Понятие и структура документооборота

21

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО Башкирский Государственный университет

Башкирская академия комплексной безопасности предпринимательства

Кафедра информационной безопасности

Курсовая работа

по дисциплине "Защита и обработка конфиденциальных документов"

на тему: Понятие и структура документооборота

Выполнил:

студент гр. ОТЗИ-01-06

Топлакалцян А.М.

Проверил:

к.ю.н., доцент кафедры

информационной безопасности

Журавленко Н.И.

Уфа 2010

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие документооборот

1.1 Служба документационного обеспечения управления

Глава 2. Электронный документооборот

2.1 Системы управления электронным документооборотом

Глава 3. Понятие документопоток

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Трудно представить нашу жизнь без документов особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций. С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая - защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Глава 1. Понятие документооборот

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

1.1 Служба документационного обеспечения управления

Различают следующие службы ДОУ:

1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат, инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел ДОУ или канцелярия;

3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;

5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица, секретарь-референт. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Служба ДОУ решает следующие задачи: Совершенствование форм и методов работы с документами.

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами. Сокращение документооборота, количества форм документов. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе. Разработка и внедрение прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;

организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;

регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;

разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования;

проектирование бланков документов;

организация работы по заявлениям граждан;

контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;

контроль сдачи дел, организация работы архива;

проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ3.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Глава 2. Электронный документооборот

Электронный документооборот - автоматизированное управление процедурами работы с документами на всем протяжении их жизненного цикла от создания до архивирования.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

2.1 Системы управления электронным документооборотом

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;

- повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

- создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно - организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно-распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов - подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

- оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR - распознавания (преобразование их в текстовые документы);

- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

- передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

- хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

- адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

- поиска и извлечения документов из электронного архива;

- вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) - стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

- создание электронных документов средствами подсистемы;

- ведение версий (редакций) документов и их авторства;

- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические группы;

- организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

- управление маршрутами движения документов;

- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

- средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

- средства для создания электронных документов;

- средства для организации и работы с электронным архивом;

- технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;

- технологические средства, ориентированные на управление документами;

- инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

Глава 3. Понятие документопоток

В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

Входной документопоток - несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Входной документопоток содержит следующие стадии (Рис 1):

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

4. рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;

5. исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.



Рис. 1. - Блок-схема работы с входящими документами

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Исходящий документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Исходящий и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки (Рис. 2):

Рис. 2. - Блок-схема работы с исходящими документами

1. исполнение документов;

2. контроль за исполнением документов и поручений;

3. регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам;

4. отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение;

5. систематизация исполненных документов;

6. оформление, формирование и хранение дел;

7. передача дел в архив;

8. уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям и т.д.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Заключение

управление электронный документооборот программный

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

Список использованной литературы

1. Документопотоки, состав технологических этапов и операций // http://docrev.ru/dokumentopotoki-sostav/ // 2010 г.

2. Энциклопедия делопроизводства "ТЕРМИКА" // http://www.termika.ru/ dou/enc/index.php // 2010 г.

3. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. / Страстенко В.В. НТЦ ИРМ // http://www.mdi.ru/library/analit/avt om.html // 2002 г.

4. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения // http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html // 2002 г.

5. Статья: Из чего состоит документооборот // http://www.vprikaz.com/ post_1177004394.html // 2010 г.

Размещено на Allbest.ru