Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УПРАВЛЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЙ ОБРАЗОВАНИЙ

ГОУ СПО ВЛАДИМИРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Курсовая работа

по дисциплине

«Делопроизводство»

на тему

«Комплексный анализ документационного обеспечения управления предприятием»

Выполнил:

студентка группы Д-306

Евстифеева К.С.

Владимир

2008

Содержание

делопроизводство документ хранение обработка

Введение

1. Оформление служебных документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов

1.2 Требования к оформлению бланков служебных документов

1.3 Требования а оформлению информационно-справочных документов

2. Организация работы с документами

2.1 Формы организации делопроизводства

2.2 Основные этапы документопотока

2.3 Прием и первичная обработка документов

2.4 Регистрационные формы и их заполнение

2.5 Обработка исходящих и входящих документов

2.6 Контроль и исполнение документов и поручений

3. Организация оперативного хранения документов

3.1 Номенклатура дела и порядок работы с ней

3.2 Формирование и хранение дел

Заключение

Список литературы

Введение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ - бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Руководство предприятий персональную ответственность за состав, хранение и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском писком потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Все документы, приведенные в приложении оформлены на основе нового стандарта по ГОСТ P 6. 30 - 2003

I. Оформление служебных документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов

Служебные документы - весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке - это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи.

К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 63.2003. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа - 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты документов (согласно ГОСТу 63.2003) 1 - государственный герб; 2 - эмблема организации; 3 - изображение наград; 4 - код организации по классификатору предприятий и организаций; 5 - код документа по классификатору управленческой документации; 6 - наименование министерства или ведомства; 7 - наименования организации; 8 - наименование структурного подразделения; 9 - индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке; 10 - название вида документа; 11 - дата; 12 - индекс (№) документа; 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 - место составления или издания; 15 - гриф ограничения доступа к документу; 16 - адресат; 17 - гриф утверждения; 18 - резолюция; 19 - заголовок к тексту; 20 - отметка о контроле; 21 - текст; 22 - отметка о наличии приложений; 23 - подпись; 24 - гриф согласования; 25 - визы; 26 - печать; 27 - отметка о заверении копии; 28 - фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 - отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении. В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется в работе фирмы.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. Основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3. Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике - их цели, содержание, оформление.

1. Реквизит «эмблема организации». Эмблема организации - условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном - в середине верхней части листа.

2. Реквизит «наименование организации». Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно должно полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах - уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты. В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д. Реквизит «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».

3. Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации», либо на нижнем поле документа.

4. Реквизит «название вида документа». Реквизит «название вида документа» должен быть расположен в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита - дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.

5. Реквизит «дата». Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является: - дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок) - дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) - дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов) Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами. Чаще всего дата проставляется призавершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».

6. Реквизит «индекс (№) документа». Индекс - это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3… . Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 - порядковый номер документа в одной фирме, а 21 - порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте. Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

7. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа». Функция этой ссылки - помощь фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем или факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

8. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу». Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим реквизитом обязательно необходимо проставить номер экземпляра данного документа. На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, проставляются грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

9. Реквизит «адресат». Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей: - наименование фирмы в именительном падеже; - структурное подразделение в именительном падеже; - должность, фамилия и инициалы в дательном падеже; - почтовый адрес (не указывается, если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам). Этот реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части документа.

10. Реквизит «гриф утверждения». Этот реквизит требуется для тех документов, которые утверждаются руководителем - планов, отчетов, инструкций, правил, некоторых актов. Реквизит «гриф утверждения» состоит из: - слова «УТВЕРЖДАЮ»; - наименования должности лица, утвердившего документ; - его лично подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты. В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то реквизит «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», названия документа в именительном падеже, его даты и номера. Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

11. Реквизит «резолюция». Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа. Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Реквизит «резолюция» включает: - Ф.И.О. исполнителя (лица, которому поручается исполнение); - содержание поручения; - срок исполнения; - личную подпись руководителя и дату подписания. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

12. Реквизит «заголовок». Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки. Наличие заголовка избавляет от необходимости читать весь документ полностью при его регистрации.

13. Реквизит «отметка о контроле». Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится на документ от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

14. Реквизит «отметка о наличии приложений». Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если полностью названия приложения в тексте не упоминается, то в отметке о наличии приложений указывают полностью наименования документов, входящих в приложение с количеством листов и экземпляров (если документ-приложение в единственном экземпляре, то в этом случае количество экземпляров можно не указывать). Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок дату, подпись. Кроме того, в верхнем правом углу документов-приложений делается отметка о связи их с основным документом.

15. Реквизит «подпись». Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «подпись» входят: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Этот реквизит располагается после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля, а расшифровка подписи - после 48 знаков от границы левого поля.

16. Реквизит «визы». Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.

Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля. Если у визирующего есть комментарии или замечания, то он оформляет их на отдельном листе.

17. Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Печать обычно захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, и при этом хорошо читаема.

18. Реквизит «отметка о заверении копии». Этот реквизит располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает в себя: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

19. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона». Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой, или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы». Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

20. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона». Отметка включает в себя: - слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ; - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); - краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; - подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

21. Реквизит «отметка о поступлении». Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера.

Специфика изложения в документах заключается в том, что изложение ведется по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики. По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.

В описании характеризуется явление путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе - отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство.

Доказательство бывает двух типов: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное - то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики.

Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов. Кроме строгой последовательности изложения материала и его расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ. Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем, факсов и др. документов не превышают одной страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.

Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей: 1) вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.д. Если основанием составления документа является другой документ, на него принято делать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера. Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы.

Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста - его объема, тематики и назначения.

Абзац - это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией - цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста.

Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов - римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки - обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования - часть, раздел, глава, которые также нумеруются. В настоящее время в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей - из трех и т.д.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным - не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.

Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п. Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах. Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты. Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную с особенностями канцелярской и законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, «официальный» характер.

1.2 Требования к оформлению бланков служебных документов

Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбцовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

С приходом в офисы типографского оборудования появилась возможность создавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

Так, ГОСТ Р 6.30-97 установил требования на два вида официальных бланков организаций: бланк для писем и общий бланк для других видов документов. Кроме того, используются и бланки конкретных документов массового применения, например: кадровой анкеты, командировочного удостоверения, судебной повестки и других при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации.

Фактически до уровня бланка регламентирован порядок оформления титульных листов для многостраничных документов в требованиях по оформлению самих стандартов как документов (ГОСТ Р 1.5-92), установилась единообразная практика оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок.

Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых не намного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпелъно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД. 13.02.78. № 34).

Не санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланков ведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Многие отечественные и зарубежные фирмы при типографском изготовлении бланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается начиная от левого поля и обозначается знаком «На № от». Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «место составления или издания». Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

Бланки каждого вида могут изготавливаться в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

Бланки с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков .

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

При создании бланка документа на двух и более языках (для совместных предприятий и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

Титульный лист документа также должен оформляться в соответствии с формуляром-образцом.

Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

- использование всегда продольного расположения реквизитов;

- вынос грифов утверждения выше наименования документа;

- в одну строку вписываются наименование населенного пункта и дата;

- в качестве даты используется только год создания документа;

- вынос необходимых кодов, грифов согласования документа, сведений об авторах.

Вверху документа размещают официальное наименование организации - автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Коды (шифры) проставляются с левой стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа флаговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера.

1.3 Требования к оформлению информационно-справочных документов

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. приложение 9).

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная ректору института, проректора, декану (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны ректором института.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям (см. приложение 10).

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адреса и подпись составителя.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия (СИ МГУК) обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ) (см. приложение 11).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике (см. приложение 12). Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для ректора института и не выходящие за его приделы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны ректором. Такие справки должны иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблице.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справки сведений финансового характера она подписывается ректором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Акт - документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факт события (см. приложение 13).

Акты составляются в самых разных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов;

акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами института. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во второй части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на основное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилия и инициала присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение ректора и заверение печатью института.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровка подписей и дата»).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все исправления и дополнения а акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (см. приложение 14). В коммерческом

предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включаемым в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилия приглашенных. Если присутствовало более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждении. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих и через тире - краткое изложение текста выступления.

Если в ходе выступления или в обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников института в виде копии самого протокола или выписки, постанавливающей части из него (см. приложение ), либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Выписка из протокола. Это копия части документа. В выписки содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью

Реквизиты выписки таковы:

Наименование министерства или ведомства;

Наименование организации;

Наименование вида документа (выписка из протокола);

Дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;

Место составления или издания документа;

Заголовок к тексту.

II. Организация работы с документами

2.1 Формы организации делопроизводства

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов

2.2 Основные этапы документопотока

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются

Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

2.3 Прием и первичная обработка документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.