Проектування автоматизованої інформаційної системи фінансового обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Перехід до ринкових відносин в економіці й науково-технічний прогрес надзвичайно прискорили темпи впровадження в усі сфери соціально-економічного життя українського суспільства останніх досягнень в області інформатизації. Інформатизація в області управління економічними процесами припускає, насамперед, підвищення продуктивності праці працівників та підвищення кваліфікації й професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців.

Інформаційні технології існували давно, тому з розвитком комп'ютерів і засобів зв'язку почали з'являтися різні варіації: «інформаційні й комунікаційні технології», «комп'ютерні інформаційні технології» та ін. У даній роботі під інформаційними технологіями будемо розуміти сучасне звучання, тобто інтеграцію комп'ютерів, електроніки й засобів зв'язку.

Звичайно існує безліч визначень даного терміну, наприклад: Інформаційна технологія - системно організована для рішення завдань управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, обробки й захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використовуваних коштів обчислювальної техніки й зв'язку, а також способів, за допомогою якого інформація пропонується клієнтам.

Актуальність питань інформатизації всіх сфер суспільно-економічного життя цілком очевидна. Потреба в розробці й застосуванні ефективної й адекватних реальної дійсності комп'ютерних програм і технологій сьогодні зростає. Внесення порядку в хаос і волю ринку - перша й поки не до кінця усвідомлена необхідність суб'єктів підприємницької діяльності. Комп'ютерна технологія дає можливість оптимізувати і раціоналізувати управлінську функцію за рахунок застосування нових коштів збору, передачі й перетворення інформації.

1. Проектування автоматизованої інформаційної системи фінансового обліку

Процес створення автоматизованих інформаційних систем обліку - це сукупність робіт, що починаються формуванням вхідних вимог до цієї системи, а закінчуються введенням її в дію. Такий процес передбачає або способи індивідуального розроблення проектної документації, або способи індустріального розроблення із застосуванням засобів автоматизованого проектування.

Сучасні засоби автоматизованого проектування поділяються на два типи:

1 такі, що базуються на методах типового проектування;

2 такі, що базуються на методах модельного проектування.

У свою чергу, типове проектування передбачає застосування типових проектних рішень (ТПР), пакетів прикладних програм (ППП) або орієнтоване на об'єкт проектування в цілому. ТПР і ППП будуються за компонентами, а об'єктний підхід охоплює всю систему, тобто АІС обліку. При типовому проектуванні постає потреба пристосовувати ТПР або ППП до конкретного об'єкта управління. Такий спосіб організації АІС дає змогу створювати уніфіковані елементи АІС і мінімізувати витрати на них. При створенні комп'ютерних інформаційних систем обліку, як правило, використовуються методи типового проектування.

Метою створення АІС обліку є вдосконалення системи обліку на конкретному економічному об'єкті завдяки застосуванню засобів обчислювальної техніки.

Проектування - тривалий, трудомісткий і динамічний процес, в якому на різних етапах беруть участь фахівці різних напрямків і кваліфікації. Одним із головних завдань управління розробленням є чіткий поділ і координація робіт за групами фахівців у часі для успішного закінчення проектних робіт у директивне встановлені терміни. Організації, причетні до створення комп'ютерних інформаційних систем обліку, за своїми юридичними повноваженнями поділяються на дві категорії:

1. Замовники;

2. Виконавці.

Замовником може бути кожна господарська організація, що потребує розроблення і впровадження АІС.

Виконавцями, як правило, є спеціалізовані проектні організації (науково-дослідні та проектні інститути, проектні бюро і т. ін.), пов'язані із замовником договірними зобов'язаннями. Процес створення комп'ютерної інформаційної системи обліку являє собою сукупність упорядкованих у часі, взаємопов'язаних, об'єднаних у стадії та етапи робіт, виконати які необхідно і достатньо для створення АІС.

2. Стадії та етапи створення АІС

Під стадією створення АІС обліку розуміють одну з частин процесу створення АІС, яка встановлена нормативними документами і закінчується випуском документації на АІС, що містить опис повної моделі АІС на заданому для цієї стадії рівні, або прийманням АІС до промислової експлуатації. Стадії створення:

1. Формування вимог до АІС:

- вивчення організаційної структури об'єкта,

- формування вимог до АІС;

- складання техніко-тактичного завдання на розроблення АІСА

2. Розроблення концепції АІС:

- вивчення об'єкта;

- проведення науково-дослідних робіт;

- розроблення варіантів концепції АІС;

- складання звіту про виконану роботу

3. Технічне завдання:

- складання технічного завдання на АІС

4. Ескізний проект:

- вибір попередніх рішень за отриманим варіантом по АІС загалом;

- вибір попередніх рішень по окремих компонентах АІС

5. Технічний проект:

- розроблення проектних рішень по АІС;

- розроблення технічної документації на АІС;

- формування технічних вимог до АІС;

- розроблення завдань для суміжників

6. Робоча документація:

- адаптація програмного забезпечення;

- розроблення технологічних і посадових інструкцій

7. Уведення в дію:

- підготовка персоналу;

- попередні випробування АІС;

- дослідна експлуатація АІС;

- промислова експлуатація АІС

8. Супроводження АІС:

- виконання гарантійних зобов'язань;

- післягарантійне обслуговування.

Проекти створення комп'ютерних інформаційних систем обліку на кожній стадії розробляються поетапно з огляду на складність цього процесу і специфіку функцій різних його частин.

Етап створення АІС обліку - це частина стадії створення, відокремлена згідно з розумінням єдності характеру робіт і завершального результату або спеціалізації виконавців. Виділення окремих стадій та визначення змісту етапів і робіт на кожній стадії має суттєве значення для чіткішого планування, оперативного контролю та керування діяльністю колективу творців АІС.

Стадія 1 - формування вимог до АІС обліку - має три етапи. Починається вона з вивчення організаційної структури об'єкта, його функцій та зв'язків з іншими організаціями, загальної схеми інформаційних потоків і процедур їх оброблення, існуючих алгоритмів прийняття рішень. Мета цього етапу - побудувати модель досліджуваного об'єкта. На підставі аналізу побудованої моделі вивчаються можливі шляхи перебудови управління піддослідної організації та формулюються вимоги (2-й етап), які має задовольняти проектована автоматизована інформаційна система. Результати цієї роботи відображуються в тактико-технічному завданні на розроблення автоматизованої інформаційної системи обліку або в звіті про виконану роботу та замовлення на розроблення АІС (3-й етап). Зауважу, що обстеження потоків облікової інформації об'єкта автоматизації потрібне для того, щоб правильно спроектувати АІС обліку як складову інформаційної системи об'єкта, узявши до уваги існуючу практику розв'язування облікових задач, накреслити перспективи вдосконалення їхнього інформаційного забезпечення та технологію розв'язування у нових умовах. Під час обстеження вивчаються та аналізуються якісні й кількісні параметри і потоки облікової інформації. Для цього існують стандартні прийоми обстеження та аналізу існуючих систем. Розроблено численні методи та методики для дослідження інформаційних потоків об'єктів та аналізу результатів, які передбачають застосування й економіко-математичних методів та обчислювальної техніки. Поряд із суцільним обстеженням всіх структурних одиниць об'єкта застосовуються й вибіркові методи. Крім того, для обстеження алгоритмів оброблення облікових даних доцільно використовувати статистичні прийоми розроблення моделей. Аналіз (декомпозиція) результатів обстеження доповнюється їх синтезом, побудовою синтетичних моделей об'єкта автоматизації, його інформаційної системи, інформаційних зв'язків і так далі. Це дає змогу одержати відображення найістотніших властивостей, притаманних об'єкту автоматизації, глибоко усвідомити склад задач, розв'язування яких необхідно автоматизувати у взаємозв'язку, а також технологічні особливості цих задач. Водночас обстеження забезпечує виявлення вад у практиці виконання облікових робіт. Такі вади можна усунути при впровадженні комп'ютерної АІС обліку.

Стадія 2 - розроблення концепції АІС обліку - потрібна для підтвердження доцільності та ефективності створення комп'ютерної ІС. Вона складається з чотирьох етапів: вивчення об'єкта; проведення необхідних науково-дослідних робіт; розроблення варіантів концепції АІС, які задовольняють вимоги користувачів; оформлення звіту про виконану роботу. Базується стадія на матеріалах обстеження об'єкта.

На 3 стадії - створення комп'ютерної ІС обліку - складається один із найважливіших проектних документів - технічне завдання (ТЗ). Це головний початковий документ, згідно з яким розробляється конкретна комп'ютерна ІС обліку і відбувається її приймання до експлуатації. Документ може складатися на систему в цілому або на її частину. Технічне завдання на створення системи містить перелік основних положень комп'ютерної ІС, включаючи її мету, склад автоматизованих задач, вимоги до АІС в цілому, до видів її забезпечення і т. ін. У ТЗ зазначається, на основі чого створюється автоматизована інформаційна система, подаються відомості про черговість її проектування та впровадження, наводяться інші параметри, включаючи розрахунок ефективності системи та її очікуваний науково-технічний рівень.

У межах ескізного проекту - стадія 4 створення АІС обліку, яка має два етапи, - розробляються попередні рішення за обраним варіантом АІС, окремими її компонентами та видами забезпечення.

Стадія 5 - технічний проект - поділяється на чотири етапи: розроблення проектних рішень щодо автоматизованої інформаційної системи обліку та її частин; розроблення документації на АІС та її частини; розроблення та оформлення документації на поставляння виробів для комплектації АІС або технічних вимог на їх розробку; розроблення завдань на проектування в суміжних частинах проекту об'єкта автоматизації. Здійснюється ця стадія згідно із затвердженим технічним завданням. У межах технічного проекту виконується проектування процесу розв'язування окремих облікових задач або їх комплексів, що є складовими елементами функціональної структури АІС обліку. Розв'язувані задачі характеризуються багатьма факторами, серед яких можна виокремити: необхідність автоматизації певних функцій; методи алгоритмізації задач; особливості постановки та опису задач у формалізованому вигляді; склад і можливості використання інформаційного і програмно-математичного забезпечення тощо. Проектна документація на облікову задачу або їх комплекс складається згідно з керівними методичними матеріалами і державними стандартами. Наприклад, документ «Опис постановки задачі» має три розділи: 1) характеристика задачі; 2) вхідні повідомлення; 3) вихідні повідомлення.

Стадія 6 - робоча документація - має два етапи: розроблення завдань на проектування в суміжних частинах проекту та розроблення або адаптація програм. Вона, як і інші стадії, проектується згідно із затвердженим технічним проектом. Крім того, на цій стадії деталізуються рішення технічного проекту за участю організації-замовника та розробляється експлуатаційна документація з інформаційного забезпечення (класифікатори, форми документів тощо), робоча документація на технічне та програмне забезпечення (керівництво користувача, інструкція щодо ведення бази даних і т. ін.), розробляються або адаптуються пакети прикладних програм до розв'язуваних у межах АІС обліку функціональних задач, готуються документи з організаційного та методичного забезпечення АІС.

Стадія 7 процесу створення АІС уведення в дію складається з восьми етапів: комплектація АІС; будівельно-монтажні роботи; пусконалагоджувальні роботи; попередні випробування; експериментальна експлуатація; виконання дослідів з приймання; підготовка персоналу; підготовка об'єкта автоматизації до введення АІС в дію. Це процес поступового переходу від існуючої системи організації бухгалтерського обліку до його автоматизації. Він проводиться замовником за участю виконавців. Уведення в дію здійснюється поетапно, починаючи зі стадії технічного проектування. На цій стадії відбувається дослідна експлуатація окремих облікових задач, приймаються комплекси задач до промислової експлуатації і т.ін. Дослідній експлуатації передують попередні випробування, що здійснюються в усіх режимах робіт з розв'язування функціональних задач і окремих компонентів автоматизованої інформаційної системи. Метою попередніх випробувань є визначення готовності програмного забезпечення, наявності та повноті технологічних інструкцій, їх організує замовник, а провадить виконавець за участю незацікавлених представників.

Стадія 8 - супроводження АІС - має два етапи: виконання робіт згідно з гарантійними зобов'язаннями; післягарантійне обслуговування. Передбачає усунення вад, виявлених під час експлуатації АІС протягом установлених гарантійних термінів, внесення необхідних змін до документації, а також аналіз функціонування автоматизованої інформаційної системи та забезпечення її сталого функціонування.

Отже, життєвий цикл автоматизованої інформаційної системи обліку - це сукупність взаємопов'язаних процесів створення та послідовної зміни АІС від формування вхідних вимог до закінчення експлуатації.

3. Вимоги до інформаційної системи фінансового обліку та аудиту

автоматизований інформаційний облік

Інформаційні системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації. У функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди. Для того щоб забезпечити зазначені можливості, інформаційна система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві й архівних матеріалах, будь-які відомості з яких можуть бути легко отримані по запиті користувача. У залежності від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати різну структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, що прийняті в поточне час. Надійність інформаційної системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна вірогідно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротший термін. Гарні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам. Не менш важливо, щоб фірма - розроблювач бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.

При автоматизації варто вибрати необхідну ІС обліку, виходячи з задач і наявних ресурсів. При використанні АІС обліку важливо не просто перевести всю паперову роботу на комп'ютер, а й поліпшити контроль над фінансово-господарською діяльністю підприємства, що у свою чергу збільшить ефективність управління підприємством.

Висновки

Використання інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентоздатної за рахунок підвищення її керованості й адаптованості до змін ринкової кон'юнктури. Подібна автоматизація дозволяє:

1 Підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників і фахівців максимально повною, оперативною й достовірною інформацією на основі єдиного банку даних.

2 Поліпшити діловодство за допомогою оптимізації й стандартизації документообігу, автоматизації найбільш трудомістких його процедур.

3 Знизити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації й спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації. Змінити характер праці співробітників, рятуючи їх від виконання рутинної роботи й даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках.

4 Забезпечити надійний облік і контроль надходжень і витрати коштів на всіх рівнях управління.

5 Керівникам середньої й нижньої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів й оперативно готувати зведені й аналітичні звіти для керівництва й суміжних відділів.

6 Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями й центральним апаратом.

7 Гарантувати повну безпеку й цілісність даних на всіх етапах обробки інформації. І багато чого іншого.

Важливо відзначити, що автоматизація - не самоціль, а цілеспрямована перманентна діяльність по раціоналізації й оптимізації організаційно-штатної структури підприємства і його бізнес-процесів. Автоматизація дає значно більший ефект при комплексному підході. Часткова автоматизація окремих робочих місць або функцій здатна вирішити лише чергову проблему. Однак при цьому виникають і негативні ефекти: не знижуються, а часом навіть збільшуються трудомісткість і витрати на зміст персоналу; не усувається непогодженість роботи підрозділів.

Зовсім очевидно, що інформаційні технології при всій своїй революційності не скасували виробничого процесу, не ліквідували конкурентів і не відняли в людини право приймати рішення. Об'єкт управління - фірма не перестала існувати, навіть якщо вона стала віртуальною, зовнішнє оточення продовжує існувати й навіть зросло, необхідність знаходити рішення слабоструктурованих завдань залишилася. Скоріше можна говорити про інтенсифікацію всіх процесів в інформаційному столітті. Змінився інструментарій у керуванні фірмою, але зате настільки сильно змінився, що вплинув на всі процеси, до яких мають відношення менеджери: планування, організацію, керівництво й контроль.

Список літератури

1. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем: Навчальний посібник. - К., КНЕУ, 2001. - 214 с.

2. Кондрашова С.С. Інформаційні технології в економіці: Навч. посібник. - К.: МАУП, 1998. - 136 с.

3. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту. - К., КНЕУ, 2004. - 369 с.

4. Ситник В.Ф. та інші. Основи інформаційних систем: Навчальний посібник. - К., КНЕУ. 2001. - 420 с.

5. Бабкін Ф.В. «Електронна комерція й нові організаційні форми компаній», Менеджмент в Україні та за кордоном, випуск 1, 2000.

Размещено на Allbest.ru