Організація бухгалтерського обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Організація та методика бухгалтерського обліку на підприємстві

документообіг лінійна бухгалтерський облік

Підприємство створене як юридична особа. Воно є платником ПДВ та податку на прибуток на загальних підставах. Тому фірма зобов`язана вести бухгалтерський облік у повному обсязі.

Організація обліку на підприємстві має наступну структуру:

1) Визначення правових, нормативних та внутрішніх документів, які регламентують ведення бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві;

2) Створення інформаційної системи обліку, яка відповідає вимогам фірми;

3) Закріплення чітких обов`язків за працівниками бухгалтерії;

4) Контроль за своєчасним поданням первинних документів в бухгалтерію, за чітким і безпомилковим введенням даних в інформаційну систему;

5) Організація вчасності створення та подання фінансової звітності;

На сьогодні в питаннях організації бухгалтерського обліку на підприємстві основоположним є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, зі змінами та доповненнями.

Вирішення цих питань він відносить до компетенції власника (власників) чи уповноваженого органу (посадової особи) підприємства. Саме ця особа чи орган несе відповідальність за:

- організацію бухгалтерського обліку. Бухгалтерський облік на підприємстві має вестися безперервно з дня його реєстрації до дня ліквідації. Обов'язок власника чи керівника - забезпечити таке ведення. Саме він повинен знайти відповідних фахівців необхідної кваліфікації в необхідний термін, забезпечити їх засобами праці;

- забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах. Сюди входить не лише обов'язок власника чи керівника щодо організації первинного обліку, а і їх обов'язок щодо забезпечення його повноти;

- збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну, але не менше ніж три роки. Власник або керівник має створити необхідні умови та забезпечити контроль за наявністю і повнотою архіву.

Головне значення при побудові облікового процесу на підприємстві має організаційна побудова апарату бухгалтерської служби - це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу робіт між окремими виконавцями.

Форми організації служби бухгалтерського обліку:

- централізована організація (1-5 чоловік) - весь апарат як методично, так і адміністративно підпорядкований головному бухгалтеру. Централізована система передбачає розміщення людей, техніки сконцентровано в 1- 2 кімнатах поруч;

- децентралізована організація. Чим більше децентралізована організація, тим вища продуктивність праці.

Децентралізована організація передбачає розміщення апарату бухгалтерії територіально в різних приміщеннях, який підпорядкований за окремими організаційними питаннями керівникам відповідних підрозділів.

Отже, централізована організація бухгалтерії передбачає концентрацію всієї роботи в руках керівника, а якщо організаційно підпорядкована різним людям - децентралізована.

Організація облікової служби на підприємстві має відображати специфічні умови, технології і організації управління виробництвом і відповідати вимогам: виключати елементи дублювання та паралелізму; бути максимально простою; регламентувати чисельність на основі норм керованості; відповідати нормам НОП [20].

В апараті створюється самостійні підрозділи у вигляді сектора груп, у них організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці: оперативно-бухгалтерськими, функціональними.

Розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку:

Лінійна - передбачає безпосереднє підпорядкування усіх виконавців керівникові, для невеликих господарств з чисельністю 10-12 осіб.

Лінійно-штатна - створюються проміжні ланки, сектори, які об'єднують групи. Розпорядження головного бухгалтера передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи - 10-20 осіб.

Комбінована - структура апарату будується за функціональним розподілом управління. Створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси.

Важливим елементом розробки структури апарату бухгалтерського обліку є формування системи посад. В основу їх вибору покладено характер, склад та обсяг функцій, які виконуватиме працівник. Службова посада є первинним елементом структури, засобом ефективного використання людського потенціалу, сприяє цілям управління.

Організація облікового процесу потребує жорстокої регламентації, що потрібно відображати в регламентації цих документів. Вони поділяються на обовязкові, до них належать положення про відділи і посадові інструкції та допоміжні - стандарти і графіки.

В бухгалтерії відбувається створення форм документів, формування різних первинних проміжних та підсумкових (узагальнюючих) даних та показників, складання звітності пов'язане з великою кількістю операцій у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі так і в часі. Упорядкування цього процесу тобто руху документів та виконання різних робіт на практиці називають документообігом. Слід зазначити, що в обліковому процесі переміщуються не тільки первинні документи, а й облікові реєстри та окремі форми звітності. Таке переміщення має бути погоджене як у часі так і у просторі.

Документація - це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.

Документ - це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення.

Існують первинні і зведені документи. Документ, складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення є первинним. А зведений складається на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних, та підсумкових даних та показників, складання звітності пов`язані з великою кількістю операцій. Це потребує заздалегідь продуманої системи їх дій і процедур руху процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт у практиці називають документообігом [19].

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі верхів.

Слід зазначити, що в обліковому процесі переміщаються не тільки первинні документи, а іноді й облікові реєстри та окремі форми звітності. Основне завдання організацій рухів документів (даних) в обліковому процесі - це оптимізація каналів передавання та зв`язку облікових осередків - виконавців.

Основними етапами документообігу є:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення його назад;

5) передача документів до архіву.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов`язковим для всіх працівників підприємства.

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (на групу носіїв) носії облікової інформації.

З метою узагальнення і одержання звітності, для сполучення різних реєстрів аналітичного і синтетичного обліків, їх взаємозв`язку і послідовності використовується на підприємстві журнальна форма бухгалтерського обліку.

Основне завдання організації руху документів (даних) у обліковому процесі це оптимізація каналів зв'язку виконавців. Ці канали зв'язку можуть бути представлені з різним ступенем адресування від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації.

Обов`язки головного бухгалтера:

- ведення розрахунків з кредиторами;

- складання статистичної та фінансової звітності;

- облік придбання, введення в дію та списання основних фондів, МШП, матеріалів та ін.;

- виконує функції економіста та здійснює поточний контроль фінансової діяльності підприємства.

Обов`язки бухгалтера наступні:

- ведення касових та банківських операцій;

- ведення розрахунків з підзвітними особами;

- ведення розрахунків з дебіторами.

На підприємстві також створені та затверджені посадові обов`язки, які регулюють чітке розмежування організації праці на підприємстві. Поточний контроль за продуктивністю праці здійснює головний бухгалтер, а наступний - керівник.

Поточний контроль за достовірністю поданих до бухгалтерії документів здійснює головний бухгалтер. Він же і проводить перспективний аналіз фінансового стану та контроль бухгалтерського обліку підприємства. Керівник, у свою чергу, здійснює економічний аналіз показників діяльності та, на основі цього приймає необхідні управлінські рішення.

На підприємстві створена інформаційна система обліку «1С:Бухгалтерія 7.7.», яка повністю задовольняє вимоги внутрішніх та зовнішніх користувачів. Вона складається з документів, облікових регістрів та звітів. Причому, облік необхідного об`єкта можна вести з різним ступенем аналітики: у розрізі рахунків, перевізників, замовників, поставок, автомобілів, маршрутів та ін.

Зокрема, в програмі «1С: Бухгалтерія 7.7.» здійснюється найбільш суттєвий процес накопичення, обробки, узагальнення облікової інформації. Ця програма налаштовується для потреб різних галузей, що дає можливість створювати різноманітні за формою, показниками та змістом звіти, в залежності від потреб користувачів.

Перш за все створюється наказ «Про облікову політику», де вказуються основні важелі побудови та управління обліку на підприємстві. Основними нормативно-правовими документами, що регулюють правильність ведення обліку є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, Положення про ведення касових операцій.

Бухгалтерські обов`язки на підприємстві чітко розмежовані та закріплені посадовими інструкціями, як було зазначено раніше.

Технічний бік облікового процесу полягає у виборі форми ведення бухгалтерського обліку.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Облікові регістри є носіями даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал та зобов'язання економічного суб'єкта.

Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:

- кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом;

- послідовністю та способами записів в облікових регістрах;

- зв'язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітичного обліку.

Перераховані ознаки відрізняють одну форму обліку від іншої в умовах ручного ведення бухгалтерського обліку. До форм обліку висувається ряд вимог, зокрема вони повинні:

1) забезпечувати повноту і реальність відображення в облікових регістрах всього кругообороту засобів, оперативний і поточний контроль управлінських

рішень, збереження власності, ефективне використання матеріальних, трудових і грошових ресурсів на підприємстві;

2) бути економічними. Витрати праці на збір, обробку та передачу інформації досить значні, що примушує шукати шляхи, способи і засоби максимального їх зниження, одночасно підвищуючи оперативність та якість обліку;

3) максимально відповідати потребам зведення інформації. В регістрах необхідно мати таке групування записів, яке б дозволяло одержати всі звітні показники, не застосовуючи вибірку та не звертаючись безпосередньо до первинних документів;

4) забезпечувати правильне поєднання синтетичного та аналітичного обліку. В організації аналітичного обліку є великі можливості для подальшого удосконалення форм обліку та спрощення бухгалтерського обліку взагалі;

5) забезпечувати своєчасне відображення в обліку господарських операцій та складання звітності, що підвищує корисність бухгалтерського обліку, дозволяє своєчасно повідомляти про хід виконання поточних планів та покращує управління підприємством;

6) найбільш повно задовольняти вимоги економічного аналізу господарської діяльності підприємства. Важливим джерелом аналізу є дані бухгалтерського обліку. Форми ведення бухгалтерського обліку повинні будуватись таким чином, щоб в процесі поточного обліку можна було групувати і систематизувати матеріал відповідно до потреб аналізу.

Размещено на Allbest.ru