Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Что такое информация?

Термин информация происходит от латинского слова informatio, что означает «сведения, разъяснения, изложение».

В Федеральном законе “Об информации, информатизации и защите информации” информация определяется как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления”.

Информация может являтся объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому.

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и достаточной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль.

Носитель информации - это документ. Один из способов фиксации информации - это документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Что такое документ?

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Основу любого документа составляет документная информация, т.е содержащаяся в документе и ради которой он создается.

Документы выполняют ряд важных функций:

информационную: являются носителем и источником информации;

управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Основу любого документа составляет документная информация. А документ в свою очередь является главным объектом труда управленца

3. Место и значение информационно-документационного обслуживания в деятельности управленческого аппарата

информация документ

Документ предназначен для хранения и передачи информации и поэтому основная его задача заключается в предоставлении потребителям всей совокупности данных по интересующих их вопросам.

Как только появляется управляющие и управляемые структуры , сразу возникает потребность передать управленческое решениеи отчитаться о его выполнении. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. “Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению”составляет систему документации.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.

4. Кто занимается документационным обслуживанием в аппарате управления

Управленческие взаимосвязи сложны и формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Всем этим занимается служба ДОУ. В небольших организациях такое структурное подразделение не создается, а вся работа с документами выполняется одним сотрудником. Основной целью ее деятельности является организация, руководство, контроль, координация и реализация работ по документационному обеспечению.

5. Какое место занимает служба ДОУ в системе управления

Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить из вне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению документов, их обработке и хранению проводится с внедрением компьютерных технологий и требуют специальных знаний и умений. В любой организации документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное подразделение, именуемое служба ДОУ. В небольших организациях такое структурное подразделение не создается, а вся работа с документами выполняется одним сотрудником. Но в любом случае правильное ведение делопроизводства любой организации это залог ее успешности, независимо от того выделено отдельное структурное подразделение, т.е служба ДОУ или ведется конкретным сотрудником. Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации. От того на сколько грамотно составлен и оформлен документ на прямую зависит решение вопроса, а от быстроты получении и обработки информации зависит своевременность принятия решения

6. Когда появились должностные лица занимающиеся делопроизводством

Документ появляется в глубокой древности прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов.

В нашем государстве документы, сохранившиеся от периода до образования централизованного государства (IX-XV вв.) - договора, жалованные, ссудные, вкладные и т.п. грамоты и другие документы, показывают, что их составление уже тогда требовало определенных навыков, умения. Их не мог составить любой человек. В Судебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. имеются статьи, посвященные порядку составления документов.

XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Выделяются специальные структурные подразделения, регулирующие документопотоки - канцелярии. Процесс документирования и работы с документами начинает законодательно регулироваться и первым таким документом считается Генеральный регламент 1720 г., а в XIX веке все процессы документирования и работы с документами скрупулезно расписаны в нормативных актах.

7. Когда начинается подготовка специалистов-документоведов

Постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 года N 560 "Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству" п. 5 которого гласил: "Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства".

Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.05.1964 был создан факультет государственного делопроизводства.

С 1966 г. при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.

Таким образом на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.

Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.

Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".

Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр".

С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

Сегодня таких специалистов готовит более 90 вузов в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске и других:

8. Что явилось причиной появления новой специальности?

Документ появляется в глубокой древности прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать урожай имущества, облагаемое оброком население. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ прежде всего надо было как минимум знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и следовательно должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.

Таким образом мы установили, что с развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Параллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все большие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом.

9. Кого готовят факультеты документоведения

Квалификация выпускника - документовед.

Получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности. Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Это должности, требующие "высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации". Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат.

10. Какой документ определяет государственные требования к подготовке специалистов с высшим образованием?

Государственным образовательным стандартам целиком посвящена 5 статья Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании". Прежде всего в Законе четко определено назначение образовательных стандартов.

"1. Гос-нные образовательные стандарты высшего и послевузовского проф-ного образования предназначены для обеспечения:

1) качества высшего и послевузовского профессионального образования;

2) единства образовательного пространства Российской Федерации;

3) основы для объективной оценки деятельности образовательных учреждений, реализующих образовательные программы высшего и послевузовского профессионального образования;

4) признания и установления эквивалентности документов иностранных государств о высшем и послевузовском профессиональном образовании.".

Первые образовательные стандарты были утверждены в 1996 году, в 2000 г. были разработаны стандарты второго поколения. Их принятию предшествовало подписание министром образования приказа от 02.03.2000 N 683 "Об утверждении государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования" в котором утверждался перечень направлений подготовки и специальностей высшего профессионального образования. В этом перечне специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" отнесена к разделу междисциплинарных специальностей и получила код специальности 350800. В соответствии с приказом министра образования РФ от 04.12.2003 N 4482, утвердившим новый классификатор специальностей, специальность получила код 032001 и отнесена к гуманитарным наукам. Дополнительный код 65 означает - дипломированный специалист с высшим образованием.

11. Какие требования предъявляются к профессиональным знаниям по специальности 032001.65

"Док-вед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления."

12. Что должен уметь специалист-документовед?

- разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

- составлять и оформлять любые виды документов;

- проектировать унифицированные формы документов;

- проектировать унифицированные системы док-ции, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизир-х технологий;

- выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

- анализировать состояние ДОУ конкретной организации;

- составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;

- разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом (или ее отдельных составных частей);

- разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;

- организовать контроль за исполнением;

- провести экспертизу ценности документов, подготовить их к архивному хранению или уничтожению;

- руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;

- осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития;

Документоведы единственные специалисты, глубоко владеющие культурой документа и умеющие не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, определять его ценность, но и главное, что умеют только документоведы - разрабатывать унифицированные формы документов и целые системы документации, работать с классификаторами технико-экономической и социальной информации и внедрять автоматизированные технологии в документационное обеспечение управления каждой организации.

13. Каковы требования к выпускной квалификационной работе?

Срок вашего обучения установлен в стандарте и составляет 5 лет на дневной форме обучения. Специальный раздел стандарта определяет требования к итоговой государственной аттестации. Оканчивая вуз, вы должны не только сдать государственный экзамен, но и подготовить и защитить дипломную (выпускную квалификационную) работу.

Требования к дипломной работе в стандарте изложены следующим образом: "Выпускная квалификационная работа документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку информационно-документационного обеспечения управления на базе конкретной организации или теоретическую работу по проблемам документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства".

14, 15 Где и Кем может работать специалист - документовед?

В стандартов высшего профессионального образования указывается, где может работать такой специалист. Обратите внимание, что получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Здесь же указываются и возможные должности. Это должности, требующие "высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации". Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат. Многочисленные функции этой службы и возможные места работы вы узнаете уже в курсах по специальности.Определив, какой специалист нужен, стандарт устанавливает, какие же знания он должен получить в вузе, чтобы соответствовать предъявляемым к нему требованиям. Для этого образовательный стандарт определяет по каждой специальности обязательный минимальный набор дисциплин и минимум содержания каждой дисциплины.

16. Какие виды профессиональной деятельности возможны после окончания факультета?

В стандарте указано? что: "При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

1.Организационно-управленческую;

2.Оргпроектную;

3.Аналитическую;

4.Исследовательскую;

5. Педагогическую;

6.Консультационную.

17. Каковы возможности профессиональной адаптации документоведа?

Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Например, уже сегодня вузы ведут специализации:

И, конечно, все выпускники-документоведы, освоившие основную образовательную программу высшего профессионального образования по специальности 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления имеют возможность при желании продолжать свое образование в аспирантуре.

Размещено на Allbest.ru