Діловодство в сільській (селищній) раді

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

ХЕРСОНСЬКИЙ ОБЛАСНИЙ ЦЕНТР ПЕРЕПІДГОТОВКИ ТА ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ ПРАЦІВНИКІВ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ, ОРГАНІВ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ, ДЕРЖАВНИХ ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ І ОРГАНІЗАЦІЙ

ВИПУСКНА РОБОТА

на тему

ДІЛОВОДСТВО В СІЛЬСЬКІЙ (СЕЛИЩНІЙ) РАДІ

Херсон - 2011

ЗМІСТ

Вступ

Розділ І. Поняття діловодства як функції управління

1.1 Значення діловодства у здійсненні процесу управління

1.2 Документи та особи, що регламентують та контролюють діловодство у сільській (селищній) раді

1.3 Документування управлінської діяльності

Розділ ІІ. Ведення документації сільської (селищної) ради

2.1 Приймання, розгляд і реєстрація документів

2.2 Службові документи

Розділ ІІІ. Функції діловода

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

діловодство сільська рада документ

ВСТУП

Ефективна й результативна діяльність місцевих рад та їх виконавчих комітетів неможлива без чіткої організації їхньої роботи та обов'язкового дотримання вимог службового діловодства. Основними документами, що регламентують ці питання, є: Конституція України, Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про формування місцевих органів влади і самоврядування», «Про нотаріат», «Про органи реєстрації актів громадянського стану», «Про національний архівний фонд та архівні установи України», Кодекс про шлюб та сім'ю України, Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Для встановлення єдиного порядку складаня документів і організації роботи з ними розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства.

Виходячи з вищесказаного, ми можемо визначити об'єкт нашої курсової роботи: діловодство у сільській (селищній) раді та його роль у системі управління.

Завдання роботи:

1. Окреслити поняття діловодства у сільській (селищній) раді;

2. Визначити його роль у здійсненні процесу управління;

3. Проаналізувати особливості ведення документації у сільській (селищній) раді;

4. Визначити основні функції діловода.

Розділ І. ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА ЯК ФУНКЦІЇ УПРАВЛІННЯ

1.1 Значення діловодства у здійсненні процесу управління

Функція у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управління називають загальними. Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління. Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач. В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством. Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів. Задачі діловодства:

* забезпечення ефективного процесу управління;

* утворення документів;

* зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

1.2 Документи та особи, що регламентують та контролюють діловодство у сільській (селищній) раді

Ведення діловодства регламентується інструкцією сільської (селищної) ради, яка має бути розроблена з метою виконання положень Конституції, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів влади, з урахуванням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності сільської (селищної) ради, її виконавчого комітету і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян визначається в Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у сільській (селищній) раді, затвердженій рішенням сесії сільської (селищної) ради.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Відповідальність за організацію діловодства в сільській (селищній) раді несе голова сільської (селищної) ради.

Ведення діловодства в сільській (селищній) раді відповідно до вимог інструкції покладається на спеціаліста виконавчого комітету сільської, селищної ради, до посадових обов'язків якого входить ведення діловодства (діловода).

Загальне керівництво роботою діловода здійснює секретар виконавчого комітету сільської (селищної) ради.

Сільський (селищний) голова зобов'язаний:

-- забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до сільської (селищної) ради;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від установ, організацій, що належать до сфери управління сільської (селищної) ради, різних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в сільській (селищній) раді та її виконавчому комітеті;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення ради та її виконавчого комітету сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання діловода з метою підвищення кваліфікації;

-- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням у сільській(селищній) раді та її виконавчому комітеті вимог щодо складання,оформлення документів і організації діловодних процесів, передбаченихдержавними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію тацією Інструкцією.

У разі звільнення працівників, а також у разі їх відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою секретаря виконавчого комітету сільської (селищної)ради передаються особам, які їх заміщують, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

Ведення діловодства в сільській (селищній) раді здійснюєтьсядержавною мовою.

1.3 Документування управлінської діяльності

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів у сільській (селищній) раді є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. У сільській (селищній) раді визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності. Управлінська діяльність сільської (селищної) ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів сільської (селищної) ради визначається законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про службу в органах місцевого самоврядування», а також статутом територіальної громади села (селища).

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на сесіях сільської (селищної) ради, зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Рішення сесій сільської (селищної) ради доводяться до виконавців шляхом надсилання їм рішень. Рішення зборів територіальної громади села (селища) провадяться в життя розпорядженнями сільського, селищного голови. Сільська (селищна) рада під час здійснення оперативних зв'язків з іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Розділ ІІ. ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ СІЛЬСЬКОЇ (СЕЛИЩНОЇ) РАДИ

2.1 Приймання, розгляд і реєстрація документів

До процесу управління входить отримання, опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній та фінансовій документації, протоколах, Інформаціях, довідках, листах тощо. Усі технічні операції, пов'язані з документами, становлять предмет діловодства. Зокрема в органах місцевого самоврядування до нього входить діяльність щодо прийому, реєстрації документів, їх руху та пошуку, відповідні операції розгляду, формування у справи та подальше зберігання.

Усі документи, що надходять до сільської (селищної) ради, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються відповідальною особою. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. Діловодом розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів уразі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Усі документи, що надійшли до сільської (селищної) ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється відповідальною особою для визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись удень одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Сільському (селищному) голові відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом «Невідкладно».

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності сільської (селищної) ради і потребують вирішення сільським (селищним) головою, розглядаються першочергово. Інші документи передаються виконавцям.

Реєстрація документа -- це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення -- реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, нормативних актів інших центральних органів виконавчої влади проводиться централізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів нарік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в сільській (селищній) раді, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Документи, що не підлягають реєстрації (Додаток 1).

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду,автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти такореспонденція Верховної Ради України, Президента України та КабінетуМіністрів України, розпорядження сільського (селищного) голови з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення сесії сільської (селищної) ради, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення --реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межахгрупи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдинареєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК .

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500--600 документів на рік .

2.2 Службові документи

Для складання службових документів у сільській (селищній) раді повинен використовуватися папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, службові документи оформлюються на бланках сільської (селищної) ради.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій -- висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, розпорядження -- розпорядчу частину без констатуючої, лист --прохання без пояснення.

Службовий документ, що складається в сільській (селищній) раді, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи -- автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію.

Найменування сільської (селищної) ради повинно відповідати найменуванню, зазначеному у статуті про неї.

Назва виду документа (розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом.

Заголовок до тексту документа повинен містити стислий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і містким, точно передавати зміст тексту.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається сесією сільської (селищної) ради, -- дата його прийняття; для документа, що затверджується, --дата затвердження. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом, наприклад: 30.05. 2010. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2010 року.

Дата на документі проставляється сільським, селищним головою або особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень-- індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як у сільській (селищній) раді -- внутрішнє, так і за її межами -- зовнішнє.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка із зазначенням посади, підпису, прізвища та ініціалів, а також дати підпису.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.

Документи в сільській (селищній) раді підписуються сільським, селищним головою, секретарем сільської (селищної) ради, заступником голови відповідно до їх компетенції, встановленої статутом територіальної громади, регламентом сільської (селищної) ради та цією Інструкцією.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене -- на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню (Додаток 2). Документ затверджується рішенням сесії сільської (селищної) ради або розпорядженням сільського, селищного голови. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися рішенням сесії сільської (селищної) ради або розпорядженням сільського (селищного) голови відповідно до чинних нормативно-правових актів. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на статуті територіальної громади села (селища), положеннях сільської (селищної) ради, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовоюпечаткою, визначається сільською (селищною) радою на підставі чиннихнормативно-правових актів (додаток 3).

Печатка, яка відтворює найменування сільської (селищної)ради, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, тана розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Резолюція-- це напис на документі, зроблений сільським, селищним головою або його заступником, секретарем сільської, селищної ради, секретарем виконкому сільської, селищної ради, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються секретарем виконавчого комітету сільської (селищної) ради і подаються на затвердження сільському (селищному) голові разом із зазначеними документами.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в сільській (селищній) раді вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа -- на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль -- на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;

про виконання документа і направлення його до справи -- на нижньому лівому полі першого аркуша документа (стисла довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця);

--- відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена;

-- про перенесення даних на машинний носій -- на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу сільського (селищного) голови, його заступника або секретаря сільської (селищної) ради. Сільська (селищна) рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників сільська (селищна) рада може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо) і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис»

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

-- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті. Такі додатки повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись заступником сільського, селищного голови, юристом сільської, селищної ради на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи сільської (селищної) ради з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, секретар виконавчого комітету сільської (селищної) ради в доповідній записці на ім'я сільського, селищного голови або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка разом з проектом розпорядженням сільського (селищного) голови та посвідченням про відрядження передається сільському (селищному) голові, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал.

Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Секретар виконавчого комітету сільської, селищної ради підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії сільської (селищної) ради.

Розділ ІІІ ФУНКЦІЇ ДІЛОВОДА

Робота діловода регламентується відповідною посадовою інструкцією, яка розробляється на основі статуту територіальної громади села (селища), регламенту сільської (селищної) ради та інструкції діловодства і затверджується сільським (селищним) головою.

Основним завданням діловода є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в сільській (селищній) раді на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловод:

розробляє номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи постійних, тимчасових контрольних комісій, засідань сесій сільської (селищної) ради, засідань виконкому сільської (селищної) ради; здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у сільській (селищній) раді, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності сільської (селищної) ради та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

-- удосконалює форми і методи роботи з документами в сільській(селищній) раді та організаціях, що належать до сфери її управління,з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в напрямках діяльності сільської (селищної) ради;

організовує підвищення кваліфікації працівників сільської (селищної) ради, депутатів сільської (селищної) ради в роботі з документами;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в сільській (селищній) раді.

На посаду діловода призначається посадова особа органу місцевого самоврядування відповідно до розпорядження сільського (селищного) голови за поданням секретаря виконавчого комітету сільської (селищної) ради.

Діловод повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).

Діловод за характером діяльності взаємодіє:

з головами постійних, тимчасових контрольних комісій сільської (селищної) ради, депутатами сільської (селищної) ради та керівниками організацій, що належать до сфери управління сільської (селищної) ради, --з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи постійних, тимчасових контрольних комісій, проведення засідань сесій сільської (селищної) ради, виконкому сільської (селищної) ради, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юристом -- з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів, з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

з іншими працівниками сільської (селищної) ради -- з питань забезпечення сільської (селищної) ради засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

Діловод контролює виконання встановлених правил роботи з документами в сільській (селищній) раді та організаціях, що належать до сфери її управління; доповідає сільському (селищному) голові про стан роботи з документами; вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в сільській (селищній) раді та організаціях, що належать до сфери її управління; візує документи в межах своєї компетенції; бере участь у засіданнях сесій сільської (селищної) ради, виконкому та нарадах керівництва сільської (селищної) ради.

Діловод має право залучати спеціалістів сільської (селищної) ради та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва; вимагати від працівників сільської (селищної) ради та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами; повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

ВИСНОВКИ

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданнями діловодства є

* забезпечення ефективного процесу управління, швидкої і ефективної роботи сільської (селищної) ради ;

* утворення документів;

* зберігання, забезпечення доступу до документів.

Складові частини діловодства - система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем - функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі. До міжгалузевих - документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні - на більш дрібні сукупності документів.

Система документування - це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

Для розумного ведення діловодства у сільській (селищній) раді обов'язковою кадровою одиницею має бути діловод, якого будуть контролювати безпосередньо голова сільської ради та секретар.

Основним завданням діловода є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в сільській (селищній) раді на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Конституція України: прийнята Верховною Радою України 28 червня 1996 року ( зі змінами)

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153

3. Глущик С.В., Дняк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: А.С.К., 1998.-173 с.

4. Глущик С.В., Днях О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для виш. та серед, спец. навч. Закладів --3-те вид,, переробл. і допов. -- К.: АСК, 2000. -- 400 с.

5. ДіденкоАН. Сучасне діловодсіво. -- К.: Либідь, 1996. -- 256 с.

6. Коваль А.П. Ділове спілкування. - К.: Либідь, 1992.

7. Кузнецова АН., Вагенгсйм Р.Н. Машинопись. -- М.: Вьісшая школа, 1986. -- 288 с.

8. Організація роботи: практичні поради сільському, селищному голові: практичний посібник/ За заг. ред. Зайчука В.В., Гонтарчук Н.Т., Прудиус Л.В. - Харків: Фактор, 2010 - 672 с.

9. Паламар Л.М., Кацавець Т.М. Українське ділове мовлення. -- К.: Либідь, 1997. -- 296 с.

10. Теренович К.А.“Сучасне українське діловодство” -- К.: Либідь, 1997. -- 293 с.

11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: Вища шк.., 2004. - 302 с.

ДодаткИ

Додаток 1

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації

Листи, що надійшли в копії до відома.

Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

Зведення та інформація, надіслані до відома.

Навчальні плани, програми (копії).

Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

Прейскуранти (копії).

Норми витрати матеріалів.

Поздоровчі листи і запрошення.

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Наукові звіти за темами.

Місячні, квартальні, піврічні звіти.

Форми статистичної звітності.

Додаток 2

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)

Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)

Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо)

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо)

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)

Розцінки на здійснення робіт

Статути державних підприємств (об'єднань)

Структура і штатна чисельність

Форми уніфікованих документів

Штатні розписи

Додаток 3

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)

Заявки (на обладнання, винаходи тощо)

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції

Посвідчення про відрядження

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)

Протоколи (погодження планів поставок)

Реєстри (чеків, бюджетних доручень)

Специфікації (виробів, продукції тощо)

Статути державних підприємств (об'єднань)

Титульні списки, штатні розписи

Размещено на Allbest