Організація обліку відпусток, тимчасової непрацездатності, пенсійного забезпечення та інших розрахунків з персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

15

Організація обліку відпусток, тимчасової непрацездатності, пенсійного забезпечення та інших розрахунків з персоналом

1. Облік, порядок оформлення та розрахунок відпусток

Відповідно до ст.74 КЗпП України громадяни, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (в т.ч. працюють за сумісництвом), а також ті, котрі працюють за трудовими договорами у фізичних осіб, мають право на щорічну оплачувану відпустку.

Умови, тривалість, порядок надання відпусток установлені Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 p. №504/96-ВР (далі - Закон про відпустки).

Згідно зі ст. 4 цього Закону є такі види відпусток:

1) щорічна (основна і додаткова);

2) додаткова відпустка у зв'язку з навчанням;

3) творча;

4) соціальна (відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; відпустка працівникам, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, дитину-інваліда тощо);

5) відпустка без збереження заробітної плати.

Крім того, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Відповідно до ст. 91 КЗпП та ст. 69 Господарського кодексу підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень i за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові й соціально-побутові пільги для працівників, у тому числі й щорічні відпустки більшої тривалості.

Отже, щорічна основна відпустка - це відпустка, право на яку мають усі працівники відповідно до чинного законодавства. Це головна відмінність щорічної основної відпустки від усіх інших. Для одержання інших видів відпусток потрібні спеціальні юридичні факти, підстави для їх одержання, тоді як для одержання щорічної основної відпустки потрібен один юридичний факт -перебування працівника у трудових відносинах на даному підприємстві.

Відповідно до ст.6 Закону «Про відпустки» №504/96-ВР щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Сезонним працівникам, а також тимчасовим працівникам відпустка надається пропорційно до відпрацьованого ними часу.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, i доводиться до відома всіх працівників. Графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня, де зазначають прізвище працівника, котрому надають відпустку, посаду, період, на який надають відпустку. Затверджує графік керівник підприємства. Цей графік може мати такий вигляд (табл.1).

Таблиця 1. Графік надання відпусток працівникам підприємства.

Підставою для надання відпустки є заява працівника.

На підставі заяви працівника керівник видає наказ про надання відпустки. На практиці використовують спрощену форму наказу про надання відпустки, складену на підставі типової.

Наказ про надання відпустки оформляють у двох примірниках. Один залишають у відділі кадрів, а інший передають до бухгалтерії підприємства.

На підставі наказу про надання відпустки роблять відповідні записи в особовій картці працівника ф. №П-2 у розділі IV «Відпустки». У цьому розділі зазначають вид наданої відпустки, за який період часу її надають, дати початку і закінчення відпустки, а також дату і номер наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання відпустки працівникові.

При визначенні тривалості щорічних відпусток, які надають працівникові, не враховують святкових та неробочих днів. Згідно зі ст.73 КЗпП в Україні встановлено 10 святкових і неробочих днів:

1 січня - Новий рік;

7 січня - Різдво Христове;

8 березня - Міжнародний жіночий день;

1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих;

9 травня - День Перемоги;

28 червня - День Конституції України;

24 серпня - День незалежності України;

один день (неділя) - Великдень;

один день (неділя) - Трійця.

Згідно зі ст.12 Закону про відпустки адміністрація підприємства має право відкликати працівників із щорічної відпустки для запобігання стихійному лиху, виробничій аварії, загибелі або псуванню майна підприємства, за умови, що основна безперервна частина відпустки становить не менше чотирнадцяти календарних днів. Для відкликання необхідна згода працівника. Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення року, за який надають відпустку.

Середньоденна (годинна) заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців календарні дні на число календарних днів ( годин ).

Відпустки працівникам звичайно надаються впродовж року нерівномірно. З метою запобігання впливу фактично нарахованої заробітної плати за період відпустки на витрати і фінансовий результат звітного періоду підприємства створюють резерв на забезпечення виплат відпусток. Таке рішення фіксується в відповідному наказі по підприємству або іншому розпорядчому документі.

Такі забезпечення нараховуються за встановленим відсотком і включаються у витрати звітного періоду у визначеній сумі незалежно від фактичної суми нарахованих відпускних. Наприкінці року необхідно проводити інвентаризацію таких забезпечень, у результаті якої розрахована сума забезпечення коригується: сторнується надлишок або донараховується недостатня сума забезпечення.

Механізм розрахунку резерву на забезпечення відпусток здійснюється за наступною формулою:

,

де Р - розмір резерву на забезпечення відпусток (місячний);

ФОПф_м - фактична величина витрат на оплату праці (фонд оплати праці) за місяць;

Впл_р - планова сума витрат на виплату відпускних за рік;

ФОПпл_р - планова величина витрат на оплату праці (фонд оплати праці) за рік;

СН - сума обов'язкових нарахувань на добуток

У разі звільнення працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають двох або більше дітей, дітей-інвалідів тощо при умові, що працівник не використав їх протягом встановленого терміну. Інші види оплачуваних відпусток, не використані працівником, компенсації не підлягають (відпустка по вагітності та пологах, по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, навчальні, творчі відпустки).

2. Облік, порядок проведення нарахувань за листками непрацездатності

На підставі листків непрацездатності (лікарняних листків) оплачуються:

· допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми не пов'язаної з нещасним випадком;

· допомога по вагітності і пологах;

· допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, пов'язаної з нещасним випадком на виробництві.

Допомога по тимчасовій непрацездатності.

Допомога з тимчасової непрацездатності призначається працівнику на підставі:

· протоколу комісії із соціального страхування про призначення допомоги,

· листка непрацездатності.

Щоб визначити розмір допомоги, необхідно знати:

· середній заробіток працівника за розрахунковий період;

· страховий стаж.

Як правило, середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні 6 календарних місяців роботи, що передують події, з якою пов'язана відповідна виплата.

Визначення розрахункового періоду для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності.

Час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Середньоденна заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі дні на число робочих днів за листком непрацездатності.

При розрахунку допомоги враховується страховий стаж працівника.

Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності відповідно до страхового стажу.

Слід також зауважити, що перші 5 календарних днів за листками непрацездатності, які не пов'язані з травмами чи захворюваннями, що виникли при нещасних випадках на підприємствах, оплачуються за рахунок коштів підприємства.

Що стосується оподаткування, то суми допомоги по тимчасовій втраті працездатності за рахунок фонду соцстраху не включаються до бази нарахувань зборами до різних фондів, але включаються до сукупного оподатковуваного доходу громадян (за виключенням внесків до фонду соцстраху з тимчасової втрати працездатності).

Допомога по вагітності та пологах.

При наданні жінкою, яка йде у відпустку по вагітності та пологах, в бухгалтерію підприємства листка непрацездатності, вона має право на виплату допомоги за всі дні такої відпустки в розмірі 100% незалежно від трудового стажу. Рішення про виплату допомоги приймається комісією із соціального страхування (уповноваженою особою) протягом 10 днів від дня надходження листка непрацездатності. У найближчий термін, установлений роботодавцем для виплати заробітної плати, після прийняття такого рішення провадиться виплата допомоги.

Сума допомоги по вагітності і пологах визначається наступним чином:

Д = ЗП / Т_кал Т_роб,

де Д - сума допомоги по вагітності і пологах;

ЗП - сумарна заробітна плата за останні 6 місяців роботи на основному місці роботи та за сумісництвом;

Т_кал - кількість календарних днів, що припадають на останні 6 місяців, заробітна плата за які береться до розрахунку;

Т_роб - кількість робочих днів, що припадають на період непрацездатності.

Допомога при народженні дитини є одним з видів матеріального забезпечення, передбачених Законом України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» від 18.01.2001 р. №2240 (ст. 34³).

Право на отримання такої допомоги, умови надання, тривалість та розміри виплат визначаються згідно з нормами Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» від 18.01.2001 р. №2240.

Після народження дитини на підставі поданої жінкою копії свідоцтва про народження дитини і довідки про народження дитини жінці виплачується допомога при народженні дитини, розмір якої встановлено ст. 41 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» №2240 від 18.01.2001 р. (зі змінами та доповненнями).

Виплата допомоги провадиться:

· одноразово в дев'ятикратному розмірі прожиткового мінімуму, установленого на дітей віком до 6 років, не пізніше дня, наступного за днем подання заяви;

· решта суми згідно з Порядком призначення та виплати допомоги при народженні дитини особам, застрахованим у системі загальнообов'язкового державного соціального страхування, затверджений постановою КМУ від 21.04.2005р. №315 - протягом наступних дванадцяти місяців у термін, установлений для виплати допомоги по догляду за дитиною до трьох років (тобто у термін, установлений для виплати зарплати).

Відповідно до норм Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» №2240 від 18.01.01 (із змінами та доповненнями), отримувана фізичними особами допомога по вагітності та пологах є компенсацією втрат заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 38), по догляду за малолітньою дитиною є частковою компенсацією втрат заробітної плати (доходу) у період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 42), при народженні дитини є частковою компенсацією витрат, пов'язаних з народженням дитини (ст. 1).

Тобто доходи фізичних осіб, отримувані ними як допомога по вагітності та пологах, по догляду за малолітньою дитиною, при народженні дитини, є компенсаціями, що отримуються фізичними особами за рахунок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Враховуючи викладене, згідно з нормами ст. 4 (пп. 4.3.1 п. 4.3) Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» №889 «доходи фізичних осіб, отримувані ними як допомога по вагітності та пологах, по догляду за малолітньою дитиною, при народженні дитини, не включаються до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу при обчисленні об'єкта оподаткування для нарахування, утримання та сплати податку з доходів таких фізичних осіб».

3. Облік, призначення та виплата пенсій працівникам

До обов'язків особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства на підприємстві, входить оформлення документів для призначення пенсій працівникам.

Основним документом, що регулює порядок нарахування пенсій громадянам України, є Закон України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 p. №1788-ХІІ, зі змінами і доповненнями (далі - Закон про пенсійне забезпечення).

Законом про пенсійне забезпечення встановлено такі види державних пенсій:

· трудові (за віком, за інвалідністю, у випадку втрати годувальника, за вислугу років);

· соціальні.

Право на пенсію за віком мають:

· чоловіки - після досягнення 60 років і при стажі роботи не менше 25 років;

· жінки - після досягнення 55 років і при стажі роботи не менше 20 років.

Днем звернення за пенсією вважають день прийняття відділом соціального захисту населення заяви про призначення пенсії з додаванням необхідних документів. Такими документами є:

· документи, що підтверджують трудовий стаж (загальний і безперервний);

· довідка про заробіток для обчислення пенсії.

Довідку про заробітну плату видають працівникові підприємства на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про виплачену заробітну плату підприємством, на якому працював той, хто звернувся за пенсією; а якщо підприємство ліквідоване, то довідку видає його правонаступник або її беруть з держархіву залежно від того, де зберігають архіви ліквідованого підприємства. Встановлення заробітку на підставі свідчень не допускається. Виписки зі штатного розкладу про оклад за посадою і профспілкові квитки не можуть бути документами, що підтверджують фактичний заробіток. Після отримання заяви від працівника оформляють Подання. У заголовній частині Подання зазначають:

· назву області, району, міста;

· найменування районного (міського) відділу соціального забезпечення, до якого власник підприємства разом із профспілковою організацією подає цей документ для призначення пенсії працівникові;

· номер Подання і дату його реєстрації на підприємстві;

· найменування підприємства, установи, організації, поштовий індекс і адресу, телефони;

· вид пенсії, для призначення якої представляють працівника (шляхом викреслювання інших видів), його прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання.

У розділі 1 Подання наводять необхідну інформацію про непрацездатних членів сім'ї, які перебувають на утриманні заявника (померлого годувальника). Цей розділ заповнюють у випадку втрати годувальника або якщо до пенсії заявника нараховують надбавку на непрацездатних членів родини.

У розділі 2 Подання наводять записи з трудової книжки заявника (померлого годувальника). За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж установлюють на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами відповідно до Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 p. №637.

У розділі 3 Подання вказують документи, на підставі яких визначають стаж, дату і номер їх видачі, тривалість стажу роботи з урахуванням пільгового обчислення.

У розділі 4 Подання визначають тривалість усіх видів стажу працівника: загального, на пільгових умовах, за вислугу років, за роботу в районах Крайньої Півночі (РКП) та місцях, які прирівнюють до районів Крайньої Півночі (МКП).

Після ознайомлення із заповненим Поданням проставляють дату, його підписує особа, яка звернулася за пенсією.

Крім заяви і Подання, оформляють довідку про заробітну плату для нарахування пенсії.

На підприємстві на початку кожного року щодо всіх працівників, які в наступному році досягнуть пенсійного віку (або які мають право на пенсію у зв'язку з іншими підставами), на основі особових карток працівників (ф.П-2) та їх трудових книжок складають спеціальні списки із занесенням даних у хронологічному порядку за датою народження працівника.

4. Організація обліку праці та її оплати

відпустка непрацездатність пенсія

Основними завданнями організації обліку праці та її оплати є:

· чітка реґламентація організації праці на підприємстві;

· контроль за використанням робочого часу та забезпечення зростання продуктивності праці;

· облік і контроль за використанням фонду заробітної плати та іншими грошовими коштами, які виділяють для оплати праці працівників підприємства;

· своєчасне і правильне визначення сум нарахованої заробітної плати й відрахувань органам соціального страхування та віднесення їх на собівартість продукції (робіт, послуг), а також на інші витрати;

· здійснення у встановлені терміни всіх розрахунків з працівниками і службовцями із заробітної плати та інших виплат;

· впровадження мотивації праці працівників.

Для виконання цих завдань необхідно, перш за все, організувати облік особового складу підприємства та його робочого часу із суворим дотриманням законодавства про працю.

У наказі про облікову політику підприємства треба передбачити наступні положення щодо обліку праці та її оплати:

· форми і системи оплати праці;

· порядок створення резервів на виплату відпусток;

· форми кадрової документації та документування операцій з оплати праці;

· порядок внесення змін в організації праці.

Форми та системи оплати праці, як і порядок внесення змін в організацію праці, реґламентовані також положенням про оплату праці на підприємстві (див. ДодатокМ).

Пункт 8 П(С)БО 26 «Виплати працівникам», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 28 жовтня 2003 р. №601 зазначає, що премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана працівниками у цьому періоді, дає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.

Проте, зазначимо, що ця норма носить імперативний характер, тому до розпорядчого документа, яким затверджується облікова політика підприємства її включати не доцільно (Методичні рекомендації Міністерства фінансів України від 21.12.2005р. №31-34000-10-5/27793). А відповідно до П(С)БО 11 «Зобов'язання», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31 січня 2000 р. №20, забезпечення створюється у тому звітному періоді, в якому у підприємства виникло внаслідок минулих подій зобов'язання, оцінка якого може бути розрахунково визначена.

Размещено на Allbest.ru