Анализ нормативно-правовой базы по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов Республики Беларусь

Размещено на http://www.allbest.ru/

документ управление служебный оформление

Анализ нормативно-правовой базы по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов Республики Беларусь

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы подчиненных. Для этого руководителям разного уровня необходимо получать информацию и ее в дальнейшем обрабатывать (проводить анализ, готовить и принимать на основе имеющейся информации управленческие решения, добиваться их выполнения, организовывать учет и контроль исполнения принятых решений).

Сегодня интенсивность подобных процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что значение качественного обеспечения управленческой деятельности становится первостепенным. При этом уровень знаний и умений руководителя в области организации документационного обеспечения управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

Делопроизводство - это вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки и создания документов в процессе управления и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления, т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Параллельно с термином «делопроизводство» сегодня используется термин «документационное обеспечение управления» или «информационно-документационное обеспечение управления». Появление этих терминов связано с внедрением в управление компьютерных систем и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационно-аналитическая работа, работа с базами данных, информационными ресурсами и т.д.

Понятие документационного обеспечения управления имеет сходное смысловое содержание, однако носит более практическую направленность: документы создаются не ради их создания, а для фиксации управленческих решений и их реализации.

Для правильного понимания делопроизводства необходимы единообразные подходы к нему, которые позволяют корректно трактовать информацию, готовить документы и организовывать процессы делопроизводства. Для этого широко используют тесно связанные между собой процессы унификации и стандартизации.

У нас в стране разработаны унифицированные системы документации (УСД) - системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информации, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД устанавливаются Общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».

Стандартизация документов является формой юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

С точки зрения делопроизводства важно следующее:

в состав УСД входит Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) с выделенными видами документов и унифицированными формами этих документов;

УСОРД установлена Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004), введенном в действие с 1 июля 2005 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. №69;

с целью совершенствования документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 утверждена инструкция по делопроизводству в государственных органах Республики Беларусь (далее - Инструкция по делопроизводству). Инструкция по делопроизводству разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Основные требования к порядку оформления служебных документов, относящихся к категории организационно- распорядительной документации, основаны на законодательных актах и изложены в нескольких основных нормативных документах и стандартах, в частности:

в Инструкции по делопроизводству - применяется в организациях всех форм собственности, на ее основе каждая организация разрабатывает собственную локальную инструкцию по делопроизводству;

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете министров Республики Беларусь от 24.07.2003 г. № 27;

СТБ 6.38-2004.

Все документы оформляются на бланках документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.).

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы:

· Организационные - положения, уставы, инструкции, правила и др.

· Распорядительные - приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.

· Справочно-информационные - акты, докладные, объяснительные записки, письма и др.

Положения, содержащиеся в стандарте СТБ 6.38-2004, зачастую не отличаются четкостью и допускают многовариантность в оформлении, положения же Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий более четки и конкретны и применяются лишь в государственных органах и государственных организациях, подчиненных Совету Министров.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности государственных органов и организаций - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания.

Текст распорядительного документа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Приказ республиканского органа государственного управления - правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Распоряжение - локальный правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Решения органов местного управления и самоуправления являются нормативными правовыми актами, принимаемыми местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения, и имеют обязательную силу на соответствующей территории. Местные Советы депутатов, исполнительные и распорядительные органы в пределах своей компетенции принимают нормативные правовые акты в форме решений. Решения местных Советов депутатов, не соответствующие законодательству Республики Беларусь, отменяются вышестоящими Советами депутатов и Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь. Президент Республики Беларусь вправе приостанавливать не соответствующие законодательству Республики Беларусь решения местных Советов депутатов. Решения местных исполнительных и распорядительных органов, не соответствующие законодательству Республики Беларусь, отменяются соответствующими Советами депутатов, вышестоящими исполнительными и распорядительными органами, а также Президентом Республики Беларусь. Принятые нормативные правовые акты областных, Минского городского Советов депутатов и областных, Минского городского исполнительных комитетов подлежат обязательной юридической экспертизе, проводимой Министерством юстиции Республики Беларусь, а нормативные правовые акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового уровня - обязательной юридической экспертизе, проводимой соответствующим управлением юстиции областного исполнительного комитета.

Постановления - правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Различают: 1) постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами; утверждение плана) и постановления, адресуемые для исполнения другим органам, предприятиям, учреждениям, должностным лицам; 2) постановления, обязательные для исполнения, и постановления рекомендательного характера.

Указание - локальный правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам информационно-методического характера, и по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Большинство документов, создаваемых государственными органами, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию либо быть принята к сведению. К этому виду документов относятся: акты, докладные, служебные и объяснительные записки, справки, письма телефонограммы, протоколы и т.д.

Совокупность документов, в которых зафиксированы вопросы подбора и расстановки кадров, этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Такие документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров. К оформлению документов по личному составу предъявляются общие требования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем (альбомом) унифицированных форм документов. Прохождение и обработка основных категорий документов должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и утверждаться руководством. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем письме;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (запросы);

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Обращения граждан являются входящими документами. Общий порядок работы с обращениями граждан в государственные органы, а также рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан организуется в соответствии:

С Конституцией Республики Беларусь;

Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. №2 «О мерах по дальнейшей дебюракратизации государственного аппарата»;

Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407-ХIII «Об обращениях граждан»;

Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц».

Под обращением понимается индивидуальное или коллективное предложение, заявление, жалобу гражданина в государственный орган. Руководители государственных органов обязаны организовать работу по рассмотрению обращений в соответствии с требованиями законодательства об обращениях граждан и принимать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений.

Размещено на Allbest.ru