Подготовка бухгалтерских документов для длительного хранения

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Содержание

Теоретическая часть

Формирование дел

Подготовка дел к архивному хранению

Подготовка документов для передачи в архивное подразделение или их уничтожения

Классификация бухгалтерских документов

Практическое задание

Задание 1

Задание 2

Задание 3

Список литературы

бухгалтерский документ дело хранение уничтожение

Формирование дел

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе документального обеспечения управления (ДОУ) или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

? помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

? включать в дело по одному экземпляру документа;

? помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

? помещать приложения вместе с основными документами;

? группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

? раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

¦ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

¦ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

¦ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

¦ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

¦ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

¦ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

¦ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

¦ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Подготовка дел к архивному хранению

Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

? распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

? списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

? карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма № Т-2);

? личные дела;

? лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

? акты о несчастных случаях, связанных с производством;

? тарификационные ведомости;

? табели и наряды работников вредных профессий;

? трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

? протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

? протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

? документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

? списки работников, уходящих на льготную пенсию;

? штатные расстановки;

? книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

? акты о несчастных случаях, связанных с производством, - 45 лет;

? тарификационные ведомости - 25 лет;

? протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;

? протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;

? списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих трудовую деятельность граждан, являются:

? приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;

? личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников);

? лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

? табели и наряды работников вредных профессий;

? трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов для передачи в архивное подразделение или их уничтожения

предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описи дел;

- передачу дел в архивное подразделение учреждения и обеспечение сохранности документов.

Для проведения экспертизы документов предприятие создает экспертную комиссию (далее - комиссия). В ее состав включаются как работники предприятия, так и работники Госархива. Председателем комиссии в большинстве случаев назначают заместителя руководителя предприятия.

Свои заседания комиссия осуществляет не менее одного раза в год. Решение комиссии считается правомерным, если на ее заседании присутствовали не менее двух третей ее состава и за такое решение проголосовали большинство ее членов, присутствовавших на заседании. Комиссия является совещательным органом. Ее решения обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями предприятия после утверждения руководителем предприятия. По завершении экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения и акт о выделении документов, не подлежащих хранению, для уничтожения. Все эти документы подаются на утверждение руководителю предприятия.

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и являющийся юридическим доказательством ее осуществления.

В свою очередь бухгалтерские документы можно поделить (классифицировать):

по объему отображаемой информации:

первичные - это письменные свидетельства, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение. Первичный документ составляется во время осуществления хозяйственной операции или сразу после ее завершения (примером может служить платежное поручение, накладная, кассовый ордер и т. п.);

сводные - документы, составленные на основании нескольких первичных документов для получения обобщенных данных (журнал-ордер, мемориальный ордер, ведомость по синтетическому счету, оборотная ведомость и т. п.);

по назначению:

предписывающие - документы, в которых содержится распоряжение об осуществлении той или иной хозяйственной операции. Они не являются основанием для записи операций в учете, поскольку нет подтверждения, что операция состоялась. К предписывающим документам относятся приказы, распоряжения, доверенности и т. п.;

исполнительные или оправдательные - документы, подтверждающие факты осуществления операций. Это первый этап учетной регистрации. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, накладные, счета-фактуры, квитанции, акты выполнения работ и т. п.;

документы бухгалтерского оформления - документы с одноразовыми предписывающими или оправдательными признаками, которые составляются работником бухгалтерии или другим работником предприятия с ведома бухгалтерии. Содержат намерение осуществления или подтверждают факт осуществления хозяйственной операции. К таким документам можно отнести предписывающие и группирующие ведомости, всевозможные справки, расчеты и т. п. (например, расчет суммы аванса на командировку, справка о выплаченной зарплате и т. п.);

комбинированные - документы с одноразовыми признаками предписывающих, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции, которые в то же время являются указанием для отображения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. К таким документам можно отнести авансовые отчеты, требования на выдачу материальных ценностей, кассовые ордера и т. п.;

по месту составления:

внешние - поступают с других предприятий, организаций, т. е. составляются за пределами предприятия. К ним относятся выписки банка, счета поставщиков, расходные накладные, доверенности и т. п.;

внутренние - составленные (выписанные) на данном предприятии;

по способу использования:

разовые - используются только для одноразового оформления и отображения операций. К ним относятся кассовые ордера, требования на выдачу материальных ценностей со склада, авансовые отчеты, платежные поручения и т. п.;

накопительные - используются для многократного оформления и регистрации операций в течение определенного времени (декады, месяца, квартала, года). Примером может быть лимитно-заборная карточка, табель учета использования рабочего времени, листок учета простоев, личная карточка;

по способу использования (изготовления, оформления): заполняемые ручным способом и механизированным, при помощи печатной машинки, принтера.

Практическое задание

Вариант №5

1. Задание

______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации,

предприятия и т.п., его (фамилия, инициалы)

организационно-правовая форма) _________________________

(директор или иное

должностное лицо,

уполномоченное

утверждать должностную

инструкцию)

" " _____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция

бухгалтера МП

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с ________________________________

(наименование должности лица, на которого

_____________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению ___________________________________________________. (главного бухгалтера или иного должностного лица)

1.2. Бухгалтер непосредственно подчиняется ______________________

(главному бухгалтеру, его заместителям или иному должностному лицу)

1.3. На должность бухгалтера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее _________ лет.

1.4. В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

- нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- уставом предприятия;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями директора предприятия;

- распоряжениями главного бухгалтера и его заместителей;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Бухгалтер должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению книги покупок, книги продаж, оформлению и выписке счетов-фактур;

- порядок ведения делопроизводства в отделе;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка.

1.6. Во время отсутствия бухгалтера его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Функции

На бухгалтера возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление операций по выписке счетов-фактур.

2.2. Ведение книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость.

2.3. Ведение делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций бухгалтер обязан:

3.1. Вести регистрацию входящих счетов;

3.2. Осуществлять операции по приему и выписке счетов-фактур в строгом соответствии с установленными нормативными документами, правилами, вести журналы их регистрации.

3.3. Ежемесячно по оформленным в соответствии с установленным порядком счетам-фактурам составлять книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость, сверять их с бухгалтерским учетом.

3.4. Готовить соответствующие документы по встречным проверкам налоговых органов.

3.5. Вести оперативную работу с предприятиями по выверке расчетов.

3.6. Выписывать счета по штрафам за несвоевременную оплату счетов за оказанные предприятиям услуги.

3.7. Производить регистрацию всей исходящей и входящей в отдел документации.

3.8. Осуществлять контроль за ведением делопроизводства в отделе согласно утвержденной номенклатуре дел.

3.9. Вести общий справочник клиентуры предприятия.

3.10. Осуществлять по мере надобности обязанности курьера по доставке документов отдела в различные ведомства и организации.

IV. Права

Бухгалтер имеет право:

4.1. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение главного бухгалтера предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей подразделений предприятия информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия и главного бухгалтера оказания содействия по исполнению своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Докладывать начальнику - главному бухгалтеру обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

V. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

VI. Взаимоотношения, связи по должности

Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователями по своему усмотрению. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, бухгалтер взаимодействует:

6.1. С директором предприятия или должностным лицом, его замещающим по вопросам:

- получения: распоряжений, указаний, приказов, относящихся непосредственно к деятельности бухгалтера;

- представления: всей необходимой информации по выполняемым должностным обязанностям, установленным настоящей должностной инструкцией.

6.2. С главным бухгалтером и его заместителями по вопросам:

- получения: указаний, распоряжений по порядку оформления книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость, а также выписке счетов-фактур; необходимых нормативных и инструктивных документов по их ведению и заполнению;

- представления: всей необходимой информации по выполнению должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией.

6.3. С сотрудниками бухгалтерского отдела (бухгалтерии) по вопросам:

- получения: всех необходимых, надлежащим образом оформленных исходящих и подлежащих регистрации в отделе (бухгалтерии) документов; других документов, необходимых для исполнения своих обязанностей;

- представления: входящих документов и другой информации по данному участку работы.

6.4. С другими сотрудниками предприятия по вопросам:

- получения: счетов, служебных записок и других документов, необходимых для учета налога на добавленную стоимость, входящей корреспонденции в адрес отдела;

- представления: оформленных в соответствии с нормативными документами счетов-фактур, исходящей из отдела (бухгалтерии) корреспонденции.

6.5. С аудиторской фирмой и налоговыми органами по вопросам:

- получения: входящей в адрес отдела корреспонденции;

- представления: всех необходимых документов для проверки аудиторскими фирмами правильности начисления налога на добавленную стоимость, а также для встречных проверок налоговыми органами.

Должностная инструкция разработана в соответствии с _____________

(наименование, _____________________________. номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

(на работника которого составлена _________________________

должностная инструкция) (подпись)

" " _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

2. Задание

Данная инструкция является письменным нормативным документом, который отражает регулирование множества вопросов в деле бухгалтера. Данный документ является действительным, открытым для пользователя и подготовленным на предприятии, т.е. служебным. Так же этот документ является первичным и временного хранения.

Доверенность на получение документа.

ДОВЕРЕННОСТЬ

_______________________________________________________

(место и дата выдачи доверенности прописью)

Я, гр. ________________________________________________________,

проживающая(ий) по адресу: ________________________________________, доверяю гр. _______________________________________________________, проживающей(ему) по адресу: _______________________________________, получить в ________________________________________________________

(наименование организации, учреждения)________________________.

(наименование документа)

Расписываться за меня и совершать все действия, связанные с выполнением этого поручения.

_______________

(подпись)

"___"__________ 20__ года настоящая доверенность удостоверена

мною, ____________________________, нотариусом _______________

(наименование_______________________________________________

нотариальной конторы, Nо., дата выдачи лицензии)

Доверенность подписана гр. ___________________________________ в моем присутствии. Личность доверителя установлена, дееспособность его проверена.

Зарегистрировано в реестре за No. _______________________

Взыскано по тарифу: ______________________________________ руб.

Нотариус: __________________________ (подпись)

3. Задание

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002

5. Бухгалтерское дело: учеб. Пособие для вузов/под ред.проф. Л. Т. Гиляровской.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-382с.

6. Проскуровская Ю.И. Бухгалтерское дело: курс лекций/ Ю.И. Проскуровская.-М.: ОМЕГА-Л, 2006.-219с.

Размещено на Allbest.ru