Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита в промышленности

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Ревизия и аудит

на тему: Ревизия расчетов с подотчетными лицами

МИНСК 2010



СОДЕРЖАНИЕ

ревизия кассовый расчет командировка

Введение

1. Значение и задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами

2. Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами

3. Методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

3.1 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

3.2 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам

3.3 Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам

3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам

3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами

4. Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованных источников



ВВЕДЕНИЕ

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

Весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Данный вид расчетных операций остается весьма актуальным как для работников бухгалтерии, так и для самих подотчетных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель данной работы - изучение действующего порядка проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: изучить порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами как в национальной, так и в иностранной валюте на территории Республики Беларусь; изучить порядок приема и выдачи наличных денежных средств из кассы; изучить особенности документального оформления при направлении работников в служебную командировку; изучить особенности возмещения командировочных расходов и некоторые другие.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания и данные действующего предприятия.

Задачи работы:

- рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

- определить задачи и источники информации для ревизии расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

- выдвинуть предложения по совершенствованию методик проведения проверок расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром”.

Белорусский государственный концерн пищевой промышленности "Белгоспищепром" является основным производителем пищевой продукции в стране и проводит единую экономическую, техническую и технологическую политику в пищевой промышленности республики, которая включает более 20 подотраслей, производящих сотни наименований продовольственных товаров.

В состав концерна входит 48 организаций. В том числе 11 республиканских унитарных предприятий, 36 акционерных обществ, а также одно учреждение образования «Минский государственный колледж пищевой промышленности».



Основные задачи концерна:

- проведение единой экономической, технической и технологической политики в организациях пищевой промышленности Республики Беларусь, независимо от форм собственности;

- создание условий для увеличения ресурсов продовольствия и сельскохозяйственного сырья, улучшение снабжения населения страны продуктами питания;

- обеспечение в организациях пищевой промышленности роста производства продукции для удовлетворения потребностей внутреннего рынка и увеличения поставок на экспорт;

- повышение эффективности и конкурентоспособности экспорта продукции, выпускаемой организациями, входящими в его состав, развитие товаропроводящей сети за рубежом, способствующей реализации продукции, выпускаемой организациями, входящими в его состав;

- организация привлечения внешнего финансирования для проведения технического перевооружения и модернизации производств и др.

Концерн "Белгоспищепром" представляет основные отрасли пищевой и перерабатывающей промышленности Республики Беларусь:

- сахарная;

- кондитерская;

- масложировая:

- ликероводочная;

- спиртовая;

- винодельческая;

- пиво-безалкогольная:

- консервно-овощесушильная;

- табачная.

В состав концерна "Белгоспищепром" входят также отдельные предприятия, представляющие иные отрасли пищевой промышленности, это:

- ОАО "Беллакт" - сухие молочные смеси, детское питание на молочно-злаковой основе, цельномолочная продукция;

- ОАО "Мозырьсоль" - крупнейший в Республике Беларусь производитель соли выварочной;

- ОАО "Лидские пищевые концентраты" - супы, каши быстрого приготовления, кисели, специи;

- ОАО "Дрожжевой комбинат - прессованные и сухие пекарные дрожжи;

- ОАО "Белкофе" - фасовка кофе, кофейных напитков, чая и пр.;

- ОАО "Полимер" - производство тароупаковочных товаров.

Развитие данных отраслей в настоящее время происходит весьма динамично и позволяет обеспечить не только потребности внутреннего рынка Республики Беларусь в основных продуктах питания, но и наращивать объемы поставок на экспорт.

Предприятия концерна расположены по всей территории страны. Выгодное географическое положение республики, развитые транспортные и коммуникационные сети, благоприятный инвестиционный климат создают хорошие возможности для активного и взаимного международного сотрудничества и торговли.

Структура управления концерна “Белгоспищепром” является сложной и включает в себя много отделов, которые в свою очередь содержат несколько подразделений. Организационная структура объединяет человеческие и материальные ресурсы в единое целое, упорядочивает связи между ними, что придаёт организации устойчивость и стабильность.



1. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по ?учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в ?каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за ?наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

- представительских расходов.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки - сплошной или выборочный.

При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

- соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

- наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

- соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

- своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:

- наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

- порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

- полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

- правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, отметим, что большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами



2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОВЕРКИ ОПЕРАЦИЙ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Источниками информации в ходе проверки являются:

- бухгалтерская отчетность:

- бухгалтерский баланс (форма №1);

- отчет о движении денежных средств (форма №4);

- приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).

- статистическая отчетность:

- Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).

- регистры бухгалтерского учета:

- Главная книга:

- журнал-ордер №7.

- документы:

- приказы и распоряжения руководителя организации;

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

- задание на командировку;

- журнал учета работников, выбывающих в командировки;

- перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;

- данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности.

Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 “О ведомственном контроле Республике Беларусь” содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль.

Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.

Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, в иностранной валюте - в соответствии с правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте регулируется Национальным банком Республики Беларусь:

- Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (в ред. от 23.02.2010 №23);

- Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 (в ред. от 01.06.2010 №195);

Данные нормативные документы включают в себя приходные и расходные операции с наличными деньгами, соблюдение лимита остатка кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.

Порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте регулируется также Национальным банком Республики Беларусь, а именно Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98 (в ред. от 08.10.2008 №145). Данная Инструкция разработана в соответствии со статьями 26 и 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организацию контроля за соблюдением порядка ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте.

В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.

Прежде чем характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).

К нормативным правовым актам законодательства, имеющих общее значение при регулировании служебных командировок, следует отнести:

- Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений.

Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.

Отношения, связанные со сроком пребывания в служебной командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Общие нормы, регламентирующие отношения во время служебных командировок, содержатся и в других главах Кодекса. В частности, это следующие правила:

- если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя вне места работы (в организации заказчика, в служебной командировке, на курсах повышения квалификации и т.д.), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся заработную плату (часть вторая ст.75 ТК РБ);

- при выполнении работы вне организации (служебная командировка, участие в совещаниях, конференциях и т.п.) режим гибкого рабочего времени не применяется, а учет рабочего времени ведется как при обычном режиме (часть четвертая ст. 128 ТК РБ);

- в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (часть пятая ст. 133 ТК РБ);

- работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возращении работнику предоставляется другой день отдыха (часть третья ст. 137 ТК РБ).

Помимо вышеуказанных общих правил Трудовой кодекс Республики Беларусь содержит и некоторые специальные нормы, которые можно подразделить на две группы:

- нормы-изъятия, исключающие возможность направления работников в служебные командировки (часть первая ст. 263 ТК РБ).

- нормы-гарантии, предусматривающие дополнительные гарантии для отдельных категорий работников при направлении их в командировку (часть третья ст. 263, часть шестая ст. 287 ТК РБ).

- Законы Республики Беларусь содержат преимущественно специальные нормы, регулирующие особенности направления в служебные командировки отдельных категорий работников (государственных служащих, сотрудников правоохранительных органов, работников, направленных в командировки на территорию с радиоактивным загрязнением).

- Отношения по направлению работников в служебные командировки регулируются также указами Президента Республики Беларусь, постановлениями Правительства, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства финансов республики Беларусь.

Положение о порядке направления в служебные командировки за границу утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (в ред. от 06.10.2008 №545). Данное Положение определяет особенности направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов или иных государственных организаций.

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.06.2010), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000 № 561 “О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.05.2001) Министерству финансов Республики Беларусь предоставлено право устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу. Кроме того, в исключительных случаях Министерство финансов по обоснованным запросам республиканских органов государственного управления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета, может принимать решения об изменении установлены норм возмещения расходов по найму жилого помещения для выезжающих в служебные командировки за границу работников указанных организаций в пределах средств, предусмотренных сметами на эти цели.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.08.2005 № 903 “О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.12.2007) определило источники финансирования заграничных командировок государственных служащих соответствующего уровня и порядок отчетности по таким служебным командировкам.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 №721 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь” увеличены устанавливаемые законодательством нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) в иностранной валюте: для руководителей государственных делегаций - 100%; для руководителей правительственных и парламентских делегаций - на 80%; для членов государственных делегаций - на 60%; для членов правительственных и парламентских делегаций - на 50%. В этом же постановлении закреплены некоторые особенности возмещения командировочных расходов (по проживанию и проезду) участникам данных делегаций.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 09.04.2007 № 451 “О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу работников Национальной государственной телерадиокомпании” кроме возмещения в соответствии с законодательством расходов установлены дополнительные компенсационные выплаты при служебных командировках за границу, если дополнительные расходы осуществлены с разрешения или ведома нанимателя, а именно: по оплате взносов за участие в выставках, международных форумах, симпозиумах и семинарах, включая аккредитацию и стоимость билетов; оплате за получения разрешения на проведение съемок в музеях и закрытых для съемок местах; аренде автомобилей; приобретению горюче-смазочных материалов, парковке, мойке арендованных автомобилей; эвакуации арендованных автомобилей в случае их аварии и технической неисправности; оплате дорожных сборов за арендованные автомобили; оплате факсимильной и спутниковой связи; ремонту оборудования, теле- и радиоаппаратуры. Вышеуказанные компенсационные выплаты производятся при условии представления работником документов (в оригинале), подтверждающих осуществленные расходы.

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в ред. от 29.02.2008). Данная Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 “Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу” (с изменениями и дополнениями по состоянию на 10.11.2008) установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.

Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.

По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.

Также данный перечень нормативных и законодательных актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных документов, так как расчеты с подотчетными лицами имеют место во всех сферах деятельности.



3. РЕВИЗИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

Планирование - это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

- комплексности планирования;

- непрерывности планирования:

- оптимальности планирования;

- действенности планирования;

- конкретности плановых заданий;

- реальности планирования;

- гибкости и мобильности планирования.

Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.

Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:

- к высокой группе риска, - не чаще одного раза в течение календарного года;

- к средней группе риска, - не чаще одного раза в три года;

- к низкой группе риска, - по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.

Планирование контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

Не допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.

При проведении совместной плановой проверки контролирующие (надзорные) органы обязаны приступить к ее проведению в течение календарного месяца, указанного в координационном плане.

О назначении плановой проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.

Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.

Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.

Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов (чек-лист). Контрольный список вопросов (чек-лист) или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.

Перед началом проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.

Программа ревизии может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.

При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

Планирование контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.

3.2 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам

Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые выдаются работникам организации из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [Приложение А] и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности [Приложение Б]. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.

Приступая к проверке соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, на основании имеющихся документов можно составить следующую таблицу.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.

Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.

Для того чтобы использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный кассовый ордер - документ типовой формы, которым оформляется поступление денежных средств в кассу.[37, с.148]

Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке расходный кассовый ордер - документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.

Затем надо проверить авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие - ее сопровождают, третьи - оформляются после прибытия из командировки.

Так, согласно ст. 93 ТК РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы [Приложение В ], [Приложение Г ] соответственно.

При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество работника;

- наименование должности, профессии, структурного подразделения;

- указание страны и места командирования;

- срок и цель командировки;

- основание для издания приказа.

При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Форма командировочного удостоверения определяется Инструкцией №35 от 12.04.2000 г. (в ред. 29.02.2008) исключительно для командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя и отчество работника;

- наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);

- место назначения и цель командировки;

- продолжительность командировки в календарных днях.

В случае если работник направляется в командировку по приглашению зарубежного предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу в данном случае производится на основании не только приказа нанимателя, но и соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку [Приложение Д].

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

Ревизор должен знать, что в задании на командировку указываются:

- государство и цель командировки;

- время нахождения за границей;

- пан встреч и переговоров;

- перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

- предмет договора;

- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет [Приложение Е].

В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:

- правильность оформления авансовых отчетов;

- порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;

- факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

- порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- письменный отчет по выполнению задания на командировку.

Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета. Данную информацию можно представить в виде таблицы.

Так, на анализируемом предприятии, на основании приказа концерна от 28.11.2010 №87-ЗК работник был направлен в командировку за переделы Республики Беларусь (г. Москва, Российская Федерация) сроком на 3 дня [Приложение Ж], [Приложение З]. Авансовый отчет был представлен 05.11.2010 года [Приложение И]. К авансовому отчету приложены 2 документа - проездные билеты: Минск - Москва и Москва - Минск, а также предварительный расчет по командировке [Приложение К], [Приложение Л].

При сопоставлении подтверждающих документов по авансовому отчету с данными, изложенными в авансовом отчете, нарушений не обнаружено.

Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.

При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.

Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.

Также следует помнить, что при оформлении табеля учета рабочего времени согласно ст. 133 ТК РБ в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора - правильность и достоверность проверки.

3.3 Проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам

Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, т.е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.

В соответствии со статьей 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь надо руководствоваться нормами возмещения расходов при служебных командировках, установленными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197. При этом ревизор должен знать, что расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов, подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.