Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Тема контрольной работы называется «Организация работы с документами». В данной контрольной работе мы рассмотрим, что входит в организацию работы с документами, что такое документооборот, система регистрации документов, как производится контроль за исполнением документов, их хранение.

Данная тема важна тем, что она составляет систему делопроизводства. Степень совершенства данной системы определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация документооборота

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Различают три основных потока документации:

Входящие документы, поступающие из других организаций.

Исходящие документы, отправляемые в другие организации.

Внутренние документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1)

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем-референтом в специальную папку для последующего доклада руководителю. Стальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР»- отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01- генеральный директор, 02- зам. директора и т.п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки.

Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей предприятия, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто складываются по соответствующим секциям.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилии работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должны осуществляться после регистрации.

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- договоры коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с №1 (или № 01).

Внутренние документы и коммерческие договоры при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, взятый из дела.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ и его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 вк4лючает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т.д., например №72-БМ включает: БМ- автор документа (Борис Мишин);

72- порядковый номер документа

Или: № 15-РМ

№ 15- порядковый номер документа; РМ - распоряжение мэра.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т.п.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью компьютера может быть использована при помощи электронных таблиц Excel, Lotus, другими программными средствами.

Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой организации можно проводить в текстовом редакторе Word с помощью таблицы.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром (пролистыванием) журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Необходимо придерживаться простого правила - документ регистрируется в организации только один раз, т.е. не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организации с большим документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях.

Организация контроля за исполнением документов

документ учет исполнение хранение

Одной из основных функций службы ДОУ является контроль своевременности и качества исполнения документов. Кроме службы ДОУ контроль осуществляют руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается или в тексте или в резолюции руководителя.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Вся работа службы ДОУ строится так, чтобы руководители и сотрудники предприятия были в значительной степени освобождены от операций по документационному обслуживанию.

Хранение документов

В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности предприятий, учреждений, организаций, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.).

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим. Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляющих указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными. Сроки хранения дел в архивах предприятий устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов.

Заключение

Организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

3. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. 3-е изд. Ростов н/Д: 2005.-384с.

4. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6. 30-2003): Учебное практическое пособие. - М.: Издательство РДЛ, 2003. - 208 с.

5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Приор-издат». (издание 9-е, переработанное и дополненное), 2004. - 160 с.

ЖУРНАЛ

Регистрации входящих документов

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

Размещено на Allbest.ru