Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Тари-Авто».

В связи с этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

- на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами проследить взаимосвязь теории с практикой.

ООО «Тари-Авто» - торговое предприятие частной формы собственности, осуществляющее продажу запасных частей а/м ВАЗ.

Как и многие другие предприятия, ООО «Тари-Авто» стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной торговли автозапчастями. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами.

Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и на ООО «Тари-Авто».

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные ООО «Тари-Авто».

1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

1.1 Порядок расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и командировочные расходы

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации гл. 24, ст. 166) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

С 1 января 2002 года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 (приложение №1).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 1).

Таблица 1 - Расчеты с подотчетными лицами

Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Дебет счета	Увеличение задолженности подотчетных лиц	Кредит счета
Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм	07,08, 10,41	Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы	50
НДС по приобретенным ТМЦ ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях	19	Возмещение перерасхода подотчетных сумм	50
Использованы подотчетные суммы: - на производственные цели;	20,23, 25,26, 28	Перечислены подотчетные суммы с расчетного счета, по месту нахождения подотчетного лица	51
- на отгрузку и продажу готовой продукции	44	Перечислены валютные средства для командировочных расходов	52
Возврат неиспользованных подотчетных сумм: - в кассу, - удержание из зарплаты	50 70	Оплачены подотчетные суммы чеками	55

Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров (приложение №2), по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (приложение №3) неиспользованные суммы.

1.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами:

· Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009 г.), (глава 21 Налог на добавленную стоимость; глава 23 Налог на доходы физических лиц; глава 25 Налог на прибыль организаций)

· Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 г. №90-ФЗ),

· План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006 г. №115н),

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007 г. №26н),

· Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. №247),

· Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 г. №2003-У).

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

Хозяйственно-операционные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов и ГМС, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. №247) выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии кассы у организации разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой: Дебет 71 Кредит 50 (51) - на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» (утв. 20.06.2007 г. №1843-У), (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 г. №2003-У). Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100000 р.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет работника с приложенными документами, подтверждающие расходы.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг) относят: кассовый чек, товарный чек, накладная либо другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками: Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 - на сумму оприходованных материалов; Дебет 20 (23,25,26.…) Кредит 71 - на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации: Дебет 50 Кредит 71 - сумма неиспользованных подотчетных сумм, внесенных в кассу предприятия.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками: Дебет 60 Кредит 50 - на сумму оплаченных счетов.

В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления покупок за наличный расчёт у физических лиц.

В соответствии со статьей 161 Гражданского Кодекса РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные данные сдатчика продуктов;

- место его проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

Согласно статье 208 Налогового Кодекса РФ суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты дохода (в нашем случае - бухгалтерией предприятия).

Обо всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера.

Командировка оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки».

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее - последующие сутки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль (приложение №7). Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере.

Согласно главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации.

В главе 23 «Налог на доходы физических» НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке,

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет.

К нему прилагаются: командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае оговаривается в приказе о командировании работника, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Сданный авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия.

Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26,44 Кредит 71 - сумма суточных;

Дебет 26,44 Кредит 71 - сумма расходов на проезд;

Дебет 26,44 Кредит 71 - сумма расходов на проживания без НДС;

Дебет 70 Кредит 68 - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке:

Дебет 70 Кредит 71 - на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила:

· затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации;

· командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции;

· суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные операции» для этих целей.

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Тари-Авто»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Тари-Авто» является юридическим лицом и действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Юридический адрес предприятия: г. Тольятти, ул. Мурысева, д. 12., ИНН 63636363, р/сч 4070081020100101 Автозаводского отделения 8213/0075 Сбербанка России г. Самара. Правовое положение ООО «Тари-Авто», порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основной вид деятельности организации - реализация запасных частей и комплектующих изделий автомобилей ВАЗ.

В ООО «Тари-Авто» разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 23.11.2009 г. №261-ФЗ), Налогового кодекса РФ, и Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. №106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009 г. №22н), Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007 г. №26н).

Подотчетными лицами в ООО «Тари-Авто», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора - Сынков Николай Анатольевич (таб. №02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир - Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз - Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. №06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).

2.2 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

Список работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов, размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009 г. №451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи: Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 - на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость», на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе; Дебет 68 Кредит 19 - принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб. №06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» №02 от 03.01.2010 г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010 г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000 рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010 г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010 г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №07 от 10.01.2010 г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на радиотелефон «Philips» по цене 980 руб. - 1 шт.; на общую сумму 980 руб.;

2) накладная №11 от 10.01.2010 г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010 г. организации ООО «Дипломат» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350 руб. - 2 шт.; на общую сумму 700 руб., в т.ч. сумма НДС - 106,78 руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №08 от 10.01.2010 г. ООО «Дипломат» на сумму 700 руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи №02 от 10.01.2010 г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870 руб. - 3 шт.; на общую сумму 2610 руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1 шт.; калькулятор - 2 шт.; стул - 3 шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010 г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010 г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2).

Таблица 2-Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	дебет	кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2010 г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2010 г. Хозяйкиной О.З. - приобретен 1 радиотелефон в розничной торговли и оприходован на склад; - приобретены 2 калькулятора в организации «Дипломат» и оприходованы на склад (без НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2010 г.) - приобретены 3 стула у предпринимателя Селезнева С.С. и оприходованы на склад. Итого:	10 10 19 10	71 71 71 71	980 593,22 106,78 2610 4290
Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2010 г. Выдан перерасход подотчетных сумм Хозяйкиной О.З.	71	50	290

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10 г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 - 106,78 рублей.

2.3 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 - на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 - на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 - принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Тари-Авто» заключило договор №11 от 03.01.2010 г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос. №Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб. №07), согласно приказа руководителя №03 от 03.01.2010 г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400 рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой лист №01 от 08.01.2010 г. и денежные средства - 1400 р. по расходному кассовому ордеру №02 от 08.01.2010 г. в 9.00 ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010 г., к которому приложил:

1) путевой лист №01 от 08.01.2010 г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00 ч. 08.01.2010 г. по 18.00 ч. 13.01.2010 г.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10 г. по 13.01.2010 г.

на общую сумму 1368 руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

Таблица 3-Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	Сумма, рубли	Корресп. счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10 г. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано топливо в бак, а/м гос. №Т444АВ, без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива (1900 руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2010 г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т.	32	50	71

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010 г. предоставляет счет-фактуру №111 от 01.02.2010 г., где указано, что:

§ продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

§ покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

§ согласно договора №11 от 03.01.2010 г.,

§ в период с 08.01.2010 по 31.01.2010 г.,

§ приобретение ГСМ за наличный расчет,

§ кол-во - 288 литров,

§ цена - 16,10 руб. (без НДС),

§ стоимость - 4637,29 руб.,

§ сумма НДС - 834,71 руб.,

§ итого сумма с НДС: 5472 руб.

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010 г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010 г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 - 834,71 рублей.

2.4 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Тари-Авто» Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000 руб. по расходному кассовому ордеру №05 от 13.01.2010 г. на командировку в Москву на 11 дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010 г. нет.

Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме «Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ руководителя №5 от 12.01.2010 г. о направлении в командировку Мамочкиной А.М. сроком на 11 дней, с 14.01.2010 г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета командировочных расходов Мамочкиной А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800 руб.,

- номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1250 руб. в сутки - 11250 руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. - 9900 руб.,

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2010 г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Тари-Авто».

Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010 г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010 г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800 рублей;

2) счет №Е-144 от 26.01.2010 г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010 г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250 руб.; в том числе НДС - 1716,10 руб.;

3) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010 г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050 рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010 г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).

Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операции	дебет	кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №05 от 13.01.2010 г. Выдано Мамочкиной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет №3 от 29.01.2010 г. Мамочкиной А.М.: - расходы на проезд - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010 г. гостиницы «Москва») - суточные Итого:	26 26 19 26	71 71 71 71	2800 9533,90 1716,10 9900 23950
Приходный кассовый ордер №06 от 29.01.2010 г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Мамочкиной А.М.	50	71	1050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010 г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 - 1716,10 рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950 рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст. 261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Мамочкиной А.М. (таблица 5):

Таблица 5 - Расчет командировочных расходов

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11 суток х 700 р.)	7700	2200	9900

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают данную норму на 2200 р., т.е. 2200 х 13% = 286 руб.

Дебет 70 Кредит 68 - 286 рублей. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 - на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Тари-Авто» Сынкову Н.А. (таб. №02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру №07 от 31.01.2010 г. выдан аванс в сумме 2200 евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31 руб., курс доллара США - 29 руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010 г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010 г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

1) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ руководителя организации №7 от 30.01.2010 г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г. Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

3) плановая смета командировочных расходов Сынкова Н.А.:

- авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро,

- номер в гостинице «UNION» (3 дня х300евро) - 900 евро,

- суточные 4 дня х100евро - 400 евро,

- оформление визы - 100 евро

Итого: 2100 евро.

Сынков Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010 г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Сынковым Н.А. 05.02.2010 г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро;

2) счет №Cht-0204 от 04.02.2010 г. гостиницы «UNION» - 960 евро, в т.ч.:

- проживание 3 дня х300евро = 900 евро,

- расходы по международным телефонным переговорам - 40 евро;

3) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы - 100 евро.;

4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ООО «Тари-Авто» (4 дня х100евро) - 400 евро;

5) отчет о работе проделанной Сынковым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

6) загранпаспорт Сынкова Н.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010 г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010 г. - 32 руб.; курс доллара США - 28 руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 6):

Таблица 6 - Журнал регистрации операций

Документ и содержание операции	Корресп. счета	Сумма
	дебет	кредит	евро	рубли
РКО №07 от 31.01.2010 г. Выдано под отчет Сынкову Н.А. (курс - 31 руб./евро)	71	50	2200	68200
Авансовый отчет №4 от 05.02.2010 г. - затраты на проезд - затраты на проживание - суточные (4 дня х100евро), - прочие расходы (оформление визы) Итого:	26 26 26 26	71 71 71 71	700 940 400 100 2140	22400 30080 12800 3200 68480
ПКО №08 от 05.02.2010 г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм от Сынкова Н.А. (курс - 32 руб./евро)	50	71	60	1920
Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2200 евро х31 руб. - 2200 евро х32 руб.)	71	91/2	-	2200

Сумма 68480 рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст. 261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т. к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Тари-Авто».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Сынкова Н.А. по следующей форме (таблица 7):

Таблица 7 - Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме	Сверх нормы	Итого
	рубли	рубли	евро	рубли
Суточные (2500 х4дня)	10000	2800	400	12800

В этом случае суточные, выданные Сынкову Н.А., превышают норму на 2800 р., (2800 х 13% = 364 руб.)

Дебет 70 Кредит 68 - 364 руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Сынкова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет можно посмотреть в учетных регистрах счета 71» Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71 (приложение №8).

Заключение

В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ.

Что касается ООО «Тари-Авто», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО «Тари-Авто» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009 г.)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 г. №90-ФЗ)

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006 г. №115н)

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007 г. №26н)

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 г. №106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009 г. №22н)

6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. №247)

7. Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009 г. №451),

8. Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 г. №2003-У)

9. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.ИНФРА-М, 2006. - 518 с.

10. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРА-М, 2007. - 745 с.

11. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. - 2006. - №5. - С. 15-18

12. Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. - 2007. - №13. - С. 23-25

13. Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. - 2006. - №1. - С. 13-14