Документація й інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Змiст

Вступ

Документація й інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Документація, як метод бухгалтерського обліку

Вимоги до змісту й оформлення документів

Класифікація документів

Порядок перевірки й опрацювання документів

Документооборот, його організація

Організація зберігання документів

Інвентаризації, як метод бухгалтерського обліку:

Порядок проведення й оформлення інвентаризації

Виявлення результатів інвентаризації і відображення їх в обліку

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Становлення ринкової економіки в Україні, поява нових господарських структур різних форм власності, розвиток міжнародних економічних зв'язків зумовлюють необхідність удосконалення обліку і контролю як складових частин економічної інформації, необхідної для управління на всіх рівнях.

Управління будь-яким підприємством вимагає систематичної інформації про здійснювані господарські процеси, їх характер і обсяг, про наявність матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, їх використання, про фінансові результати діяльності. Основним джерелом такої інформації є дані поточного бухгалтерського обліку, які систематизуються у звітність. Така звітність має велике значення, оскільки використовується не тільки для економічного аналізу діяльності окремого підприємства з метою одержання інформації, необхідної для управління, а й для узагальнення результатів у масштабі галузей і народного господарства в цілому.

Розвиток господарських зв'язків в умовах ринку значно розширює кількість користувачів облікової і звітної інформації. Ними є не тільки працівники управління, безпосередньо пов'язані з підприємництвом, а й зовнішні користувачі інформації, які мають прямий фінансовий інтерес: банки - при вирішенні питань про надання кредитів; постачальники - при укладенні договорів на поставку товарно-матеріальних цінностей; інвестори, засновники, акціонери, яких інтересує рентабельність вкладеного капіталу і можливість одержання доходів (дивідендів). Значний інтерес облікова інформація має також для працівників податкових і фінансових служб, органів державної статистики й управління.

Кабінет Міністрів України своєю постановою від 28.10.1998 № 1706 затвердив програму реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів. Програмою було визначене головне завдання трансформації національної системи бухгалтерського обліку: приведення її у відповідність з вимогами ринкової економіки і міжнародними стандартами бухгалтерського обліку, надання суб'єктам господарювання можливості визначати рамки і форми внутрішньовиробничого обліку.

Реформування системи бухгалтерського обліку - це його перебудова за такими напрямками:

· Створення нормативної бази (відповідних положень на базі законодавчо-закріплених принципів ведення бухгалтерського обліку);

· Затвердження національного плану рахунків та інструкції щодо його застосування;

· Методичного забезпечення необхідними інструкціями, вказівками, коментарями;

· Кадрового забезпечення (підготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації фахівців з бухгалтерського обліку);

· Розробки нових форм і методів обліку, перегляду первинних документів відповідно до нових положень;

· Активного співробітництва з міжнародними спеціалізованими професійними організаціями.

Найважливішим нормативно-правовим документом, що регламентує засадні питання організації та ведення бухгалтерського обліку, є Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", схвалений Верховною Радою України 16.07.1999, який набрав чинності з 01.01.2001 р.

Документація й інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Облік існує давно. Він виник у процесі розвитку людського суспільства, котре для забезпечення своїх потреб здійснює господарську діяльність, тобто матеріальне виробництво, що вимагає управління та контролю. Задля цієї мети й було створено облік.

Протягом істеричного розвитку, в процесі загального зростання матеріально-технічної культури змінювалися й удосконалювалися також метода, техніка і форми обліку. Від примітивних засобів і способів до складних сучасних комп'ютерних систем - таким є шлях розвитку облікової техніки.

Основою бухгалтерського обліку в Україні є Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p., який визначає правові основи регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, водночас з цим почалася реалізація Програми реформування бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів фінансової звітності, затвердженої постановою № 1706 Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 1998 р. Поширюється цей Закон на всіх без винятку юридичних осіб (підприємства, організації, банки, бюджетні установи).

Бухгалтерський облік є самостійною економічною наукою і певною областю практичної суспільної діяльності. Облік є одним з найважливіших засобів отримання інформації і основою раціонального управління.

Бухгамлтерський омблік -- процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Документ (офіційне) -- це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Документ, основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ -- це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документування господарських операцій, їх подвійний запис на рахунках бухгалтерського обліку не можуть врахувати всього реального руху активів і зобов'язань. Є такі процеси і явища, що не піддаються повсякденній обліковій реєстрації і документуванню в момент їх здійснення. Це так звані природні втрати за деякими видами ресурсів, а також наслідки помилок, допущених під час їх приймання та відпуску, записів в облікових регістрах, а також через зловживання. Способом бухгалтерського обліку, за допомогою якого можна виявити й врахувати те, чого не можна взяти на облік при щоденній документації господарських процесів і явищ, є інвентаризація. . Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку. Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних, ревізій. Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б не викликали сумнівів щодо дійсності документа і правильності господарської операції.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо) документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійснювані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опрацювання інформацію, потрібну для управління і контролю

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Поняття інвентаризації в процесі еволюції суспільства трансформувалося з найпростішої форми здійснення дій по перерахунку, перемірювання, переважування, метою яких було відображення фактичного стану об'єкту, до дій щодо виявлення фактичної наявності майна (складення інвентарю) з метою визначення власного і залученого капіталу, вкладеного в справу, і визначення фінансового результату від господарської діяльності.

Інвентаризація -- елемент методу бухгалтерського обліку, за допомогою якого визначається фактичний розмір активів, капіталу та зобов'язань, співставлення отриманих результатів з даними бухгалтерського обліку, звірки розрахунків на підставі документів. Інвентаризація дозволяє уточнити дані бухгалтерського обліку. Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити опрацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних цінностей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

Також можна зазначити що,інвентаризація - це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінка активів та зобов'язань (майно, вкладення підприємства в статутні фонди інших підприємств, розрахунки з дебіторами та кредиторами) підприємства.

Документація, її значення

Вимоги до змісту й оформлення документів

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити.

Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне".

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є: назва документа (форми); дата і місце складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства чи особи; номер документа; підстава для здійснення операції; дані про документ, що засвідчує особу; інші додаткові реквізити. Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій. До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення; документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм. у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами; записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа; вільні рядки в первинних документах прокреслюють; у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери; кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення; керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене; забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам; складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення. підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком; у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера; відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи; первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копи та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Класифікація документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікація документів здійснюється на етапі груп та їх у справі. Їх поділяють на роди, види, підвиди, і різновиди.

Рід - це перший рівень розподілу, який розкривається за допомогою видових розподілів документа.

Вид - другий рівень розподілу. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

Третій рівень розподілу - підвид. За ним слідує різновид, поки не визначиться остаточне місце конкретного документа в цій класифікації.

Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

за походженням - службові та особисті;

за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

за напрямком - вхідні та вихідні;

за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні;

за стадіями створення - оригінали та копії;

за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

за змістом - організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо.

За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені.

Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Прикладом зведених документів є звіти касира, звіти про рух виробничих запасів, авансові звіти та ін. Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках.

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (лімітно-забірні картки, особисті картки працівників, бригадні наряди, відомості випуску готової продукції).

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні -- це такі документи, які складають на самому підприємстві (вимоги, прибуткові ордери, звіти матеріально відповідальних осіб та ін.). Зовнішні -- це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази, письмові розпорядження, доручення, чеки на одержання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів. Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції, авансові звіти та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції

Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити за такою схемою

Класифікація бухгалтерських документів:

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника - виправдний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємств і організацій.

Порядок перевірки й опрацювання документів

Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за такими етапами: оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті. На етапі фіксації господарських операцій причетні до цього особи повинні дотримуватись зададних вимог до первинних документів: відповідність документа стандарту; правильність його заповнення; юридична обов'язковість, що забезпечується наявністю необхідних підписів. Перевірка змісту операцій здійснюється у хронологічному або систематизованому порядку.

Хронологічна перевірка полягає в тому, що документи перевіряють в календарній послідовності (за датами) за порядком розміщення їх в папках, тобто документи перевіряють у тому порядку, в якому вони згруповані і підшиті в справах.

Систематизована перевірка документів передбачає вивчення їх за економічно однорідними операціями в розрізі окремих ділянок.

При проведенні ревізії часто поєднують хронологічний і систематизований способи, тобто одні документи перевіряють в порядку їх підшивки, а Інші - за економічно однорідними операціями. Це комбінована перевірка.

Перевірка повинна здійснюватися з погляду законності операцій і правильності їх оформлення. Документи перевіряють формально, арифметично і по суті.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб. При цьому старанно перевіряють також чіткість запису змісту операції і цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії. Формальна перевірка документів повинна забезпечувати порядок у документації, сприяти підвищенню відповідальності осіб, які складають документи.

Арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі. Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали, для дооформлення, а іноді і для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тільки після виправлення недоліків. Якщо при перевірці документів виявлено підробку підписів, підчистку цифр або інші зловживання, то такі документи повинні бути затримані і передані головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам. Прийняті документи бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки -- доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Перевірка документів по суті означає встановлення господарської доцільності і законності, тобто чи справді відбулася операція і в такому обсязі, як зазначено в документі, чи не є поданий документ просто видумкою.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. В архіві мають зберігатись у закритих шафах так, щоб забезпечити їх належне утримання та швидке знаходження. Вилучення документів можливе тільки на вимогу правоохоронних або інших контролюючих органів. Як зазначено в Законі «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути вилучені в підприємства «тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами». Посадова особа підприємства має право зняти копії документів, що вилучаються. На кожному підприємстві треба проводити належну роботу з упорядкування потоку документів, прискорення їхнього руху від моменту складання до передачі в архів.Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів, балансів, податкової звітності та іншої документації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку типових документів, які створюються в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств", затверджених наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р. № 41 (далі - Перелік № 41). Терміни зберігання документів у Переліку № 41 диференційовані за двома групами організацій.

До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, які мають наукову та історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу Національного архівного фонду. Терміни зберігання документів для таких організацій зазначені в графі 3 Переліку № 41.

Друга група включає організації, безпосередньо від яких документи до складу Національного архівного фонду не надходять. Терміни зберігання документів цих організацій зазначені в графі 4 Переліку № 41.

При цьому також необхідно пам'ятати, що терміни зберігання документів, визначені в Переліку № 41, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Збільшення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених Переліком № 41, допускається у випадках, якщо ця потреба викликана специфічними особливостями роботи конкретної організації. В Переліку № 41 цей термін зберігання встановлений в 75 років - "В". Отже, тривалість зберігання справи після її закриття (закінчення) діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на момент закриття справи.

Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберігання визначений у три роки за умови завершення перевірок ДПАУ. Однак при визначенні термінів зберігання кожного конкретного виду документації необхідно керуватися Переліком № 41.

А тому підприємства мають скласти графік документообороту і стежити за раціональним проходженням бухгалтерського документа, мінімальним строком перебування його на кожному робочому місці.

Документообіг, його організація

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту

Документообіг -- це рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Протягом цього часу бухгалтерські документи використовуються не тільки для перевірки й опрацювання, а й для оперативного управління, існує графік документообігу. Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст;резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець;термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

Порядок обробки та відправлення вихідної документації. Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів.

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. Для забезпечення рівномірного руху документів розробляють графік документообороту, в якому передбачають послідовність проходження документів, роботу кожної ланки, зазначають конкретних виконавців тощо.

Графік документообігу -- упорядкований у просторі і часі та затверджений в установленому порядку рух документів з виконанням відповідних облікових операцій. Графік документообороту встановлюється головним бухгалтером і відіграє суттєву роль у забезпеченні послідовності проходження документів, стабільної роботи кожної ланки, підвищення відповідальності конкретних виконавців за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів. Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Таблиця . Графік документообороту

Назва документа	Створення та оформлення документа	Перевірка документа	Обробка документа	Передача на зберігання в архів
	Виконавець	Термін виконання	Виконавець	Термін виконання	Виконавець	Термін виконання	Виконавець	Термін виконання
Вимога-накладна	Завідувач складу	Понеділок Середа	Бухгалтер цеху	День надходження документа	Бухгалтер матеріального сектору бухгалтерії	Протягом трьох днів 3 ДНЯ приймання	Заступник головного бухгалтера	Протягом десяти днів після складання річного звіту

Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.

Організація зберігання документів

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Тобто первинні документи відіграють важливу роль у веденні як бухгалтерського, так і податкового обліку, тому дуже важливо забезпечити належне зберігання цих документів, дотримуючись установлених строків. Зазначене визначено у п. 7 ст. 9 Закону № 996-XIV, згідно з яким підприємство повинно забезпечити належне зберігання первинних документів протягом установлених строків.

При цьому відповідальність за забезпечення збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону № 996-XIV).

Порядок зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами незалежно від форм власності (крім банків) визначено Положенням № 88, у п. 6.1 якого зазначено, що первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковому переданню до архіву.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.

В бухгалтерії первинні документи мають зберігатися у спеціальних приміщеннях або шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88). При цьому бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву (п. 6.5 Положення № 88).

У практиці діяльності установ та організацій застосовують два види архівів:

поточний;

постійний.

Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом і печаткою).

Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів. У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а, такі. [8]

Номер статті	Вид документів	Термін зберігання документів	Примітка
		В установах, організаціях, на підприєм- ствах, документи яких надходять до держархівів	В установах, організаціях, на підприєм- ствах, документи яких не надходять до держархівів
1	2	3	4	5
4.2. Бухгалтерський облік та звітність
308.	Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми:
	а) зведені річні	Пост.	До ліквідації організації
	б) річні	Пост.	До ліквідації організації
	в) квартальні	3 р.1	3 р.2	1 За відсутності річних - пост. 2 За відсутності річних - до ліквідації організації
309.	Звіти з фінансування:
	а) зведені річні	Пост.	До ліквідації організації
1	2	3	4	5
	б) річні	Пост.	До ліквідації організації
	в) квартальні	3 р.1	3 р.2	1 За відсутності річних - пост. 2 За відсутності річних - до ліквідації організації
	г) місячні	1 р.3	1 р.4	3 За відсутності річних і квартальних - пост. 4 За відсутності річних і квартальних - до ліквідації організації
310.	Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них	Пост.	До ліквідації організації
311.	Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів:			(1) За відсутності річних - пост. (2) За відсутності
	а) річних	Пост.	10 р.	річних - 10 р.
	б) квартальних	3 р.(1)	3 р.(2)
312.	Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів	Пост.	5 р.
313.	Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів	3 р.	3 р.
314.	Листування про строки подання бухгалтерської і фінансової звітності	1 р.	1 р.
315.	Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)	3 р.1	3 р.1	1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
316.	Особові рахунки:
	а) робітників та службовців, студентів	75 р.-"В"	75 р.-"В"	(1) Після завершення виплати
	б) одержувачів пенсій і державної допомоги	5 р.(1)	5 р.(1)	допомоги і пенсій; для одноразової допомоги - 1 р.
317.	Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат	3 р.1	3 р.1	1 За відсутності особових рахунків - 75 p.
318.	Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3 р.(1)	3 р.(1)	(1) Після ліквідації основних засобів
319.	Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)	3 р.	3 р.
320.		3 р.	3 р.
321.	Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.)	3 р.1	3 р.1	За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
322.	Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості	3 р.(1)	3 р.(1)	(1) Див. примітку до ст. 288
323.	Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів	3 р.	3 р.
324.	Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін.	3 р.	3 р.
325.	Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок	3 р.(1)	3 р.(1)	(1) Див. примітку до ст. 288
326.	Реєстри рахунків до оплати	3 р.(1)	3 р.(1)	(1) Див. примітку до ст. 288
327.	Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки коштовних металів, алмазів і виробів з них	3 р.	3 р.
328.	Відомості про витрачання кредитів:
	а) річні	Пост.	До ліквідації організації
	б) квартальні	3 р.	3 р.
	в) місячні	1 р.	1 р.
329.	Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та контроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості з заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихідної допомоги та інші	3 р.	3 р.
330.	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	3 р.(1)	3 р.(1)	(1) Див. примітку до ст. 288
331.	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
332.	Виконавчі листи	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
333.	Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листування по оформленню договорів-зобов'язань	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
334.	Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
335.	Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
336.	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Подобные документы

• Роль, місце та значення первинних документів бухгалтерського обліку та їх класифікація

  Встановлення ролі і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку. Загальна класифікація, вимоги до змісту й оформлення, сучасні форми ведення первинної бухгалтерської документації. Електронні документи та електронний документообіг.
  
  курсовая работа [36,7 K], добавлен 22.08.2011
  

• Банківська документація, реквізити банківських документів

  Складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відображення операцій в облікових регістрах. Порядок формування і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів. Облік операцій за овердрафтом, сума дебетового залишку.
  
  контрольная работа [151,7 K], добавлен 25.05.2010
  

• Основи бухгалтерського обліку

  Сутність, функції, мета та особливості бухгалтерського обліку. Предмет та об'єкти бухгалтерського обліку. Принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Метод бухгалтерського обліку. Синтетичний та аналітичний облік, облікові регістри.
  
  книга [63,2 K], добавлен 09.10.2008
  

• Інвентаризація та облік товарних втрат на підприємствах роздрібної торгівлі

  Інвентаризація як необхідна умова діяльності підприємства. Економіко-правовий аналіз нормативної бази та метод бухгалтерського обліку. Аналіз комерційної діяльності базового підприємства. Документальне оформлення результатів інвентаризації та її облік.
  
  курсовая работа [1017,3 K], добавлен 30.01.2012
  

• Побудова плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, організація аналітичного обліку

  Рахунок бухгалтерського обліку як основна одиниця, що реєструє, накопичує і зберігає інформацію, необхідну для ухвалення управлінських рішень. План рахунків бухгалтерського обліку комерційного банку. Значення регістрів синтетичного та аналітичного обліку.
  
  реферат [34,1 K], добавлен 14.07.2011
  

• Виплати працівникам

  Виплати працівникам як економічна категорія та об’єкт бухгалтерського обліку. Економічна сутність, форми і види виплат. Документація та інвентаризація. Синтетичний та аналітичний облік операцій з виплат працівникам. Гармонізація та стандартизація обліку.
  
  курсовая работа [90,2 K], добавлен 11.06.2013
  

• Облік грошових коштів та розрахунків на підприємствах

  Форма ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Інвентаризація грошових коштів в касі і оформлення інвентаризації на ТОВ "Юсес-Львів". ООблік грошових коштів на розрахункових рахунках у банках. Відображення в обліку господарських операцій.
  
  курсовая работа [229,9 K], добавлен 25.05.2016
  

• Організація бухгалтерського обліку доходів

  Основні вимоги до визначення складу та оцінки доходів згідно П(С)БО 15 "Доходи". Класифікація доходів і відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку. Нормативно-правові акти з охорони праці. Санітарно-гігієнічні вимоги на робочому місці бухгалтера.
  
  курсовая работа [1,6 M], добавлен 27.07.2015
  

• Загальна характеристика та роль інвентаризації на підприємстві

  Поняття інвентаризації: суть, значення, види. Основні принципи проведення перевірки відповідності даних бухгалтерського обліку з фактичними залишками основних засобів та запасів на підприємстві. Проблеми методики складання інвентаризаційного опису.
  
  реферат [23,0 K], добавлен 05.02.2014
  

• Вибір форми організації бухгалтерського обліку

  Форми організації бухгалтерського обліку, вибір суб'єкта його ведення на етапі формування установчих документів. Введення до штату посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби. Ведення бухгалтерського обліку власником або керівником підприємства.
  
  контрольная работа [20,5 K], добавлен 09.09.2010
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам