Оформление документов

Введение

Деятельность любого предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Следовательно, документ является итогом документирования. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1].

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Документ в переводе с латинского -- доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения, т. е. обладает определенной юридической силой.

Документ является средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между организациями, управляющей и управляемой системой и т. д [1].

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что эффективность управленческой деятельности на предприятиях и в учреждениях во многом зависит от того, как налажен процесс документирования, ведь документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

1.1 Требования к подготовке и оформлению управленческих документов

Состав документационной базы определяется предприятием, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между предприятием, государственными органами и сторонними организациями.

При подготовке управленческих документов необходимо соблюдать следующие требования: содержание; структура; стиль изложения; оформление.[3]

- унифицированных текстов документов, составленных для нужд отдельных предприятий, организаций и учреждений этими предприятиями или соответствующими органами управления;

- типовых нормативных документов (типовых положений, типовых правил, типовых инструкций и т. п.), определяющих содержание конкретных видов управленческих документов;

- текстовых формуляров (образцов). [4]

При этом текст управленческого документа может быть представлен в виде связного (сплошного) текста, трафаретного текста (текстового шаблона), анкеты, таблицы или в виде комбинации перечисленных форм представления текста.

Вне зависимости от способа представления текста содержание управленческого документа должно соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка. Необходимо учитывать ряд специфических требований, предъявляемых к содержанию управленческих документов. Так, при изложении управленческих документов следует избегать употребления формулировок, порождающих различные толкования, а также нестандартной (отличающейся от общепринятой) терминологии. При этом рекомендуется пользоваться преимущественно простыми предложениями, свободными от лишних слов, не вносящими ничего нового в смысл содержания. При определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, в необходимых случаях снабжая указанное в документе время соответствующими примечаниями -- например, «по московскому времени», «по местному времени».

Стиль изложения (от лат. Stylus -- палочка для письма) -- это разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Соответственно служебно-деловой стиль -- это способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. В качестве наиболее характерных черт данного стиля можно отметить:

- подчеркнутую официальность, находящую свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между должностными лицами;

- адресность, подразумевающую наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности, как то -- отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов;

- повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;

- тематическую ограниченность управленческих документов, в которых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;

- лаконичность, ясность и точность письменного изложения;

- нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия.

Следование служебно-деловому стилю при подготовке содержания управленческих документов основано на ряде правил. В соответствии с этими правилами для изложения содержания управленческих документов следует пользоваться преимущественно простыми предложениями, а также наиболее устойчивыми словосочетаниями и оборотами письменной речи. Для построения предложений рекомендуется использовать прямой порядок слов, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. В предложениях не должно быть лишних слов, не вносящих ничего нового в существо содержания управленческого документа.

Применение терминов должно быть по возможности ограничено, причем применять их необходимо исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Недопустимо использование в содержании управленческих документов архаизмов (т. е. устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов. Следует, кроме того, тщательно избегать и неоправданного употребления иностранных слов.

В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решил, предлагает), тогда как в протоколах -- форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа.

Проявление отмеченных закономерностей служебно-делового стиля в наибольшей степени присуще управленческим документам, содержание которых излагается посредством связного текста.

1.2 Организационные документы

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и протоколы.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Основное требование к исполнителям - компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- изучение управленческого вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.[6]

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения, его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу (рассмотрены в гл. 3).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, даётся объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределённой форме (осуществить, обеспечить, подготовить и т.д.). срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщённый пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа указываются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением возложить на ...».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения всё-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, учёные и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издаётся по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарём коллегиального органа, присвоения документу номера (регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

В приложении А рассмотрены следующие виды организационных документов с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30 -2003: приказ, указание, распоряжение.

2 ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» - новый стандарт по делопроизводству

Главной задачей внедрения и применения стандарта является достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Эффективность в данном случае заключается в юридической полноценности создаваемых документов на любых носителях, и обеспечение выполнения документом его основных функций доказательства.

Под термином сокаращение, в общем случае следует понимать слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Подчеркнем, что термины в содержании управленческих документов употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения и вытекающую отсюда однозначность понимания текста.

Сокращение -- это неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры), представляющие собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.);

- графические сокращения, представляющие собой сокращенные обозначения слов (и.о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м и др.).

При этом лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова, тогда как графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной речи, а при чтении расшифровываются. Примеры наиболее типичных сокращений, используемых в содержании управленческих документов:

Лексические сокращения:

1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.

2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.

4. Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.

5. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.

6. Усечения: зам., зав., спец., пред.

7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника).

8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Б. Графические сокращения:

1. Точечные: стр. -- страница, др. -- другие, т. п. -- тому подобные, см. -- смотри, эт. -- этаж, ул. -- улица, проц. -- процент и др.

2. Дефисные: г-н -- господин, гр-н -- гражданин.

3. Косолинейные: п/о -- почтовое отделение, б/г -- без года и др.

4. Нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л.

5. Комбинированные: ж.-д. -- железнодорожный, об/мин -- оборотов в минуту, сев.-зап. -- северо-западный и др.

Общие требования к оформлению управленческих документов регламентируются государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Указанный стандарт устанавливает требования:

- к составу реквизитов (от лат. Requisitum - требуемое, необходимое) управленческих документов;

- оформлению реквизитов управленческих документов;

- бланкам, используемым для подготовки управленческих документов.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30--2003 в состав реквизитов управленческих документов входят:

1. Изображение Государственного герба РФ (01).

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (О6).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).[5]

Основные требования к оформлению перечисленных реквизитов представлены в таблице 3.

документ управленческий распорядительный организационный

Таблица 3 - Основные требования к оформлению реквизитов управленческих документов

Использование перечисленных реквизитов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида того или иного управленческого документа.

Так, бланк письма, в зависимости от учредительных документов предприятия, содержит реквизиты 01 (02 или 03), 04 - 06, 08, 09, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 - 15 и 17 - 20.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - также ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 - 13, 18 и 19.

Для подготовки управленческих документов допускается использование бланков формата А4 (210?297 мм) или А5 (148?210 мм). Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна -- не менее 90%.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее: с левого, верхнего и нижнего краев - 20 мм, а с правого - 10 мм.

3 Документирование трудовых правоотношений

- личная карточка (ф. Т-2);

- учетная карточка научного сотрудника (ф. Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5, Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6, Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а);

- приказ о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);

- приказ о поощрении (Т-11, Т-11а).

Унифицированные формы приказов приведены в приложении Б.

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Приём на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

- резюме;

- заявление;

- анкета;

- трудовой контракт (договор);

- приказ о приёме:

запись в трудовой книжке;

оформление личной карточки и личного дела;

открытие лицевого счёта в бухгалтерии.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Заявление о приёме на работу пишется обычно от руки. Согласие на приём нового работника даёт будущий непосредственный руководитель. Своё согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Трудовой контракт - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник. Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме, которая повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

- введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьёй ТК РФ.

В приложении В приведены следующие документы: заявления, резюме, трудовой контракт.

Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников предприятия. приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с».

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявления, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

При отсутствии типовых бланков приказы о приёме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Личная карточка по форме Т-2 является основным документом по учёту персонала предприятия. Она заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Следует заметить, что документация по личному составу относится к документации долговременного хранения (75 лет).

Заключение

Состав документационной базы определяется предприятием, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между предприятием, государственными органами и сторонними организациями.

При подготовке управленческих документов необходимо соблюдать следующие требования: содержание; структура; стиль изложения; оформление.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и протоколы.

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения и перевода сотрудников. К таким документам относятся: трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником; приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

Порядок оформления данных видов документов приведен в приложениях А. Б. В.

Литература: