Контроль розрахунків з покупцями та замовниками

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Контроль розрахунків з покупцями та замовниками

У підходах до визначення поняття «господарський контроль» ніколи не існувало єдиних поглядів. В літературі його розглядали і як принцип, і як метод та форму, і як вид діяльності.

Слово контроль має французьке походження: «controle» - перевірка або спостереження з метою перевірки. Французьке «controle», у свою чергу, утворилося від латинського «contra» - префікс, що означає «протидію». У другій частині слова «контроль» міститься слово «роль» (від лат. «role»), тобто «міра впливу, значення, ступінь участі в чомусь». «Ступінь участі в чомусь» - одне з тлумачень слова «роль», слід розглядати як здійснення будь-якої дії. В цьому випадку у змісті слова «контроль», окрім «перевірки» або «нагляду з метою перевірки», випливає ще один зміст цього слова, який іноді не береться до уваги, - протидія чомусь небажаному. В такому розумінні більш правильно слово «контроль» тлумачити як перевірку, а також спостереження з метою перевірки для протидії чомусь небажаному, виявлення, попередження та припинення протиправної поведінки з боку будь-кого.

Таким чином, контроль - це систематичне спостереження і перевірка процесу функціонування відповідного об`єкту з метою встановлення його відхилень від заданих параметрів [23].

Звідси можна визначити, що контроль обліку розрахунків з покупцями та замовниками - це процес перевірки правильності відображення в обліку дебіторської заборгованості, вчасності отримання оплати дебіторської заборгованості та звіряння її з даними боржників.

Призначення контролю розрахунків з покупцями та замовниками як однієї з функцій управління - вивчення фактичного стану справ у сфері розрахунків з дебіторами, що дасть змогу об`єктивно відображати дійсність, перевіряти виконання прийнятих рішень.

Контроль надає інформацію про те, які процеси відбуваються всередині підприємства, допомагає виробити найбільш доцільні рішення загальних і специфічних питань розвитку фірми, надає можливість вирішувати чи правильно прийняті рішення, чи своєчасно вони втілені в життя, наскільки ефективні.

Суть контролю полягає в усвідомленій і планомірній дії системи, яка впливає на облік розрахунків з дебіторами для реалізації основної мети - налагодження обліку розрахунків з покупцями та замовниками на підприємстві для забезпечення оплати кредиторської заборгованості та одночасній стабільній роботі з контрагентами.

Сутність процесу контролю відображає наступні характеристики: змістовну, організаційну, технологічну. Змістовна характеристика покликана відповісти на питання: що робиться в процесі контролю? Організаційна - ким і в якому порядку робиться? Технологічна - як робиться?

В системі категорій, за допомогою яких розглядається поняття контролю, важливе місце займає суб`єкт контролю.

Суб`єктами в контрольному процесі виступають носії прав і обов`язків - особи та органи, що мають повноваження на здійснення контролю за виробничою та фінансовою діяльністю підприємства, а також право втручатися в його оперативну діяльність (припиняти або обмежувати їх діяльність, усувати від роботи певних осіб) та самостійно притягувати винних до відповідальності.

Підконтрольні суб`єкти - це посадові та матеріально відповідальні особи, які відповідають за ведення обліку, надходження, експлуатацію, витрачання, використання підконтрольного об`єкту тощо.

На сьогодні існують різні види класифікації контролю, що пояснюється застосуванням для цього різних ознак та методів класифікації.

Класифікація контролю повинна створюватися на підставі пізнання об`єктивних законів реальної дійсності, відображати в класифікаційних розділах закономірні зв`язки між досліджуваними об`єктами та явищами, мати значення і для удосконалення понятійного апарату, володіти важливою властивістю - прогностичною цінністю. Роль класифікації - аналітична: розчленування цілого на частини за певними ознаками. Тобто класифікацію контролю слід проводити цілеспрямовано, дотримуючись певного критерію. Вона повинна охоплювати всі напрямки контролю, а сам критерій повинен дозволяти її створення за принципом руху від загального до часткового.

Класифікація контролю необхідна для:

- наукової розробки основ теорії господарського контролю;

- подальшого удосконалення практики контролю;

- покращання підготовки та підвищення кваліфікації кадрів контролю;

- підвищення ефективності та якості всієї контрольно-ревізійної роботи;

- подальшої розробки методики контролю.

За суб`єктами господарський контроль поділяється на: державний, муніципальний, незалежний і контроль власника (керівника).

Державний контроль здійснюється органами контролю, до яких відноситься Фонд державного майна України, Міністерство економіки України, Міністерство фінансів України, Міністерство праці та соціальної політики України, Державний комітет статистики України і Національний банк України.

До державного відноситься також контроль, який здійснюється спеціалізованими органами, такими як Державний комітет стандартизації, метрології та сертифікації України, Державна інспекція України із захисту прав споживачів, Державна інспекція України з контролю за цінами, Антимонопольний комітет України.

Муніципальний контроль здійснюється відповідно до Закону України про місцеві ради народних депутатів і місцеве регіональне самоврядування.

Незалежний контроль є аудиторським контролем, який здійснюється на умовах самофінансування.

Контроль власника (керівника) поділяється на внутрішньо системний та внутрішньогосподарський і регулюється самим власником.

Органи, що контролюють окремі сторони діяльності підприємства, органи державної влади і органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти тільки в межах повноважень, які передбачені Конституцією та законами України. До повноважень суб`єктів контролю відносять:

- здійснення контролю за власною ініціативою без перешкод в будь-який час в межах своєї компетенції; включаючи право на отримання необхідної документації, статистичних звітів, довідок та інших матеріалів, пояснень посадових осіб, які відображають зміст їх діяльності з питань, що перевіряються тощо. Цим повноваженням відповідають обов`язки підконтрольних суб`єктів створювати контролюючим суб`єктам умови, необхідні для роботи;

- розробка рекомендацій превентивного характеру.

Повноваження з розробки рекомендацій превентивного характеру реалізуються в процесі узагальнення результатів контролю, виявлення і вивчення причин конкретних недостач і порушень, умов, які їх викликали, розробки і впровадження попереджувальних заходів організаційного та виховного характеру, надання рекомендацій і обов`язкових вказівок підконтрольним суб`єктам щодо застосування відповідних превентивних заходів [23].

Згідно з чинним законодавством суб`єкти контролю мають право ставити питання про притягнення порушників до дисциплінарної відповідальності, а також порушувати перед судово-слідчими органами питання про покарання винних осіб.

В залежності від мети та цільової направленості розрізняють наступні види контролю:

1) ревізію;

2) аудит;

3) тематичну перевірку;

4) розслідування;

5) службове розслідування.

Ревізія - це система контрольних дій, яка здійснюється за дорученням керівника вищестоящого органу управління або державними контролюючими органами, ревізійною групою або ревізором, за діяльністю підприємств і організацій, при якій встановлюється законність, достовірність та економічна доцільність здійснення господарських операцій, а також правомірність дій посадових осіб, які брали участь в їх здійсненні. Основна мета ревізії - виявлення фактів господарських і фінансових порушень, розкрадань, безгосподарності і марнування; встановлення причин і умов, що сприяли встановленим господарським порушенням і зловживанням та винних в цьому осіб; прийняття заходів по відшкодуванню нанесеної шкоди як в процесі ревізії, так і після неї; внесення пропозицій щодо усунення недоліків і порушень, притягнення до адміністративної та кримінальної відповідальності винних осіб.

Тематична перевірка включає вивчення однієї або декількох сторін виробничої або господарсько-фінансової діяльності підприємств. Перевірки здійснюють з ініціативи вищестоящих і державних органів, можуть здійснюватися аудиторами на замовлення господарюючих суб`єктів.

Розслідування представляє собою процесуальну дію, в процесі якої встановлюють причетність окремих осіб до здійснення тих або інших порушень законності, пов`язаних з привласненням грошових коштів і матеріальних цінностей, безгосподарністю, посадовими зловживаннями. Розслідування здійснюється судово-процесуальними органами і регулюється особливим процесуальним законодавством.

Службове розслідування - це перевірка дотримання робітниками підприємства посадових обов`язків, а також нормативно-правових актів, регулюючих виробничі відносини в різних галузях економіки. Вона проводиться спеціальною комісією, яка створюється наказом керівника господарюючого суб`єкта, у випадках виявлення розкрадань, недостач, втрат і псування матеріальних цінностей, виготовлення бракованої продукції та в інших випадках.

Аудит - це незалежна експертиза стану бухгалтерського обліку, фінансової звітності та висловлення думки аудитора щодо повноти, законності та достовірності відображених в них фінансово-господарських операцій господарюючого суб`єкта. Мета аудиту - висловлення думки аудитора щодо аудованої інформації і доведення цієї думки через аудиторський висновок до користувачів.

Загальна класифікація контролю побудована не тільки з пізнавальною метою, але вона дозволяє розібратися і в змісті контролю, а головне - відповідає конкретним практичним завданням, тобто озброює практиків методикою вибору того чи іншого виду контролю, необхідного для досягнення поставленої мети. За допомогою цієї класифікації з`ясовують, якими видами, формами і методами здійснюють контроль, тобто якісний зміст і форма господарського контролю.

В основу загальної класифікації господарського контролю покладено види та форми його здійснення (табл. 1.).

ревізія аудит інвентаризація дебіторська

Табл. 1. Види класифікації господарського контролю

Отже, контроль - це перевірка господарської діяльності підприємства з метою виявлення помилок і недопущення їх в майбутньому.

Контроль обліку розрахунків з дебіторами призначений для спостереження за правильністю відображення в обліку заборгованості, за наявністю первинних документів, що стосуються обліку розрахунків з покупцями та замовниками і для налагодження оплати дебіторської заборгованості.

2. Внутрішній контроль розрахунків з дебіторами

Внутрішньогосподарський контроль включає контрольні функції, які здійснюються керівниками (власниками) підприємств, комбінатів, організацій і установ, концернів, асоціацій у відповідності з діючим законодавством. Завданням внутрішньогосподарського контролю є перевірка господарських операцій у виробничих об`єктах з метою недопущення перевитрат матеріальних і фінансових ресурсів, виконання виробничих і фінансових планів, раціонального використання робочої сили, впровадження прогресивних методів праці і технологій в бригадах, дільницях, цехах та інших виробничих підрозділах, забезпечення збереженості засобів і товарно-матеріальних цінностей, раціонального використання сировини і паливно-енергетичних ресурсів, випуску продукції, що має попит на ринку [23].

На підставі затвердженого плану працівники, зайняті управлінням, здійснюють систематичний поточний і оперативний контроль за розрахунками з покупцями та замовниками. Ретроспективний контроль проводить керівник підприємства. Перспективний контроль є прерогативою головного бухгалтера (економіста). Поточний контроль здійснюють головний бухгалтер, бухгалтер, юрист та старший менеджер. Головний бухгалтер та бухгалтер перевіряють кожну господарську операцію з фінансової сторони та правильності відображення первинних документів в обліку, юрист звіряє операції з точки зору законодавства, а менеджер у даному випадку є посередником між контролюючими органами свого підприємства та фірми-дебітора.

Загальна схема контролю включає в себе чотири основні етапи:

1) встановлення нормативних показників;

2) вимірювання фактичних результатів;

3) порівняння результатів з нормативними показниками;

4) аналіз розбіжностей та здійснення за необхідності коригуючи дій.

Завданнями внутрішнього контролю обліку розрахунків з дебіторами є:

Ш надання інформації про процеси, що відбуваються;

Ш надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;

Ш отримання інформації для оцінки правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності їх виконання;

Ш своєчасне виявлення і усунення умов і факторів, які заважають ефективному веденню господарської діяльності.

Як видно зі схеми кожну ланку обліку розрахунків з покупцями та замовниками контролює відповідальна особа. Систематично керівник підприємства формує звіт в «1С» «Реєстр заявок», де вказується: дата отримання документів від перевізника; які саме документи отримані; дата відправки документів замовнику; фактична дата оплати; сума оплати. Причому аналітика ведеться як в розрізі замовників, так і в розрізі конкретних рейсів.

На основі даного звіту директор приймає необхідні управлінські рішення та вносить зміни, якщо цього вимагає ситуація.

Процес контролю обліку розрахунків з покупцями та замовниками на підприємстві можна описати наступною схемою (Рис. 1.):

3. Методика проведення аудиту розрахунків з покупцями та замовниками

Аудит - це метод наступного господарського контролю, що складається із сукупності методичних прийомів, застосування яких дозволяє визначити достовірність звітності, обліку, їх повноту та відповідність діючому законодавству і встановленим нормативам.

Основними завданнями аудиту є:

1) перевірка законності та доцільності відображення господарських операцій із обліку розрахунків з покупцями та замовниками;

2) перевірка наявності первинних документів з обліку розрахунків та їх взаємозв`язок з регістрами обліку і звітністю;

3) проведення аналізу обліку розрахунків з дебіторами з метою визначення шляхів оптимізації та зростання швидкості отримання оплати за надані послуги;

4) консультування суб`єктів підприємницької діяльності з питань організації бухгалтерського обліку розрахунків з дебіторами та внутрішнього контролю, податків, удосконалення методів управління;

5) проведення наукових досліджень у галузях організації та методології обліку, управління, фінансового контролю;

Проведення аудиту регламентується чинним законодавством. Основна передумова аудиту - взаємна зацікавленість керівника підприємства, держави в особі податкової інспекції і самого аудитора в забезпеченні реальності й достовірності відображення господарських операцій та фінансової звітності.

За результатами аудиту складається аудиторський звіт та аудиторський висновок [26].

Методика проведення аудиту обліку розрахунків з дебіторами - це сукупність способів і прийомів, що дають можливість провести аудит системно та в найбільш доцільній послідовності, тобто це система способів, прийомів і правил, призначена для вивчення обліку розрахунків з покупцями та замовниками. Вона складається з трьох рівнів: перший - об`єкти аудиту, другий - джерела аудиту, третій - способи вивчення.

Об`єктом проведення аудиту є облік розрахунків з покупцями та замовниками. Джерелами аудиту виступають первинні документи, регістри обліку, звітність, акти звірки взаєморозрахунків.

Більш детально методику проведення аудиту розрахунків з покупцями та замовниками можна зобразити так:

1) Співставлення даних видаткових накладних і актів виконаних робіт (підписаних дебіторами) з даними в регістрах обліку, а саме в Журналі № 3, відомості аналітичного обліку № 3.1; в Оборотній відомості та Головній книзі. А загальні суми по обліковим регістрам повинні співпадати з рядком 160 Балансу;

2) Аудитор вимагає від головного бухгалтера підписані оригінали актів звірок з покупцями та замовниками. На основі цих документів аудитор проводить розслідування і встановлює наявні відхилення у визнанні заборгованості дебіторами та робить висновок про дійсність господарської операції. Також, по актам звірок аудитор може визначити, чи є проблеми через які дебітори затримують оплату заборгованості. Наприклад: якщо не вірно виписано рахунок покупцю, то він не сплачує заборгованість, але при цьому покупець може не поставити до відома свого кредитора про наявні помилки в документах. У разі, коли контроль оплати дебіторської заборгованості на підприємстві слабко розвинений або взагалі відсутній постачальник може довгий термін «не бачити, що йому винні кошти». З метою запобігання таких явищ аудитор перевіряє заборгованість підприємства-кредитора з відповідними даними дебітора та наявні відхилення зазначає в аудиторському звіті;

3) Потім аудитор перевіряє терміни оплати заборгованості дебіторами. При цьому він до дати отримання документів покупцями додає строк оплати згідно договору (як правило 5-7 банківських днів). На основі отриманих даних відбувається поділ дебіторської заборгованості на поточну, сумнівну та безнадійну. Аудитор визначає найбільш нестабільних по оплаті клієнтів;

4) На основі отриманих результатів перевірки аудитор робить висновки щодо правильності відображення стану розрахунків з покупцями та замовниками і вносить раціоналізаторські пропозиції в аудиторському звіті.

Інвентаризація - перевірка наявності та стану дебіторської заборгованості, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.

Методика проведення аудиту розрахунків включає ряд способів та прийомів вивчення, а саме (рис. 2.):

Рис. 3.2. Способи та прийоми аудиту розрахунків з дебіторами

Одним з основних прийомів під час проведення аудиту розрахунків є інвентаризація. Методика проведення інвентаризації дебіторської заборгованості відповідно до Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. № 69 є аналогічною до інвентаризації кредиторської.

Размещено на Allbest.ru