Инвентаризация как важнейший элемент регулирования бухгалтерского учета и ее роль в обеспечении сохранности активов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство Высшего Образования Российской Федерации

Сочинский Государственный Университет Туризма и Курортного дела

Факультет экономики и Менеджмента

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерский финансовый учет» на тему:

«Инвентаризация как важнейший элемент регулирования бухгалтерского учета и ее роль в обеспечении сохранности активов»

ООО «Чайка»

Выполнила:

Студентка 3 курса

Группы 06-ЗБ

Кузнецова А.А.

Проверила:

Сочи 2009г.

Содержание

Введение

1. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации

1.1 Понятие и сущность инвентаризации, задачи и цели ее проведения

1.2 Правила и порядок проведения инвентаризации

1.2.1 Инвентаризационные комиссии

1.2.2 Составление плана и графиков инвентаризаций

1.2.3 Подготовка имущества, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности к инвентаризации

1.2.4 Проверка фактических остатков

1. 3 Документальное оформление результатов инвентаризации

1.3.1 Унифицированные формы первичных документов по учету результатов инвентаризации.

1.3.2 Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости

1.4 Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными б/у

1.5 Нормативно-правовые документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации

1.6 Экономико-организационная характеристика предприятия ООО «Чайка»

2. Бухгалтерский учет результатов инвентаризации на предприятии ООО «Чайка»

2.1 Общие правила оформления результатов инвентаризации на предприятии ООО «Чайка»

2.2.Оформление результатов инвентаризации по отдельным видам имущества и финансовых обязательств на предприятии ООО «Чайка»

2.2.1 Инвентаризация основных средств

2.2.2 Инвентаризация товаров

2.2.3 Инвентаризация расчетов

2.2.4 Инвентаризация резервов

3. Пути улучшения сохранности активов на предприятии

3.1 Пути контроля сохранности активов на предприятии

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальной проблемой стабилизации финансовой независимости предприятий на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. Организации и предприятия торговли, и других видов деятельности, имеют убытки по причине недостач и хищений, краж и потерь. С учётом этого, значительно возрастает роль изучения причин и условий, влияющих на сохранность собственности, разработки действенных мероприятий, направленных на устранение или же предупреждение тех обстоятельств, которые способствуют негативным изменениям в системе торговли.

Поэтому целью курсовой работы является освещение вопроса укрепления и сохранности активов в условиях рынка, средством чего и является инвентаризация.

За сохранностью активов необходимо осуществлять контроль, который можно осуществить, применяя инвентаризацию. Инвентаризация - метод бухгалтерского учёта, а при проведении документальных ревизий - приём фактического контроля, осуществляемый путём непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов, объёма выполненных работ и реальности статей баланса

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, позволяет проанализировать реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Вот почему предприятия организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с “Законом о бухгалтерском учете и отчетности” проводить сплошную инвентаризацию материальных ресурсов перед составлением годового отчета.

Целью курсовой работы является углубленное изучение общей характеристики инвентаризации. Систематизация и закрепление знаний по данной теме, развитие навыков самостоятельного исследования и обобщение выводов.

По мнению многих экономистов, инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается.

В первой главе курсовой работы раскрываются такие вопросы, как: определения порядка проведения и документального оформления инвентаризации. Будет рассмотрено понятие инвентаризации, ее задачи, также порядок составления плана, графиков, инвентаризационных комиссий, какие составляются унифицированные форы первичных документов по учету результатов инвентаризации, инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости, нормативно-правовые документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, а также экономико-организационная характеристика предприятия ООО «АИС».

Задачей второй главы является рассмотрение результатов инвентаризации на предприятии ООО «АИС». Определения результатов инвентаризации по отдельным видам имущества и финансовым обязательствам, таких как, инвентаризация основных средств, товаров, расчетов, резервов предприятия.

В третьей главе рассматриваются пути улучшения сохранности активов на предприятии, связанных с осуществлением контроля за их движением, перемещением, наличием.

Цель инвентаризации имущества - это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки, проверка полноты отражения в учете обязательств. Имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия.

На предприятии постоянно происходит смена форм учета средств с товарной на денежную и обратно. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей можно определить правильно ли ведется бухгалтерский учет и отчетность. Поэтому предприятия всех организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проводить сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств перед составлением годового отчета.

1. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации.

1.1 Понятие и сущность инвентаризации, задачи и цели ее проведения

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация была одним из первых приёмов хозяйственного учёта, позволяющим установить фактическое наличие имущества на определённый момент. Роль инвентаризации менялась во времени. В эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследником) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии -- на имущество).

Почти (а может быть, и более чем) пятисотлетняя практика статического бухгалтерского учета выделяла на первый план физическую инвентаризацию имущества и долговых обязательств как основной этап выявления имущественного положения собственников, т. е. построения баланса фиктивной или реальной ликвидации.

Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления с данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Основными задачами инвентаризации являются следующие:

1) проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса;

2) контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

3) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

4) выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

5) проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

Таким образом, с помощью инвентаризации проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета; выявляются ошибки, допущенные в учете; принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты; контролируется сохранность хозяйственных средств; выявляются и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи; контролируется работа материально-ответственных лиц.

Инвентаризация классифицируется по различным признакам.

1. В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.)

2. По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и правильность расчётов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Выборочные инвентаризации подразделяются на целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

3. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.

Сроки проведения инвентаризаций.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предприятием. Положение о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации предусматривает ряд случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1) при передаче имущества предприятия в аренду;

2) при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

3) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

4) при смене материально ответственных лиц;

5) при установлении фактов хищений, злоупотреблений, краж, ограблений, порчи ценностей - немедленно при установлении таких фактов;

6) после пожара или стихийных бедствий - немедленно по их окончании;

7) при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

В случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, ее объектами должны стать:

- все имущество, принадлежащее предприятию и числящееся у него на балансе, в том числе имущество, которое находится вне территории предприятия;

- денежные средства, денежные документы, финансовые вложения;

- расходы будущих периодов;

- резервы предстоящих платежей;

- расчеты.

Иными словами, инвентаризации подлежат все активы предприятия, а также его обязательства. Кроме того, должны быть проинвентаризированы производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в его бухгалтерском учете на забалансовых счетах, в частности:

- имущество, находящееся на ответственном хранении;

- основные средства, полученные в оперативную аренду;

- материалы и сырье, поступившие в переработку.

При этом необходимо учитывать специфику того или иного вида активов, так как она обуславливает особенности проведения инвентаризации и оформления ее результатов.

Периодичность инвентаризаций предусмотрена данным Приложением, например:

1) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не реже одного раза в месяц;

2) расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

3) расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

4) готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

5) основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например, уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли. Инвентаризация не может проводится без оценки, в основе которой лежит калькуляция, которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.

Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах.

Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация.

1.2 Правила и порядок проведения инвентаризации

1.2.1 Инвентаризационные комиссии

О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Постоянно действующая комиссия - организует проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

1. руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);

2. главные бухгалтера;

3. начальники структурных подразделений (служб);

4. представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

1) заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

2) организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

3) производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

4) рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризаций. Рабочая комиссия кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др. Рабочая инвентаризационная комиссия перед началом проверки пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весовых и измерительных приборов. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются.

В состав рабочей комиссии входят:

* представители администрации;

* представители службы главного технолога, главного механика, главного энергетика, главного инженера, отдела капитального строительства;

* работники бухгалтерии (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии включается главный (старший) бухгалтер или лицо его заменяющее);

* материально ответственные лица (при инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней в состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации);

* представители независимых аудиторских организаций по усмотрению администрации или собственника имущества;

* лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета по счетам расчетов.

При инвентаризации имущества, не принадлежащего организации на праве собственности, в состав инвентаризационной комиссии включается представитель собственника этого имущества (если имущество является федеральной собственностью, приглашается представитель соответствующего федерального органа исполнительной власти).

Представители сторонних организаций включаются в состав инвентаризационной комиссии на основании доверенностей, выданных в установленном порядке той организацией, которая направляет своего представителя для проведения инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (Приложение №1) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

1.2.2 Составление плана инвентаризации

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций. В первую очередь переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу переучёты должны быть у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников.

При этом в плане указывается:

- количество инвентаризаций;

- дата проведения инвентаризаций;

-перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации (за исключением случаев, когда она обязательна).

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения - чаще всего начальником. В журнале учёта проведения инвентаризаций, центрируются данные по каждому магазину о времени проведения инвентаризаций и составе комиссий, даже контрольных проверок, результатах инвентаризаций, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве.

1.2.3 Подготовка имущества, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности к инвентаризации

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

При подготовке к инвентаризации необходимо:

* Распечатать регистры аналитического учета по местам хранения имущества без указания количества и цены.

* Передать регистры лицам, ответственным за подготовительный этап для подбора документации, необходимой для проведения инвентаризации.

1. Подготовка основных средств.

Лица, ответственные за подготовку основных средств к инвентаризации, подготавливают:

- инвентарные карточки, инвентарные книги;

- технические паспорта или другую техническую документацию;

- документы на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду (договоры аренды, передаточные акты);

- документы, о государственной регистрации права собственности или другого вещного права на недвижимое имущество.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

2. Подготовка нематериальных активов.

Лица, ответственные за подготовку нематериальных активов к инвентаризации подготавливают документы, подтверждающие права организации на их использование по каждому объекту (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и др.).

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

3. Подготовка товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

В местах хранения:

- товарно-материальные ценности должны быть разложены по номенклатурным номерам (маркам, сортам, профилям, размерам и т.д.);

- стеллажи, полки, ячейки должны быть пронумерованы;

Лица, ответственные за подготовку к инвентаризации товарно-материальных ценностей, подготавливают:

- измерительные приборы и весовое оборудование, проверяют их на точность измерения и взвешивания (уточняют сроки их апробирования);

- документы по товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение (договоры, первичные документы, подтверждающие ответственное хранение, и др.);

- документы по товарно-материальным ценностям, находящимся в пути (расчетные документы с поставщиками или другие заменяющие их документы и акты сверки с поставщиками);

- документы по товарам отгруженным (копии предъявленных покупателям документов: платежные поручения, векселя и т.д. и акты сверки с покупателями);

- подготавливают схему расположения стеллажей и других мест хранения при большом количестве товарно-материальных ценностей.

4. Подготовка незавершенного производства.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

Лица, ответственные за подготовку незавершенного производства к инвентаризации:

1) в организациях, занятых промышленной переработкой:

- подготавливают документы (договоры, спецификацию, калькуляцию, технические расчеты и т.д.) на действующие заказы, на заказы, выполнение которых приостановлено, и на аннулированные заказы;

- сдают на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

- подготавливают заделы незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) к фактическому подсчету, взвешиванию, перемериванию;

- подготавливают измерительные приборы и весовое оборудование, проверяют их на точность измерения и взвешивания (уточняют сроки их апробирования);

- выделяют бракованные детали;

- выделяют сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке;

2) в научных организациях:

- подготавливают договоры с заказчиками, договоры с контрагентами (соисполнителями), сметы, акты выполненных работ;

- подготавливают карточки учета затрат на производство работ, сводные ведомости;

- подготавливают незаконченную научно-техническую продукцию к фактическому подсчету по видам работ (научно-исследовательские, конструкторские, проектно - конструкторские, технологические, проектные, изыскательские, другие инновационные (внедренческие) и научно-технические работы (услуги));

3) в торговых организациях:

- подготавливают договоры с транспортными организациями;

- подготавливают расчеты по распределению транспортных расходов на остаток товаров.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

5. Подготовка денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности.

Лица, ответственные за подготовку денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности к инвентаризации, подготавливают:

- кассовую книгу (форма № КО-4);

- приходные кассовые ордера (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

- книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5);

- регистры бухгалтерского учета по счетам 50, 51, 52, 55, 57, 006;

- список материально ответственных лиц, хранящих и использующих бланки документов строгой отчетности*

- утвержденный перечень бланков документов строгой отчетности *

- книгу учета поступления и расхода бланков документов строгой отчетности *

- книгу регистрации ценных бумаг *

- книгу учета денежных документов *

* При наличии соответствующих операций.

А также подготовить документы по следующему имуществу:

1. Инвентаризация земли;

2. Незавершенное строительство;

3. Финансовые вложения;

4. Расходы будущих периодов;

5. Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов.

1.2.4 Проверка фактических остатков

Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризаций.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета - неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

- число порядковых номеров материальных ценностей;

- общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.

Для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество - уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов - в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

1.3 Документальное оформление результатов инвентаризации

инвентаризация имущество бухгалтерский учет

1.3.1 Унифицированные формы первичных документов по учету результатов инвентаризации

Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.

Постановлением N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

Постановлением N 88 для документирования результатов инвентаризации введены следующие формы:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

N ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

N ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути";

N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

N ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

N ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

Приложение к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов";

N ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации";

N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами. На их основании осуществляется отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

1.3.2 Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости

Инвентаризационные описи и акты составляются не менее чем в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.

Подчистки и помарки в описях не допускаются. Исправление делается корректурным способом во всех экземплярах: неправильную запись зачеркивают, над ней ставят правильную запись, заверенную подписями всех членов инвентаризационной комиссии, а также материально ответственного лица.

При заполнении инвентаризационных описей наименования ценностей и их количество надо указывать по той номенклатуре и в тех единицах измерения, которые приняты в бухгалтерском учете. В конце каждой страницы описи обязательно указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, а также общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от единиц измерения). Когда инвентаризация закончена, на последней странице описи оставшиеся незаполненные строки прочеркиваются.

Заполненные инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

В унифицированных формах описей предусмотрена расписка материально ответственного лица, которая подтверждает следующие факты. Во-первых, что проверка имущества проведена комиссией в его присутствии. И, во-вторых, что у него нет каких-либо претензий к членам комиссии и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Если уже после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описи, ему необходимо немедленно заявить об этом председателю комиссии для проведения проверки данного факта. В случае его подтверждения в опись вносятся соответствующие исправления.

По окончании инвентаризации могут быть назначены контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия проверенного объекта (того склада, площадки и т. п., где проводилась инвентаризация).

Сличительные ведомости.

Бухгалтер, получив инвентаризационные описи, производит их таксировку и сравнивает фактическое наличие имущества по данным инвентаризации с учетными данными.

Сверив данные инвентаризации с данными бухучета, в случае если выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19). Причем отдельными позициями в сличительную ведомость вносятся только те ценности, по которым обнаружены отклонения, а прочие заносятся одной строкой, общей суммой. Суммы излишков и недостач указываются исходя из «бухгалтерской» оценки соответствующих ценностей. По ценностям, не принадлежащим организации, составляются отдельные сличительные ведомости.

Таблица 1. Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации

Номер п/п	Содержание работ	Код работ
1	Оформление распоряжения о проведении инвентаризации ценностей и его вручению председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии.	1-2
2	Вручение распоряжения администрации предприятия, оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц.	2-3
3	Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей.	3-4
4	Получение от кассира последнего кассового отчёта с выведенными в нём остатками денег в кассе.	4-5
5	Проверка кассового отчёта и приложенных к нему документов.	5-6
6	Получение последнего товарно-денежного отчёта.	4-8
7	Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчёт.	8-9
8	Проверка предъявленного товарно-денежного отчёта и приложенных к нему документов.	9-10
9	Визирование всех документов приложенных к товарно-денежному отчёту.	10-11
10	Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией.	4-12
11	Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня.	6-7
12	Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись.	7-15
13	Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка излишков на каждый вид товара.	12-13
14	Пересчёт и перемеривание товаров и тары.	13-14
15	Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись.	14-15
16	Подписка о том, что все ценности поименованные в описи комиссией проверены в натуре.	15-16
17	Определение предварительных результатов инвентаризации.	16-17
18	Представление описей в бухгалтерию.	17-18
19	Проверка в бухгалтерии товарных документов и отчёта материально ответственного лица.	11-18
20	Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии.	18-19
21	Составление сличительной ведомости по таре.	19-20
22	Составление расчёта естественной убыли и других нормируемых потерь.	19-21
23	Отражение данных в отличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле.	20-22
24	Отражение данных расчёта нормируемых потерь в сличительной ведомости.	21-22
25	Определение окончательных результатов инвентаризации.	19-22
26	Рассмотрение результатов инвентаризации.	22-23
27	Принятие решений по результатам инвентаризации.	23-24
28	Отражение в учёте результатов инвентаризации.	24-25

1.4 Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Одновременно с инвентаризацией ТМЦ бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

1.5 Нормативно-правовое регулирование порядка проведения инвентаризации

Инвентаризация имущества, средств и расчетов является одним из важных методов, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия, учреждения, организации и в настоящее время регулируется следующими документами:

1. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.

2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

3. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998г. № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (редакция на 26.03.2007).

4. Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000 № 36).

1.6 Экономико-организационная характеристика предприятия ООО «АИС»

Предприятие ООО «Чайка» является обществом с ограниченной ответственностью. Организационная структура данного предприятия относится к числу линейных структур. Она представлена на Рис. 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Организационная структура предприятия ООО «Чайка»

Экономическим субъектом исследования производственной практики выступает ООО «Чайка». Общество является юридическим лицом, действует на основании устава и законодательства Российской Федерации.

Целью общества является извлечение прибыли. Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Для учёта выручки, поступающей от покупателей в виде наличных средств, в соответствии с инструкцией по применению Плана счетов бухучёта, утверждённой МФ РФ 31.10.2000 г. №94-н, функционирует операционная касса (пункт сбора выручки).

Непосредственный учёт движения денежных средств осуществляется кассиром - операционистом в операционной кассовой книге по форме КО-4.

2. Бухгалтерский учет результатов инвентаризации на предприятии ООО «Чайка»

2.1 Общие правила оформления результатов инвентаризации на предприятии ООО «Чайка»

На предприятии ООО «Чайка» по завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов, в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Основания, по которым результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными:

* отсутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;

* отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации;

* неоговоренные исправления в инвентаризационных описях;

* инвентаризационные описи оформлены не в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным документам.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

1. основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов (01, 07, 08, 10, 20, 23 и др.) с отнесением его на финансовые результаты (счет 91) у организаций с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

2. все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 03, 07, 08 , 16 и др.) в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".