Понятие и принципы документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Оглавление

Введение

1. Понятие и принципы документооборота

2. Порядок составления и оформления распорядительных документов

3. Общая характеристика заявления

Заключение

Литература

Введение

документ реквизит бланк заявление

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

1. Понятие и принципы документооборота

Движение документов в федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Оперативное управление - это управление, осуществляемое документами с момента создания (поступление на предприятие) до момента окончания сроков их текущего хранения.

В этой связи поведем речь о документообороте предприятия и его составляющих.

Согласно стандартному определению документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия - от момента их создания (поступления на предприятие) до момента помещения на текущее (оперативное) хранение.

В общем случае документооборот образует три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.

Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие (т.е. направляемые за пределы предприятия) и внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

- организацию доставки документов;

- первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- регистрацию документов;

- рассмотрение документов руководством (структурным подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;

- организацию исполнения документов.

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству исходящими документами предусматривает:

- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);

- регистрацию документов;

- тиражирование документов;

- подготовку документов к отправке;

- сортировку документов;

- передачу документов.

Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием), как правило, производится:

- лично - исполнителями (ответственными исполнителями) документов непосредственно адресатам (например, если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений предприятия);

- через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;

- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети);

- посредством почтовой, курьерской или электрической связи, а также по каналам факсимильной, телефонной и телексной связи - например, между головной организацией предприятия и его обособленными структурами подразделениями (филиалами, представительствами).

Завершая разговор об особенностях управления документами в процессе документооборота, остановимся на сроках их подготовки.

С этой целью обратимся вновь к соответствующим положениям Типовой инструкции по делопроизводству. В общем случае, как следует из ее предписаний, документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.

При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней со дня резолюции.

Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющей пометку «срочно», подлежат исполнению с течение 3 дней, а имеющий пометку «оперативно» - в течение 10 дней со дня резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступлением в адрес предприятия письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.

Подчеркнем также, что время, отводимое на подготовку управленческих документов, нормировано.

2. Порядок составления и оформления распорядительных

документов

Рассмотрение вопроса составления и оформления управленческих (распорядительных) документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и их краткой характеристики

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называют реквизитами. К ним относятся - наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и другие не менее значительные элементы. Разные документы состоят из разных реквизитов. Число их характеризующих документ определяется целевым назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Кроме реквизитов документ могут охарактеризовать следующие особенности, как оригинальность и подлинность или подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, ее качество, цвет, способ изготовления и другие атрибуты документа.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации.

Адекватность восприятия распорядительного документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения.

Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками делового стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется: сжатостью, компактностью изложения, основанной в частности на экономном использовании языковых средств; активным применением речевых клише; широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований.

Отметим, что тексты распорядительных документов не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокращениями графическими. В этой связи рекомендуется применять текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.

Рассмотрение вопросов оформления распорядительных документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и их краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями Госстандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требование к оформлению документов».

Эти реквизиты можно разделить на три функциональные группы:

- 1 группа - реквизиты, применяемые в составе бланков;

- 2 группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;

- 3 группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.

К первой функциональной группе следует отнести:

- изображение герба РФ, субъекта РФ, эмблемы предприятия (учреждения, организации) или его товарного знака (знака обслуживания);

- наименование предприятия (организации, учреждения);

- отметку о дате документа;

- отметку о месте составления (издания) документа;

- код предприятия (организации, учреждения)

- основной государственный регистрационный номер предприятия ОГРН (учреждения, организации) ИНН/КПП;

- справочные данные о предприятии;

- наименование вида документа.

Ко второй функциональной группе следует отнести:

- код формы документа в соответствии с ОКУД;

- отметку о регистрационном номере документа;

- ссылку на регистрационный номер и дату документа;

- сведения об адресате;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту документа;

- текст документа;

- отметку о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметку о заверении документа;

- отметку об исполнении документа;

- отметку об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

К третьей группе следует отнести:

- резолюцию;

- отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения);

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело

- отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение).

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003 должны оформлять на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

При оформлении распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) применяются бланки конкретного вида.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы предприятия (учреждения, организации).

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается на службу ДОУ.

Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителем подразделений, которым в проекте предусматривается поручение и задание, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов.). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемых руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение о сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписи.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ. И направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- Герб РФ;

- Наименование федерального органа исполнительной власти;

- Наименование вида документа - приказ;

- Дата и номер приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

3. Общая характеристика заявления

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление пишется по следующей форме:

1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес.

4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

Внимание! Вся заголовочная часть: кому-кого-что (ЗАЯВЛЕНИЕ) - представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ставятся.

5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.

6. Подпись заявителя ставится внизу справа.

7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева.

Внимание! Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой.

Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10 октября 2006 г.).

В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и подобные.

Типичные языковые конструкции заявления

1. Для выражения причины в заявлении используются конструкции с производными предлогами:

ввиду (чего?)

Ввиду срочного отъезда из города…

в силу (чего?)

В силу отсутствия средств…

вследствие

Вследствие изменения расписания…

за неимением (чего?)

За неимением средств на покупку аппаратуры…

по причине (чего?)

По причине болезни…

согласно (чему?)

Согласно утвержденному плану…

в связи с (чем?)

В связи с отсутствием…

В конструкции с предлогом согласно нормой является употребление дательного падежа: согласно (чему?) - согласно приказу, согласно договору, согласно расписанию. Ошибочным является использование родительного падежа, т.е. *согласно расписания, плана и т.д.

2. Для того чтобы стиль заявления был кратким, необходимо уметь выразить мысль с помощью простого предложения, например:

Сложное предложение

Простое предложение

В связи с тем, что я должен срочно уехать в командировку …

В связи со срочным отъездом в командировку …

Вследствие того, что я переехал на новую квартиру …

Вследствие переезда на новую квартиру …

Так как я долго отсутствовал …

В связи с долгим отсутствием …

3. В заявлении следует указывать точные и конкретные данные, например: предоставить академический отпуск с 1.10.06 г. сроком на 1 год; принять на работу с 1.02.06.; справка из поликлиники №164 г. Москвы прилагается.

Образец заявления

Президенту фирмы "Сокол"

г-ну Широкову А.Н.

Варнавского А.В.,

проживающего по адресу: 103009,

Москва, ул. Горького, д. 3/1,

кв. 245, тел.: 107-28-32

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас принять меня на работу в фирму "Сокол" с 01.12.08 г. на должность бухгалтера расчетной части.

Варнавский А. В. (подпись) 12 ноября 2008 г.

Заключение

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П. Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее хранения и передачи. Документы по содержанию делятся на правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы и тому подобное). Могут быть первичными и вторичными. Используются в хозяйственной деятельности организации, и обычной жизни человека.

Литература

1. Банасюкевич В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур // Отечественные архивы. ? 1996. ? №6.

2. Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов // Секретарское дело. ? 1988. ? №4.

3. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. ? М.: Информационно-издательский дом «Филин», 1988.

4. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. ? М.: Наука, 1973.

5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Уч. пособие. ? М.: МГИАИ, 1977.

6. Илюшенко М.П. К понятию «документ» (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. ? 1986. - №1.

7. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа: Уч. пособие. ? М.: МГИ-АИ, 1986.

8. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. ? 1999. ? №2. ? С. 43-46; - 2000. - №1.

9. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. ? М.: Наука, 1965.

Размещено на Allbest.ru