Отечественные традиции в практике составления официальных документов

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 3--4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.

Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий.

Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10 -- 15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10 -- 15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1 -- 1,2 м, остальных проходов -- не более 70 80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14--20°С), а относительную влажность воздуха -- 50 -- 65 %.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятий устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов.

Компьютеризация делопроизводства

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

1. средства для составления документов;

2. копировальная и множительная техника;

3. средства обработки документов;

4. средства хранения, поиска и передачи документа;

5. техника управленческой связи.

Наиболее значимыми среди них являются средства для составления документов. Оргтехника -- это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка - самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся

1. по принципу действия на механические, электрические, электронные;

2. по назначению - на канцелярские, дорожные и специализированные.

Самые простые и дешевые - это механические пишущие машинки. Однако более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов предприятия стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать -- изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) -- это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. С точки зрения массового использования в системе документационного обеспечения управления на предприятиях, пишущие автоматы не были широко распространены. В настоящее время им на смену приходят персональные компьютеры, оснащенными принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства. Наряду с компьютерной техникой в современном делопроизводстве пока еще распространенным способом составления документов остается машинописный способ.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника - от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем, позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Персональные компьютеры в современном делопроизводстве

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры и IBM-совместимые. В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК и их аналоги.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

1. помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

2. передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

3. регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

4. контроль исполнения документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

5. перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

6. защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows XP и MS Office XP.

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office XP), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты имеют русифицированные версии.

Таким образом, использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на предприятии на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1. пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2. ставить письма «на контроль»;

3. отслеживать исполнение документов;

4. вести иерархические «папки» для хранения документов;

5. сортировать документы в папках по различным критериям;

6. автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

7. осуществлять контроль работы исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;

8. обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические.

Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

К принципам внедрения электронного документооборота на предприятии следует отнести:

1. постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов;

2. своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

3. первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

4. предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило - переписке);

5. ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством предприятия.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях предприятия. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализовано, в местах регистрации документов, на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне. Например:

В состав Microsoft Office XP, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word XP - универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel XP - электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft PowerPoint XP - программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access XP - система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook XP - информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов.

К вспомогательным средствам Microsoft Office XP относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник.

Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.

Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом.

Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ:

1. создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;

2. периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также черновиков (копий);

3. ограничивать доступ исполнителей (операторов)к документам;

4. использовать в работе специализированные программы защиты от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера.

Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Она представляет собой единый комплекс вычислительных машин, связанных между собой с помощью сетевого оборудования, ресурсы которых доступны пользователям. В этом случае имеются в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом. Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными. Установленные в одном месте компьютеры могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Шинную сеть образуют компьютеры или рабочие станции, соединенные с общей телекоммуникационной шиной, в качестве которой могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении образуются глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения ее к вычислительной сети, машины которой могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

Одной из наиболее динамично развивающихся в настоящее время сетей вычислительных средств является Интернет. В данной сети действует свыше миллиона серверов, предоставляющих более 10 млрд. документов свободного доступа. Средствами Интернет обслуживаются несколько десятков миллионов пользователей, которым оказывается широкий набор услуг, предоставляемых следующими основными информационными службами:

1. всемирная сеть WWW (Word Wide Web -- Всемирная паутина), обеспечивающая передачу, хранение, просмотр и связь между документами;

2. серверы FTP (File Transfer Protocol), реализующие накопление файловых массивов и являющиеся удобным средством Интернет для распространения файлов программного обеспечения и мультимедийных средств;

3. группы новостей UseNet, решающие задачи телеконференций;

4. электронная почта E-mail, передающая сообщения и файлы;

5. средства Telnet, позволяющие пользователям подключаться к компьютерным системам для запуска и выполнения программных приложений в режиме теледоступа к вычислительным ресурсам;

6. документы, которые циркулируют и хранятся в Интернет, а также материалы пользователей Интернет создаются с помощью Hypertext Markup Language (HTML) - гипертекстового языка разметки для описания материалов, имеющих статическую структуру документов;

7. в качестве средств «оживления» документов Интернет, т. е. придания им изменяющегося вида в процессе интерактивного взаимодействия, используются специальные языки программирования Java Script и Visual Basic Scripting Edition. Эти средства позволяют работать с трехмерной графикой, слушать и просматривать видеозаписи, перемещаться в виртуальном трехмерном пространстве;

8. адресация материалов в Интернет осуществляется по единой схеме, при этом конечный адрес материалов в сети имеет следующий вид

9. Microsoft Office XP в качестве поддержки Интернет содержит программный продукт Internet Explorer, в котором имеются как традиционные возможности в виде меню Файл, Правка, Вид, Переход, Избранное, Справка, так и специфические возможности, необходимые для работы в условиях Интернет.

Работа по теледоступу в Интернет начинается с процедуры установления связи с узлом провайдера через меню Установка связи. После получения сообщения о возможности начала работы в сети, пользователь может работать с ее ресурсами либо путем набора адресов нужных ему узлов, либо через ссылки. Кроме того, основные программные продукты Microsoft Office XP (Word, Excel, PowerPoint) предоставляют возможность для набора сетевого адреса Интернет.

Размещено на Allbest.ru