Отечественные традиции в практике составления официальных документов

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

1. создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

2. разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

3. механизация труда "канцелярских" работников;

4. проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

5. установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

6. создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

История управления и делопроизводства в 1945 - 1990 гг

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, обозначены основные направления исследований. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений страны, хотя она и не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974 -- 1987 гг. усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота -- максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Упорядочение документооборота -- одно из условий успешного внедрения автоматизированной обработки документов.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы.

Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В приложении ЕГСД дан примерный перечень документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием сроков исполнения, формы учета исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, правильному оформлению обложек дел, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.

Таким образом, в Основных положениях ЕГСД отражался комплексный характер, т.е. не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Стандартизация и унификация управленческих документов. Унифицированные системы документации

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой -- повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация

1. - это деятельность по установлению норм, правил;

2. - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон.

В области делопроизводства, стандартизация - это возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории РФ, относятся:

1. межгосударственные (региональные) стандарты(ГОСТ), применяемые в установленном порядке;

2. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

3. стандарты отраслей (ОСТ);

4. стандарты предприятий (СТП);

5. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация

1. -- это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению;

2. -- это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД -- это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

1. унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2. унифицированная система банковской документации;

3. унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4. унифицированная система отчетно-статистической документации;

5. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

6. унифицированная система документации по труду;

7. унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

8. унифицированная система внешнеторговой документации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение потоков документов и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации

Классификаторы технико-экономической и социальной информации -- это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Классификатор предназначен для:

1. решения задач кодирования и регистрации форм документов, их учета и систематизации;

2. упорядочения информационных потоков;

3. сокращения количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;

4. контроля состава форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

5. организации контроля применения унифицированных форм документов.

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации (09 01 004 Х):

первый и второй знаки (класс форм) -- принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 09 -- унифицированная система документации Пенсионного фонда);

третий и четвертый знаки (подкласс форм) -- общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 -- документация по учету и распределению средств);

пятый, шестой и седьмой знаки -- регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 -- расчетная ведомость по страховым взносам);

восьмой знак -- контрольное число.

Таким образом, в ОКУД принята трехступенчатая, иерархическая система классификации и серийно-порядковый номер кодирования. Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Использование различных носителей информации в документировании

Результатом документирования является документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель -- материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Документирование -- регламентированный процесс записи (фиксации) информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется в соответствии с нормативными актами.

Создание документов может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -- документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Документы -- носители первичной информации. Отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование.

Организационно-правовые документы (ОПД)

ОПД определяют статус предприятий и порядок их работы, также они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

1. создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

2. определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

3. регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

4. формирование совещательных органов управления;

5. регламентацию деятельности аппарата управления;

6. лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

7. установление режима работы и системы охраны;

8. организацию труда работников и оценку их труда;

9. реорганизацию;

10. ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К ОПД относятся:

1. устав организации или положение об организации;

2. положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

3. регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

4. штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;

5. должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

ОПД содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Устав - это юридический акт, в котором оформляется образование организации, предприятия, учреждения и определяется его структура, функции и правовое положение.

Предприятия действуют на основании устава и учредительного договора. Требования к содержанию уставов тех или иных предприятий, а также их некоторые реквизиты, предписываются соответствующими законами (например, требования к содержанию устава образовательного учреждения -- Законом РФ «Об образовании»). Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Содержание Устава должно соответствовать существующему законодательству.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования организации, учреждения, предприятия, права и обязанности, организацию работы в ней и в ее структурных подразделениях.

Положения разрабатываются на основе типовых с учетом специфики каждого предприятия, организации, учреждения.

Положения, как разновидность организационных документов, типичны для структурных подразделений предприятий, обладающих определенной степенью самостоятельности в своих действиях. Утверждаются положения руководителем создавшего их вышестоящего органа.

Договор - это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.

Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, учреждений, предприятий и их структурных подразделений, должностных лиц и граждан. Инструкция является нормативным актом, регламентирующим различные вопросы. Она рассчитана на длительное применение и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения.

Инструкции составляются на основе типовых.

Инструкция подлежит обязательному утверждению. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ, в котором устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Должностная инструкция - это нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц и носят обязательный характер. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами.

Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание - это документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Штатные расписания разрабатываются самостоятельно предприятиями в соответствии с ТК РФ (ежегодно по состоянию на 1 января). Оформляется и утверждается в установленном порядке на фирменном бланке предприятия. Внесение изменений в штатное расписание и его утверждение проводится на основании приказа руководителя предприятия.

Классификация учетных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

I. по назначению:

1. распорядительные-- документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

2. оправдательные -- документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

3. бухгалтерского оформления -- документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);

4. комбинированные -- документы, сочетающие все те признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления(расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

II. по содержанию хозяйственных операций:

1. материальные -- документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

2. денежные -- документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

3. расчетные -- используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

III. по объему отраженных операций:

1. первичные -- документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

2. сводные -- документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности хозяйственных однотипных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

IV. по способу использования:

1. разовые -- документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции(накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);

2. накопительные -- используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

V. по числу учитываемых позиций:

1. однострочные -- документы, содержащие одну учетную позицию;

2. многострочные -- документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

VI. по месту составления:

1. внутренние -- документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

2. внешние -- документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения).

VII. по способу заполнения:

1. заполняемые вручную;

2. заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

1. организационно-распорядительные -- документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью, которые составляются органами управления организации;

2. финансово-расчетные -- документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

3. документы по снабжению и сбыту -- материальные документы.

Классификация учетных регистров

Учетные регистры -- это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

I. по внешнему виду:

1. бухгалтерские книги (это сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой);

2. карточки (отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц);

3. свободные листы или ведомости (разновидность карточек, которые делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках).

II. по объему содержания:

1. синтетические учетные регистры, в которых запись производится в обобщенном виде, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи;

2. аналитические учетные регистры, в которых записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета;

1. комбинированные учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет.

III. по характеру записи:

1. хронологические учетные регистры, где хозяйственные операции отражаются по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам;

2. систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах;

3. комбинированные учетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры.

IV. по форме графления:

1. линейные (линейно-позиционные), используемые для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами;

2. шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета (здесь сочетается аналитический и синтетический учет).

Способы исправления ошибок в финансово-расчетных документах

Различаются следующие способы исправления ошибок в учетных регистрах:

1. Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц,

Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правильную запись.

Исправление оговаривается на свободном месте документа и подтверждается подписью лица.

Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу -- исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные.

Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.

2. Способ «красное сторно», которым исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонденция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность метода в том, что ошибочная запись сторнируется. Исправление производится на основании бухгалтерской справки.

Способы проверки финансово-расчетных документов

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, а все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Организация документооборота предприятия

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основные потока документации:

· документы, поступающие из других организаций (входящие), документы,

· отправляемые в другие организации (исходящие),

· документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т. п.), так и сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте при наличии приложений. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документа проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителя организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений. В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителя письма-запросы, рекламные проспекты, письма-напоминания.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения ответственным исполнителям. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров по числу исполнителей, копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Формы организации работы с документами

В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе).

Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предлагается их градация (категории):

1-я категория - предприятия с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория - предприятия с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;

3-я категория - предприятия с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;

4-я категория - предприятия с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Структуру службы делопроизводства предприятий, как правило, устанавливают на основе четырех типовых структур, зависящих от объема документооборота.

Требования к регистрации документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач:

· учета количества документов;

· обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов;

· обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способов их создания, получения или отправки. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

Ряд документов, относящихся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, например: письма, присланные для сведения; бухгалтерские документы, формы статистической отчетности, приглашения, рекламная информация.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей:

1. порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года;

2. номера дела по номенклатуре дел.

Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках (РКК).

Контроль исполнения документов

Одной из основных функций службы ДОУ является контроль своевременности и качества исполнения документов. Кроме службы ДОУ контроль осуществляют руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается или в тексте или в резолюции руководителя.

Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Номенклатура дел организации

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Также номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории предприятий, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел - обязательный.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия или структурного подразделения. При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретного предприятия.

Следует различать также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Каждое предприятие и его структурные подразделения должны иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

· единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

· применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

· стабильность индексов дел;

· сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятием (структурным подразделением) управленческих функций.

При составлении номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности.

Номенклатура дел утверждается в установленном порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и заголовки дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:

номинальный (название их разновидностей);

предметно-вопросный (содержание);

авторский (одного автора);

корреспондентский (конкретный корреспондент с кем ведется переписка и раскрывается содержание вопроса);

географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);

хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».

Т.О., важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Основное назначение номенклатуры дел - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы.

Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна.

Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.

И совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов, т.е. определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

В бухгалтерии это:

сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (объяснительными записками и рекламациями);

сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

протоколы заседаний комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;

паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

акты, ведомости переоценки в определении износа основных средств;

штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

* лицевые счета по учету основного фонда.

Хранение документов

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни, которые определяют сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Также они отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.).

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Во многих организациях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой ДОУ или в структурных подразделениях. После чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;

· составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников центрального архива.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.