Расчеты с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru

16

Размещено на http://www.allbest.ru

Реферат

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, так как эта тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

1. Основа Учета расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие

Под отчет наличные сумму денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. [1]

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

федеральный закон «о бухгалтерском учете от 21.11.96 №129-ФЗ (в ред. 23.07.98)

приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000 г.)

гражданский кодекс Российской Федерации.

трудовой кодекс РФ от 21.12.2001 г. Введен в действие с01.02.2002 г.

налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл. 23 «Налог на доходы физических лиц», гл. 25 «Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред. 29.11.2001)

федеральный Закон об аудиторской деятельности №119 ФЗ.

стандарты по аудиторской деятельности.

план счетов и инструкция по применению плана - счетов.

порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерацией выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. [2]

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. С 1 января 2002 года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таблица 1 - Расчеты с подотчетными лицами

Организации выдают наличные деньги подотчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями организации. [1]

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам.

Завхозу ЗАО «Надежда» Яковлеву А.А. (табельный номер 05) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №52 от 15.03.ХХг. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900 руб. Деньги выданы Яковлеву А.А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.ХХг. у Яковлева А.А. нет. Яковлеву А.А.выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Яковлев А.А.представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.03.ХХг. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №95 от 15.03.ХХг.и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на общую сумму 800 руб., в том числе:

1 настольная лампа по цене 200 руб.;

1 вентилятор по цене 600 руб.;

2) счет фактура №11 от 15.03.ХХг. и накладная №83 от 15.03.ХХг.фирмы «Гарант» на 2 электронных калькулятора «Ситизен» на общую сумму 2520 руб., в том числе цена 2 калькуляторов-2100., НДС-378 руб., полученных от Яковлева А.А.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №128 от 15.03.ХХг. фирмы «Гарант» на сумму 2478 руб., в том числе НДС-378 руб., полученные от Яковлева А.А.;

4) договор купли-продажи №20 от 15.03.ХХ и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Соболевым Ф.И.на приобретение 4 стульев по цене 180 руб., на общую сумму 720 руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы-1 шт.; вентилятора-1 шт.; калькуляторов-2 шт.; стульев-4 шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Миронова Е.С., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Сазонова И.П., утвердил отчет директор Степанов В.П. 16.03.ХХг.

Перерасход подотчетных сумм выдан Яковлеву А.А. по расходному кассовому ордеру №58 от 16.03.ХХг. [4]

Сформулируем все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных операций

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавлемаемых организацией. Нормы на командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г., №93. Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995 г. №16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах (железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности по форме №3 Г) в которой выделена сумма НДС. [2]

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру ЗАО «Надежда» Сазоновой И.П. (табельный номер 28) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 18 450 руб. по расходному кассовому ордеру №45 от 13.03.ХХг. на командировку в Москву на 13 дней в Московский институт управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Сазоновой И.П. нет.

Для обоснования командировки Сазоновой И.П. имеются следующие документы: 1) договор с Московским институтом управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Сазоновой И.П. по 50 часовой программе по теме «Бухгалтерский учет валютных операций» с 14.03.ХХ по 26.03.ХХг. в Москву.

2) приказ руководителя №4 от 12.03.о направлении в командировку Сазоновой И.П. сроком на 13 дней, с 14.03.ХХ по 26.03.ХХ в Москву. в Московский институт управления; для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета командировочных расходов Сазоновой. Железнодорожный билет (туда обратно) - 3000 рублей. Гостиница 11 дней х 1050 руб. - 11 550 руб.

Суточные 13 дней х 300 руб. - 3 900 руб. (норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль) Итого - 18 450 рублей.

4) командировочное удостоверение Сазоновой И.П. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Сазоновой И.П. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 28.03.ХХг. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург -3 200 рублей (НДС в билетах не выделен)

2) квитанция гостиницы по форме №3 Г за 11 дней -13 200 руб., в том числе НДС -2014 руб. 3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 13 дней командировки) 3 900 руб.

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации МИУ Сазоновой И.П.

5) командировочное удостоверение Сазоновой И.П., отмеченное в Московском институте управления.

Перерасход подотчетных сумм в размере 1850 руб. возвращен Сазоновой И.П. по расходному кассовому ордеру №98 от 28.03ХХг. [4]

1. заполним командировочное удостоверение Сазоновой И.П. по прилагаемой форме.

2. составим расчет командировочных расходов Сазоновой И.П. по следующей форме.

Таблица 3 - Расчет командировочных расходов

3. определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций.

Таблица 4-Журнал регистрации хозяйственных операций

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции. [3]

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы». [2]

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру №54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб., курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:

Приглашение немецкой фирмы» Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

2) приказ руководителя организации №8 от 12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К «для проведения переговоров сроком на 5 дней.

3) плановая смета командировочных расходов Смирнова И.И.

Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро. Гостиница (5 дней х260 евро) - 1300 евро, суточные (по норме 5 дней х58 долл. США х25 руб.\дол./26 руб.\евро) - 280 евро; оформление визы 100 евро. ИТОГО: 2280 евро.

Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты компании Люфтганза-800 евро. 2) счет гостиницы - 1400 евро, 3) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро, 4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол. США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро. ИТОГО: 2569 евро Курс евро на дату утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб./евро; курс доллара США-25 руб./долл.; 5) отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования; 6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи. [4]

1. Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):

учет дебитор подотчетный сумма

Таблица 5 - Расчет командировочных расходов

2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Таблица 6 - Журнал регистрации операций

3. Учет расходов с дебиторами кредиторами

К расчетам организации с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба.

Учет расчетов с персоналом ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Таблица 7 - Расчеты с персоналом по прочим операциям

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета по видам расчетов, например:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

73-2» Расчеты по возмещению материального ущерба»

При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.д. сумма выданного займа отражается на счете 73-1. Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из зарплаты, либо взносами в кассу или на расчетный счет. Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников организации и облагается налогом на доходы по ставке 35%.Материальная выгода определяется следующим образом:

МВ= ? х Сцб /100 х Дз / Дгод х3-Сф/100 хДз / Дгод х3, где Сцб-ставка рефинансирования ЦБРФ, действовавшая на дату выдачи займа работнику, %, Дз-

Число дней в рассчитываемом периоде, Дгод-число дней в году 3-Остаток непогашенного займа на начало расчетного периода, Сф-ставка фактически уплачиваемых работником процентов по полученным заемным средствам, %.

Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в учете дается запись: Д сч. 73-2\недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам. Ксч.94-балансовая стоимость материальных ценностей. Ксч.98-4-разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.

Возмещение материального ущерба производится либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации (Д сч. 50,51,70 К сч. 73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (Д сч. 98, К сч. 91) того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба. [2]

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Были изучены методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.

Список использованных источников

1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: Инфра-М.:2006

2. Вещунова Н.Л. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. М.:Проспект 2007

3. Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2007.

4. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2004.

5. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту. - М.: ИНФРА-М, 2006.

6. Терехов А.А. Аудит. - М.: Финансы и статистика, 2004.

7. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебное пособие. - М.: ИНФРА - М, 2005.

Размещено на Allbest.ru