Бухгалтерский учет материалов

Размещено на http://www.allbest.ru

35

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ЗАПАДНО-СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ ФИНАНСОВ И ПРАВА

Экономический факультет

Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: Бухгалтерский (финансовый) учет

Тема: Бухгалтерский учет материалов

Выполнила: Бабикова Т.И.

Группа Б-731

Проверил: старший преподаватель

Борзова А.С

Нижневартовск

2009

Содержание

Введение

1. Теоретические основы учета материалов

1.1 Понятие материалов и их классификация

1.2 Методы оценки материалов переданных в производство

2. Организация учета материалов

2.1 Документальное оформление поступления и расходования материалов

2.2 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

2.3 Инвентаризация материалов

3. Особенности отражения хозяйственных операций по учету материалов ООО «ПластМонтаж»

3.1 Краткая характеристика ООО «ПластМонтаж»

3.2 Хозяйственные операции по учету и движению материалов

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Бухгалтерский учет - основное звено формирования экономической политики, инструмент бизнеса, один из главных механизмов управления процессами производства и продажей продукции - способствует совершенствованию организации производства, оперативного и долгосрочного планирования, прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учет материалов предприятия занимает одно из главных мест в ведении учета на предприятии в целом.

Материалы представляют собой одну из составных частей имущества предприятия, необходимую для нормального осуществления и расширения его деятельности.

Материалы обслуживают сферу производства и являются его материальной основой. Они необходимы для обеспечения процесса производства продукции, образования стоимости.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Завышение количества материалов ведет к торможению и замораживанию ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды.

Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

Целью курсовой работы является изучение бухгалтерского учета материалов.

Данная тема всесторонне изучена в работе от понятия материалов и их классификации, методов оценки материалов до организации учета материалов как на складах, так и в бухгалтерии, а также представлена практическая часть в виде исследования бухгалтерского учета материалов на примере ООО «ПластМонтаж»

В связи с поставленной целью в работе реализованы следующие задачи:

- рассмотрено понятие материалов и их классификация;

- рассмотрены методы оценки материалов, переданных в производство;

- изучена организация учета материалов на складах и в бухгалтерии, инвентаризация материалов;

- представлена организационно-экономическая характеристика ООО «ПластМонтаж»

- рассмотрены хозяйственные операции по учету и движению материалов исследуемого объекта

Объектом исследования является ООО «ПластМонтаж».

Предмет исследования - учет материалов рассматриваемого предприятия.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Работа содержит 42 страницы, 10 приложений.

1. Теоретические основы учета материалов

1.1 Понятие материалов и их классификация

Одним из необходимых элементов производственного процесса любого промышленного предприятия выступают предметы, труда, представляющие собой готовые природные или предварительно обработанные материальные ресурсы: сырье и материалы, полуфабрикаты, топливо, запасные части и др. В процессе производства на них воздействует человек с помощью средств труда для создания продукта потребления.

В соответствии с определением материалов, которое им дается в нормативных документах по бухгалтерскому учету (Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное Минфином РФ Приказ от 9 июня 2001 г. N 44н) к бухгалтерскому учету в качестве материально - производственных запасов принимаются активы:

- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи;

- используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью материально - производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).

Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи.

В отличие от основных средств материальные ресурсы в процессе производства участвуют однократно и переносят свою стоимость на созданный продукт полностью. Поэтому после каждого процесса производства их приходится возобновлять.

На производственных предприятиях материальные ресурсы в себестоимости выпускаемых изделий занимают значительный удельный вес. Поэтому их учет, хранение и рациональное использование в процессе производства имеет важное значение в повышении эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Основными задачами учета материальных ресурсов являются:

- правильное и своевременное документальное оформление всех операций по движению материальных ресурсов;

- контроль за сохранностью материальных ресурсов в местах их хранения и на всех стадиях движения;

- контроль за соблюдением установленных норм расхода материальных ресурсов в процессе производства;

- своевременное выявление излишков материальных ресурсов, подлежащих реализации другим предприятиям, и др.

Необходимыми условиями действенного контроля за сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов на предприятии являются:

- правильная организация материально-технического снабжения;

- хорошее состояние складского и весоизмерительного хозяйства;

- использование прогрессивных норм расхода материальных ресурсов;

- набор лиц, материально ответственных за прием, сохранность и отпуск материальных ресурсов.

Для правильной организации учета материальных ресурсов важное значение имеет их научнообоснованная классификация, оценка и выбор единицы учета.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие - изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи - входят в изделие без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые - только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав.

В зависимости от функциональной роли и назначения в процессе производства их подразделяют на группы: сырье и материалы; покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали; топливо; тара и тарные материалы; запасные части; прочие материалы; материалы, переданные в переработку на сторону; строительные материалы; инвентарь и хозяйственные принадлежности.

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета все материалы предприятия учитываются на 10 счете «Материалы»

Счет 10 "Материалы" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

Материалы учитываются на счете 10 "Материалы" по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

Счет 10 «Материалы» делится на несколько групп. Для каждой из групп на счете 10 "Материалы" предназначен отдельный субсчет:

10-1 "Сырье и материалы";

10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали";

10-3 "Топливо";

10-4 "Тара и тарные материалы";

10-5 "Запасные части";

10-6 "Прочие материалы";

10-7 "Материалы, переданные в переработку на сторону";

10-8 "Строительные материалы";

10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности";

10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе";

10-11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации" и др.

Группа "Сырье и материалы" дополнительно подразделяется на подгруппы: "Сырье и основные материалы" и "Вспомогательные материалы".

Сырье и основные материалы составляют вещественную основу вырабатываемой продукции. Сырьем называют продукцию сельского хозяйства (зерно, шерсть, хлопок, плоды, ягоды, овощи) и добывающей промышленности (нефть, руда, газ и др.). Основными материалами считают продукцию обрабатывающей промышленности (мука, сахар, ткань, металл, кожа и др.).

Вспомогательные материалы вещественно не входят в состав вырабатываемой продукции, а используются для работы технологического оборудования (смазочные и обтирочные материалы), для хозяйственных нужд и текущего ремонта (гвозди, краски и др.), для канцелярских нужд (бумага, бланки документов и регистров, ручки, карандаши и др.), для медицинского обслуживания (медикаменты, бинты).

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные возможно только на конкретном предприятии. Это связано с тем, что один и тот же материал на одном предприятии может быть отнесен в состав основных материалов, а на другом -- вспомогательных. Например, топливо на электростанции для технологических целей -- основной материал, а на производственном предприятии для отопления помещений -- вспомогательный; крахмал в кондитерском производстве входит в состав основных материалов, а в текстильном -- вспомогательных.

Покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, конструкции и детали представляют собой предметы труда, изготовленные другим предприятием и предназначенные для дальнейшей обработки на данном предприятии. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т.е. составляют их материальную основу.

Возвратные отходы производства -- остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и др.).

По своей функциональной роли в процессе производства они являются основными материалами (различные начинки в кондитерском производстве, солод в пивоварении, пряжа в текстильном производстве, моторы в машиностроении). Необходимость выделения их в отдельную учетную группу обуславливается увеличением их удельного веса на крупных предприятиях в связи с развитием специализации и кооперирования производства.

Предприятия могут иметь и полуфабрикаты собственного производства, которые учитываются либо на специальном счете 21 "Полуфабрикаты собственного производства", либо в составе незавершенного производства.

Топливо по своей функциональной роли и назначению в процессе производства представляет собой один из видов вспомогательных материалов. В связи со значительным удельным весом его в общей массе вспомогательных материалов и большого народнохозяйственного значения оно выделяется в отдельную учетную группу.

Топливо делят на три группы: технологическое топливо, используемое для изготовления продукции, например, для хлебопекарных печей; энергетическое топливо, используемое для выработки пара в паросиловом хозяйстве и электроэнергии на призаводских подстанциях; хозяйственное, используемое для отопления помещений.

Тара и тарные материалы используются для упаковки, перевозки и хранения материалов, полуфабрикатов и готовых изделий.

Условиями поставки товаров могут предусматриваться определенные виды тары, подлежащие обязательному возврату поставщикам или сдаче тарособирающим и тароремонтным предприятиям. К возвратной таре относится в основном тара многократного использования. В отдельных случаях, с целью обеспечения своевременности возврата тары, поставщиком с покупателя взимается залог, который засчитывается ему после сдачи тары при проведении окончательного расчета. Такая тара называется залоговой.

В зависимости от стоимости и сроков службы тара учитывается либо в составе основных средств, либо в составе производственных запасов.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности -- это часть материальных запасов организации, используемая в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев (инвентарь, инструменты и др.).

Запасные части приобретают и используют для ремонта и замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств и т. п.

На производственных предприятиях в особую группу выделяются прочие материалы, в состав которых входят: отходы производства (обрезки, стружка, лоскут и др.); материальные ценности, полученные от ликвидации основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части на данном предприятии (металлолом, утильсырье); изношенные шины и утильная резина и т. п.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.

На отельном субсчете счета 10 "Материалы" учитываются материалы, переданные в переработку на сторону. Стоимость таких материалов позже включается в себестоимость изделий, получаемых от переработки.

Строительные материалы используются предприятиями-застройщиками непосредственно в процессе производства строительных и монтажных работ.

На производственных предприятиях также на отдельном субсчете учитываются инвентарь и хозяйственные принадлежности, т. е. средства труда, которые включаются в состав средств в обороте.

На производственных предприятиях, кроме того, могут учитываться не принадлежащие им материалы. Учет таких материалов ведется на забалансовых счетах: 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"; 003 "Материалы, принятые в переработку".

Приведенные выше группировки еще недостаточны для всестороннего контроля за состоянием и движением материалов. Их учет и контроль должны вестись не только по группам, подгруппам, но и по каждому наименованию, виду, размеру, сорту и т. д. Поэтому общая классификация материалов детализируется в номенклатуре-ценнике.

Номенклатура-ценник -- это систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии. Обычно в нем указываются номенклатурный номер материала, наименование, сорт, размер и другие признаки, а также единица измерения и учетная цена. Номенклатура-ценник используется в качестве справочника почти всеми отделами предприятия (отделом материально-технического снабжения и др.). В номенклатуре-ценнике указывают также твердую учетную цену и единицу измерения материалов. При использовании в учете ЭВМ содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, вводя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки. Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи-восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий определяет субсчет, один или два следующих знака означают группу материалов, остальные -- различные признаки, характеристики материала. Информация, содержащаяся в номенклатурах-ценниках, относится к условно-постоянной. Она записывается на машинные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.

Аналитический учет материалов организуется в точном соответствии с построением номенклатурного справочника, а закрепленный номенклатурный номер в обязательном порядке проставляется на всех документах, связанных с оформлением поступления и отпуска соответствующих материалов.

1.2 Методы оценки материалов переданных в производство

Важное значение в организации учета материалов имеет их оценка.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материалов признается сумма фактических затрат организации на приобретение.

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;

- расходы на транспортировку, хранение и доставку материалов на склад предприятия;

- расходы на информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;

- таможенные пошлины;

- вознаграждения посредническим организациям;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением материалов (таможенные пошлины);

- затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

В фактическую себестоимость материалов не включаются суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные поставщикам, транспортным и другим организациям.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материальных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.

Фактическая себестоимость материальных запасов при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.

Запасы внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материальных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а материально производственных запасов, приобретенных в обмен на другие имущество (кроме денежных средств), -- исходя из стоимости обмениваемого имущества, которая устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.

Материалы на которые текущая рыночная стоимость в течение года снизилась либо которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Материальные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, начисленных процентов по заемным средствам, привлекаемым для приобретения запасов (до их принятия к учету), наценки (надбавки), комиссионного вознаграждения, уплаченного снабженческим, внешнеэкономическим организациям, таможенных пошлин, расходов на транспортировку, хранение и доставку материальных запасов до места их использования, если они не включены в цену приобретения, затрат по доведению запасов до состояния, пригодного к использованию в запланированных ценах, иных затрат, непосредственно связанных с приобретением материалов.

Фактические затраты по приобретению материалов определяются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия запасов к учету, в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. На большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам -- по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов. С появлением компьютеров и электронной маркировки создаются все большие возможности исчисления фактической себестоимости отдельных видов материальных ресурсов.

Следует отметить, что организация текущего учета материалов по фактической себестоимости требует значительных затрат труда и времени. При большой номенклатуре используемых материалов их фактическую себестоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь все необходимые сведения (счета, платежные документы) о поступивших и оприходованных материалах. Движение же материалов на предприятии происходит ежедневно, и оно должно отражаться в учете своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете материалов условные, так называемые учетные цены. В качестве таких цен могут быть использованы плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены, нормативная себестоимость и др.

Применение учетных цен в практической деятельности значительно упрощает и облегчает учетную работу. Оперативные и учетные работники привыкают к ним, что ограничивает возможность ошибок. Кроме того, полное соответствие между количеством и суммой усиливает контрольные функции учета, так как делением суммы на цену можно проверить количество материалов, а умножением количества на цену -- сумму. Такие приемы используются в процессе проверки итоговых сумм движения материалов за отчетный период.

При использовании в текущем учете установленных учетных цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по таким ценам. Присоединение отклонений (плюс или минус) к стоимости материалов по учетным ценам дает их фактическую себестоимость.

Использование учетных цен в практике работы предприятий предусмотрено планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению, в соответствии с которыми синтетический учет материалов по учетным ценам разрешается осуществлять на счете 10 "Материалы". В этом случае отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам заносятся на отдельный синтетический счет 16 "Отклонение в стоимости материалов".

При незначительной номенклатуре и возможности организации аналитического учета материалов партиями производственные предприятия в качестве учетных цен могут использовать цены фактической себестоимости их приобретения (заготовления). В этом случае цена единицы материала определяется путем деления общей фактической себестоимости приобретения (заготовления) материалов на их количество. По этим ценам и производится отпуск материалов в производство.

При отпуске материально-производственных запасов в производство их оценка производится одним из следующих способов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

При этом необходимо иметь в виду, что производственное предприятие в течение всего отчетного года может применять только один из перечисленных выше методов, который фиксируется в его учетной политике.

Метод оценки материалов по себестоимости каждой единицы основан на индивидуальной оценке материальных запасов, представляющей собой расходы на приобретение конкретного объекта. Прежде всего это относится к материалам, используемым предприятием в особом порядке (драгоценным металлам, драгоценным камням, взрывчатым веществам и т. д.), и материалам, которые не могут заменять друг друга.

Метод оценки материалов по средней себестоимости традиционен для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы, независимо от того, по каким ценам они приобретались, учитываются и списываются на производство, как правило, по твердым учетным ценам. В конце месяца сюда же списывается соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При оценке материалов по методу ФИФО применяют правило: первым пришел, первым ушел. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т. д., в порядке очередности, пока не будет получено общее количество израсходованных материалов за месяц.

Применение указанных методов оценки ориентирует производственные предприятия на организацию аналитического учета материалов не только по их видам, но и по отдельным партиям.

Анализ использования приведенных выше методов оценки материалов позволяет сделать следующие выводы.

Метод ФИФО предполагает, что материалы должны списываться по себестоимости соответствующих партий в хронологическом порядке их поступления. В условиях инфляции он обусловливает занижение стоимости отпущенных в производство ресурсов, завышение их остатка в балансе, а следовательно -- завышение финансового результата от основной деятельности и улучшение показателей ликвидности. Данный метод целесообразно использовать организациям, планирующим осуществление капитальных вложений за счет собственных средств и пользующимся при этом соответствующими льготами по налогу на прибыль.

Метод средней себестоимости дает возможность оценивать отпускаемые ресурсы по среднепокупной себестоимости. Он является умеренным, с точки зрения влияния на налогооблагаемую базу и ликвидность, по сравнению с методом ФИФО.

2. Организация учета материалов

2.1 Документальное оформление поступления и расходования материалов

Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Документальное оформление поступления материалов.

Поступление материалов на предприятие контролирует экспедитор, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие. Материалы на склад доставляет также экспедитор. Если обнаруживается недостача или порча груза, составляется акт не право представления претензий к транспортной организации или поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика.

Одни из них отражают количество отправленного груза (отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-4).

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах:

а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера;

б) поставщику - для списания ценностей;

в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

г) для предъявления в банк на оплату;

акт о приемке материалов (ф.№М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Кроме перечисленных документов составляются накладные - требования на отпуск материалов (ф. № М-11) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад. Материально ответственное лицо, выписывает накладные в двух экземплярах; один цеху, другой складу - для их оприходования.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В договорах предусматривается: наименование материалов, количество, цена, срок поставки, порядок расчетов с поставщиками, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки. Предприятия - поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятии осуществляет экспедитор, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают к нему. Он поверяет соответствие их договорам, регистрирует в журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), делает отметку в книге учета выполнения договоров и акцептует, т.е. дает согласие на оплату. После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты. По мере пос- тупления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия - поставщика.

В течение отчетного месяца бухгалтерия предприятия получает платежные документы поставщиков, акцептованные экспедитором, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их введу выполнения каждой стороной своих обязательств.

Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывается приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер №6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на сумму материалов в акцепт. Неотфактурованные поставки регистрируются в журнале - ордере №6 в конце месяца (в графе Б "Номер счета" ставится буква Н), когда возможность получения платежного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептируются предприятием оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале - ордере №6 в свободной строке по группе материалов и в графе " акцепт" в сумме платежного требования, а по строке сальдо ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется тоже по группе и в графе " акцепт".

Документальное оформление расходования материалов.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных материалов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снабжения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или сколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат;

номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяйствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

2.2 Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в крупных организациях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

В условиях компьютеризации и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

2.3 Инвентаризация материалов

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих случаях:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Кроме того, для контроля за сохранностью материалов, условиями их хранения и состоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выборочные инвентаризации материалов. При этом количество таких инвентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем организации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия не оприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.