него начальный остаток из баланса, если он имеется в балансе. По вновь открываемым счетам остатков на начало не должно быть. На активных счетах начальный остаток (сальдо начальное) записывается в дебет, а на пассивных - в кредит счета.

В активно-пассивных счетах остаток может быть как по дебету, так и по кредиту счета.

В каждом счете присутствуют такие понятия, как остаток (сальдо) и оборот.

Двойная запись (или корреспонденция счетов) - это отражение каждой хозяйственной операции на двух взаимосвязанных счетах по дебету одного и кредиту другого счета в одной и той же сумме. (Примечание: Хозяйственная операция может быть записана сложной проводкой: по дебету одного счета и кредиту нескольких счетов. Но общая сумма по дебету и по кредиту должна быть одинаковая. Может быть произведена запись по дебету нескольких счетов и кредиту одного счета с соблюдением этого условия.)

Например, операция получения денег в кассу с расчетного счета будет записана по дебету счета "Касса" и кредиту счета "Расчетный счет" в одинаковой сумме. Двойная запись вместе с балансом являются важнейшими Элементами системы контроля в бухгалтерском учете.

Отразим на счетах следующую хозяйственную операцию:

Поступили материалы на сумму 3000 руб., счет поставщика еще не оплачен.

Открываем счет 10 "Материалы", обозначив начальное сальдо материалов на сумму 2000 руб. буквой С. Записываем в дебет этого счета сумму полученных материалов:

10 "Материалы"

Мы получили материалы, но еще не рассчитались за них. Эту возникшую у предприятия задолженность мы должны тоже отразить, но уже на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Счет этот пассивный и начальное сальдо (задолженность поставщикам в сумме 2000 руб.) должно быть отражено по кредиту. В кредит этого счета мы должны также записать и первую операцию поскольку, получив от поставщиков материалы мы увеличиваем свою задолженность им еще на 3000 руб. (1) Счет 60, после того, как мы его откроем и запишем эту операцию, будет выглядеть следующим образом:

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Первая операция, как мы видим, отразилась в одной и той же сумме сразу на двух счетах - по дебету счета 10 и кредиту счета 60. Далее рассмотрим на примерах расчет остатков по счетам на конец месяца.

Выведение остатка на активном счёте 10 "Материалы"

С.н. - сальдо начальное С.к. - сальдо конечное Об. - оборот

Допустим, в течение месяца мы получили материалы еще на сумму 2000 руб. (2), а отпустили на производственные нужды на 6000 руб. (3).

Подсчитаем обороты. По дебету: 3000 + 2000 = 5000 руб., по кредиту: 6000 руб.

Новый остаток: 2000 + 5000 - 6000 = 1000 руб.

Он равен начальному дебетовому остатку плюс дебетовый оборот минус кредитовый оборот.

Выведение остатка на пассивном счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Допустим, в течение этого же месяца мы рассчитались, например, перевели с расчетного счета деньги, с поставщиками по задолженности в 5000 руб. (4), но получили еще материалы на 2000 руб. (2), за которые пока не рассчитались.

Подсчитаем обороты. По дебету: 5000 руб., по кредиту: 3000 + 2000 = 5000 руб.

Новый остаток: (2000 + 5000) - 5000 == 2000 руб.

Он равен начальному кредитовому остатку плюс кредитовый оборот минус дебетовый оборот.

2. Изменения в состоянии хозяйственных средств и их источников под

влиянием хозяйственных операций

Один из наиболее ответственных участков работы бухгалтера - отражение хозяйственных операций на счетах или бухгалтерские проводки.

Для этого надо знать, какой счет дебетуется, а какой кредитуется, т.е. определить корреспонденцию счетов.

Чтобы не допустить ошибок в определении корреспонденции счетов, необходимо помнить, что, несмотря на многообразие хозяйственных операций, их можно объединить в четыре группы (типа).

Рассмотрим это на примерах.

Первый тип хозяйственных операций вызывает изменения только в активе баланса.

Откроем по данным баланса счета "Касса" и "Расчетный счет" и запишем на них операцию (1): поступило в кассу с расчетного счета на хозяйственные расходы 100 руб.

51 "Расчетный счет"_________________50 "Касса"

В этом случае используются два активных счета, остаток на одном счете увеличивается (на счете "Касса"), а на другом счете уменьшается (на счете "Расчетный счет"). Баланс примет следующий вид:

Бухгалтерский баланс после первой операции

Итог баланса не меняется, балансовое равновесие сохраняется. Второй тип хозяйственных операций вызывает изменения только в пассиве баланса.

70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"__68 "Расчеты по налогам и сборам"

Откроем по данным баланса, счета "Расчеты с персоналом по оплате труда" и "Расчеты с бюджетом", запишем операцию (2): удержан подоходный налог с заработной платы - 300 руб. В этом случае используются два пассивных счета, остаток на одном счете увеличивается, на другом - уменьшается. Баланс примет следующий вид: Бухгалтерский баланс после второй операции

Итог баланса не меняется, балансовое равновесие сохраняется.

Третий тип хозяйственных операций вызывает изменения как в активе, так и в пассиве баланса одновременно в сторону увеличения его валюты.

Откроем счет "Расчеты с покупателями и заказчиками". Запишем операцию (3): поступил на расчетный счет аванс от заказчика на 3000 руб.

51 "Расчетный счет"_____62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

В этом случае корреспондируются активный счет ("Расчетный счет") и пассивный счет ("Расчеты с покупателями и заказчиками"). Остатки на обоих счетах увеличиваются.

Увеличиваются деньги на расчетном счете и задолженность за работы или услуги. Баланс примет следующий вид: Бухгалтерский баланс после третьей операции

Итог баланса увеличивается на 3000 руб., балансовое равенство сохраняется.

Четвертый тип хозяйственных операций вызывает изменения, как в активе, так и в пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения его валюты.

Откроем по данным баланса счета: "Расчетный счет" и "Расчеты с бюджетом". Запишем операцию (4): перечислена с расчетного счета задолженность бюджету на сумму 400 руб.

51 "Расчетный счет"_____68 "Расчеты по налогам и сборам

В этом случае корреспондируют активный счет "Расчетный счет" и пассивный счет "Расчеты по налогам и сборам".

Остатки на обоих счетах уменьшаются. Баланс примет следующий вид: Бухгалтерский баланс после четвертой операции

Итог баланса уменьшается на 400 руб., балансовое равенство сохраняется.

3. Синтетические и аналитические счета. Субсчета

По степени детализации учета счета подразделяются на синтетические, аналитические и субсчета.

Синтетические счета - это наиболее высокий уровень обобщения в учете движения средств, изменения источников покрытия. На синтетических счетах учет ведется по видам средств или их источникам только в стоимостном выражении.

Счета 10 "Материалы" и 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", являются синтетическими.

Для обеспечения единства в учете предприятиям рекомендуется руководствоваться Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, в котором приведена номенклатура синтетических счетов.

Для более детального учета средств и их источников используются аналитические счета. Например, на синтетическом счете 10 "Материалы" учитываются все имеющиеся у предприятия материалы в денежном выражении. Но информации, которую мы получаем от этого счета, явно недостаточно, поскольку мы не знаем, какие именно материалы имеются на складе, каких материалов и в каком количестве не хватает для обеспечения нормальной работы предприятия. Ответы на эти вопросы помогают дать аналитические счета, которые заводят (открывают) на каждое наименование хозяйственных средств (или их источников) с количественными характеристиками, ценой за единицу и т.п. показателями.

Допустим, например, что имеются два вида материалов: шелковая ткань и фурнитура. Тогда к счету 10 "Материалы" откроем два аналитических счета.

ТКАНЬ ШЕЛКОВАЯ Единица измерения - м, цена - 25 руб.

Фурнитура Единица измерения - комплект, цена - 10 руб.

Данные аналитических счетов сверяются с данными синтетического счета. 1. Сальдо на начало месяца: 1000 + 1000 == 2000 руб. 2. Оборот по дебету: 2000 + 3000 = 5000 руб. 3. Оборот по кредиту: 5950 + 50 = 6000 руб. 4. Сальдо на конец месяца: 50 + 950 = 1000 руб.

Все это соответствует данным счета 10. Аналитический учет ведется либо на карточках количественно-суммового учета, либо, если учет не требует количественного отражения, на контокоррентных карточках. Так можно вести аналитический учет расчетов с поставщиками.

Контокоррентная карточка

Помимо синтетических и аналитических счетов в учете используют также субсчета. Субсчета занимают промежуточное положение между синтетическим и аналитическими счетами.

Например, к синтетическому счету "Материалы" рекомендуется открывать субсчета: 10-1 "Сырье и материалы", 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", 10-3 "Топливо" и т.п.

Вопрос о видах субсчетов и их количестве решается бухгалтером в зависимости от характера деятельности предприятия.

4. Контрольное значение двойной записи

Все объекты учета рассматриваются с двух позиций: с позиции самих хозяйственных средств и с позиции источников их приобретения. Это находит свое отражение в балансе.

Двойная запись позволяет создать законченную систему контроля за правильностью ведения учета. Рассмотрим ведение этого контроля на примере.

Журнал хозяйственных операций за январь 2002 г. (такие журналы, как правило, ведутся на небольших предприятиях)

Запишем эти операции на счетах, используя данные начального бухгалтерского баланса

бухгалтерский остаток счет

Подсчитаем обороты и выведем конечные остатки.

Прежде, чем приступить к балансу, следует проконтролировать правильность записи на счетах, составив оборотную ведомость.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за январь 2002г.

Итоги оборотной ведомости должны быть попарно равны.

Итоги остатков на начало месяца по дебету и кредиту равны, поскольку для открытия счетов мы используем баланс, в котором итог актива равен итогу пассива (10100 = 10100).

Итоги оборотов за месяц по дебету и кредиту равны, так как каждую сумму мы записываем дважды, по дебету одного счета и кредиту другого (двойная запись) (3800 = 3800). Эти суммы должны также совпадать с итогом журнала регистрации операций. Если этого совпадения нет, значит, какая-то операция пропущена или допущено искажение суммы.

Итоги остатков на конец месяца по дебету и кредиту равны, поскольку получены на основе начальных остатков и оборотов. Они используются для составления нового баланса. В нашем примере - это баланс после четвертой операции.

Оборотные ведомости заполняются и для контроля записей по аналитическим счетам.

Размещено на Allbest.ru