Рационализация документационного обеспечения управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально педагогический университет»

Институт социологии и права

Кафедра правового и документационного обеспечения управления

Контрольная работа

по организационному проектированию

РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В 60-90-е ГОДЫ ХХ ВЕКА

Исполнитель:

М.С. Сметанина

Руководитель:

Доцент кафедры ПДО

Н.Г. Суровцева

Екатеринбург 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Рационализация документационного обеспечения управления в 1960-1970

2. Рационализация документационного обеспечения управления в 1970-1980

3. Рационализация документационного обеспечения управления в 1990 г

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список источников и литературы

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной работы является изучение развития документационного обеспечения управления в период 1960-1990 г.г.

Задачами данной работы является:

1. Рационализация документационного обеспечения управления в 1960-1970 г.г

2. Рационализация документационного обеспечения управления в 1970-1980 г.г.

3. Рационализация документационного обеспечения управления в 1990 г.

Тема «Рационализация документационного обеспечения управления в 1960-1990 г.г.» актуальна тем, тяжелее состояние разрушенной Великой отечественной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 1960х г. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок по сравнению с периодом 1920х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 1970х г.

Переломный период в истории документационного обеспечения управления был сложен и длителен, было много ошибок и просчетов. Потребовалось много времени и сил, что бы прийти к чему то новому, полезному, единому.

В данный период появилось новое определение делопроизводства: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Появление понятия «документационное обеспечение управления» связано с изменениями организационно - технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

В настоящее время рационализации документационного обеспечения управления уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с организационно-распорядительными документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документационного обеспечения управления того или иного учреждения.

Современные принципы документационного обеспечений управления невозможно без единой, неразрывной связи с историей её длительного и сложного процесса возникновения.

1. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В 1960-1970 ГОДЫ

В период 1960х годов начался повышенный интерес к разработке проблем рационализации документационного обеспечения управления. Поэтому к концу 1960х-началу 1970х годов была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

Так в 1963 году было принято постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» № 829. Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). К 1965 году были подготовлены «Материалы к Единой государственной системы делопроизводства». В 1966 году в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку ЕГСД. Институт разработал только методическую программу исследований. В 1970 году создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие Научно-исследовательский институт труда, Всесоюзный научно-исследовательский институт оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР. После обсуждения и доработки в 1973 году «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положениям не имеющего официального статуса.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

Унификация и стандартизация документов;

Рациональная организация документооборота;

Организация труда делопроизводственного персонала;

Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.

Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

- примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел очасти восполнен позже созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления.

Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.

Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция - 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

1. Документирование управленческой деятельности;

2. Организация работы с документами (управление документацией);

3. Механизация и автоматизация работы с документами;

4. Служба документационного обеспечения управления.

ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.

Анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

2. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В 1970-1980 ГОДЫ

Дальнейшее развитие работ по рационализации документационного обеспечения управления проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:

01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД;

02 - организационно-распорядительная документация;

03 - первичная учетная документация (с 1997 г.);

04 - банковская документация;

05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

06 - отчетно-статистическая документация;

07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

08 - документация по труду;

09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации;

10 - внешнеторговая документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации содержит наименования 61 формы по следующим задачам:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

распорядительная деятельность организаций, предприятий;

организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

прием на работу;

перевод на другую работу;

увольнение с работы;

оформление отпусков;

оформление поощрений;

оформление дисциплинарных взысканий.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Также данный период отличается в истории документационного обеспечение управления созданием ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и другие), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации. Значение некоторых ГОСТов появилось в полном объеме позднее в 90е годы. Внедрение указанных материалов практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Этот вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системой сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).ОГАС была создана и начала функционировать на основе отраслевых методов управления экономикой СССР. Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве.

Таким образом, опыт рационализации документационного обеспечения управления, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации, стандартизации, АСУ не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения. Конечно в один момент не могло все быть четко и без ошибочно, поэтому некоторые значимые разработки относящиеся к рационализации документационного обеспечения управления некоторое время оставались в тени и ждали окончательной доработки.

3. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В 1990 ГОДЫ

Изменение в общественно-политической сфере в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

В наше время уровень рационализации документационного обеспечения управления постоянно повышается. За последние десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения разделены всего двумя годами (Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994.).

В 1993 году издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от свертка текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

В настоящее время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления. Методом проб и ошибок были выведены актуальные нормативные документы, которые привели к созданию единого на всех предприятиях и хозяйствах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

документационный управление автоматизированный

На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методические документов по рационализации документационного обеспечения управления подведем основные итоги.

Первый период документационного обеспечения управления относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ рационализации документационного обеспечения управления проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.

Влияние унификации документов на рационализацию документационного обеспечения управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

Изменение в общественно-политической сфере в 1991 году естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и других видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующего документационного обеспечения управления как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: Издательство стандартов, 1991.

4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М.: Издательство стандартов, 1975.

5. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

6. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

7. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело - 2001 - №2.

8. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

9. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления// Делопроизводитель - 2001

10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.

Размещено на Allbest.ru