Учет материальных запасов на предприятии

1. Учет кассовых операций 1010

Для хранения, выдачи приема денежных средств каждое предприятие имеет кассу.

Касса - отдельное помещение, в котором на окнах должны быть решетки, дверь укреплена, сейф несгораемый и прикреплен к полу. В конце рабочего дня касса должна сдаваться под охрану.

Ключи от кассы хранятся у кассира дубликат ключей - в опечатанном пакете в сейфе у руководителя или гл. бухгалтера. Ключи от кассы кассир не имеет право передавать другим лицам.

Кассир - материально-ответственное лицо, после ознакомления под роспись с положением о ведении кассовых операций в РК, с ним заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), который подписывают гл. бухгалтер и кассир, квитанция от ПКО вручается носителю денег, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале - регистраций приходных и расходных кассовых документов.

Выдают деньги из кассы предприятия нескольким работникам по платежной ведомости, разовые выплаты производятся РКО. Расходные документы подписывают руководитель, гл. бухгалтер, кассир и получатели денег.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан потребовать у получаемого лица документ, удостоверяющий его личность. Наименование и номер документа, кем и когда выдан, указывают в ордере. Получатель должен расписаться в РКО и указать полученную сумму: тенге - прописью, тиын - цифрами.

При выдаче денег по доверенности в РКО дополнительно указывают ФИО лица, которому доверено получение денег, в платежной ведомости делают подпись по доверенности, на саму доверенность прикрепляют к РКО или ведомости.

После совершения операций, правильно оформленные ордера подписываются кассиром, приложенные к ним документы погашаются либо штампом, либо заполняется от руки - «ПОЛУЧЕНО» или «ОПЛАЧЕНО» с указанием числа, месяца и года.

Для регистраций приходных и расходных документов применяется «Журнал регистраций приходных и расходных документов». Журнал открывается отдельно на расходные и отдельно на приходные кассовые документы.

Учет движения денег в кассе ведется в кассовой книге, которая должна быть пронумеровано, прошнурована, заверена печатью и подписями руководителя и гл. бухгалтера. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равномерных частей : одна из них (линованная горизонтально) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге; вторая (без горизонтальных линий) заполняется под копирку и является отрывной частью листа как отчет кассира.

Обе половинки нумеруются одинаковыми номерами. Все кассовые операции начинают записывать на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «остаток на начало дня»), предварительно согнув лист пополам (отрывная часть должна быть, подложена под оставшуюся часть листа).

Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. По строке «в том числе за заработную плату» указывается сумма, не списанная в расход по кассе, по платежным ведомостям на заработную плату.

В кассовой книге указываются № документа, от кого получено и кому выданы деньги, корреспондирующий счет и сумма прихода и расхода. В конце отчета (дня) кассир подсчитывает итоги и выводит остаток, наконец, отчетного (дня).

В отчете кассира делают разметку корреспондирующих счетов, затем его данные переносят в учетные реестры по дебету и кредиту счета 1010«наличность в кассе в национальной валюте». На конец месяца в регистрах выводят остаток на первое число следующего отчетного месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и гл. книге по счету 1010.

Наличные деньги с текущего счета в кассу предприятия получают по именным чекам.

Наличными из кассы на текущий счет сдают по объявлению на взнос наличными.

Ежедневно или в дни указанные гл. бухгалтером кассир составляет кассовый отчет в двух экземплярах под копировку. Копия отчета вместе с оправдательными документами сдаются в бухгалтерию для проверки и хранения.

Кассовые отчеты являются основанием для составления журнального ордера № 1 (К 1010) и ведомости № 1 (Д 1010).

В бухгалтерии предприятия обязательно должны быть журнал регистрации ПКО и РКО, платежных ведомостей и объявлений на взнос наличных денег.

Счет 1010 актив по дебету показывают поступление денег в кассу предприятия, а по кредиту выдачу денег или оплату каких-либо расходов.

2. Учет операций на текущем счете (1030)

Для обеспечения сохранности денежных средств организации (предприятия) и удобства проведения текущих операций с налоговыми службами и другими юридическими лицами данному предприятию необходимо иметь текущий счет в банке.

Для открытия счета необходимо написать заявление на имя управляющего банка с просьбой открыть текущий счет. К заявлению прилагают заверенные у нотариуса:

-копию устава предприятия;

-копию учредительного договора;

-копию свидетельства о регистрации предприятия;

-статистическую карточку;

-справку налоговой службы (2 экземпляра);

-Протокол общего собрания (или приказ) о наличии директора с правом первой подписи на всех финансовых документах;

-Приказ о наличии главного бухгалтера (при необходимости);

-3 карточки с образцами подписей с оттиском печати;

-для арендных предприятий копию договора на аренду и выписку из протокола общего собрания арендаторов о том, что руководителю и гл. бухгалтеру доверяется проведение всех расчетов по текущему счету.

Все расчеты с юридическими лицами производится безналичным путем платежными поручениями. По платежному поручению банк перечисляет указанную в нем сумму на счет получателя (заполняется плательщиком в случае потребности произвести платеж). Платежным поручением производят расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и услуги, при предварительной оплате, при авансовых платежах, предусмотренных договорами или законодательством. Для четкого понятия, какие произведены расчеты в платежном поручении, обязательно указывают наличие платежа со ссылкой ан № и дату товарно-транспортных и других документов, подтверждающих факт отпуска товаров, а также при осуществлении платежей нетоварного характера.

Платежи по поручениям можно производить как внутри одного города, так и между различными городами.

Состоятся: в трех экземплярах - при расчетах через один банк, в четырех экземплярах - если расчеты проводятся через банк находящийся в одном городе, в пяти экземплярах - при иногородних расчетах.

Первый экземпляр платежных поручений подписывает руководитель, гл. бухгалтер, их подписи заверяются печатью предприятия.

К исполнению платежного поручения банк принимает только в случае наличия средств на текущем счете предприятия, если иное оговорено между банком и владельцем счета.

Один экземпляр с отметкой о приеме и распиской, скрепленной оттиском штампа банка, возвращается плательщику счета как приложение к выписке банка того операционного дня, в котором произведен платеж.

Наличные с текущего счета получают по именным чекам. Для получения из банка наличных средств необходимо иметь чековую книжку на получение наличных. Чтобы предприятию выдали такую чековую книжку, необходимо заполнить заявление на получение этой книжки по установленной форме данного банка и оплатить его стоимость.

С помощью чека владелец счета имеет возможность получать в банке наличными указанную сумму на заработную плату, командировочные, хозяйственные и другие расходы. Чек выписывается в одном экземпляре. На оборотной стороне указывают целевое назначение получения денег. Исправления в чеке не допускаются. В случае допущения ошибок чек перечеркивают с пометкой «Аннулировано» и хранят в таком виде вместе с остальными корешками до окончания срока хранения (указано в учетной политике). Одновременно с чеком заполняют корешок, который хранится в чековой книжке.

Чеки могут быть выписаны с указанием фамилии получателя (именные) или на предъявителя (предъявительские). Чек выписывается на срок до 10 дней, считая дня выдачи. В случае если чек утерян или украден, владелец счета должен уведомить об этом банк. Банк не несет ответственность, если деньги выплачены по утерянному чеку до уведомления об этом банка.

Наличные из кассы на текущий счет сдают по объявлению на взнос наличными для зачисления выручки и других сумм, вносимых наличными владельцем счета на его счет в банке.

Бланк состоит из трех частей:

- объявление, которое остается в банке, как обоснование о взносе денег;

- квитанция, которая выдается банком в знак подтверждения о взносе наличных, ее прилагают к расходному кассовому ордеру как подтверждение о том, куда использованы эти деньги;

- объявление прилагают к выписке банка как обоснование для владельца счета, откуда поступили денежные средства.

Все три части объявления заполняются лицом, вкладывающим денежные средства в банк в одном экземпляре.

Платежное требование - поручение - является приказом (требованием) банку о взыскании сумм платежа со счета плательщика. Требования предъявляют в банк в 3-4 экземплярах (по необходимости) и они в обязательном порядке должны быть акцептованы владельцем счета (бывают одногородние и иногородние). Бланки требований могут использоваться для бесспорного списания средств со счета плательщика в установленных законодательством случаях, а также для получения средств по аккредитивам и особым счетам, в качестве реестра счетов

Ежедневно кассир получает в банке выписку с текущего счета за рабочий день.

Выписка - это копия всех операций по текущему счету предприятий за прошедший рабочий день.

В выписке указывают:

остаток денег на начало рабочего дня,

суммы, зачисленные на текущий счет в течение рабочего дня,

суммы, списанные с текущего счета в течение рабочего дня,

остаток денег на конец рабочего дня.

Выписка банка прилагают копии расчетных документов по всем суммам, указанным в выписке, на всех приложениях должны быть отметки банка (штамп, дата, роспись). Выписки банка кассир получает под роспись. Все выписки банка должны быть пронумерованы сначала года. В самой выписке указывают количество приложений и проставляют шифры, корреспондирующие счетов по всем операциям. Банковские счета клиентов для банка являются пассивными, поэтому первая колонка цифр в выписке банка означает суммы снятые с текущего счета кредита 1030, а вторая графа сумм - это деньги, зачисленные на текущий счет предприятия дебета 1030.

Выписки банка являются основанием для составления ж/о № 2 К-та 1030 и ведомости № 2 дебета 1030.

Счет 1030 акт, по дебету - показывает поступление денег на текущий счет, по К-ту - снятие денег с текущего счета.

3. Учет товаров - материальных запасов

3.1 Материальные запасы их классификации и оценка

В процессе производства наряду со средствами труда участвуют предметы труда, которые выступают в качестве производственных запасов. В отличие от средств труда участвуют в производстве только 1 раз и их стоимость полностью включается в себестоимость производимой продукции, составляющие материальную основу. ТМЗ подразделяются на 3 группы:

1. материалы, которые учитываются на счете 1310 ТПС.

2. незавершенное производство с 1341 по 1343.

3. товары с 1320 по 1330.

По функциональной роли и назначению в процессе производства запасы подразделяются на следующее:

- основные - это материалы, которые вещественно входят в изготовленную продукцию образуя её материальную основу.

- вспомогательные - это материалы, которые входят в состав выработанной продукции, но в отличие от основных они не создают вещественные основы производимой продукции.

По стандарту бух учета № 7 субъектом рекомендовано применять следующие методы оценки материальных запасов:

1. Метод средне взвешенной стоимости состоит в операции средней цены, когда общая стоимость одноименных материалов (поступление + остаток на начало периода) делиться на число единиц этого материала.

2. Метод ФИФО (по ценам первых закупок). Предполагает что стоимость израсходованных материалов равна стоимости за регистрируемой при поступлении, по принципу 1-ая партия на приход-1-ая в расход.

3. ЛИФО (по ценам последних закупок) исходит из принципа - последняя партия на приход-1-ая на расход.

4. Метод спецификации, идентификации - предполагает расчет себестоимость ТМЗ, обычно не является взаимно заменяющим и предназначен для конкретных заказов.

ТМЗ поступает по фактически себестоимость (затраты на приобретение транспортные расходы и другие затраты). ТМЗ реализуется по наименьшей оценке их себестоимость и чистой себестоимость реализации.

Чистая себестоимость реализации - это предполагаемая цена продажи за минусом издержек за организацию их продаж.

3.2 Документы по учёту движения материальных запасов

По учёту движения материальных запасов разработаны типовые межведомственные документы своевременного выпуска и правильное оформление, которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным исполнением этих запасов.

По учету движения материалов применяется следующие типовые документы:

1. Доверенность - применяется для оформления прав должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю.

2. Журнал учета выданных доверенностей - применяется для учета регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении.

3. Приходный ордер - применяется для учета запасов поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в 1 экземпляре, МОЛ, в день поступления запасов на склад.

4. Акт о приемке материалов - применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественные и качественные расхождения с данными поступивших, составляется также при приемки материалов поступивших без документов.

5. Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе изготовления и хранения в производстве - применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в производстве изготовления, хранения или производства по которой нормы естественно убыли не устранены. Документ прилагается к акту о приемки материалов. Заполняется в 2-х экземплярах, подписывается комиссией и виновными лицами: 1 экземпляр направляется, в бухгалтерию другой оставляется в подразделении.

6. Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли - применяется, для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм ест убыли при их поступлении на склад субъекта от поставщиков или из переработки. Составляется и подписывается комиссией в 2-х экземплярах. 1 экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственного лица потерь, запасов, 2 экземпляр остается на складе.

7. Акт о порче и ломе материалов - применяется для учета запасов, находящихся уценке или списанию, вследствие допущенной на предприятии порче. Составляется и подписывается комиссией в 2-х экземплярах.

8. Лимитно-заборная карта - применяется для оформления отпуска запасов систематически потребляемых при изготовлении, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитно - отпускаемых запасов на производственные нужды является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выполняется в отделе снабжения или плановым отделом на одно наименование материалов в 2-х экземплярах: 1 на начало передается цеху потребляемую запасов, 2-ой складу.

9. Накладная - требования на отпуск - применяется для движения запасов внутри субъекта и их отпуска на хозяйство своего предприятия, распределение за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в 2-х экземплярах. В случае отпуска материалов хозяйством своего предприятия: 1 экземпляр передается получателю, 2-ой на склад который сдается в бухгалтерию.

10. Акт требования на замену - применяется для учета отпуска запасов сверх установленного лимита или при их замене, является основанием для списания запасов на складе. Выписывается в 2-х экземплярах -1-ый для получателя, 2-ой на склад.

11. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений - применяется для оформления об оприходовании материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в 3-х экземплярах комиссией, составляющей из представителя заказчика и подрядчика, 2-ой оставляется у заказчика, 3-тий у подрядчика.

3.3 Учет материальных запасов на складах

Учет материальных запасов на складах ведут материально-ответственные лица. Учет материальных запасов на складах ведется , если ручным способом на каждый номенклатурный номер запаса открывается отдельная карта, т.е. Заполняется карточка складского учета материалов. В карточках кладовщика заполняет реквизиты, характеризующие в листах хранения материалов. Записи в карточке производят на основании документа. Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан сообщить об этом отделу снабжения. Для этих целей применяется сигнальная справка об отклонениях фактического остатка запасов от установленных норм запаса.

Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках. Прием документов оформляющих движение материальных запасов бухгалтер проводит на складе на основании «реестра приемки передачи документов» составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре. В конце месяца на склад из бухгалтерии передают книгу учета остатков материала, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета материалов. После этого в книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учётным группам материальных запасов и в целом по книге.

3.4 Учет материальных запасов в бухгалтерии

Поступившие от материально-ответственного лица склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными документами, 1-ые экземпляры документов используют для дальнейших учетной обработки, а вторые остаются в местах хранения материалов. После таксировки данные документов группируется по установленным на предприятии учетным группам в накопительные ведомости материалов, которые ведут по приходу и расходу ТМЦ. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход из реестров приемки передачи документов за текущий месяц и находят остаток на конец месяца материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и книга остатков материалов. Книга остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца книга передается из бухгалтерии на склад, где зав. склад проставляет в нее остатки материальных ценностей, на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. В бухгалтерии на основе первых экземпляров документов на расход материалов составляет разработанную таблицу «распределение расходов материала», которые распределяют в цехе и счета по учетным ценам.

3.5 Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Инвентаризация ТМЦ - один из приемов контроля, обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценности, ведение их складского у бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия составляет инвентарную опись ТМЦ. Опись применяется для отражения данных фактического наличия ТМЦ, она составляется в 1 экземпляре комиссией на основании, взвешивания, пересчета, перемеривания ценностей.

До начала инвентаризации от каждого, МОЛ, или группы лиц берется расписка. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов МОЛ или данным учета без проверки их фактического наличия.

ТМЦ, поступившие во время проведения инвентаризации, принимается МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссией, приходуется по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Инвентаризация ТМЦ находящихся в пути, отгруженных не оплаченных в срок покупателями, заключается в тщательной проверки числящихся на соответствующих счетах сумм. Результаты инвентаризации ТМЦ в пути оформляется актом инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути.

Для определения результатов инвентаризации бухгалтерия на основании инвентаризационных описей составляет сличительные ведомости результатов инвентаризации ТМЦ. В них вносят только те ценности, по которым установлено расхождение. В ведомостях указывается наименование ТМЦ и их характеристика результаты инвентаризации.