Размещено на http://www.allbest.ru/

План работы

Введение

Преимущества ведения бухгалтерского учета с помощью компьютера

Список литературы

Введение

Результативность управления в значительной степени определяется уровнем его организации и качеством информационного обеспечения.

В широком смысле под информационным обеспечением хозяйственной деятельности понимается совокупность информационных ресурсов и способов их организации.

Основными элементами информационного обеспечения являются:

система документации и документооборота;

система классификации и кодирования;

информационная база (картотеки, классификаторы, массивы нормативно-справочной, текущей информации, накопительные массивы и т.д. документы регулятивного характера, должностные и технологические инструкции)

Обеспечение этих требований основывается на одном из важнейших принципов подготовки бухгалтерской отчетности - принципе соответствия вложенной и востребованной информации.

Суть данного принципа заключается в следующем:

бухгалтер, подготавливающий ту или иную отчетную форму должен представлять себе необходимость и полезность для анализа и управления тех или иных данных, которые он намерен включить в конкретную форму (отчет). В наше время бухгалтеру недостаточно хорошо владеть техникой и по всем правилам представлять цифры в установленной форме, необходимо уметь в каждой цифре видеть ее содержание, т.е. обладать "чувством цифры" - способностью проникнуть через мертвые цифры баланса в сложную живую "игру" хозяйственных процессов и взаимоотношений;

руководитель как пользователь отчетности должен понимать, что необходимые для него данные включены в отчет и могут быть им востребованы.

Этот принцип является основополагающим для реализации коммуникационной функции бухгалтерского учета.

Игнорирование его приводит либо к подаче излишней информации (отметим, что подготовка данных - процесс дорогостоящий), либо к непредставлению нужной руководителю информации.

При подготовке отчетности нужно помнить, что управленческие работники не всегда хорошо разбираются в бухгалтерском учете.

Представляемые сведения должны быть как можно более простыми и доступными для тех, кому они предназначены.

Сведения, которые трудны для восприятия, обычно не принимаются во внимание. Поскольку форматы бухгалтерской отчетности утверждаются централизованно, простота и доступность для понимания балансовых статей не могут регулироваться бухгалтером.

Можно дискутировать о сложности восприятия бухгалтерской отчетности неспециалистами, однако, поскольку она существует и, бесспорно, содержит много ценной для руководителей информации, необходимо научиться ее анализировать, интерпретировать представленные в ней показатели, знать основные взаимосвязи между ними.

Поэтому главные условия эффективного управления:

а) наличие информации;

б) умение ее анализировать.

В течение многих лет первый аспект имел приоритет.

Считалось, что чем больший объем информации обработан, тем более эффективное решение может быть получено.

При этом упор делался на автоматизированную, а следовательно, формализованную аналитическую обработку данных.

Внедрение персональных компьютеров с развитым программным обеспечением является одновременно и причиной, и средством совершенствования навыков анализа. При помощи персональных компьютеров и специального программного обеспечения, известного как "электронные таблицы", можно делать аналитические расчеты различной степени сложности, кроме того, развитие информационных систем с распределенными базами данных позволяет при этом прибегать к разным информационным источникам.

Автоматизация сопровождает человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию.

Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины.

Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек.

Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой.

Чаще предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то, что они "зашиваются", или складских работников, которые выписывают накладных больше, чем имеется товара на складе.

Такие жалобы порождают естественное стремление "расшить узкие места" с помощью компьютера и при этом сэкономив. Пойдя таким путем, руководство через некоторое время узнает, что большинство проблем осталось.

С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.

Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняет их за него.

Главное при создании систем такого рода -- определить, на каких этапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затем следует организовать труд людей в соответствии с данным знанием и уже после всего можно думать об автоматизации.

информация бухгалтерский отчетность программный

Преимущества ведения бухгалтерского учета с использованием компьютера

В Законе задачи бухгалтерского учета определены абстрактно и безотносительно к тому, кто конкретно будет их решать.

С одной стороны это должен делать главный бухгалтер, поскольку требования к нему вытекают из Закона о бухгалтерском учете, с другой - руководители, поскольку п.1 ст.6 этого Закона указывает именно на них: "Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций".

Основные задачи:

формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением законодательства Российской федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Закон перечисляет три задачи, поставленные перед бухгалтерским учетом. 1)формирование полной и достоверной информации о деятельности организации

2)получение информации, необходимой для целей управления;

3)предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности.

Можно выделить еще две задачи, о которых забыл законодатель, но без решения которых учет теряет смысл:

4)оценка эффективности работы предприятия;

5)участие в распределении производительных сил страны.

Рассмотрим последовательно эти пять задач.

Первая задача: формирование полной и достоверной информации о деятельности организации.

Обращаясь к первой задаче, мы прежде всего сталкиваемся с понятиями полной и достоверной информации, которая должна быть представлена различным пользователям для принятия различных управленческих решений

Однако в реальной жизни учетная информация не может быть ни исчерпывающим образом полной, ни достоверной. Всегда возникает вопрос, может ли бухгалтерский учет давать полную информацию вообще или же полную информацию, удовлетворяющую каждого пользователя? В первом случае понятие полная информация понимается как сугубо объективное, во втором - оно рассматривается как субъективное с точки зрения самих пользователей.

В первом случае это все данные, которые должны быть представлены в бухгалтерской отчетности, во втором - помимо названного, должны быть приведены еще и те данные, которые могут представлять интерес для участников хозяйственного процесса. Они перечислены в Законе (не полностью). Но самое главное связано с тем, что интересы участников хозяйственного процесса противоречивы как по составу показателей, так, что особенно важно и по методологии их исчисления.

Из сказанного становится ясно, что методология бухгалтерского учета не может быть и никогда не была беспристрастной. Любой методологический прием приводит к выигрышу одних общественных групп в ущерб другим.

Разные интересы разных участников хозяйственных процессов, с неизбежностью делающие ее недостаточно полной, делают ее и недостаточно достоверной.

Достоверность могла бы иметь место только в том случае, если бы мы сталкивались с, безусловно, логически оправданными приемами, ведущими к получению однозначных финансовых показателей.

В целом необходимо уяснить, что при анализе достоверности бухгалтерской отчетности возможны четыре варианта:

отчетность соответствует требованиям нормативных документов и реально отражает финансовое положение организации. Это почти невозможный случай, ибо сами нормативные документы могут в своих многообразных требованиях отдавать предпочтение тем или иным группам участников хозяйственных процессов перед другими. Учетная методология не может быть беспристрастной;

отчетность не соответствует требованиям нормативных документов, но реально отражает финансовое положение. На этом основаны правила англо-американской бухгалтерии, представления международных стандартов бухгалтерского учета и наш Закон о бухгалтерском учете (ч.4 ст.13), а также ПБУ 1/98 (приоритет содержания над формой). Предполагается, что бухгалтер найдет правильное решение, исходя из своего профессионального суждения, и именно это суждение будет правильным. Однако, отдавая на откуп бухгалтерам и администрации, - лицам ответственным за ведение бухгалтерского учета, право окончательного суждения о том, что есть истина, законодатель, тем самым не столько добивается истины в учете, сколько погружает его во мрак анархии.

Отчетность соответствует требованиям нормативных документов, но не реально отражает финансовое положение предприятия. Это весьма распространенный случай. Теоретически в нашей стране он считается идеальным. Если бухгалтер составил отчетность в строгом соответствии со всеми требованиями нормативных документов, то считается, не без оснований, что он хорошо выполнил свою работу. Однако, как мы знаем, в силу приведенных выше обстоятельств реально представить финансовое положение почти никогда не удается. Следовательно, для целей эффективного экономического анализа, предшествующего принятию действенных управленческих решений, данная ситуация недостаточна;

Отчетность не соответствует нормативным требованиям нормативных документов и не реально отражает финансовое положение. Очень распространенный на практике вариант.

Вторая задача: получение информации, необходимой для целей управления.

В обычной жизни понятие управление часто отождествляют с понятием контроль. Это довольно старое французское слово (controle) переводится простым русским словом - проверка.

Однако контроль - это только составная часть управления, ибо прежде всего в любой организации необходимо обеспечить контроль сохранности ценностей. Администрация должна посредством ведения бухгалтерского учета, контролировать сохранность имущества в интересах собственников. Однако интересы администрации и собственников могут часто не совпадать. Также часто могут не совпадать интересы и других участников хозяйственного процесса.

Во всех таких случаях в качестве арбитра должна выступать аудиторская фирма, которая призвана всегда защищать интересы тех, кто ее приглашает, против возможных поползновений сторонних участников хозяйственных процессов, посягающих на интересы клиентов аудиторских фирм.

Решение второй задачи призвано как бы объединить интересы собственников и администрации, однако, она не устраивает рабочих и служащих, ибо предполагает применение потогонных систем организации труда и затрудняет, также как и при решении первой задачи, возможность увеличить свои доходы за счет анархии производства.

Третья задача: предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности.

Ее решение необходимо везде и всегда. Эта задача вытекает из предыдущей.

О ней в первую очередь должны думать и иногда думают собственники, так как она заключается в обеспечении сохранности имущества, принадлежащего организации. Чем дальше собственник удален от исполнителей, тем больше у последних желание что-то расхитить, присвоить.

Собственники, налоговые органы и кредиторы заинтересованы, чтобы подобного не было, и поэтому пытаются организовать учет так, чтобы была создана целостная система методологических инструментов, позволяющих, согласно бухгалтерским принципам, регистрировать факты хозяйственной жизни и осуществлять взаимный контроль исполнителей - коллацию, т.е. сколько один исполнитель отпускает, столько другой принимает, и инвентаризацию запасов имущества, находящегося на хранении ответственных лиц.

Таким образом, эта задача распадается на две: учет имущества предприятия и учет прав и ответственности исполнителей, оперирующих этим имуществом, и всегда возможно такое положение, когда реальное состояние имущества будет неадекватно юридическим отношениям с ним связанным.

Однако основное значение в решении этой задачи имеет не столько нарушение юридических и моральных норм, сколько экономически неверные решения администрации по распоряжению имуществом и оптимизации его потоков.

Четвертая задача: оценка эффективности работы предприятия.

Эта задача, по сравнению с предыдущей, носит более узкий характер.

Она сводит весь учет к исчислению финансовых результатов или, как писал известный итальянский бухгалтер - Ф. Боналуми(1891): "К выявлению экономических и юридических последствий хозяйственных операций" (Цит.: А.И. Галаган, Основы общего счетоведения, 1928, с. 53).

Из этого вытекает весьма важный вывод: финансовый результат в экономическом смысле не обязательно должен совпадать с финансовым результатом в юридическом смысле. Эти величины, как правило, не совпадают, в силу различных требований, предъявляемых налоговыми органами и Министерством Финансов, Поэтому и величина налогооблагаемой прибыли не равна прибыли балансовой.

При этом, выбирая тот или иной методологический прием, мы можем получить совершенно иной финансовый результат.

Несколько примеров покажут как, выбирая эти приемы, мы можем влиять на величину балансовой и налогооблагаемой прибыли:

а) учет основных средств предполагает присвоение каждому объекту определенной оценки и нормы амортизации. Из этого следует, что чем выше оценка, тем выше амортизация и меньше величина прибыли, как правило, и налогооблагаемой. Норма амортизации позволяет или ускорить или, напротив, растянуть сроки списания основного средства, т.е. возникает возможность легальных манипуляций с величиной уплачиваемых налогов;

б) оценка запасов, особенно материалов, товаров и т. п. Может быть проведена несколькими методами. В одном случае балансовая оценка запаса будет завышена, себестоимость списанных запасов занижена и, соответственно, прибыль, в том числе и налогооблагаемая, завышена. Во втором случае величина запасов будет занижена, себестоимость списанных запасов завышена и, соответственно, прибыль - занижена. (Не случайно в ряде стран применение этого метода запрещено.);

в) признание тех или иных затрат расходами отчетного периода - одна из самых важных проблем учетной методологии: надо ли считать доходом полученные деньги или только юридическое обязательство на их поступление, можно ли считать уплату долга векселем, реализацией или надо говорить только об изменении обязательств и т.д., и т.п.

г) отнесение понесенных расходов на будущие отчетные периоды коренным образом меняет финансовый результат предприятия,

Пятая задача: участие в распределении производительных сил страны.

Эта задача макроэкономического уровня и предполагает сделать бухгалтерский учет средством перераспределения производительных сил в народном хозяйстве, т.е. оптимизации его ресурсов.

Смысл задачи хорошо понятен в условиях рынка ценных бумаг. Бухгалтер, составляя отчетность, исчисляет результаты хозяйственной деятельности, и чем выше будут указаны в этой отчетности прибыли, тем дороже будут стоить акции такой фирмы и именно туда, несмотря на высокие цены, а, в сущности, благодаря ним, устремиться финансовый капитал. Напротив, отчетность, в которой указаны низкие прибыли или тем более убытки, послужит сигналом для продажи акций, что приведет к оттоку из этих предприятий финансовых средств. И, если взглянуть непредубежденным глазом, то окажется, что рыночная экономика отличается от нерыночной тем, что в первой прибыль преувеличивают в интересах актуальных (фактических) и потенциальных собственников, а во второй, - прибыль скрывают от налоговых органов.

Особенности бухгалтерского учета с использованием компьютера.

Наиболее полно осуществить бухгалтерские задачи, описанные выше можно с использованием программных средств.

Поскольку 90% всей информации содержится в бухгалтерском учете предприятия, важным элементом в управлении является компьютеризация бухгалтерии.

Особым местом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение.

На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ.

Самыми известными являются: "1С:Бухгалтерия", "Парус", "Интеллект-сервис", "Инфософт", "Хакерс-дизайн", "ТУРБО-бухгалтер".

Пакеты бухгалтерских программ могут классифицироваться на:

пакеты для малого, среднего, крупного предприятия;

локальные и сетевые.

Для наиболее эффективного использования бухгалтерской программы необходимо учесть задачи, которые будут постоянно решаться на данном предприятии, и оценить возможности программы по выполнению поставленных задач.

Не нужно для малых предприятий использовать громоздкую программу, какой бы современной она не выглядела на первый взгляд. Это только добавит ненужной работы бухгалтеру, программисту. Она будет затратной в обслуживании, и занимать много времени на выполнение лишних операций.

В настоящее время осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм методологии учета.

Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки.

От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных персональных компьютеров - необходимого инструмента в работе бухгалтера.

Скорость становиться все более важным орудием в конкурентной борьбе.

В первую очередь речь идет о скорости процесса обработки информации. Конкуренты будут вести борьбу прежде всего с помощью совершенствования технологии и кардинальных технических нововведений.

При использовании бухгалтером компьютера работа значительно упрощается. Коротко преимущества компьютерных технологий можно описать следующими функциями:

-каждый документ заносится только один раз, при этом корреспонденция сразу по нескольким журналам-ордерам;

-оперативность в получении информации и документов;

-компьютер осуществляет арифметическую точность расчетов.

Работа бухгалтера с помощью компьютерной программы теперь сводится к правильному занесению данных через журнал операций, выходные документы, отчетность, ведомости аналитического учета.

Технология электронной обработки задач - совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

В технологическом процессе бухгалтерского учета, выполняемом на ПК, можно выделить следующие этапы:

подготовительный;

начальный;

основной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе.

Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи.

Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: материалов, поставщиков, покупателей и т.д.

Начальный этап связан с операциями сбора и регистраций первичных документов. Возможно формирование документов вручную или автоматически.

Ввод данных первичных документов, сформированных вручную, происходит периодически, по мере поступления данных.

Автоматическое формирование документов происходит путем обращения к меню программы, блоку "Документы".

Операции по вводу документов, предусматривают следующие функции:

составление регистра введенных документов с присвоением уникального номера, даты выписки, и других признаков;

автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков;

преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;

автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

удаление неверных документов;

контроль и корректировка неверной информации;

печать первичных документов.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. Для выполнения этого этапа также используются модули меню "Отчетность", "Отчеты".

Важным процессом является внедрение автоматизации на предприятии.

В концепции системного подхода к автоматизации хозяйственной деятельности существует так называемый принцип "первого лица", когда высший руководитель предприятия-заказчика должен принимать непосредственное участие в процессе автоматизации. Пользуясь своими полномочиями, он координирует ход работ; выявляет приоритетные направления разработки; выделяет материальные и технические ресурсы для обеспечения планомерности хода автоматизации; предоставляет разработчику необходимую информацию; разрешает спорные вопросы, возникающие в процессе работы. Это, бесспорно, позволит руководителю быть максимально информированным о ходе процесса автоматизации.

В этом процессе непременно должна участвовать группа подготовленных специалистов предприятия. Размер этой группы определяется масштабами предприятия и проекта.

Должна быть изучена специфика бухгалтерского учета предприятия, поскольку на уровне экономического развития нашего общества в настоящее время сбор первичной информации на предприятии на 99% подчинен заполнению отчетных бухгалтерских документов.

На этом этапе следует выяснить, как построена учетная политика предприятия, какие на нем используют счета, виды валют, способы расчетов, виды первичных документов, каковы особенности его производственного цикла, отраслевая специфика.

В этом анализе для разработчика чрезвычайно полезна информация, которую ему смогут предоставить бухгалтерские работники.

Анализируя систему документооборота, специалисты обращают внимание на то, как организован жизненный цикл различных документов.

Сравнение преимуществ и недостатков при ручной и компьютерной формах.

Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности.

Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Отсутствие же достоверных данных (в первую очередь сведений бухгалтерского учета), напротив, может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Сравнивая преимущества и недостатки ведения бухгалтерского учета с применением программных средств, можно назвать несколько основных проблем.

Если не принимать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания нюансов ведения бухгалтерии в России.

Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете либо при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. В последнем случае изменения и дополнения в законодательстве не отслеживаются в программах, что может привести к серьезным расхождениям, ошибкам скрытого характера.

Посмотрим, сколько стоит сегодня ошибка бухгалтера. Нарушение правил учета доходов и расходов влечет штраф от 5 до 15 тысяч рублей, а неуплата или неполная уплата налоговых сумм приводит к штрафу в размере 20 и более процентов от неуплаченной суммы.

С другой стороны, бухгалтерская программа для автономного компьютера может быть куплена за 1,5-5 тысячи рублей, а система из двух-трех компьютеров и небольшой локальной сети обойдется фирме в 15-30 тысяч рублей. Таким образом, стоимость начальной автоматизации на базе отечественной программы, гарантирующей бухгалтеру избавление, по крайней мере, от элементарных ошибок, сегодня для малых предприятий в России сопоставима с суммой потерь от штрафных санкций за подобные ошибки, а для крупных предприятий и корпораций даже существенно меньше их. Поэтому автоматизация бухгалтерского учета приводит к значительной экономии денег.

Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, для неискушенного в применении компьютеров человека приемлемое решение получить не так-то легко.

Кроме того, определенная трудность состоит в постоянном изменении требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, что увеличивает потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Многие системы автоматизации бухгалтерского учета включают большой набор типовых решений, обеспечивающих основные участки учета и адаптированных к современным российским условиям хозяйствования.

Однако на каждом конкретном предприятии имеются свои неповторимые особенности постановки и ведения учета, которые невозможно заранее полностью предусмотреть.

Подчас возникает необходимость особым образом вводить, собирать и анализировать документы или отдельные данные, выполнять нестандартные действия или готовить индивидуальные отчетные формы.

В функциональном аспекте ведение бухгалтерского учета с помощью компьютера предоставляет следующие преимущества:

безошибочные арифметические расчеты;

подготовка, заполнение, проверка и распечатка первичных и отчетных документов произвольной формы;

корректный перенос данных из одной печатной формы в другую;

накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

возможность обращения к данным первичных документов и отчетам прошлых периодов (ведение архива).

Но для того чтобы обеспечить все это, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя.

А единую базу на больших предприятиях не всегда удается внедрить, поскольку не всегда есть возможность автоматизировать какие-то участки учета в производстве из-за их удаленности от центральной базы, не оправданных затрат по автоматизации или отсутствия необходимых возможностей современного оборудования.

Следующим спорным аспектом в сравнении компьютеризированного или ручного учета является надежность компьютерной системы. Невозможно гарантировать ее защиту как от случайных сбоев, так и в некоторых случаях от умышленной порчи данных магнитных носителей.

Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли.

Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества документов, контроль оформления той или иной хозяйственной операции или сделки, на выполнение утомительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и нестыковок.

Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт вступает в силу "задним числом".

Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции.

И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квартальные и годовые балансы.

Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в строго определенные налоговыми органами сроки (не допустив при этом ни единой ошибки!), без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.

Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие.

Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром.

В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии.

Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена.

Обратив на это внимание, можно прийти к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться (накладная - в ОМТС или на складе, счет - в торговом или коммерческом отделе, договор - в плановом или производственном отделе и т. д.), как ни автоматизируй бухгалтерию - всегда останется проблема ручного ввода документа.

Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д.

Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.

Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.

Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.

Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача - учет - будет решена автоматически (!).

Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.

Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится отправной точкой для любой компьютеризации учета.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике, учебник, под ред. Г.А. Титоренко, Москва, ЮНИТИ, 2000 г.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике, учебник, М.И.Семенов, И.Т. Трубилин и др., под общей ред. И.Т.Трубилина, Москва, Финансы и статистика, 2000 г.

3. Менеджмент, И.Н.Герчикова, ЮНИТИ, Москва, 2000 г.

Размещено на Allbest.ru