Сущность двойной записи на счетах. Расчёты с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вопрос 1. Виды счетов и двойная запись в бухгалтерском учете

В балансе организации приводятся обобщенные данные об объектах бухгалтерского учета на определенную дату. Оперативное управление организацией с целью принятия соответствующих управленческих решений вызывает необходимость иметь непрерывную информацию о состоянии и движении активов и источников их образования. В связи с этим в бухгалтерском учете применяется система счетов.

Система счетов - способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за активами организации и хозяйственными операциями.

Каждый счет предназначен для отражения конкретного объекта учета. На основании первичных документов на счете накапливаются и систематизируются текущие данные по однородным хозяйственным операциям. Любой счет представляет собой таблицу двусторонней формы, например счет "Материалы".

Как видно из таблицы счет имеет две противоположные стороны, обозначенные терминами "Дебет" (Д-т) и "Кредит" (К-т). В рассмотренном примере по дебету счета отражают поступление материалов, то по кредиту - их расходование. Счета бухгалтерского учета по отношению к балансу делятся на две группы: счета для учета активов (счета активов) и счета для учета источников образования активов (счета источников). Все счета активов - счета активные. Они имеют следующее строение: остаток по счету (может быть только дебетовым), оборот по дебету (означает поступление активов), оборот по кредиту (их использование, выбытие). Операции по любому активному счету могут иметь сальдо конечное (Ск) больше 0 или равно 0, что будет отражено на схеме следующим образом. На активном счете сальдо конечное (Ск) меньше нуля быть не может, так как нельзя потратить активов больше, чем их было.

К активным относятся счета "Основные средства", "Материалы", "Касса", "Расчетный счет", "Нематериальные активы" и др. Все счета источников образования активов - пассивные. в пассивном счете начальный остаток всегда отражается по кредиту (кредитовое сальдо), на этой же стороне счета отражается и увеличение источников. Уменьшение источников отражается по дебету пассивных счетов. При отражении операций по пассивному счету может возникнуть два случая. К пассивным относятся счета "Уставный капитал", "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты с персоналом по оплате труда" и др.

Особую группу составляют активно-пассивные счета, объединяющие в себе признаки активных и пассивных счетов. Примером может служить счет "Прочие доходы и расходы", по дебету которого отражают прочие расходы, а по кредиту - прочие доходы. Сравнивая обороты по счету, определяем сальдо, которое может быть либо по дебету счета (расходы превысили прочие доходы), либо по кредиту счета (прочие доходы больше прочих расходов). Отдельные счета могут иметь два остатка сразу.

Например, счет "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" имеющий два остатка, дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности и отражается в активе баланса, кредитовый остаток - сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве (развернутое сальдо).

Между счетами и балансом существует тесная взаимосвязь:

- каждой статье баланса, как правило, соответствует счет, кроме случаев, когда отдельные статьи отражают данные нескольких счетов (например, статья

"Сырье и материалы" содержит остатки по счетам "Материалы", "Заготовление и приобретение материалов", ("Отклонения в стоимости материалов") или наоборот, остатки по некоторым счетам показываются в балансе несколькими статьями (счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками");

- счета подразделяются на активные и пассивные аналогично статьям баланса;

- остатки активов и источников их образования показываются на счетах на той же стороне, что и в балансе;

- сумма остатков по всем активным счетам равна итогу актива (валюте) баланса, а по всем пассивным счетам - итогу пассива (валюте) баланса;

- баланс составляется на основании данных счетов бухгалтерского учета, а счета открываются на основании данных баланса.

Сущность двойной записи на счетах.

Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи. Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму.

Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов -- это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т. д. Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

Двойная запись - способ отражения каждой операции в дебете одного и кредите другого взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме.

Применение двойной записи имеет объективный характер и связано с двойственным характером отражения хозяйственных операций. Необходимость двойной записи выражается в четырех типах балансовых изменений.

Двойная запись в процессе совершения хозяйственных операций отражает двойственные изменения в составе активов или источников его образования, либо одновременно в составе активов источников в дебете одних и в кредите других взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме.

Двойная запись придает бухгалтерскому учету системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, что позволяет объединить их в единую систему.

Двойная запись имеет большое информационное значение, так как позволяет получать информацию о движении экономических ресурсов и источников их образования, способствует контролю за движением активов и источников их образования.

Двойная запись дает возможность проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления, начиная от отдельной операции и заканчивая отражением в балансе, обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту этих счетов. Нарушение равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены.

Вопрос 2. Учёт расчётов с подотчётными лицами

двойная запись расчет подотчетный учет

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

· бухгалтерский баланс;

· журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 - при шестнадцати ордерной системе);

· аналитическая ведомость по счёту 71;

· материалы инвентаризации расчётов;

· первичные документы.

Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). [2, стр.58]

Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы. Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг)

Выдача наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - РФ). Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты - со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют правовые основания делать вывод о получении работником предприятия дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.

На этом основании решения налоговых органов о взыскания с предприятий сумм до начисленных взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Нормативные ограничения налично-денежного обращения при покупках за наличный расчёт.

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке. При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:

· между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;

· для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч рублей;

· для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.

При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель - юридическое лицо - через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 [9] должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· номер кассового аппарата;

· номер и дату выдачи чека;

· стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее - НДС).

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [10] должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71 - на сумму оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 - на сумму приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее - МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 - на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника (см. приложение 1) с приложением подтверждающих расходы документов.

Вопрос 3. Составить проводки:

а) зачислен на расчетный счет долгосрочный кредит банка в размере 55000 рублей;

Дебет - 51, кредит - 67.

б) с расчетного счета погашена задолженность бюджету в размере 4900 рублей;

Дебет - 68, кредит - 61.

в) выдана из кассы заработная плата работникам предприятия в размере 37000 рублей.

Дебет - 70, кредит - 50.

Список использованной литературы

1. Ладутько Н.И., Борисевский П.Е., Дробышевский Е.Н., Ладутько Е.Н. Бухгалтерский учет / Под общей редакцией Ладутько Н.И.-2-е изд., пере-раб. и доп. - Мн.: «ФУАинформ», 2004. 832 с.

2. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учёт в промышленности: Учеб. пособие / Н.И. Ладутько. - Мн.: Книжный Дом, 2005. - 688 с.

3. Левкович О.А., Бурцева И.Н., Акулич Ю.Н. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. Мн.: ЗАЛ «Техноперспектива», 2003. - 446 с.

4. Макальская М.Л., Денисов А.Ю. "Самоучитель по бухгалтерскому учету", М. АО ДИС, 2004 г.

5. Палий В.Ф. "Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета" - Санкт-Петербург, ЛИНФ, 2004г.

6. Проскуряков А.М. "Бухгалтерский учет на малых предприятиях" - Вологда, АНЛЕН, 2004 г.

7. Смирнов Н.И. Учёт расчётов с подотчётными лицами.//- Главбух. - 2002.- № 5.

8. Стражев В.И., Латыпова О.В. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие 2-е издание перераб. и доп. Мн: «Вышейшая школа», 2005, 201 с.

9. Фролова И.В. Учёт расчётов с подотчётными лицами. // - Бухгалтерский учёт (приложение к газете «Финансовая Россия»). - 2000. - № 31

10. Шадилова С.Н. "Бухгалтерский учет для всех" Книга-пособие - М.. АО ДИС, 2005 г.

Размещено на Allbest.ru