Учет расчётов с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

Факультет заочного образования экономического отделения

Кафедра бухгалтерского учета и финансов

КУРСОВАЯ РАБОТА

ТЕМА: "УЧЕТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ"

Выполнила: студентка

Егозова Мария Валерьевна

Н-НОВГОРОД 2007г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Обзор литеретуры

2. Организация работы бухгалтерской службы в СПК "Сёминский" Ковернинского района Нижегородской области

2.1 Общее положение

2.2 Организация бухгалтерского учета

2.3 Техника учета

2.4 Методика учета

2.5 Распределение должностных обязанностей в бухгалтерии СПК "Сёминский"

3. Учёт расчётов с подотчётными лицами в СПК "Сёминский" Ковернинского района Нижегородской области

Выводы и предложения

Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Информация о расчётах с работниками по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки довольно часто содержит не достоверные данные, мешающие благополучному функционированию деятельности организации и нуждается в тщательной проверке с дальнейшим выявлением и устранением разного рода ошибок - такова история развития аудита. При учете расчетов с подотчётными лицами устанавливают:

Журналы регистрации должностных лиц прибывших в или выбывающих в командировки.

Авансовые отчёты.

Проверку и утверждение в течении 5 дней авансовых отчётов

Законность и целесообразность производственных расходов.

Соответствие указанных в отчёте сумм приложенным оправдательным документам.

Правильность корреспонденции счетов.

Соблюдение сроков командировки.

Норма оплаты командировочных расходов. В случае несоблюдения порядка по ведению кассовых операции Российской Федерации и отсутствии отчета об израсходованных суммах в установленном порядке взятая сумма подлежит включению в совокупный доход работника - подотчетного лица. Объект исследования: ООО "Агрофирма "Волготрансгаз" племзавода имени Ленина Ковернинского района Нижегородской области. Цель исследования: Методика учета расчетов с подотчетными лицами, а также соответствие совершенных финансово-хозяйственных операций действующим нормативным документам.

1. Обзор литературы

Как правило, командировочные расходы - это лишь малая часть всех затрат организации. Поэтому бухгалтеры зачастую не придают этим расходам должное значение. Но такое поведение опрометчиво - ошибки в учете командировочных расходов могут привести к снижению налогооблагаемой прибыли, НДС, подоходного налога и страховых взносов в государственные бюджетные фонды. В статьях рассматриваются нормативные ограничения расчетов с работниками по командировкам и подотчетным суммам.

Учет расчетов с работниками по командировкам

Направление работников в командировку. (Каланова Н.А; Ж.-"Главбух"; № 8 -М.; Главбух, 1998 - 112 с. № 9)

В каком порядке оформить командировки сотрудников, определено инструкцией Минфина России "О служебных командировках в пределах России".

Перед отъездом работника в командировку бухгалтерия организации должна выдать ему денежный аванс. Согласно пункту 19 инструкции размер аванса не может превышать сумму, необходимую работнику для оплаты проезда и проживания с учётом суточных. Сумма аванса определяется на основании предлагаемого срока командировки и действующих норм возмещения командировочных расходов.

Далее, необходимо выдать работнику командировочное удостоверение. К оформлению командировочного удостоверения предъявляют достаточно строгие требования. Так указанные в нём личные данные работника и пункт его назначения, должны совпадать с данными проездных документов. Так же необходимо сформировать цель командировки.

Расходы на проезд. ( Щукин Е.И.; Ж.-"Главбух" №11;-М.; Главбух, 1999 - 110 с. № 10)

Если командировка носит производственный характер, то расходы на проезд работника к месту командировки и обратно в полном размере включаются в себестоимость. Данная статья расходов не нормируется ни Минфином России, ни налоговым органом. При этом следует иметь в виду, что работнику возмещается только расходы на проезд до места командировки и обратно.

Если проездные документы были утеряны, то расходы на проезд возмещаются работнику по усмотрению организации, но только по минимальной стоимости. При этом с выплаченной работнику суммы необходимо удержать подоходный налог.

В настоящее время в стоимость проезда включается также обязательная страховка, которая возмещается работнику с п. 12 Инструкции. Сумма обязательной страховки относится организацией на себестоимость, на основании подпункта "щ" пункта 2 Положение о составе затрат.

Расходы на проживание. ( Муравьёва Г.Н; Ж.-"Главбух" № 5;-М.; Главбух, 1998 - 112 с. № 11)

Согласно подпункту "и" пункта 2 Положение о составе затрат, расходы на проживание работника во время командировки в полном размере относятся на себестоимость. В целях же налогообложения данные расходы принимаются только в пределах установленного норматива, который с 01.01.02. -270 рублей в сутки, но человека (при отсутствии подтверждающих документов -14 рублей.)

В соответствии с подпунктом "д" пункта 1 статья 3 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц" подоходный налог с суммы возмещения работнику расходов по найму жилого помещения не удерживаются страховые взносы во внебюджетные фонды на эту сумму не начисляются.

Нередко гостиницы при выставлении физическому лицу счёта, кроме стоимости самого проживания отдельно указывают в них стоимость услуг за пользование телевизором, холодильником и т.д. Согласно пункту 11 Инструкции 62, эти расходы рассматриваются как дополнительные услуги за проживание и компенсируются работнику в составе общей суммы по найму жилого помещения. А вот расходы за пользование мини-баром, плата питания и т. д. никакого отношения к оплате жилья не имеют. Подобные расходы должны покрываться за счёт суточных, выдаваемых работнику.

Очень часто во время командировки работнику приходится звонить в организацию, чтобы обсудить те или иные деловые вопросы. В соответствии с подпунктом "и" пункта 2 Положения о составе затрат расходы по оплате услуг связи включаются в себестоимость. Поэтому если в счёте за гостиницу отдельно указаны расходы за телефонные переговоры, то их можно включать в себестоимость. Однако необходимо подтвердить производственный характер звонков. Это можно сделать, представить в бухгалтерию распечатку телефонных номеров, по которым командированный работник звонил из гостиницы - в этой распечатке должны быть номера принадлежащие организации.

Выплата суточных. ( Цветков П.Л; Ж.-"Главная книга" № 7;-М.; Консультант плюс, 2001г. - 110 с. № 7)

С 1 сентября 1999г размер суточных увеличился с 22 до 55 рублей за один день нахождения работника в командировке. Руководитель организации может установить и более высокие нормативы возмещения суточных. Но при этом суточные, выплаченные сверхустановленных нормативов, включаются в расчёт налога на прибыль. Также с этой сумы удерживается подоходный налог. На неё в общественном порядке начисляется страховые взносы в государственный внебюджетный фонд.

В пункте 15 Инструкции 62 сказано, что если командировочный работник имеет возможность возвращаться к месту своего постоянного жительства, то суточные ему не выплачиваются. Ссылаясь на это некоторые официальные органы считают, что при однодневных командировках суточные командировки работнику выплачиваться не должны. Например Пенсионный фонд РФ в своём письме от 2 июля 1998г № 16-28/5220 "Об установлении норм командировочных расходов" указал, что деньги при однодневных командировках, выплачиваемые по распоряжению руководителя организации, не являются суточными, поэтому на них нужно начислять страховые взносы.

Однако может или не может работник вернуться из командировки, определяется руководителем организации (п.15 Инструкции 62). При этом во внимание принимается расстояние командировки, условие транспортного сообщения, характер выполняемого задания.

Если по мнению руководителя работник не может вернуться домой из командировки в тот же день, ему в общеустановленном порядке должны быть выплачены суточные. С этой точкой зрения согласен и Минфин России (письма от 29 марта 1999г. № 04-02-05/6, от 15 января 1998г. № 04-02-11/2).

В хозяйственной деятельности организации довольно часто возникает необходимость в приобретении материальных ценностей, во время командировки, для производственных нужд за наличный расчёт. Согласно статье 9 Закона "О бухгалтерском учёте" хозяйственные операции проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Целью данной статьи является акцентированное внимание на требованиях, предъявляемых к первичным учётным документам при покупках за наличный расчёт.

Покупки организации за наличный расчёт

Выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ и услуг) ( ЗемлятченкоС.В; Ж- "Профессиональный бухгалтер России" №5., - М.; ИПБ-Бинора, 2002г.- 100с. № 8)

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

Либо под отчёт на хозяйственные операции (в размерах на сроки, определяемые руководителем организации);

Либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежащим оформленным другим документом (платёжные ведомости , заявления на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. Лица, получившие наличные деньги по отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончанию срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по раннее выданному ему авансу.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергается счётной проверке, а так же проверке по существу. При этом проверяется правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные в бухгалтерии авансовые отчёты утверждаются руководителем.

Порядок выдачи денег под отчёт (Милицкий Е.А "Основы бухгалтерского учёта"., -М.; Налоговые известия Нижегородской области 2001г. - 58с. № 1)

Выдача наличных денег в подотчёт должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчётных сумм, указанные размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчёт работнику, не отчитавшемуся по раннее полученным подотчётным денежным средствам, а так же не допускается передача выданных под отчёт денежных сумм одним работником другому.

2. Организационные работы бухгалтерской службы в ООО "Агрофирме "Волготрансгаз" Ковернинского района Нижегородской области

2.1 Общее положение

1.Нормативной базой для обоснования и разработки учётной политики ООО "Агрофирме "Волготрансгаз" пл. им. Ленина являются:

Федеральный закон о бухгалтерском учёте от 21.11.98 № 129- ф3 в редакции федерального закона от 23.07.98 № 123- ф3;

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации утверждённое приказом министерства финансов Российской федерации от 29.07.98. № 34 Н;

Положение по бухгалтерскому учёту "Учётная политика организации" (ПБУ-1/98) утверждённое приказом министерства финансов Российской Федерации от 09.12.98. № 60 Н;

План счетов бухгалтерской финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций АПК и инструкцией по его применению, утверждённому приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 25.08.92 № 415 с последующими изменениями и дополнениями;

Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогооблагаемой прибыли, утверждённое постановлением правительства Российской Федерации от 05.08.92. №552 с последующими изменениями и дополнениями;

Методические рекомендации по планированию учёта калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельском хозяйстве утверждённые Министерством сельского хозяйства Российской Федерации от 04.07.96

2. При формировании чёткой политики конкретного участка бухгалтерского учёта использованы действующие законодательные и нормативные акты, входящие в систему нормативного регулирования бухгалтерского учёта в Российской организации.

3 Бухгалтерский учёт имущества, обязательств и хозяйственных процессов ведётся в натуральном и денежном выражении, путём сплошного, непрерывного их отражения в первичных документах и учётных регистрах.

4 Ответственность за организацию бухгалтерского учёта и соблюдения законодательства при выполнении хозяйственных операций несёт руководитель организации.

2.2 Организация бухгалтерского учёта

§ Бухгалтерский учёт в хозяйстве осуществляет обособленное, структурное подразделение, служба бухгалтерского учёта возлагается главным бухгалтером.

§ Бухгалтерский учёт организован по централизованной форме.

§ Структура службы бухгалтерского учёта, численность работников, соподчинённость, взаимосвязь с другими службами, структурными подразделениями, ответственность службы определена положением о службе, штатным расписанием.

§ Права, обязанность и ответственность за ведение порученного участка конкретному работнику службы бухгалтерского учёта установлены в должностных инструкциях.

§ Основным регламентом, регулирующим деятельность службы бухгалтерского учёта, является план-график документооборота, в котором определены порядок формирования использования первичных, накопительных документов, учётных регистров от момента возникновения до сдачи в архив.

§ В племзаводе им. Ленина используется типовая форма первичных учётных документов предусмотренных в альбоме форм первичных документов бухгалтерского учёта для сельского хозяйства.

§ Ответственность за организацию архива и сохранность документов несёт главный бухгалтер.

§ Племзавод им. Ленина ведёт учёт имущества. Обязательств, хозяйственных процессов способом двойной записи в соответствии с рабочим планом счетов, разработанного на основе производственно-хозяйственной деятельности.

§ В племзаводе им. Ленина применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учёта.

§ Основанием для записей в учётных регистрах бухгалтерского учёта являются первичные учётные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных операций, а так же бухгалтерские справки и расчёты.

§ Все хозяйственные операций отражаются в бухгалтерском учёте в денежном выражении.

§ Построение бухгалтерского учёта, последовательных записей хозяйственных операций в первичных документах, взаимосвязь первичных документов и учётных регистров обеспечивают взаимный контроль бухгалтерских записей и доступность учётной информации.

§ В племзаводе им. Ленина создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, осуществляющая инвентаризацию имущества и финансовые обязательства согласно порядку и срокам проведения установленных в хозяйстве.

§ Для обеспечения учётной информации, необходимой для оперативного управления, Составление периодической и годовой бухгалтерской отчётности и проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности, разработана система внутрихозяйственной отчётности составленная материально-ответственными лицами, руководителями подразделений.

2.4 Методика учёта

§ К основным средствам относятся средства труда, стоимостью стократного размера установленной минимальной оплаты труда за единицу на дату приобретения и сроком службы более 12 месяцев. Единицей учёта основных средств является инвентарный объект.

§ Не относятся к основным средствам и учитываются в составе оборотных средств МБП стоимостью на дату приобретения менее стократного размера установленной минимальной оплаты труда за единицу, не зависимо от сроков их службы, за исключением с/х машин и орудий, строительно-механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота, которые относятся к основным средствам. К средствам в обороте относятся так же молодняк животных и животные на откорме. 4.3 Стоимость основных средств погашается путём начисления износа по нормам амортизации.

§ Основные средства, поступившие на предприятие по лизингу, учитываются на балансе как арендованные основные средства до полного погашения лизинговых платежей после окончания, которых отражаются в составе собственных основных средств.

§ Ремонт основных средств (капитальный, текущий) производится силами своего хозяйства или на стороне в сумме фактических затрат, относящаяся на себестоимость продукции.

§ Стоимость МБП переданных в производство или эксплуатацию погашается по следующим правилам их учёта:

а) путём списания всей стоимости на издержки производства без погашения амортизации стоимостью не более 1/20 установленного в п. 4.2 лимита за единицу;

б) при стоимости свыше 1/20 установленного в п. 4.2 лимита за единицу путём погашения износа в размере 100% стоимости при передаче МБП со склада в эксплуатацию. Списание МБП производится по мере износа или окончания срока полезного использования.

§ По нематериальным активам погашение фактической себестоимости осуществляется путём ежемесячного гашения износа исходя из срока полезного использования в хозяйстве и отношением его на издержки производства.

§ Покупные производственные запасы принимаются к учёту по фактической себестоимости приобретения, включая транспортные расходы.

§ Оценка производственных запасов при отпуске их в производство, В эксплуатацию. Ремонтные нужды производится по средней себестоимости единицы.

§ Готовая продукция отражается на счёте 43 и принимается к учёту в течение года по плановой себестоимости, с доведением её по окончании года на сумму разницы до фактической. Готовая продукция остающаяся в хозяйстве в качестве семян, кормов отражается на счёте 10 субсчёт 9.

§ Продукция подсобных, промышленных производств отражается на счёте 43 и принимается к учёту в течение года по плановой себестоимости, с доведением её по окончании года на сумму разницы до фактической.

§ Молодняк животных и животные на откорме учитываются на счёте 11 по субсчетам в размере половозрастных групп. Выбытие в течение года отражается в плановой оценке себестоимости 1ц. живой массы с доведением по окончании года до фактической себестоимости. Падёж молодняка животных и животных на откорме списывается в массе принятой к учёту в течение года или на начало года (Дт94 Кт11), а полученный прирост в течение выращивания и откорма списывается методом красного сторно Дт20/2 Кт11.

§ Затраты на производство учитываются с применением традиционного калькуляционного метода учёта. Общепроизводственные и общехозяйственные расходы в течение года собираются на счёте 25 и 26 и ежеквартально распределяются на основное производство пропорционально общей сумме затрат за исключением стоимости семян в растениеводстве, кормов в животноводстве, сырья и полуфабрикатов в промышленном производстве. Порядок группировки затрат по элементам и статьям, распределение косвенных расходов, калькулирование себестоимости продукции (работ, услуг) осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по планированию, учёту калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) в сельском хозяйстве.

§ Расходы будущих периодов учитываются на счёте 31 и затем равномерно относятся на затраты производства.

§ Товары для реализации в розничной торговле учитываются на счёте 41 по продажным ценам. Разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам на счёте 42 "Торговая наценка". Расходы по заготовке и доставке товара учитываются на счёте 44 "Издержки обращения".

§ Калькуляционным периодом и периодом, определяющим финансовый результат предприятия, установлен конец отчётного года

§ Для учёта реализации используется счёт 90 "Продажи" Для учёта налогообложения выручка от реализации определяется по моменту оплаты. В течение года сальдо по счёту 90 учитывается развёрнуто.

§ В пл. им. Ленина для оплаты отпусков создан резерв предстоящих расходов и платежей с включением их в издержки производства.

§ Доходы, полученные в отчётном периоде, но относящиеся к следующим отчётным периодам, отражаются на счёте 98 "Доходы будущих периодов" и подлежат включению в финансовые результаты при наступлении отчётного периода, к которым они относятся.

§ В племзаводе им. Ленина за счёт полученной прибыли создаются фонды накопления и потребления. Порядок их создания и использования осуществляется в соответствии с учредительными документами и решением общего собрания пл. им. Ленина.

§ Кредиты банков и других заимодавцев полученные хозяйством на конец отчётного периода оцениваются с учётом процентов причитающихся по договору займа.

§ Выдача полученных денег на командировочные и хозяйственные расходы производится в пределах сумм причитающимся командировочным лицам на эти цели.

§ Лица, получившие наличные деньги в подотчёт на командировочным и хозяйственные расходы, обязаны отчитаться не позднее 3-х дней со дня получения денег в подотчёт. По окончании срока представить отчёт об использовании сумм и произвести окончательный расход по ним. В противном случае не погашенная сумма удерживается из заработной платы или присоединяются к облагаемому совокупному доходу и с них удерживается подоходный налог.

§ В соответствии с положением по оплате труда и коллективном договором оценки выданной продукции производится по рыночным ценам на момент начисления оплаты труда.

2.5 Распределение должностных обязанностей в бухгалтерии ООО "Агрофирмы "Волготрансгаз" пл. им. Ленина