Документация в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

23

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации. Главными задачами бухгалтерского учета являются:

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами, сметами;

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимый для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами, поставщиками, кредиторами, налоговыми и банковскими органами;

- выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.

Указанные задачи решаются при ведении бухгалтерского учета с помощью различных способов и приемов, совокупность которых называется методом бухгалтерского учета. Он включает отдельные элементы, из которых главными являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция. Все приемы и способы, используемые как метод ведения бухгалтерского учета, взаимосвязаны и дополняют друг друга. В данной работе рассматривается один из важнейших элементов метода бухгалтерского учета - документация.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу. "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт". См. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция в обязательном порядке должна быть оформлена документально. Документ является письменным распоряжением на выполнение каких-либо хозяйственных операций либо письменным подтверждением совершения операции.

Так как бухгалтерские документы имеют юридическую силу, поэтому должны быть правильно оформлены и содержать соответствующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители операции в натуральном и стоимостном выражении, а также наименование и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность оформления документа.

Документация - наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Документ (с лат. - доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

1. Значение документации в бухгалтерском учёте

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

2. Реквизиты документов

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

Название документа;

Дата составления документа;

Номер;

Содержание хозяйственной операции;

Основание для её совершения;

Измерители;

Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

3. Требования, предъявляемые к первичным учётным документам

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

4. Классификация первичных учётных документов

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению;

По содержанию хозяйственных операций;

По порядку составления;

По способу отражения операций;

По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств,

квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

Первичные - хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.

Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Примеры операций и заполнения документов

Кассовые документы

К кассовым документам относятся:

- приходный кассовый ордер (форма №КО-1);

- Расходный кассовый ордер (форма №КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);

- кассовая книга (форма №КО-4);

- книга принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5);

Рассмотрим на конкретной ситуации пример заполнения расходного кассового ордера (форма №КО-2).

Пример.

По приказу руководителя ООО «Сибирь» А.А. Гаврилов напрвляется в командировку. Секретарь выписала приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение. Руководитель подписал документы, и теперь А.А. Гаврилов должен получить 5000 руб. на командировочные расходы. Для того, чтобы выдать их, бухгалтер И.Н. Васильева оформила расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Заполненный расходный кассовый ордер находится в приложении №1.

Затем расходный кассовый ордер подписывает руководитель ООО «Сибирь» и главный бухгалтер. Теперь бухгалтер И.Н. Васильева имеет право выдать 5000 руб. главному инженеру. Вместо руководителя или главного бухгалтера в документах могут расписываться должностные лица, уполномоченные на это специальным распоряжением руководителя. Выдав деньги на командировочные расходы, И.Н. Васильева в бухгалтерских регистрах записывает следующую проводку:

1) Из кассы организации работнику на предстоящие командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» - 5000 руб.

Приход денег в кассу отражается приходным кассовым ордером. Например, для того, чтобы выдать главному инженеру 5000 руб. на командировочные расходы, деньги сначало должны быть сняты с расчетного счета ООО «Сибирь». Когда их привезли в организацию, бухгалтер делает проводку:

Дебета счета 50 «Касса»,

Кредит счета 51 «Расчетные счета» - 5000 руб.

В конце документа главный бухгалтер и кассир подписываются, их подписи должны быть расшифрованы. Обязательно следует указать, какого числа были получены деньги. Пример заполнения приходного кассового ордера формы №КО-1 находится в приложении №2.

Далее рассмотрим пример заполнения кассовой книги.

В первом столбце указывается номер документа. На начало рабочего дня остаток денежных средств составляет 300 руб. 03.12.2007 г. В кассу организации ООО «Ветка» поступили денежные средства:

1) От подотчетного лица Р.Л. Сибирина была возвращена неиспользованная сумма в размере 500 руб.;

2) С расчетного счета на выдачу заработной платы - 90 000 руб.;

3) Поступила выручка от А.В. Ваниной - 200 руб.;

4) Поступили денежные средства за аренду помещений от ЗАО «Патрон - 2000» - 2500 руб.

В тот же день (03.12.2007 г.) из кассы выданы денежные средства:

1) На заработную плату - 90 000 руб.;

2) Подотчетному лицу на покупку канцелярских товаров - 100 руб.;

3) На расчетный счет перечислена сумма в размере 3200 руб.

В конце рабочего дня кассир О.П. Амиромова подсчитывает суммы операций по приходу и расходу денег:

- итого поступило 93 200 руб. (500 руб. + 90 000 руб. + 200 руб. + 2500 руб.);

- итого израсходовано 93 300 руб. (90 000 руб. + 100 руб. + 3200 руб.)

Далее остаток на конец рабочего дня будет рассчитываться следующим образом: Остаток на начало дня (300 руб.) + Приход за день (93 200 руб.) - Расход за день (93.300 руб.) = 200 руб.

В конце документа подпись ставит кассир. Бухгалтер предприятия проверяет записи в кассовой книге и наличие документов в количестве четырех приходных и трех расходных кассовых ордеров, заверяет документ и ставит подпись с ее расшифровкой. В приложении №3 показан пример заполнения кассовой книги.

Банковские документы.

К банковским расчетным документам относятся следующие документы:

1) Заявление на открытие счета;

2) Заявление на аккредитив;

3) Заявление на открытие счета в банке;

4) Карточка с образцами подписей и оттиском печати предприятия;

5) Выписка банка;

6) Объявление на взнос наличными;

7) Денежные чеки;

8) Платежные поручения;

9) Платежные требования;

10) Другие документы.

Рассмотрим пример на заполнение платежного поручения.

Пример.

ООО «Кристалл» покупает у АО «Торпедо» строительные материалы (кирпич, цемент М 500). Покупатель рассчитывается с продавцом через банк. При этом рассчитывается с продавцом через банк. При этом оформляется платежное поручение №14. Сумма строительных материалов составляет 150 000 руб. (сто пятьдесят тысяч рублей). Плательщиком является ООО «Кристалл», расчетный счет которого 40703457835648575657 в коммерческом банке «Афера» г. Санкт-Петербург (БИК 0466567549; счет №30147852904572964027). ИНН плательщика 8741564894.

Реквизиты банка получателя - «Экспресс банк» г. Самара - БИК 044525225 - Счет №30101810400000000225. ИНН получателя - АО «Торпедо» 6359409876, его счет №40702810038180102376.

Срок платежа - 01.05.2008 г.

В строке «Назначение платежа» записывается счет-фактура №48 от 29.04. 2008 г. За строительные материалы (кирпич, цемент М 500) согласно договору №56 от 05.07.2004., в том числе налог на добавленную стоимость 18% - 22 881 руб. 00 коп.

Образец платежного поручения прилагается в приложении №4.

Документы по расчету с покупателями и поставщиками.

Рассмотрим пример заполнения счет-фактуры.

На поставку целлофановых пакетов оформляется счет-фактура №167 от 15.03.2007 г.

В документе отражаются следующие данные:

Поставщик - ООО «Финиш»;

Адрес - 413100, г. Саратов, ул. Полтавская д. 259, корпус 7а;

ИНН/КПП - 245896315431\456828456;

Покупатель - ЗАО «Ракушка»;

Адрес - 413200 г. Энгельс, ул. Вольская, 58;

К платежно-расчетному документу - №45 от 15.03.2007 г.;

ИНН/КПП - 156832213654/463079238;

Наименование товара - целлофановые пакеты;

Единица измерения - штуки;

Количество - 4000 шт.;

Цена - 0 руб. 50 коп.;

Сумма - 200 руб.;

Сумма налога на добавленную стоимость - 360 руб.;

Сумма всего с налогом на добавленную стоимость - 2360 руб.;

Всего к оплате (сумма прописью) - две тысячи триста шестьдесят рублей;

Руководитель организации - Гаврюхов В.П.;

Главный бухгалтер - Дорошенко Е.А.

Образец платежного поручения прилагается в приложении №5.

Документы по учету кадров.

Для правильного учета кадров в бухгалтерском учете применяются следующие формы организационно-распорядительных документов:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а);

- личная карточка работника (форма №Т-2);

- штатное расписание (форма №Т-3);

- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а);

- график отпусков (форма №Т-7);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма №Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а);

- лицевой счет (форма №Т-54).

Рассмотрим пример оформления документов при приеме работника на работу.

Пример.

01.11.2007 г. В.А. Мичурин написал заявление о приеме на работу в ООО «Трест информбюро» на должность оператора персонального компьютера. Образец заявления прилагается в приложении №6.

Далее заявление передается в отдел кадров, где руководитель предприятия делает отметку о рассмотрении данного документа. Затем составляется приказ (распоряжение) руководителя, который представлен в приложении №7.

Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Для учета рабочего времени используются следующие формы документов:

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12);

- табель учета использования рабочего времени (форма №Т-13);

- наряды на сдельную работу;

- расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);

- расчетная ведомость (форма №Т-51);

- платежная ведомость (форма №Т-53);

- журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а);

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);

- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61);

Рассмотрим пример.

Пример.

26.03.2007 г. В кассу для выплаты заработной платы работникам организации ООО «Серморсталь» поступили денежные средства в размере 90 600 руб. (девяносто тысяч шестьсот рублей).

Бухгалтер предприятия Л.Ж. Ярилова заполняет расчетную ведомость:

1) номер по порядку (1,2,3);

2) табельный номер (08,10,11);

3) фамилия, имя, отчество работника (Л.Ж. Иванов);

4) должность работника (слесарь пятого разряда);

5) оклад (4800 руб.);

6) отработано дней (двадцать два дня, из них один день приходится на выходной.);

7) начислено (5160 руб.)

8) удержания (налог на доходы 670 руб. 80 коп.);

Общая сумма удержания составила 670 руб. 80 коп.;

9) Долг за организацией перед работником составил 4489 руб. 20 коп.;

10) Сумма к выплате составила 4489 руб. 20 коп.

Все расчеты по начислению заработной платы бухгалтер предприятия отражает в расчетной ведомости. В графе 21 «Деньги получил» работник предприятия пишет фамилию, имя и отчество. В графе 22 «Подпись» Л.Ж. Иванов расписывается за полученные деньги.

Затем документ заверяется подписью бухгалтера Л.Ж. Яриловой предприятия ООО «Серморсталь» с расшифровкой. Расчетно-платежная ведомость прилагается в приложении №8.

5. Оформление и проверка первичных учетных документов

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

Устанавливается законность хозяйственной операции.

В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

группировка по однородным операциям

таксировка, т.е. денежное измерение

контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

6. Учетные регистры

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в денежном измерении в обобщённом виде

Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

По форме построения

А) односторонние - все записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

По внешнему виду

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Особенности хранения учетных регистров

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

«Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Литература

документ оформление бухгалтерский учетный

1. Ю.А. Бабаев Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

2. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N

105 от 29 июля 1983 г.

3. Государственная система документационного обеспечения управления:

основные положения. М., 1996.

4. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский

В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей

«Тандем». Изд.-во Экмос, 1999 г.

6. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года

№129-Ф3

7. Организация работы с документами. Инфра М., 1998 г.

8. Основы бухгалтерского учета - М., Издательство «Зенит». 1992

9. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

10. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями). - М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. - 272 с.

11. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 1998.

12. Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. - СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.

13. Основные документы бухгалтерского учета. Практическое пособие / Под редакцией Т.В. Владимировой. - М.: Издательство «Экзамен», 2005. - 304 с.

Размещено на Allbest.ru