Инвентаризация и контроль материальных ценностей организации

34

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Инвентаризация как один из основных приемов фактического контроля

1.1 Способы и приемы контроля, используемые для получения необходимых доказательств в процессе ревизии и аудита

1.2 Сущность и значение инвентаризации как приема внутриведомственного контроля

2. Организация и этапы инвентаризации материальных ценностей на объекте контроля

2.1 Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей

2.2 Порядок документального оформления инвентаризации материальных ценностей

2.3 Рассмотрение, учет результатов инвентаризации и их влияние на финансовое состояние организации

2.4 Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений

Заключение

Список использованных источников

Введение

В условиях рыночных отношений, когда хозяйственная деятельность предприятий и организаций торговли и их развития осуществляется за счет самофинансирования, а при недостатке собственных финансовых ресурсов - за счет заемных средств, весьма важной аналитической характеристикой является финансовая независимость организаций и предприятий от внешних заемных источников. Финансовая независимость позволяет предприятиям конкурировать с другими участниками хозяйственных отношений. Наряду с другими факторами стабилизации финансовой независимости, способствует сохранность собственности. Однако, как показывают исследования, сложилось неблагоприятное положение сохранности средств.

Для написания курсовой работы была выбрана данная тема потому, что актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличивается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Следует отметить, что с инвентаризацией человек столкнулся давным-давно. Первые следы развитых систем учета были найдены на востоке, в долине рек Нил, Тигр и Ефрат (Древний Египет). Для возникновения письменного учета, для ведения первичных документов и регистров необходимы были определенные условия.

Во-первых - существование достаточно развитого хозяйства. Учетная система Древнего Египта была частью механизма централизованного управления экономикой. Хозяйства производили продукты, а государственные органы собирали их, хранили на складах и перераспределяли.

Во-вторых - наличие письменности и умение вести счет. Несколько тысяч лет тому назад люди научились делать папирус. К этому времени относят начало учета и регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственные операции). На свитках папируса (свободных листах) прежде всего составляли инвентаризационные описи. Перепись всего имущества привела к возникновению инвентаризационной описи. Основным учетным приемом была инвентаризация.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, позволяет реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Вот почему предприятия организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с «Законом о бухгалтерском учете и отчетности» проводить сплошную инвентаризацию материальных ресурсов перед составлением годового отчета.

Целью курсовой работы является углубленное изучение общей характеристики инвентаризации. Систематизация и закрепление знаний по данной теме, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов.

Главной задачей первой главы курсовой работы является определить роль и значение инвентаризации. Здесь так же будет рассмотрена инвентаризация как способ первичного наблюдения за сохранностью собственности, излагаются цели инвентаризации, отмечаются причины расхождения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Раскрываются результаты (недостачи, излишки) инвентаризации, причины их возникновения и порядок отражения в учете.

Во второй главе рассматриваются порядок и сроки проведения инвентаризации отдельных видов хозяйственных средств: основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и расчетов.

1. Инвентаризация как один из основных приемов фактического контроля

1.1 Способы и приемы контроля, используемые для получения необходимых доказательств в процессе ревизии и аудита

Для обоснованного выражения своего мнения аудитор должен получить достаточные аудиторские доказательства. Под аудиторскими доказательствами следует понимать информацию, собранную аудитором в ходе проверки, необходимую для составления выводов, на которых обосновывается аудиторское заключение. Они могут быть внутренними, внешними и смешанными. Внутренние аудиторские доказательства - это информация, полученная от организации в письменном или устном виде; внешние аудиторские доказательства - это информация, полученная от третьей стороны в письменном виде, а смешанные - информация, полученная от организации в письменном или устном виде и подтвержденная третьей стороной в письменном виде.

Для получения аудиторских доказательств используются различные способы и приемы:

* пересчет - проверка арифметических расчетов первичных документов и бухгалтерских записей;

* инвентаризация - прием, позволяющий получить точную информацию о наличии имущества организации;

* проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций - осуществление контроля аудиторской организацией (аудитором) за учетными работами, выполняемыми в бухгалтерии организации;

* подтверждение - метод, используемый для удостоверения информации, содержащейся в учетных записях;

* опрос - изучение соответствующей информации персонала, руководства и независимых третьих лиц внутри или за пределами организации;

* проверка документов - метод, заключающийся в том, что аудитор должен убедиться в реальности определенного документа;

* аналитические процедуры - анализ и оценка полученной аудитором информации, исследование основных показателей для выявления фактов нарушений, а также выяснение причин таких нарушений;

* прослеживание - метод, заключающийся в проверке некоторых первичных документов, отражения данных первичных документов в регистрах синтетического и аналитического учета, заключительной корреспонденции счетов и правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Аудиторские доказательства строятся исходя из оптимального сочетания материалов внутреннего контроля и процедур проверки на существенность. Процедуры проверки на существенность представляют собой работу, выполненную с целью получения аудиторских доказательств наличия либо отсутствия существенных искажений финансовой отчетности.

В процессе проведения проверок могут быть использованы как приемы фактического, так и документального контроля:

* обследование уставной деятельности предприятия; его структуры; органов управления; состояния складского хозяйства; технического состояния оборудования; обеспеченности весовыми и измерительными приборами, тарой; контрольно-пропускной системы; нормирования труда; условий поставки и хранения товарно-материальных ценностей; трудовой и договорной дисциплины; материальной ответственности;

* инвентаризация и контрольная проверка размера незавершенного производства; другого имущества предприятия и финансовых обязательств: недостача, излишки, порча, бой, лом товарно-материальных ценностей, перерасход сырья и материалов, неучтенный и неисправимый брак, отходы материалов, пересортицы;

* обратная калькуляция - пересчет незавершенного производства по действующей рецептуре на количество исходного сырья и материалов;

* лабораторный анализ влажности сырья и материалов; его засоренности; норм расхода товарно-материальных ценностей и выхода продукции; качества продукции (товара); минусовых допусков, разрешенных стандартами;

* арифметическая проверка подсчета данных в первичных документах; переноса данных из первичных документов в сводные; калькуляций, расчетов, смет;

* встречная проверка зачета недостач излишками товарно-материальных ценностей; производственных и лабораторных журналов со сборниками рецептур, вспомогательными таблицами; первичных документов; первичных и сводных документов; итогов учетных регистров; книг складского учета с весовыми книгами и журналами лабораторных анализов; складского количественного учета с количественно-суммовым и суммовым учетом в бухгалтерии;

* исследование первичной документации подделки, подчистки, исправления, недооформленные или неправильно оформленные документы, подложные, выписанные дважды на одно и то же сырье или того же сдатчика;

* экономический расчет формирования себестоимости (цены); расхода сырья, материалов на выработку готовой продукции; выхода готовой продукции, потерь сырья и материалов в производстве; норм естественной убыли; плановых заданий;

* сопоставление фактических, плановых и нормативных данных трех видов учета; данных товаров, материалов, готовой продукции в первичных документах с данными о таре, занятой под ними;

* анализ выполнения плановых заданий и договорных обязательств; движения товарно-материальных ценностей; качественных показателей; сверхдопустимых отклонений от установленных показателей; результатов инвентаризаций и контрольных проверок; срочных донесений по фактам крупных недостач и хищений; различных соотношений и показателей эффективности хозяйствования.

Результаты проверок оформляются различными накопительными ведомостями, расчетами, таблицами, актами (справками).

1.2 Сущность и значение инвентаризации как приема внутриведомственного контроля

Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно- материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны.

Сам термин инвентаризация трактуется по-разному. Можно выделить несколько понятий инвентаризации.

Инвентаризация - это периодическая проверка в натуре и состояния описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов.

Инвентаризация - это документы, оформленные в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества. Инвентаризации подлежит имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля [10, с. 5].

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что в отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

Инвентаризация была одним из первых приемов хозяйственного учета, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определенный момент.

Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учета и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учета и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципы инвентаризации: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность.

Инвентаризация, как средство контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности, классифицируется по различным признакам.

В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.)

По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчетов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например, товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например, проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уцененным и переведенным в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населенном пункте или в потребительском обществе.

По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.

По мнению многих экономистов, инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учета, благодаря чему ее контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается.

Во-первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации, как элемента метода бухгалтерского учета, состоит в установлении соответствия учетных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации, как элемента метода хозяйственного контроля, заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.

В-четвертых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном и плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, широтой охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учетной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей. В период же ревизии инвентаризации выполняют в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы.

Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.

Значение инвентаризации заключается еще и в том, что ее осуществляют сами работники предприятия.

Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.

Растраты и злоупотребления все же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.

Инвентаризация преследует следующие цели, т.е. выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Задачи инвентаризации:

1. установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

2. контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

3. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие свои качества;

4. поверка состояния складского хозяйства, условий хранения материальных ценностей и эксплуатации машин, оборудования, зданий и других основных средств;

5. проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.

Не вдаваясь в подробности перечисления положений, изложенных в Методических указаниях, хотелось бы обратить внимание на пункт 1.4, где приводятся случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке.

1. При смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);

2. При ликвидации предприятия (учреждения);

3. Перед составлением годовой отчетности;

4. При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;

5. При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

6. При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также порчи ценностей;

7. После пожара или стихийных бедствий;

8. По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски, на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально-ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) [3, с. 42].

2. Организация и этапы инвентаризации материальных ценностей на объекте контроля

2.1 Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо соблюдать следующие требования:

- инвентаризации подвергаются не только собственные товарно- материальные ценности, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

- если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;

- проверка фактического наличия имущества должна производиться только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие товарно-материальных ценностей должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

1) происходит смена материально ответственных лиц;

2) поступают товарно-материальные ценности;

3) возникает необходимость отпуска товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания.

Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда перевешивание продукции может привести к порче, например, при сезонном хранении плодовоовощной продукции в буртах, овощехранилищах, когда продукция хранится навалом, и в других аналогичных случаях перевешивание можно не производить, а остатки брать по бухгалтерским данным. Результаты выводить при зачистке продукции по окончании ее реализации.

Товарно-материальные ценности, они принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могу оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и др.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость ( по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация производится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой принятой в бухгалтерском учете.

Весь вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически (рисунок 2.1).

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентарную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций предприятий (учреждений), осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентарную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи [4, с.219].

Ошибки, встречающиеся, при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей:

I. Не поверяются должным образом наличие правильно оформленных договоров с материально ответственными лицами.

II. При значительном объеме хранящихся материальных ценностей очень часто не полностью проверяется содержание тары, в которой хранятся материальные ценности.

Такие нарушения часто наблюдаются в организациях торговли.

III. Проверяя сличительные ведомости, нередко просто удивляешься программной схожести фактического наличия материалов с их учетными данными, особенно по тем материалам, которые приходуются и отпускаются большими партиями.

IV. При установлении излишков и недостач материалов (товаров) у одного материально ответственного лица комиссии нередко выносят заключения о суммарном зачете недостач излишками. Такое можно делать лишь по взаимозаменяемым материальным ценностям.

Такие нарушения при последующей проверке сортируются и вносятся в соответствующие изменения в учетные данные.

V. В ходе инвентаризационных проверок не выявляется потеря качественных характеристик товара.

VI. В ряде случаев комиссии не обнаруживают товары длительное время хранящиеся без движения. Не предполагаются меры по их дальнейшему использованию.

VII. Часто выявляются и такие случаи, когда по учетным данным материалы по приходу не значатся, а по расходу они длительное время (в том числе и в период проведения инвентаризации)списываются в расход, и в складском учете появляются «красные» остатки. Особенно часто это наблюдается в строительстве.

VIII. В большинстве случаев не составляются отдельные описи на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшихся порче, ненужные, неликвидные, а также не поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

IX. При выявлении недостач и излишков материалов, а также при условии фактов их порчи с материально ответственных лиц комиссии не истребуют объяснительные записки.

X. Не редко инвентаризационные описи не подписаны отдельными членами комиссии.

На ЗАО «Контакт», по данным которого выполняется курсовая работа, бухгалтерский учет осуществляется с применением учетной политики, установленной приказом генерального директора, где предусматривается следующее:

В рамках руководства бухгалтерским учетом предприятия генеральный директор назначает инвентаризации имущества и финансовых обязательств в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Минфином 5.12.1995 №54. Проведение инвентаризации имущества обязательно в следующих случаях:

· при смене собственника или реорганизации предприятия;

· при ликвидации предприятия;

· перед составлением годовой отчетности;

· при смене руководителя предприятия или другого материально ответственного лица;

· при установлении фактов хищения, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

· по решению контролирующих судебных и иных уполномоченных на то органов.

Обязательную ежегодную инвентаризацию статей баланса проводить:

· основных средств - по состоянию на 31 декабря отчетного года;

· денежных средств, ценных бумаг и денежных документов - ежеквартально 1-го числа месяца, следующего за отчетным.

Состав инвентаризационных комиссий, ответственные за проведение инвентаризации, порядок оформления, представления и рассмотрения результатов инвентаризации определяются приказом по предприятию.

2.2 Порядок документального оформления инвентаризации материальных ценностей

инвентаризация контроль

Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.

Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризаций выявлены отклонения от учетных данных. Для выявления результатов инвентаризаций используется книга остатков материалов, в которой для этих целей отводятся специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей (актов) и результатов инвентаризаций. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризаций, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей (актов). Стоимость излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах. Для оформления результатов инвентаризаций могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную. Для инвентаризаций материальных ценностей используются сличительные ведомости формы с № инв-18 по № инв-21.

2.3 Рассмотрение, учет результатов инвентаризации и их влияние на финансовое состояние организации

Инвентаризация производиться путем снятия остатков по местам хранения материально ответственными лицами. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (ф. № инв-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. Для выявления результатов может использоваться книга остатков материалов. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по тем видам товарно-материальных ценностей, по которым имеются расхождения данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета и оцениваются по фактической себестоимости.

Ценности, оказавшиеся в излишке, оприходуют с уменьшением общезаводских расходов и отражают бухгалтерском учете проводкой:

дебет счетов 10 «Материалы»,

кредит счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Недостача товарно-материальных ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей. В зависимости от суммы недостачи составляют следующие бухгалтерские проводки:

сумма недостачи в пределах норм естественно убыли относится на издержки производства:

дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы»;

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

сумма недостачи сверх норм естественной убыли относится на материально ответственных лиц:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности предприятия и оформляются проводкой:

дебет счета 99 «Прибыли и убытки»;

кредит счетов 10 «Материалы».

На предприятиях недостача и потери от порчи ценностей, когда конкретные виновники не установлены, относятся на затраты производства.

ЗАО «Контакт» провело инвентаризацию. В результате выявлена недостача по материалам на сумму 53 000 руб.

Руководитель фирмы обратился в милицию для проведения расследования. В ходе него установлено, что по вине кладовщика пропали материалы на сумму 33 000 руб. Виновник остальной части недостачи установлен не был.

Бухгалтер в учете сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 10 - 53000 руб. - выявлена недостача материалов;

Дебет 73 Кредит 94 - 33000 руб. - часть недостачи отнесена на виновное лицо;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 94 - 20000 руб. - остальная часть недостачи учтена в составе прочих расходов.

В налоговом учете недостачу в сумме 33 000 руб. не отражают. Ее покрывает виновник. Остальную часть (20 000 руб.) включают в состав внереализационных расходов на основании справки милиции.

Инвентаризация готовой продукции осуществляется таким же образом как и по материалам. Если происходит инвентаризация продукции отгруженной, но не оплаченной и находящейся на складе у другой организации, то материально ответственные лица проверяют обоснованность числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные) могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами. Товары, находящиеся в пути оформляются расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, отгруженные товары - копиями предъявленных покупателями документов, находящиеся на складе других организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый этап - подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после ее окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.

Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.

Второй этап - определение окончательных результатов инвентаризации.

Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов.

Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-денежных отчетов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учетные регистры, подсчет итогов в журналах для учета товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учета, взаимную сверку учетных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отраженных ранее в отчетах актов о списании боя, порчи товаров и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

- неоговоренные исправления цен, количества и сумму определенных товаров;

- подчистки записей, добавления и дописки цифр;

- неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;

- указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);

- указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;

- наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;

- несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путем тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путем применения приемов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определенные способы сокрытия хищений и злоупотреблений.

Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учетного периода.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки накануне инвентаризации или в период ее проведения необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли.

Скрытие недостач путем неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчетов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Существует еще один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей.

К проверкам качества проведенных инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко.

Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но ив процессе ее проведения.

Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учетным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость (Приложение 1). В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются с фактическими остатками согласно описи.

При количественно-суммовом учете сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учетными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.

Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчета. Допускаются также в виде исключения производить зачет излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в ее состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Кроме пересортицы, могут образовываться так называемые «суммовые разницы», когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачет в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменное объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учет их привлекают к судебной ответственности.

При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчет их естественной убыли. Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам. Утвержденные нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.

При количественно-суммовом учете естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду.

Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учета.

Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов инвентаризации на финансовое состояние организации.

2.4 Пути совершенствования инвентаризационной работы в условиях рыночных отношений

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счет совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счет соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчета фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учета и выведения результатов.

Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.

Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:

- несоблюдением принципа внезапности;

- нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;

- неправильным составлением инвентаризационных описей;

- нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.

Заключение

Инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы.

Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

Существует несколько определений инвентаризации.

Значение и роль инвентаризации очень велика. При ее поведении устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально-ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств. Выявляются недостатки, излишки и злоупотребления.

Инвентаризации как элемент метода бухгалтерского учета тесно связана с другими элементами метода бухгалтерского учета.

Виды инвентаризации очень различны в зависимости от того, с какой целью они проводятся они могут быть плановые и внеплановые, полные и частичные, сплошные и выборочные.

Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию.

В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года. Стоимости недостачи, порчи и другой утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства (счета 25 «Общепроизвоздсвенные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»), издержки обращения (счет 44 «Издержки обращения»). Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверхнорм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения.

Некомпенсированные материально ответственными лицами недостачи товарно-материальных ценностей или потери от их порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов. При этом дебетуется счет 99 «Прибыли и убытки» или 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».