Учет расчетов с персоналом по оплате труда в современных условиях

27

1. Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда в современных условиях

Оплата очередных отпусков. Ежегодно работникам предоставляются очередные отпуска. Основанием для расчета суммы отпускных является приказ, в котором указывается, кому предоставляется отпуск, с какого числа, продолжительность отпуска. Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Для оплаты отпуска рассчитывается средний заработок за предшествующие три месяца, в который входит:

1) заработная плата сдельная и повременная;

2) надбавки и доплаты за выслугу лет;

3) доплаты за совмещение профессий;

4) выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

5) премии и вознаграждения и т.д.

Размер среднего заработка определяется путем деления суммарной заработной платы за последние три месяца на 3. Далее определяется размер отпуска за день: средняя заработная плата делится на 29,6 (среднее количество календарных дней в месяце). Полученная сумма умножается на количество дней отпуска.

Пример:

Работник уходит в отпуск на 28 дней. Заработная плата составила 1000 руб. в месяц.

(1000+1000+1000):3=1000 - средний заработок;

1000:29,6=33 руб. 78 коп. - размер отпускных за день;

33,78*28=945 руб. 84 коп. - размер отпускных.

Если у работника есть не полностью отработанный месяц, то при расчете дневного отпуска заработная плата за этот месяц делится на количество отработанных календарных дней.

Если в расчетном периоде отработано от 1 до 5 дней при пятидневной рабочей неделе, то эти дни пересчитываются в календарные.

Отпускным могут выплачиваться из резервного фонда Д-т 96 К-т 70.

Расчеты по пособиям по временной нетрудоспособности и оплаты за время простоев

Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются за счет отчислений на социальное страхование. Порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности регулируется Постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 23.02.84 г. №191. Согласно данному документу выплата пособия производится на основании подлинника больничного листа, который остается в бухгалтерии. При этом величина пособия зависит от непрерывного стажа сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до 5 лет - 60% заработка; от 5 до 8 - 80%; от 8 лет и более - 100%.

Независимо от стажа пособие в размере 100% выплачивается:

· по беременности и родам;

· вследствие трудового увечья или профессионального заболевания;

· лицам, имеющим на иждивении трех детей и более;

· работающим инвалидам и ВОВ и инвалидам, приравненным по льготам к инвалидам ВОВ и др.

При переходе с одного места работы на другое непрерывный стаж сохраняется, если перерыв в работе не превысил 1 месяц.

Для расчета суммы больничного бухгалтер должен определить размер дневного пособия работника. По новым правилам его сумма рассчитывается следующим образом:

Заработок работника за последние 12 месяцев: количество фактически отработанных дней за последние 12 месяцев х 60% (в зависимости от продолжительности непрерывного трудового стажа работника) = размер дневного пособия.

Из формулы видно, что теперь для расчета пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам берется средний заработок сотрудника за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу болезни.

Раньше больничный рассчитывался у повременщиков - исходя из тарифной ставки или оклада с постоянными доплатами и надбавками, а у сдельщиков - исходя из фактического заработка за последние 2 месяца перед наступлением нетрудоспособности. Как следствие, результатом нового порядка (расчетный период 12 месяцев) в большинстве случаев будет снижение размера выплат пособий по временной нетрудоспособности.

После расчета величины пособия его следует сравнить с максимальной допустимой величиной. Дело в том, что ФСС может оплачивать больничный только в пределах 11700 руб. за 1 календарный месяц.

Для расчета максимального размера дневного пособия можно использовать следующую формулу:

11700 руб. х 12 месяцев: кол-во рабочих дней за последние 12 месяцев = максимальный размер дневного пособия.

Общая сумма больничного определяется по следующей формуле:

Размер дневного пособия, на которое имеет право работник х число рабочих дней, в течении которых болел сотрудник = общая сумма больничного.

Пособия по временной нетрудоспособности облагаются НДФЛ.

В случае превышения суммы пособия над максимальной, больничный выплачивается только в установленных пределах.

Пример:

Работник проболел 5 рабочих дней. Фактическая сумма заработной платы работника за 2003 год составила 120000 руб., а количество отработанных дней - 220. непрерывный стаж - 7 лет.

120000:220х80%=436 руб. - среднедневной заработок;

Всего в 2003 году было 250 рабочих дней. Отсюда максимальный размер дневного пособия составит:

11700 х 12:250=562 руб.

Работнику полагается пособие исходя из его заработка (436 руб. меньше, чем 562 руб.). Таким образом, сумма пособия составит:

436 х 5=2180 руб.

в учете должны быть выполнены следующие проводки:

Д-т 69 К-т 70 - 2180 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности;

Д-т 70 К-т 68 - 283 руб. (2180*13%) - удержан НДФЛ (льгота 400 руб. была учтена ранее при начислении заработной платы;

Д-т 70 К-т 50 - 1897 руб. (2180 - 283) - пособие выдано работнику.

Если размер дневного пособия превысит максимальный размер, то работодатель может возместить работнику эту сумму. Например, может выдать ее за счет материальной помощи.

При этом делается проводка:

Д-т 91 К-т 70 - начислена материальная помощь сотруднику.

Оплата времени простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника. Средняя заработная плата рассчитывается аналогично как при расчете пособий по больничному листу.

Удержания из заработной платы

Из начисленной заработной платы производятся различные удержания и вычеты: НДФЛ, ранее выданные авансы, возмещение материального ущерба, причиненного работниками предприятия, удержания по исполнительным листам и т.д. В соответствии со статьей 137 ТК РФ эти удержания могут производиться только в случаях, непосредственно предусмотренных в ТК РФ или иных федеральных законах. В зависимости от оснований различают три вида удержаний, производимых из причитающихся в пользу физических лиц сумм заработной платы или иных вознаграждений:

- обязательные;

- удержания по инициативе администрации;

- удержания, производимые по согласованию между физическим лицом и работодателем.

НДФЛ уплачивается в соответствии с Законом «О налоге не доходы физических лиц», он относится к обязательным удержаниям и исчисляется исходя из совокупного дохода. Так же к обязательным удержаниям относятся удержания по исполнительным листам.

Обязательные удержания производятся в соответствии с федеральными законами и другими нормативными актами РФ. Для их производства не требуется издания приказа администрации организации и письменного согласия работников.

К обязательным относятся удержания:

1. налог на доходы физических лиц. Регулируется главой 23 части второй НК РФ. В соответствии с НК РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%, 30%, 35%.

2. Удержания по исполнительным листам. Порядок удержания алиментов регулируется Семейным кодексом РФ (Федеральный закон от 29.12.1995 г. №223-ФЗ, в редакции последующих изменений и дополнений).

Поступившие в бухгалтерию организации исполнительные листы или заявления плательщика регистрируют в специальном журнале или карточке и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю и взыскателю.

В соответствии с Семейным кодексом алименты на содержание несовершеннолетних детей устанавливаются в твердой денежной сумме или в размере: на 1 ребенка - ?, на 2 детей - 1/3, на тех детей и более - 50% заработка (дохода), но не менее суммы, установленной законодательством. На содержание нуждающихся в помощи родителей, супругов, других лиц алименты устанавливаются в твердой денежной сумме. Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения, как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидендов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья. Алименты не взыскивают с сумм материальной помощи, единовременных премий, компенсационных выплат за работу во вредных и экстремальных условиях и иных выплат, не носящих постоянного характера

Удержанные суммы алиментов бухгалтерия обязана в течение трех дней со дня выплаты заработной платы выдать взыскателю лично из кассы, перевести по почте акцептованным платежным поручением (с отнесением расходов по переводу на взыскателя) или перечислить на счет взыскателя по вкладам в отделение Сберегательного банка на основании письменного заявления заявителя. Если адрес заявителя неизвестен, то удержанные суммы перечисляют на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

К удержанию по инициативе администрации относятся следующие удержания (статья 137 ТК РФ):

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;

- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска;

Кроме этого, согласно статье 248 ТК РФ, работодатель вправе производить удержания в возмещение с виновного работника суммы причинённого ущерба. Различают полную и ограниченную материальную ответственность.

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй - у работника.

Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов:

· 68 «Расчеты по налогам и сборам» (на сумму налога на доходы физических лиц);

· 28 «Брак в производстве» (на суммы удержаний с виновников брака);

· 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов);

· 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (на суммы по исполнительным документам), других счетов

Погашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 «Расчетные счета», а по алиментам - по дебету счета 76 с кредита счетов 50 «Касса» (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в банке).

Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на активном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В дебет счета 73 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (на балансовую стоимость недостающих и испорченных ценностей), счета 98 «Доходы будущих периодов» (на разницу между балансовой стоимостью указанных ценностей и суммой, взыскиваемой с виновных лиц, - как правило, рыночной стоимостью), счета 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73, субсчет 2, отражают погашение сумм материального ущерба в корреспонденции со счетами:

· 50,51 - на сумму внесенных платежей;

· 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на сумму удержаний из заработной платы;

· 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска

К удержаниям, производимым по согласованию между работодателем и физическими лицами, относятся следующие удержания:

- кредитов, ссуд, займов, выданных работнику;

- сумм по личному страхованию;

- в погашение обязательств по подписке на акции;

- стоимости отпущенной продукции или оказанных услуг;

- профсоюзных взносов и т.п.

Такие удержания производятся на основании письменных обязательств физических лиц перед работодателем, которые оформляются, например в виде расписок, договоров займа, купли - продажи, с рассрочкой платежа и т.п.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы в соответствии со статьей 138 ТК РФ не может превышать 20%, а в случаях предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику. И только удержания, производимые по согласованию между работником и работодателем могут осуществляться сверх установленных ограничительных сумм.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы, и только в том случае, если на основании исполнительных документов производятся удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причинённого работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понёсшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причинённого преступлением, то общий размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

При выдаче наличных денег, в том числе на оплату труда, из кассы предприятия необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации [15, c. 123].

Для обобщения информации о расчетах с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам) предназначен счет №70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета №70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются суммы:

· оплаты труда, причитающиеся работникам, - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу), и других источников;

· платы труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, - в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»;

· начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм - в корреспонденции со счетом 69 «расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

· начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. - в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

По дебету счета №70 отражаются выплаченные сумы заработной платы, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в предприятии, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Большое количество учетных документов, разнообразие форм и систем оплаты труда вызывают определенные проблемы при учете расчетов с персоналом. Определенные сложности возникают также при учете удержаний из заработной платы. В связи с этим данный участок учета требует высокой квалификации учетного персонала. Выплата заработной платы связана с выдачей наличных денег из кассы. При выдаче заработной платы из кассы следует руководствоваться Положением по организации наличных денежных расчетов в РФ.

В Российской судебной практике часто возникают споры между работниками и работодателями по поводу расчетов по оплате труда. Поэтому порядок оплаты труда, должностные оклады, размеры компенсаций и возмещений, положенных работнику должны быть зафиксированы в Положении по оплате труда и в трудовом договоре.

3. Основные документы по учету личного состава

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04 г. №1.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) используется для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) применяется для оформления и учета направлений работников в командировки. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.

Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров [17, c. 211].

Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру.

Ведомость учета оплаты труда (В-8)

Ведомость по форме N В-8 предназначена для учета расчетов с работниками малого предприятия по оплате труда, учитываемых на счете 70 «Расчеты по оплате труда». В разделе ведомости «Кредит(начислено)» отражаются начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством. Оплата труда группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств. Одновременно производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе «Дебет (удержано)» в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных организаций и других лиц) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

Ведомость является также платежным документом и предназначена для оформления выдачи заработной платы работникам малого предприятия. При наличии не выданных работникам малого предприятия сумм по оплате труда (по истечении 3 рабочих дней со дня, установленного для ее выплаты) в графе этой ведомости «Расписка в получении» делается запись: «Депонировано», и указанная сумма переносится по каждому работнику (записью позиционным способом) в ведомость следующего месяца в графу 4 «Остаток сумм на оплату труда на начало месяца». При наличии у предприятия работников (в т.ч. не состоящих в штате малого предприятия) в количестве более 10 человек рекомендуется вести учет начисленных сумм оплаты труда и удержаний из нее в расчетных ведомостях по типовым формам N Т-49 «Расчетно - платежная ведомость» и Т-51 «Расчетная ведомость». В этом случае свод операций по счету 70 «Расчеты по оплате труда» производится в ведомости по форме N В-8 на основании данных типовых ведомостей.

В ведомости по форме N В-8 также определяются суммы отчислений на социальные нужды (органам государственного социального страхования, Пенсионного фонда, государственного фонда занятости и медицинского страхования и др.) в установленном порядке от сумм оплаты труда работников.

На основании данной ведомости обороты по кредиту счета 69 «Расчеты по страхованию» отражаются по графе «Кредит» ведомости N В-5 и по графе «Дебет» ведомости по форме N В-3 «Учет затрат на производство».