Контроль и ревизия финансово-хозяйственной деятельности организаций

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных инвентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) устанавливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

* проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

* сменились материально ответственные лица;

* установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

* произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств правильность указания отличительных признаков основных средств а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвентаризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором указываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризационной комиссии, назначается ее председатель.

Во время инвентаризации основных средств члены ревизионной комиссии (ревизор) заполняют опись формы № ИНВ-1, где проставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, модернизации, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

В инвентарной описи проставляются фактические данные о наличии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учетные данные выводятся на день инвентаризации на базе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации.

На машины, оборудование и транспортные средства ведется отдельная опись, куда заносятся следующие данные: заводской инвентарный номер, организация-изготовитель, год выпуска, мощность. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и прочие объекты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности этих объектов.

Отдельные описи составляются на арендованные основные средства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. В последнем случае дается ссылка на документы, подтверждающие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.

Основные средства могут быть в наличии, а эксплуатация может не

осуществляться или быть затруднена в результате их плохого технического состояния или некомплектности. Поэтому одновременно с проверкой наличия основных средств необходимо проверить их техническое состояние. Такую работу выполняют обычно члены ревизионной комиссии -- инженер-механик и специалист по учету.

В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое внимание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств нередко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

Важно определить, все ли основные средства закреплены за материально ответственными лицами. Так, в строительных организациях строительные машины и механизмы часто перемещаются с одной строительной площадки на другую, от одного объекта строительства к другому. В этих случаях перемещаемые основные средства переходят от одного материально ответственного лица к другому. Необходимо убедиться в своевременном документальном оформлении материальной ответственности.

Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждающих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земельных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в собственности организации. Ревизор должен помнить, что капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ.

10.3 Оформление результатов инвентаризации основных средств

По завершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную ведомость формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений вносят во все экземпляры описей.

При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией (ревизором) объектов, не поставленных на учет, а также объектов по которым в регистрах бухгалтерского учета нет данных или указаны неправильные данные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При выявлении отклонения данных о фактическом наличии основных средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы № ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии и их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объектов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами. На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности основных средств. В нем на основании составленных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию излишков и т.д.

Выявленные недостачи основных средств подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих основных средств ревизионная комиссия (ревизор) тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих основных средств, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.

10.4 Ревизия операций по изменению стоимости основных средств

Изменение первоначальной стоимости основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и технического перевооружения - работ капитального характера, проведение которых улучшает (повышает) ранее принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объектов основных средств. Поэтому ревизор должен проверить не только формально (на основании названий документов, а также применяемых в учете и документации терминов), но и содержательно работы, проводимые в целях восстановления основных средств.

Нужно исходить из того, что в общем случае в процессе ремонта должны быть восстановлены ранее утраченные свойства объекта, изношенные детали и узлы оборудования и транспортных средств заменены новыми, более современными (например, более экономичными и долговечными). При этом полностью восстанавливается способность оборудования и транспортных средств работать, но не происходит качественное изменение характеристик отремонтированного объекта. Например, в автотранспортном средстве меняется аккумулятор, в компьютере сломанный дисковод заменяется аналогичным. Если же после работ по восстановлению у объекта основных средств качественно меняются основные характеристики, и он приобретает новые, ранее отсутствовавшие свойства, то это говорит о модернизации. Например, на грузовом автомобиле монтируется специальное буровое оборудование, у компьютера при замене жесткого диска и оперативной памяти увеличивается быстродействие, появляется возможность использования более сложного программного обеспечения.

Наибольшую сложность представляет собой разделение расходов на затраты текущего характера, включаемые в себестоимость, и расходы капитального характера, увеличивающие стоимость основных средств при проведении капитального ремонта и модернизации одновременно на одном и том же объекте. Эта проблема вызвана сложностью отнесения долгосрочных и дорогостоящих работ либо к капитальному ремонту, либо к модернизации и реконструкции, вследствие ревизор должен проверить наличие раздельного учета фактических затрат на проведение ремонта и реконструкции, их соответствия проектно-сметной документации.

При реконструкции осуществляются затраты (могут быть предусмотрены в документации), не приводящие к увеличению стоимости основных средств. Поэтому ревизор должен выявить эти затраты к которым, например, относятся:

* затраты на подготовку эксплуатационных кадров;

* расходы перспективного характера - геологоразведочные, изыскательские и т.д.;

* расходы по возмещению стоимости строений, сносимых при достройке, их демонтажу, переносу и пр.;

* расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за нарушения в финансово-хозяйственной деятельности;

*затраты на консервацию достройки (строительства).

Кроме того, ревизор обязан выявить затраты, не предусмотренные сметно-технической документацией.

Поскольку расходы на восстановление основных средств значительны, требования к оформлению первичных учетных документов достаточно строги. Независимо от того, каким способом -- подрядным или хозяйственным -- выполняется модернизация или реконструкция, следует проверить документацию, в которой определены объемы проводимых работ, сроки и стоимость ремонта и которая служит подтверждением разграничения текущих и капитальных затрат.

Ревизор выясняет, обследованы ли объекты основных средств представителями технической (ремонтной) службы организации (комиссией, назначаемой распоряжением руководителя). Специально созданная комиссия организации должна оформить материалы предварительного обследования и дать в них предложения относительно характера планируемых восстановительных работ с перечнем выявленных дефектов основных конструктивных элементов или оборудования (форма № ОС-16). На основании этих документов, утвержденных Руководителем организации, составляются сметно-техническая документация (расцененная опись работ) и график проведения работ.

Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов дан-1Ми требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-заборных карт (при подрядном способе ведения работ -- данными приемо-сдаточных актов и накладных), оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных или модернизированных объектов актом по форме

№ ОС-3.

В соответствии с п. 70 Методических указаний по ремонту основных средств ремонт рекомендуется проводить по самостоятельно разрабатываемому организацией плану с учетом характеристик числящихся на балансе основных средств, условий эксплуатации, необходимости ремонта. Утверждаемый руководителем план ремонта в составе системы планово-предупредительного ремонта имеет важное значение при разграничении расходов по капитальному ремонту и затрат на реконструкцию и модернизацию, осуществляемых в порядке, установленном для учета капитальных вложений. Ревизор проверяет наличие и содержание такого плана.

По окончании проверки ревизор выясняет, внесены ли по результатам реконструкции и модернизации изменения в учетные формы и карточку формы № ОС-6.

10.5 Ревизия переоценки основных средств

Ревизор должен знать, что ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не предусматривается переоценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату, например в течение года по состоянию на начало года. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года.

Согласно п. 20 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных приказом Минфина России от 28 июня 2000 г. № 60н, результаты проведенной организацией в соответствии с установленным порядком до начала отчетного года переоценки объектов основных средств по состоянию на 1-е число отчетного года подлежат отражению в бухгалтерском учете в январе и в бухгалтерской отчетности -при формировании данных на начало отчетного года. В ПБУ 6/01 также предусмотрен принцип регулярной переоценки объектов основных средств, с тем чтобы стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно не отличалась от текущей (восстановительной) стоимости. Ревизор должен установить, утверждена ли в организации периодичность переоценки основных средств, как соблюдаются сроки переоценки. Ревизору следует проверить, корректируется ли сумма начисленной амортизации по переоцененному объекту. Необходимо обратить внимание на то, что переоценка объектов основных средств допускается только по группам однородных объектов.

Пунктом 15 ПБУ 6/01 установлены общие правила отражения результатов переоценки объектов основных средств: зачисление сумм дооценки в добавочный капитал организации, отнесение сумм уценки основных средств на счет прибылей и убытков в качестве операционных расходов.

Если имеет место дооценка объекта основных средств в результате его переоценки, а в предыдущие отчетные периоды происходила уценка указанного объекта, которая была отнесена на счет прибылей и убытков в качестве операционных расходов, то вышеуказанная сумма дооценки, равная сумме его уценки, должна быть отнесена на счет прибылей и убытков отчетного года в качестве дохода.

В соответствии с ПБУ 6/01 в общем случае сумма уценки объекта основных средств относится на счет прибылей и убытков в качестве расходов и на уменьшение добавочного капитала организации, который был образован за счет его дооценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды. Превышение суммы уценки над суммой его дооценки, которая была ранее зачислена в добавочный капитал организации в результате его переоценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды, должна быть отнесена на счет прибылей и убытков как операционные расходы.

Порядок, установленный ПБУ 6/01, требует от ревизора во время проверки изучения всей «истории» переоценок, проводимых по объекту основных средств, поскольку сумма проведенной ранее переоценки имеет значение для правильного определения финансового результата деятельности организации.

При ревизии необходимо также проверить обоснованность (санкционированность) применения метода переоценки, правильность применения индексов переоценки при индексном методе, документальное подтверждение рыночных цен основных средств при прямом пересчете стоимости, наличие лицензии у организации, проводившей переоценку.

10.6 Ревизия операций внутреннего перемещения основных средств

Проверяя операции по перемещению основных средств, ревизор обращает внимание на целесообразность перемещения предметов, полноту и своевременность оприходования предметов получателем, определяет, почему при вводе в эксплуатацию те или иные объекты не были переданы в подразделение-получатель, а также лиц, ответственных за неправильное размещение основных средств и непроизводительные расходы по дополнительному перемещению. Поскольку внутреннее перемещение основных средств связано с дополнительными расходами (на монтаж, демонтаж, отладку), потерями, вызванными недоиспользованием в работе оборудования за время перемещения, ревизору необходимо оценить экономическую целесообразность внутреннего перемещения основных средств. Материалами для проверки являются распоряжения на внутреннее перемещение, акты приемки-передачи основных средств, перечни подразделений, передающих и принимающих основные средства, наряды на оплату работ по демонтажу, монтажу, отладке и перемещению объектов.

10.7 Ревизия операций по ремонту основных средств

Ревизия таких операций осуществляется но нескольким направлениям.

А) Ревизия текущего ремонта основных средств. Порядок организации ревизии операций по текущему ремонту зависит от того, как способом выполняются ремонтные работы, насколько велик их объем и равномерности этих расходов в течение года.

При проверке операций по текущему ремонту определяют правильность начисления заработной платы и расходования материалов и запасных частей.

Для этого изучаются наряды на сдельную работу, требования по форме № 10а и лимитно-заборные карты по форме требования по форме №М-8 на отпуск ценностей со склада. Данные первичных документов необходимо обобщить но отдельным объектам и сопоставить с плановыми и фактически выполненными объемами текущего ремонта основных средств. При этом выясняют, не выполнялись ли под видом текущего ремонта работы и услуги для сторонних организаций и частных лиц, не было ли завышения расценок и приписки объемов выполненных работ, завышения норм расхода материалов и запасных частей.

При неравномерном распределении ремонтных работ на протяжении года источником ревизии служат записи на счетах 97 «Расходы будущих периодов» и 96 «Резервы предстоящих расходов». Так, при использовании ассигнований по текущему ремонту вперед за несколько месяцев затраты отражаются на счете 97, с которого затем равными частями ежемесячно до конца года списываются на соответствующие счета (общецеховых и общезаводских расходов и др.).

Если создается резерв средств для последующего их расхода на текущий ремонт объектов, то ежемесячно 1/12 суммы резерва независимо от фактических затрат за данный месяц отражают на счете 96 в корреспонденции с соответствующими счетами. По мере осуществления затрат но текущему ремонту основных средств дебетуется счет 96 и кредитуется счет 23 «Вспомогательные производства». На конец года на счете 96 в части текущего ремонта не должно быть никакого сальдо.

Б) Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств.

Ревизию по этому направлению обычно начинают с проверки правильности составления плана капитального ремонта и сметно-технической документации по капитальному ремонту отдельных объектов.

Каждая фактическая единица ремонта сверяется с годовым и квартальным планом ремонта, планом-графиком ремонтных работ. По каждому объекту капитального ремонта ревизор проверяет наличие плановых калькуляций или смет, а затем сопоставляет фактические затраты по данным бухгалтерского учета и сметно-плановой документации, определяя перерасход или экономию на затратах.

Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств, проведенного хозяйственным способом. Существует несколько способов проверки в случае выполнения ремонта собственными силами, т.е. хозяйственным способом. Завышение стоимости ремонтных работ может быть вызвано неправильным применением норм расхода материалов и их оценки, норм выработки и расценок, увеличенной стоимостью полученных услуг и неправильным распределением накладных расходов. Для установления правильности списания материальных затрат данные первичных документов на отпуск материальных ценностей склада (требований по форме № 10а, лимитно-заборных карт по форме № М-8, материальных отчетов мастера), нарядов на выполненные работы сопоставляются с наименованием и количеством деталей, узлов и прочих запасных частей, предусмотренных плановыми спецификациями или другой плановой документацией. Нередко путем завышенного списания запасных частей и материалов покрывается их хищение. По заработной плате иногда делают приписки к объемам выполненных работ, что выявляется путем сопоставления планового и фактически оплаченного объема работ, обмера и объяснений, полученных от исполнителей ремонтных работ.

По возможности необходимо посредством обследования объектов убедиться в реальном использовании деталей, агрегатов, узлов и указанном объеме выполненных работ, а также в достоверности информации, отражаемой в ежемесячных справках (по типа справки формы № КС-3) о стоимости выполненных работ по капитальному ремонту каждой машины, агрегата или группы однородных видов оборудования. Справки должны быть подписаны главным инженером (главным механиком) и главным бухгалтером организации. Возможна фактическая проверка объектов ремонта по инвентаризационным номерам, которые должны быть проставлены в планах-графиках ремонтов. Кроме того, требуется установить, как были оценены полученные при разборке ремонтируемых объектов узлы, конструкции, детали и другие материалы, полностью ли они оприходованы и уменьшена ли величина затрат по капитальному ремонту на их стоимость.

Если ремонт основных средств осуществлялся хозяйственным способом с использованием счета 23, то при проверке обращают внимание на правильность списания затрат ремонтного цеха на счета 20, 25,26.

В) Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств, проведенных подрядным способом.

Если капитальный ремонт основных средств осуществлялся подрядным способом, то ревизор, сопоставляя указанные в договоре подряда виды основных средств, сроки проведения ремонта и стоимость фактически переданных в ремонт объектов со сроками передачи и возврата из ремонта (по данным актов приема-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3), величиной оплаты (по записям на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 51 «Расчетные счета»), делает вывод о полноте, своевременности и стоимости осуществленного ремонта.

Пои подрядном способе выполнения работ расчеты по законченным этапам разрешаются в тех случаях, когда стоимость этих этапов определена в утвержденной смете и справке о распределении сметной стоимости ремонта объекта по отдельным этапам. В случае отсутствия таких данных расчеты должны проводиться за весь объем в целом. Установив факты нарушения договорных условий, ревизор выясняет причины, последствия и виновников. Если подрядчик нарушил условия договора, то следует выяснить, были ли предъявлены к нему предусмотренные договором санкции, а если нет, то по чьей вине. В случае, когда ревизуемая организация нарушила договорные условия и были уплачены неустойки или штрафы, нужно определить, были ли привлечены к ответственности должностные лица, не обеспечившие своевременное выполнение договора подряда.

Расчеты за капитальный ремонт машин, оборудования и транспортных средств проверяются па основании актов приемки выполненных работ и счетов, в которых должна быть ссылка на прейскурант, смету или калькуляцию, дату и номер договора или наряда-заказа. Ревизору нужно убедиться в наличии названных прейскурантов, калькуляций, смет, договоров и соответствии им данных, указанных в актах и счетах.

На отдельные виды работ по капитальному ремонту машин, оборудования и транспортных средств иногда нет прейскурантных цен. В таких случаях стоимость капитального ремонта определяют исходя из объема работ, указанного в дефектной ведомости и смете. При этом уточняют, проставлены ли в смете расходы по заработной плате, стоимость материалов и запасных частей, накладные расходы, услуги вспомогательных производств и услуги сторонних организаций. Накладные расходы начисляются в виде общецеховых и общезаводских расходов в процентном отношении к основной заработной плате. Исчисленная в таком порядке сумма накладных расходов должна быть уменьшена на затраты, не имеющие отношения к капитальному ремонту, например расходы по подготовке кадров и содержанию лаборатории.

Расчеты за капитальный ремонт зданий, сооружений с подрядчиком сверяются с данными акта о приемке выполненных работ по форме № КС-2 и справкой о стоимости выполненных работ и затрат форме № КС-3. Все документы, акты, расчеты, объяснения должностных лиц и справки подрядчиков, подтверждающие факты приписок завышения объемов выполненных ремонтных работ, а также стоимости капитального ремонта, приобщаются к акту комплексной документальной ревизии.

При подрядном способе проведения ремонтных работ проверяется (на основании журнала-ордера № 6 по счету 60 и договоров) своевременность расчета с подрядчиками и предъявления НДС бюджету.

10.8 Ревизия капитального ремонта основных средств, сданных в аренду

Основанием для проверки затрат на капитальный ремонт сданных в аренду основных средств является договор, в котором должны быть изложены условия аренды. Так, если затраты на капитальный ремонт основных средств осуществляет арендодатель, то он отражает эти расходы в общем порядке, установленном для учета затрат на капитальный ремонт. Затраты на капитальный ремонт, производимые арендатором, должны учитываться у последнего на счете 97 «Расходы будущих периодов». Плановые предстоящие суммы затрат на капитальный ремонт арендатор ежемесячно относит равными долями на кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции с дебетами производственных счетов. По окончании капитального ремонта арендованных объектов сумма фактических затрат в части, ранее отнесенной на кредит счета 96, списывается в дебет этого счета в корреспонденции со счетом 97.

При ревизии ремонта важное место занимает проверка качества капитального ремонта основных средств. Хорошее качество капитального ремонта характеризуется длительной безотказной работой отремонтированных объектов основных средств при нормальных условиях их эксплуатации, сокращением простоев, вызванных техническими неисправностями, уменьшением затрат на текущий ремонт, соблюдением межремонтных периодов. По данным первичных документов, отметок в регистрах аналитического учета основных средств, хронометрирования и проверок на местах эксплуатации ревизор может проверить названные показатели качества.

Заканчивается ревизия операций по капитальному ремонту основных средств проверкой полноты и правильности списания фактической стоимости капитального ремонта за счет источников его финансирования. На практике имеют место случаи, когда затраты на капитальный ремонт превышают размеры источников его финансирования. Необходимо выяснить причины иммобилизации собственных оборотных средств на капитальный ремонт. Такими причинами могут быть, например, перевыполнение плана капитального ремонта, удорожание капитального ремонта по сравнению со стоимостью, принятой в плане.

При проверке всех видов ремонтов, вызванных чрезвычайными обстоятельствами и не являющихся плановыми, необходимо обратить внимание на обоснованность причин аварии, порчи, поломки. Для этого документы изучает комиссия, создаваемая в такой ситуации. Расходы по восстановлению имущества после аварии могут быть покрыты организацией за счет различных источников. Так, если имущество организации было застраховано, то на сумму расходов по его восстановлению может быть получено страховое возмещение.

10.9 Ревизия операций выбытия основных средств

Проверяя законность и целесообразность продажи основных средств, ревизор внимательно изучает условия договора и акт формы № ОС-1. Продажа может осуществляться по договору купли-продажи и по договору мены. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и полномочия подписавшего лица. Во многих организациях учредительные документы ограничивают право руководителя продавать основные средства. В случае, если продажа произведена сотруднику организации, ревизор выясняет цену продажи, соотношение цены и рыночной стоимости основных средств, полноту оплаты.

Сплошным методом проверяются операции дарения основных средств. Ревизор обязан установить соответствие акта дарения действующему законодательству (по форме и содержанию): правильно ли оформлен договор дарения (безвозмездной передачи) объектов основных средств; оформлены ли акты формы № ОС-1. Ревизору необходимо учесть, что дарение между коммерческими организациями (по ГК РФ) не допускается. В обязательном порядке по каждому факту дарения выявляется ответственное лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий. Ревизор определяет, правильно ли начислены налоги по безвозмездной передаче основных средств с учетом того, что при безвозмездной передаче плательщиком НДС является передающая сторона.

Во время ревизии изучается каждый случай преждевременной ликвидации недоамортизированных основных средств. Проверяется компетентность лиц, входящих в ликвидационную комиссию (обязательно должны входить главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств). Выясняется, включены ли в ее состав специалисты технических служб, установлены ли причины списания объекта (физический и моральный износ, реконструкция, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации), лица, по вине которых произошло преждевременное выбытие объектов основных средств из эксплуатации, какие были предложения о привлечении этих к ответственности.

Ревизор проверяет, каким образом реализована (и реализована ли) возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, правильно ли проведена оценка узлов (материалов), пригодных для использования, металлического лома и драгоценных металлов, верно ли определены вес и сдача на соответствующий склад, осуществлено ли их оприходование на счета бухгалтерского учета.

Ревизор устанавливает правильность составления акта формы № ОС-4, достоверность указанных данных, характеризующих объект, причины выбытия с обоснованием причин нецелесообразности использования и невозможности восстановления, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов, наличие необходимых реквизитов.

Основные средства организация передает в качестве вклада в уставный капитал другого юридического лица на основании решения учредителей (участников), что оформляется актом формы № ОС-1. Поэтому ревизор изучает правильность такого оформления, а также устанавливает правомочность действий лица, выступающего от имени того, кто санкционировал передачу основных средств.

Ревизор определяет, в какой оценке переданы основные средства, поскольку первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, а также выясняет, правильно ли отражена в учете разница между балансовой (остаточной) стоимостью основных средств и оценкой, согласованной участниками.

По итогам ревизии проводится анализ выбытия основных средств и оформляются выводы ревизора об экономической целесообразности выбытия, правильности отражения операций по выбытию основных средств. Эти выводы отражаются в заключительных материалах ревизии

Тема 11. Ревизия товарно-материальных ценностей

План лекции

11.1 Ревизия поступления материалов

11.2 Хранение материалов на складе (центральном складе). Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе)

11.3 Оформление результатов инвентаризации материалов

11.4 Ревизия списания материалов в производство

11.5 Ревизия выбытия материалов на сторону

11.1 Ревизия поступления материалов

Такая ревизия проводится по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.

Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам. Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В сводной табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):

* применения критерия для отнесения объектов к материалам;

*установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;

* документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).

Документальная проверка учета поступающих материалов. При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих материалов, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.

Кроме того, нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.

При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера - в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов - у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты материалов по журналу учета поступающих материалов и первичным документам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило хранятся в материальном отделе бухгалтерии.

Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранспортом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с корешками доверенностей, выданных работникам организации для получения ТМЦ на складе продавца, или с журналом регистрации доверенностей.

При наличии актов приемки материалов формы № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подписи в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о создание приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии и должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридической службы организации по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.

При доставке ТМЦ железнодорожным транспортом также осуществляется сверка данных журнала учета поступающих материалов (журнала регистрации доверенностей) с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров, карточек учета материалов, корешков доверенностей, выданных материально ответственным лицам на получение груза на товарной станции.

Если ревизор при проверке информации о поставках материальных ценностей железной дорогой обнаруживает коммерческие акты, по которым принимаются ТМЦ, то необходимо провести экспертизу юридической силы таких актов. Для этого проверяются подписи, даты, соответствие названий материальных ценностей данным железнодорожной накладной и договора поставки. Далее исследуется порядок работы с коммерческими актами претензионной службы организации.

При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками учета материалов.

Товарный чек - документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации.

При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступления на склады оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один является основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При выявлении в ходе ревизии акта формы № М-35 ревизор проверяет правомочие подписей, количество, сумму, наименование ТМЦ. Все данные акта сверяются с данными акта форм № ОС-4, инвентарной карточки формы № ОС-6. Акт по форме № М-35 составляется в том случае, если разборку здания или сооружения проводит подрядчик. Ревизор может сделать запрос подрядчику о подтверждении данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13.

При обнаружении оформления оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной формы № М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад. Перемещение материальных ценностей с одного склада на другой также оформляется требованием-накладной формы № М-11. Таким случаям ревизор должен дать экономическую оценку, установить экономическую целесообразность действий должностных лиц, допустивших перемещение грузов с одного склада на другой.

Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.

11.2 Хранение материалов на складе (центральном складе). Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе)

Для хранения материальных ценностей в организациях существует склад (центральный склад). Порядок учета на складах регламентирован Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, утвержденными письмом Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. № 103.

В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер. Номенклатурный номер присваивается каждому сорту, виду, размеру материала. Возможно присвоение одного номенклатурного номера однородной группе материалов. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется карточка учета материалов формы № М-17.

Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке осуществляются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Карточки учета материалов бухгалтерия выдает кладовщику под расписку в регистрационном журнале-реестре. Получив их, кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ящик и т.д.) в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту храпения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделителями по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе материальных ценностей.

Иногда разные поставщики оформляют документы в разных единицах либо специфика производства требует списания материала в разных единицах, например при производстве стандартных систем вентиляции крепежные уголки списываются в килограммах, а при производстве и монтаже индивидуальных систем - в штуках. Тогда возникает необходимость учета одного материала в нескольких единицах измерения. Для того чтобы не усложнять учет, ведут карточку в одних единицах, например килограммах, составляют таблицу соответствия: при отпуске материалов в штуках единицы количества будут переводиться в единицы массы и отражаться в карточке в килограммах.

В некоторых ситуациях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в случае отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу. Записи в этой книге ведутся с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки», «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», в рамках этих групп -- но отдельным партиям материалов. Эти материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

Сырье и материалы учитываются на счете 10 «Материалы». В материальном отделе бухгалтерии ведется ведомость № 10 «Ведомость теща материалов на складах». Ведомость № 10 применяется в тех организациях, где количество складов больше пяти. Если складов меньше пяти, то применяется ведомость № 10-а. В этих ведомостях выводят остатки материальных ценностей по местам их нахождения. Одновременно в ведомости показывают фактическую себестоимость поступивших и выбывших ТМЦ.

Фактическое количество ТМЦ, хранящихся на складе, может уменьшиться в связи с естественной убылью. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете естественную убыль можно списывать только по факту недостачи материальных ценностей, выявленному в результате инвентаризации. Поэтому основанием для расчета и списания естественной убыли материальных ценностей являются: инвентаризационные описи; сличительные ведомости; расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой; распоряжения руководителя организации.

Обосновывая списание естественной убыли при хранении и продаже товаров, нужно помнить, что нормы зависят от климатической зоны, условий хранения и др. Их не применяют к товарам, которые принимают и отпускают без взвешивания, списывают по актам как испорченные, бою, лому, а также к штучным товарам.

Ревизия хранения материалов на складе (центральном складе).

Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида проверка проводится.

Выборочная документальная проверка оформления учета материала складе. Ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор должен оценить порядок ведения журнала учета поступающих грузов. Если ведется специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, следует изучить порядок работы с этой книгой.

Отдельно анализируется порядок работы с карточками складского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток в карточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризаций материалов инвентаризационной комиссией организации. Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций, ревизор обязан проверить результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период. При этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

Проверяется правильность организации проведения инвентаризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.

Инвентаризация материалов. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности па получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, Другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре материальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контолеру-ревизору.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях но номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, Цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запрещается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки - они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной комиссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурантной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в магазинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материальных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недостачи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и установить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получаются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.