Внутрихозяйственный контроль: объём задач, круг субъектов, методы проведения, нормативно-правовая база

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

на тему: «Внутрихозяйственный контроль: объём задач, круг субъектов, методы проведения, нормативно-правовая база»

Под системой внутрихозяйственного контроля (ВХК) (англ. internal controls) принято понимать совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством организации в качестве средств для ведения эффективной хозяйственной деятельности.

Осуществляется бухгалтерией, финансовым отделом и другими экономическими службами хозяйственного субъекта. Проверка производственной и хозяйственной деятельности организации в целом либо его отдельные структурные подразделения.

За ВХК отвечает сама организация или одно из ее подразделений.

Ключевым звеном в системе ВХК является главный бухгалтер, который несет ответственность за:

формирование учетной политики;

ведение бухгалтерского учета;

своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ;

контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

При осуществлении своих функций главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия, чьим приказом он назначается и освобождается от должности. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России). В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

ВХК проводится для:

успешной деятельности организации;

повышения уровня рентабельности;

защита имущественных законных интересов предприятия и ее собственников;

комплексной ревизии структурных подразделений предприятия, находящихся на самостоятельном балансе (подсобные сельские хозяйства, магазины торговли и др.);

непрерывного наблюдения за эффективностью финансово-экономической, снабженческо-сбытовой и производственной деятельностью;

выявление внутрихозяйственных резервов;

устранение причин и условий, порождающих хищения и бесхозяйственность.

Поэтому в процессе аудита деятельности предприятия выясняют, принимают ли участие в ревизиях кроме работников бухгалтерии специалисты других служб, насколько полно охвачены эти подразделения контролем и каково качество этих решений (полнота охвата контролируемых объектов, содержание нарушений, принятые меры по их ликвидации и предупреждению потерь). Источниками такой проверки являются акты ревизии, решения, принятые по их результатам.

ВХК может осуществляться как отдельными сотрудниками организации (менеджерами, бухгалтерами, экономистами), так и специально созданными для этих целей подразделениями. Состав, структура и функции субъектов контроля определяются руководством и зависят от установленных для системы внутреннего контроля целей и организационной структуры предприятия (см. Рис. 1.).

Рис. 1 - Система ВХК организации

По форме организации ВХК представлен отделами и службами, функционирующими на предприятии.

К ним относятся:

Ревизионная комиссия - представляет собой орган, избираемый собственниками, в состав которого включаются работники организации для периодической проверки наличия и сохранности ее активов и обязательств;

Отдел внутреннего аудита - орган, назначаемый руководством организации для совершенствования менеджмента на основе установления достоверности корпоративной информации и выполнения консультационных услуг для внутренних пользователей;

Наблюдательный совет - является избирательным органом, который помимо функции управления реализует функции управленческого контроля, т.е. контроля выполнения управленческих решений;

Службы и отделы, осуществляющие контроль внутри отделов (их контрольные функции не являются основными, а выполняются в виде СА

Разнообразие организационных форм ВХК обусловлено:

решением различных задач, поставленных перед ними (так, основной задачей ревизионной комиссии является контроль наличия и сохранности активов, а задачами внутреннего аудита - обеспечение менеджмента организации достоверной и полной бизнес-информацией, ее анализ, в отдельных случаях - обоснование управленческих решений);

различным характером зависимости (так, ревизионная комиссия обслуживает, прежде всего, интересы собственников, а отдел внутреннего аудита - интересы высшего звена управления);

различием организации работы (так, внутренний аудит - самостоятельная деятельность, а остальные формы ВХК - деятельность, осуществляемая наряду с выполнением основных обязанностей).

Все формы реализации ВХК представляют собой совокупность тех или иных приемов и способов контроля. Несмотря на то, что одни и те же процедуры контроля могут применяться в ходе реализации различных форм ВХК, объем и объекты их применения будут различны. Так, инвентаризация для целей ревизии должна проводиться сплошным методом по всем товароматериальным ценностям, тогда как инвентаризация для целей внутреннего аудита может проходить выборочно, а для служебного расследования она ограничена видом товаро-материальных ценностей или материально-ответственными лицами.

Каждой службе ВХК соответствует одна или несколько форм ее реализации. Например, ревизионная комиссия может осуществлять ВХК в виде ревизии, контроля качества, служебного расследования. Отделу внутреннего аудита помимо непосредственно внутренних аудиторских процедур может быть также вменено в обязанность проведение ревизии, производственного контроля, служебного расследования. Однако исследование форм организации и реализации ВХК показывает, что существуют формы реализации, которые предполагают свое исполнение только определенным составом субъектов контроля. Так, ВХК, реализуемый службами и отделами экономического субъекта в виде самоконтроля, не может исполняться другими органами ВХК. Например, двойная запись в бухгалтерии - элемент самоконтроля, выполнение которого методологически не может быть передано никому.

Следует признать, что система ВХК многих организаций в данный момент находится на недостаточно высоком уровне и нуждается в повышении ее действенности. Наиболее распространенной формой осуществления контроля является создание ревизионных комиссий, члены которых выполняют в основном техническую работу, связанную с фактическим контролем за сохранностью товарно-материальных ценностей. Не секрет и то, что деятельность многих ревизионных комиссий носит формальный характер. Таким образом, задачи, выполняемые ревизионной комиссией, в большинстве случаев сводятся к проведению инвентаризаций и ведению необходимой документации. Не вызывает сомнения, что ревизионная комиссия не в состоянии в полной мере обеспечить действенный и эффективный контроль за всей деятельностью организаций.

Служба ВХК не наделяется правами оперативного управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Ее полномочия должны быть установлены в соответствии с обязанностями, а результаты ее контрольной деятельности реализуются через распорядительные документы собственников и администрации предприятия. Отличительными чертами данной системы, является то, что она:

должна быть организована экономическим субъектом;

должна быть регламентирована внутренними документами;

действует в интересах руководства экономического субъекта и (или) собственников.

К основным функциям, выполняемым службами ВХК, как правило, относят:

обеспечение уставных задач предприятия и главной - эффективности деятельности;

планирование ревизий и проверок, в том числе с привлечением специалистов, проведение их и оценка выявленной и оформленной в установленном порядке доказательной информации, составление на основе этой информации отчетов и представление выводов и рекомендаций;

организация проверок состояния хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

экспертиза инвестиционных проектов развития предприятия;

проверка соблюдения на предприятии норм российского законодательства и нормативно-правовых актов, изданных в соответствии с российским законодательством;

проверка соблюдения на предприятии нормативно-правовых актов, регулирующих бухгалтерский учет и внутренний контроль;

обеспечение сохранности материальных и денежных активов предприятия;

проверка эффективности деятельности структурных подразделений и выявление резервов повышения эффективности производства;

проверка организации работы по контролю и исполнению договоров, предупреждения мошеннических сделок;

содействие законности, целесообразности, своевременности и полноты отражения хозяйственных операций в учете;

контроль за расчетно-платежной дисциплиной и управлением дебиторской задолженностью;

проверка отдельных разделов бухгалтерского и оперативного учета и отчетности;

проверка организации договорной работы и контроль за условиями выполнения договоров;

проверка исполнения решений по выявленным недостаткам;

организация и проведение служебных расследований по фактам материального ущерба;

информирование и консультирование руководства предприятия о недостатках и резервах в деятельности предприятия.

Как видно из приведенного перечня функций, система ВХК на предприятии должна решать большой спектр задач и охватывать различные сферы деятельности, что предполагает агрегирование различных видов контроля в единую систему ВХК.

Рассмотрим виды ВХК:

Организационный контроль включает контроль за построением предприятия и функционированием звеньев и является наиболее существенным с точки зрения эффективности его деятельности.

Экономический контроль - это контроль за обеспечением предприятия расчетами и нормами, имеющими глубоко научную основу, сориентированными на передовой опыт других предприятий и подтвержденными практикой самого предприятия, их внедрением и соблюдением в производственном процессе. Без четко спланированного каждого производственного или инвестиционного проекта немыслима эффективная деятельность предприятия.

Технологический контроль - это контроль за применяемой на предприятии техникой и технологией, поскольку эффективность современного производства обеспечивается за счет использования высокопроизводительной техники и высокоэкономичной технологии, позволяющей создавать и выпускать качественные товары и услуги при минимальных затратах.

Юридический контроль - это контроль за разработкой и исполнением уставных и внутренних нормативно-правовых актов предприятия, федеральных и региональных законодательных актов и положений. Правильность их функционирования на предприятии исключает применение к работникам и самому предприятию санкций со стороны государства.

Контроль над персоналом, его эффективной деятельностью - важнейшее направление в системе ВХК.

Бухгалтерский контроль - это контроль за организацией внутрихозяйственного бухгалтерского учета, обеспечением работников предприятия достоверной и своевременной информацией, в том числе и об эффективности деятельности каждого работника и подразделения предприятия.

Контроль за безопасностью - обеспечение организационного, технологического и технического функционирования предприятия; выявление и своевременное предотвращение негативных вторжений из внешней и внутренней среды, могущих повлиять на различные направления деятельности; сохранность предприятия как имущественного комплекса.

Управленческий контроль заключается в анализе и соответствии правильного выполнения принятых управленческих решений и своевременного воздействия в целях их выполнения, оценка их эффективности. Управленческий контроль - это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности. Учет по центрам ответственности предполагает разграничение полных затрат и затрат данного центра ответственности.

Ключевое условие успешного функционирования системы внутреннего управленческого контроля организации - это соблюдение принципов эффективности, т.е. основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом:

Принцип ответственности гласит: каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль. Обычно выделяют несколько центров ответственности:

центр доходов, где формируется информация об объеме выпуска продукции, в денежной оценке - доходе предприятия;

центр затрат, где осуществляется измерение затрат;

центр нормативной себестоимости - разновидность центра затрат, где установлены нормативы по элементам затрат;

центр прибыли, где измеряется соотношение между доходами, получаемыми центром, и его затратами.

Принцип сбалансированности неразрывно связан с предыдущим, означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, не связанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей, и наоборот.

Принцип своевременного сообщения об отклонениях гласит: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

Принцип интеграции предусматривает, что любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.

Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

Принцип постоянства предусматривает: постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно их выявлять.

Принцип комплексности предполагает: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля означает, что в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.

Принцип разделения обязанностей предусматривает, что функции между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности контроля эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.

Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.

Все перечисленные выше принципы взаимосвязаны, порядок их сочетания зависит от конкретных обстоятельств. В целом система ВХК включает три основных структурообразующих элемента:

Среда контроля - это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников организации к контролю, степень его значимости. Эту среду формируют следующие составляющие: стиль и основные принципы управления, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, внешние факторы. Для контроля за работой организации администрация использует различные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых результатов финансовой деятельности и их сравнение с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений. Важное значение имеет порядок внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей.

Учетная система - это совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об активах, пассивах и хозяйственных операциях организации. Эффективная система бухгалтерского учета обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения хозяйственных операций, их правильную оценку, классификацию и обобщение. Для понимания учетной системы организации необходимы изучение и оценка следующих сведений о ее хозяйственной деятельности:

учетной политики и основных принципов ведения бухгалтерского учета;

организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности (бухгалтерии);

распределения обязанностей и полномочий между сотрудниками бухгалтерии;

организации подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

порядка отражения хозяйственных операций в учетных регистрах, форм и методов обобщения данных таких регистров;

порядка подготовки бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;

роли и места вычислительной техники в ведении учета и подготовке отчетности;

критических областей учета, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно велик;

средств контроля, предусмотренных в отдельных областях системы учета.

Процедура контроля - это методы и правила, разработанные администрацией для того, чтобы иметь уверенность в том, что все совершаемые хозяйственные операции зарегистрированы полностью и точно; все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются максимально быстро; целостность данных обеспечена учетными регистрами; доступ к активам и связанным с ними документам ограничен.

Оптимальное сочетание этих элементов способствует снижению риска хозяйственной и финансовой деятельности.

Вероятность возникновения ошибок в бухгалтерской (финансовой) отчетности возрастает, если контрольные процедуры не адекватны предъявляемым требованиям. Для выявления недостатков контрольных процедур применяют следующий четырехэтапный подход:

идентификация существующих процедур контроля;

идентификация недостающих ключевых элементов контроля;

выявление потенциальных материально-значимых ошибок;

возможность использования компенсационных процедур контроля.

Для системы ВХК характерен весь спектр классификационных признаков, но первостепенное значение приобретает группировка по признаку времени, согласно которому контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный ВХК производится до совершения хозяйственной операции. Его задача - контроль уставных целей, прогнозов, предупреждение негативных и неквалифицированных действий со стороны должностных лиц, чтобы не допустить незаконных и неэффективных производственно-хозяйственных операций, способных нанести предприятию ущерб и ухудшить его финансовое положение. Предварительный контроль, как правило, направлен на экономное (нормативное) расходование трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Предварительный ВХК осуществляется руководителем предприятия, должностными лицами, отвечающими за бюджетирование и планирование деятельности предприятия, бухгалтерией предприятия до начала хозяйственных операций в процессе предварительного оформления документов по этим операциям в целях предупредить бесхозяйственность, незаконные действия и непроизводительные расходы материальных, трудовых и денежных ресурсов. В процессе этого контроля устанавливается соответствие операций нормативно-правовым актам, регулирующим хозяйственную деятельность, заключенным договорам, утвержденным сметам, планам.

Текущий ВХК должен непрерывно сопровождать процесс совершения хозяйственных операций на различных участках и в структурных подразделениях хозяйствующего субъекта. Такой контроль на основе изучения совершаемых хозяйственных операций имеет целью оперативное регулирование результатов хозяйственной деятельности. Главная задача этого контроля - раннее обнаружение и определение неиспользованных резервов в деятельности организации, отклонение от выполнения плановых заданий в целях принятия необходимых мер по устранению влияния и отрицательных факторов на работу. Текущий контроль осуществляется руководителями структурных подразделений, специально выделенными для этого лицами, бухгалтерией предприятия после совершения хозяйственных операций в момент проверки бухгалтерией документов, которыми оформлены эти операции или послужившими основанием для их совершения. Документы проверяют с точки зрения правильности их оформления; законности проведенных операций; соответствия другим документам и операциям.

Последующий ВХК осуществляется работниками бухгалтерии при приеме проверки документов, записи в регистры бухгалтерского учета; составлении бухгалтерских отчетов и балансов; проведении инвентаризаций всех видов средств; анализе финансово-хозяйственной деятельности; проведении тематических проверок и ревизий. Для организации последующего ВХК на предприятии могут создаваться отдельные контрольные подразделения: ревизионные комиссии, отделы внутреннего аудита, группы контроля, инвентаризационные бюро и т.д. в зависимости от отраслевых особенностей и размеров организации.

Известны следующие варианты организации ВХК:

неавтоматизированный - осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств;

не полностью автоматизированный - осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей);

полностью автоматизированный - осуществляется в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля. Примеры этого типа внутреннего контроля: автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программой; работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов); работа антивирусных программ; программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции); программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца); работа контрольных модулей корпоративных систем; самодиагностика программных средств.

Выбор варианта организации ВХК зависит от:

сложности организационной структуры;

видов и масштабов деятельности;

целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;

отношения руководства организации к контролю;

материальных возможностей организации.

В соответствии с требованиями положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ1/98) в составе учетной политики утверждается и выбранный вариант организации системы ВХК за хозяйственными операциями. Существует три основных подхода к оценке системы ВХК:

детальный анализ среды контроля и системы бухгалтерского учета;

идентификация (определение или установление) контрольных процедур, снижающих возможные риски;

проверка эффективности работы системы внутреннего контроля.

Объективность ВХК определяется степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан предоставлять отчеты только назначившему его руководству и собственникам, независимо от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений. ВХК выступает как результат практического использования контрольных функций бухгалтерского учета, финансов, хозрасчета и других стоимостных категорий экономики, который требует от руководителя организации создания нормативной базы для построения на предприятии ВХК.

ВХК должен проводиться работниками организации в ходе осуществления хозяйственных операций и технологических процессов, выполняемых с целью повышения эффективности, целесообразности и законности их выполнения. Этот контроль не подменяет и не заменяет управление предприятием, а является лишь инструментом управления и предназначен для проверки отдельной хозяйственной операции, конкретного участка, структурного подразделения.

Эффективность системы внутреннего контроля, созданной руководством организации, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту организации от возможных рисков. Оценка эффективности позволяет рассматривать качественную и количественную определенность отдельных элементов системы внутреннего контроля, устанавливать их различие. По своей сути оценка эффективности системы внутреннего контроля - это обобщение показателей ее действенности и результативности. Мерой количественной оценки результата действенности, которой системы внутреннего контроля может служить показатель среднего математического ожидаемого значения события или результата. Такие оценки обычно базируются на экспертных заключениях и имеют субъективный характер.

Необходимо иметь в виду, что эффективность системы внутреннего контроля зависит от ее актуальности. Все изменения, происходящие в компании, должны своевременно и полно находить отражение в системе внутреннего контроля. Поэтому еще при разработке необходимо строить систему внутреннего контроля таким образом, чтобы существовала возможность ее гибкого изменения, а также определить методику поддержания системы внутреннего контроля в актуальном состоянии.

Подводя итоги, следует сказать, что создание системы ВХК является сложной задачей, с которой предприятие не всегда имеет возможность справиться самостоятельно. Если в организации будет принято решение о разработке системы ВХК, целесообразно обратить внимание на возможность привлечения к работе консалтинговых компаний, имеющих опыт в реализации аналогичных проектов.

Литература

внутрихозяйственный контроль

Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль. ИД ФБК-ПРЕСС, 2004 г.

1. Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. «Экзамен», 2000 г.

2. Пугачев В.В. Международные стандарты аудита. Дело и Сервис, 2006 г.

3. Под ред. проф. О.Н. Горбуновой Финансовое право: Учебник. Юристь, 1996.

4. Е.Ю. Грачева, Э.Д. Соколова Финансовое право. Учебное пособие. Издание второе, исправленное и дополненное. Юриспруденция, 2000.

5. Журнал «Аудитор» № 12, 2003 г.

6. ПБУ «Учетная политика организации» ПБУ 1/98.

Размещено на Allbest.ru