Общая теория документа: методологическое обоснование

Анализируется понятие «ценность информации», как способность быть полезной и тем самым удовлетворять наши потребности. Информация может обладать оперативной ценностью, т.е. способностью удовлетворять текущие потребности, находясь в состоянии актуализации, или обладать потенциальной ценностью, т.е. обладать способностью к удовлетворению потенциальных потребностей, находясь в состоянии покоя.

Второй параграф посвящен анализу сущности понятия «документные коммуникации». Автор анализирует виды и структуру коммуникационных процессов, специфические черты социальной коммуникации. В первую очередь, эти черты обусловлены организацией органов чувств и головного мозга, продуцирующего информационную деятельность. В результате биологической эволюции рецепторов человека сформировалось несколько каналов получения и приема информации: визуальный, аудиальный (акустический), тактильный, обонятельный и вкусовой. К настоящему времени технически реализованы первые три, хотя потенциально могут быть реализованы и остальные. Далее автор рассматривает эволюцию визуального и акустического коммуникационных каналов.

Основу коммуникационного процесса составляет информационное сообщение. Автор обосновывает использование этого термина в общей теории документа и анализирует формы сообщения. В семантической теории информации  Шрейдер Ю.А. О семантической теории информации // Проблемы кибернетики. Вып. 13. М., 1965. С. 233-240. воспринятое сообщение Т адресатом интерпретируется как изменение его индивидуального тезауруса под влиянием данного сообщения. Мерой информации, принятой адресатом из сообщения Т, эта теория предлагает считать степень изменения его тезауруса ?, который здесь мыслится как склад накопленных знаний. Структурный аспект связан с организацией сообщения. В данном контексте под организацией информационного сообщения мы понимаем организацию информационных единиц (элементов), его составляющих. В этом случае семантика сообщения уходит на второй план, а порой и вообще может исчезнуть. В качестве примера можно привести прослушивание музыкального произведения на языке, которого мы не знаем. Отсутствие перевода текста означает отсутствие семантической информации, однако, для нас в данном случае важна структурная информация: вокал, порядок расположения и произнесения слов, мелодия и т.д. Это же явление характерно и для живописи и проявляется при сравнении жанров реализма и абстракционизма. В первом случае информационная задача художника - максимально точно передать семантику изображения, во втором - семантика уходит на второй план, на первый выходит структура цвета и пространства. Структурную информацию часто принято называть эстетической. Безусловно, что в большинстве случаев семантический и структурный аспекты присутствуют в сообщении одновременно и дополняют друг друга, однако при этом можно теоретически разделить их и выбрать доминирующий.

Для анализа эволюции коммуникации с точки зрения общей теории документа автор предлагает ввести понятие семантической прерывности, согласно которому все виды сигналов как единичных информационно-семантических элементов подразделяются на аналоговые и дискретные виды. Совокупность семантических значений сигналов образует семантическое пространство сообщения. Причем природа сигналов продуцирует природу сообщения. Под аналоговым семантическим сигналом понимается сигнал, в котором информация передается через бесконечное изменение характеристик непрерывного физического процесса, где семантическое значение может быть передано только совокупностью однотипных сигналов. Сообщение в аналоговой форме состоит из бесконечного множества сигналов (множество бесконечной мощности), не имеющих заранее установленного единичного значения, и, соответственно, передающих значение только через образование некоторого бесконечного множества. Длина аналогового сообщения (информационная емкость) бесконечна и не может состоять из одного элемента. Бесконечная мощность минимальных информационных единиц, необходимых для передачи единицы семантической информации, обусловливает высокий уровень семантического шума, затрудняющего обработку информации. Снизить семантический шум возможно лишь посредством перехода от бесконечной мощности множества к конечной, что реализуется посредством искусственной организации семантического множества элементов (сигналов), несущих единичное информационное значение.

Дискретный семантический сигнал - это сигнал, несущий единственное, заранее установленное значение; при этом репертуар возможных значений сигнала всегда конечен (множество ограниченной мощности). Сообщение в дискретной форме состоит из конечного числа сигналов, несущих в этом сообщении единичную информацию. Длина дискретного сообщения всегда конечна и может состоять даже из одного сигнала, в то время как длина аналогового сообщения всегда состоит из множества бесконечной мощности.

Формирование аналогового сообщения и его последующая семантическая обработка происходит на основе аналогии, т.е. через образное толкование. Причем аналогия есть продукт личностного опыта и поэтому всегда индивидуальна, при этом отсутствие аналогий не позволяет семантически обработать сигнал. Формирование и семантическая обработка дискретного сообщения происходит посредством оцифрования или кодирования и последующего декодирования, т.е. записи и чтения. При этом под оцифрованием (кодированием) мы понимаем семантическое выражение посредством заранее определенного репертуара символов, а обработка информации рассматривается как перекодирование, т.е. вторичное оцифрование. В ходе оцифрования информационная емкость значительно снижается. Это имеет как положительные, так и отрицательные последствия. С одной стороны, снижается избыточность, с другой - происходит потеря семантической информации. Целью оцифрования выступает семантическая обработка информации, под которой предложено понимать процедуры перекодирования. Программа перекодирования может либо сохранить семантику сообщения, либо изменять её.

Программы перекодирования могут быть направлены на изменение семантики, которое рассматривается как получение новой информации. Примером такой программы является выполнение математических действий. В этом случае программа перекодирования носит частный характер и может касаться лишь части множества. Процедура кодирования и перекодирования (оцифрования) информации позволяет конструировать семантическое пространство сообщения, тем самым снижая семантический шум. Примером организации информации, где семантический шум сведен к минимуму, являются «данные». Они отличаются от «сведений» степенью оцифрования и более низким семантическим шумом. Помимо снижения семантического шума, наличие кода позволяет создавать семантическое пространство, не имеющее аналогии в живом мире. Такое пространство образует научную картину мира.

Аналоговое сообщение может быть динамичным, тогда информация передается через изменение характеристик (амплитуды и частоты) физического процесса и статичным, состоящим из бесконечного множества зафиксированных элементов. Статичность в данном контексте - это временная дискретность. Дискретное сообщение может быть только статичным.

Данный подход в определении природы сигналов и сообщений позволяет представить эволюцию информационной деятельности человечества как последовательное преодоление противоречий между необходимостью, с одной стороны, увеличивать число элементов информационного множества для повышения информационной емкости и, с другой стороны, снижать информационную емкость путем перехода к конечному ограниченному числу элементов, обеспечивая процессы обработки информации.

На начальных этапах эволюционного пути человеком были «оцифрованы» жесты и звук. Результатом стало появление языка жестов и членораздельной речи. Оцифрование информации стало возможным благодаря эволюции нервной системы и появлению асимметрии головного мозга. Это позволило человеку воспринимать не только аналоговые, но и различные формы дискретных сигналов, тогда как все остальные животные воспринимают лишь аналоговые сигналы.

В ходе дальнейшего социального развития начали разрабатываться технологии дискретизации информации, фиксируемой на материальном носителе. Итогом стала письменность, которая есть не что иное, как оцифровка семантики и звука. Первой технологией фиксации информации стала технология рисования как материализация аналогового визуального сигнала. Результатом материализации аналогового сигнала стал рисунок, который с информационных позиций является семантическим аналоговым сигналом, дискретный по времени. На втором этапе оцифрование информации развивалось по двум направлениям: это оцифрование значений, когда бесконечная множественность информационных элементов, образующих пиктографический аналоговый сигнал, была заменена репертуаром идеограмм, каждая из которых имела конкретное значение. В рамках второго пути был вторично оцифрован буквенно-звуковой репертуар естественного языка. Звуковой репертуар был дополнен визуальными символами, совокупность которых составила алфавит. Таким образом, оцифрованный звук получил визуальный код.

Далее анализируются формы коммуниката. Обосновывается выделение протодокументных, документных и постдокументных форм коммуникаций. В протодокументных коммуникациях сигнал может передавать информацию только в сочетании с самим объектом, информацию о котором он содержит, т.е. вне его сигнал теряет смысл. В ряде случаев протодокумент, как самостоятельная физическая единица, может не иметь места вообще и быть опосредованным объектом, о котором он содержал информацию. Таким образом, протодокумент выполняет возложенные на него информационные функции посредством презентации объекта и сообщения о нем.

Системная коммуникация определяется как документная коммуникация. В ней в качестве коммуниката выступает материальный носитель, содержащий сообщение. Отличительной особенностью документа от протодокумента выступает, во-первых, специальная предназначенность информационного носителя для коммуникационного процесса, во-вторых, наличие информационной и материальной составляющих, не связанных с объектом, о котором сообщаются сведения. В-третьих, это включение его в информационно-документационную систему с обязательным указанием на это.

Включение осуществлялось путем регистрации и идентификации сообщения в системе. Во-первых, это пространственная и временная регистрация его создания путем указания места и времени составления, во-вторых, идентификация участников документной коммуникации путем указания автора, получателя и других заинтересованных или участвующих в его изготовлении лиц и учреждений. На современном этапе - это проставление специальных регистрационных отметок, создание системы учетных и регистрационных форм. В-третьих, это введение специальных социальных институтов, исполняющих регистрационные функции и направленных на недопущение искажения документных сигналов. После выполнения документом функций, возложенных на него автором, он исключается из системы.

Дальнейшее развитие информационно-документационной системы привело к появлению постдокументных форм коммуникации. Постдокументная форма - это абстрактная форма сигналов, возникающих в специализированных информационных системах, где информационную функцию выполняет информационно-документационная система, содержащая учетные записи о документах, которые носят виртуально-абстрактный характер. Таким образом, потребность в презентации документа отпадает и он, как материальный объект, не создается.

Автором обосновывается широкое понимание документирования как информационного процесса, который на первом этапе включает создание информационного сообщения, его материализацию, на втором - включение информационного сообщения в информационно-документационную систему. Технологически включение происходит путем добавления информации о системе в виде реквизитов (делопроизводственных и архивных) или выходных сведений, а также в ходе регистрации, когда сведения о нём вносятся в регистрационно-учетные и справочные формы.

В третьем параграфе анализируется эволюция понятия «документ». Показывается связь понятия «документ» с различными теориями и концепциями, выявляются общие и специфические черты. Анализируется текстовая, изобразительная и иные формы информационных сообщений, показывается эволюция материального носителя. Обосновываются эксплуатационные требования, предъявляемые к документу.

В четвертом параграфе рассматривается понятие «реквизит документа». Анализируется этимология данного термина, история его возникновения и развития. Термин «реквизит» латинского происхождения (requisitum), означает потребность. Возник в римском праве и обозначал существенные элементы юридической сделки, определяющие ее действенность. К реквизитам относились правоспособность и дееспособность субъекта и его формализованная воля, то есть форма манифестации воли и соответствие между интересом и волеизъявлением.

В средние века в Италии им стали обозначать необходимые, обязательные элементы в долговых обязательствах. Необходимость тех или иных элементов в формулярах векселей определялась конкретным вексельным правом, нормы которого в разных странах были различными. Из Германии термин «реквизит» вместе с другими финансовыми терминами вексельного права попадает в Россию, где его начинают использовать со второй половины XIX в. В документоведении термин реквизит понимается как обязательный информационный элемент документа.

Иной подход в понимании природы реквизитов был разработан в документалистике, рассматривающей документные системы и документы как информационные совокупности (системы). Анализируя структуру документов экономического характера, было предложено назвать «некоторые информационные совокупности, не поддающиеся дальнейшему расчленению на единицы информации», реквизитами. То есть реквизиты - это элементарные части любых составных информационных совокупностей, которые присущи всем информационным системам. Элементарные части - реквизиты - были классифицированы на реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания характеризуют количественные свойства совокупностей, полученные в результате подсчета натуральных единиц, взвешивания, измерения, вычислений и т.п. Поэтому значениями оснований могут быть только числовые величины (например, цена, количество отпущенного товара, сумма и т.п.). Реквизиты-признаки выражают качественные свойства и характеризуют обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа-основания. К признакам относятся наименование, сорт, размер, номенклатурный номер, дата отпуска и т.д. Совокупность реквизита-основания и реквизита-показателя образует новую структурную величину - «показатель».

В общей теории документа под реквизитом понимается информация о системе, обеспечивающая выполнение документом возложенных на него функций. В настоящее время обобщающим термином выступает термин «метаинфорация». Структурно она может содержаться как в тексте документа, так и вне его. Первоначально ряд элементов, таких как подпись или печать, выносились за пределы текста, поскольку оформлялись после составления текста, однако другие элементы могли располагаться в тексте сообщения. Однако постепенно все больше элементов, содержащих метаинформацию, стало располагаться вне текста. Это происходило, во-первых, потому, что повышало информативность реквизита, во-вторых, позволяло экономить площадь документа за счет того, что постоянное место, закрепляемое за реквизитом, позволяло его не описывать. Выделение реквизитов из текста и закрепление за ними определенного места на рабочей площади документа, устойчивость структуры документной системы позволили создать формуляр документа.

В пятом параграфе обосновываются классификационные понятия «вид» и «жанр» документа. Дается обзор современных подходов к выделению видов и жанров документов. Отмечается, что сегодня оба понятия не имеют теоретического обоснования, что приводит к их смешению. Понятие «вид» было предложено использовать при классификации оперативных и архивных документов, связав его с классификацией семантики содержания, которые, как правило, связаны с управленческим решением, которое оформляется в виде документа. Понятие «жанр» целесообразно использовать при классификации документов на основании особенностей структурной информации сообщения.

В заключение главы диссертант обосновывает определение документа, под которым в рамках общей теории документа понимается информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему, о чем свидетельствует метаинформация, содержащаяся в реквизитах.

Третья глава посвящена документным системам. В первом параграфе анализируется эволюция информационно-документационных систем. Отмечается, что первые локальные информационно-документационные системы возникли в правовой и финансовой сфере. Автором предложена динамическая информационно-документационная модель современного общества, включающая оперативную, диахронную и архивную системы.

Оперативная информационно-документационная система (А0D0А1D1) содержит оперативную информацию и обеспечивает текущее социально-экономическое управление. Оперативная информация документируется и в документной форме выполняет свои оперативные функции. Оперативный уровень имеет возможность горизонтального расширения за счет документирования новой информации и создания новых отраслевых и функциональных документных систем. Вертикальная граница оперативного уровня незначительна и ограничивается временем оперативного бытования документа. Исходя из этого, можно сделать выводы о том, что оперативная система содержит информацию лишь о текущем состоянии окружающего мира, то есть она обладает незначительной информационной глубиной и уровнем обработки (обобщения) информации.

После выполнения своих оперативных функций оперативные документы и содержащаяся в них информация теряют актуальность, исключаются из оперативной системы и, соответственно, утрачивают документный статус и трансформируются в ретроспективный материал.

Наиболее ценные из них перемещаются на ретроспективный архивный уровень (А1D1В2С2), а малоценные и дублетные документы подлежат уничтожению. Селекция ретроспективного материала с целью придания статуса архивного документа основана на определении его потенциальной ценности для решения будущих проблем. В этом случае мы имеем дело не с индивидуальным автором, а системным, задающим функцию исторического источника.

В рамках общей теории документа архивный документ есть результат архивирования ретроспективного материала, под которым понимается информационный процесс, включающий отбор ретроспективного материала, экспертизу его ценности и включение в локальную архивную документационную систему. Очевидно, что часть ретроспективных материалов может находиться в частных коллекциях. Они не прошли процедуру архивирования и, следовательно, обладают протодокументным статусом, имея форму архивного материала. Диахронная (В0С0В4С4) информационно-документационная система имеет вертикальное расположение и содержит актуализованую информацию. В отличие от оперативной системы, ее ценность не связана жестко со временем, поскольку она прошла аналитико-синтетическую обработку. Первоначально она имела только устную форму в виде мифов, легенд, преданий, былин. После изобретения письменности они были задокументированы. Это позволяло не только передавать диахронную информацию во времени и пространстве, но и сохранять ее от искажения, что наиболее важно для информации научно-технического характера. Диахронная информационно-документационная система является «mainstream» всей системы: документы и информация оперативной и ретроспективной системы в конечном итоге переходят на диахронный уровень.

Она может пополняться как с оперативного уровня, так и с ретроспективного. Кроме того, новая информация может создаваться в ходе переработки ранее накопленной системой информации. Её горизонтальные границы, определяемые жанровым составом, yже, чем в оперативной системе, при этом количественный состав имеет вертикальную, хронологическую систему расположения.

В оперативной и диахронной информационно-документационных системах документы находятся в состоянии актуализации, в ретроспективной - в состоянии покоя.

Второй параграф посвящен анализу эволюции содержания понятия «функция документа». Анализ позволяет прийти к выводу, что выделение функций в большинстве подходов происходило, можно сказать, интуитивно, путем перечисления сфер, где документ используется.

Документ - это сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями. Основной функцией сообщения, заложенной при его создании, выступает коммуникационная функция передачи информации во времени и пространстве. Функции, которые присущи информационному сообщению, предложено отнести к постоянным функциям.

Системные функции носят комплексный характер. Во-первых, они заданы функциями информационно-документационной системы, и, во-вторых, уже локальной документной системой, носящей, как правило, отраслевой характер. Из этого можно сделать вывод, что документ обладает системными функциями, находясь в той или иной системе. После исключения из нее он утрачивает данные функции, сохраняя лишь функцию информационного сообщения.

Для документов ретроспективной информационно-документационной системы базовой функцией выступает функция исторического источника. Благодаря наличию в данном документе информации, которая может быть использована для изучения прошлого, он может выполнять функцию исторического источника. Таким образом, документ становится источником не по своей природе, а в силу сложившегося положения или ситуации. Он выполняет функцию исторического источника только тогда, когда кто-либо рассматривает его исторически. Это свидетельствует о том, что документ выполняет историческую функцию наравне с другими источниками информации, и предпочтение ему отдается лишь в силу его более высокой информативности.

Для документов диахронной информационно-документационной системы базовой функцией выступает культурная функция. Как всякий объект, созданный человеком, документ может выполнять культурную функцию в том смысле, что культура - это совокупность материальных и духовных ценностей, созданных и создаваемых человечеством в процессе общественно-исторической практики и характеризующих исторически достигнутую ступень в развитии общества.

Для оперативной информационно-документационной системы это комплекс функций. Первой из них стала правовая функция. Позже к ней добавились управленческая и учетно-статистическая функции. Более подробно автор останавливается на правовой и управленческой функциях.

Юридическая сила документа формулируется в третьем параграфе. Понятие юридической силы связывается со способностью документа выполнять возложенные автором функции, реализуемые в рамках конкретных правоотношений. Наделение силой осуществляется в контексте существующих правовых норм и фиксируется в документе с помощью указания субъектов этих правоотношений и их идентификационных знаков. Документ обладает юридической силой в том объеме и в течение тех сроков, в объеме и пределах которых обладает юридической силой волевое решение лица, зафиксированное в этом документе.

Четвертый параграф посвящен анализу понятия подлинности, оригинальности документов. Анализ использования данных понятий свидетельствует, что в большинстве случаев они используются на интуитивном уровне, что приводит к их смешению и неправильному употреблению. В рамках функционального подхода к классификации документов они, на основе функциональной заданности, разделяются на подлинные и оригинальные.

Разделение на подлинные и не подлинные (подложные) документы - это разделение не только на достоверные и недостоверные со стороны содержания или процедуры документирования, это определение пригодности документов к выполнению тех функций, для исполнения которых они созданы. Подложный и недостоверный документ не может выполнять в полной мере те функции, которые возлагаются на подлинный документ в рамках системы документации. Исходя из этого, понятие подлинности - это соответствие документа системным требованиям, в рамках которых он функционирует.

Дихотомия «оригинал - копия» - это коммуникационный дуэт, где всякий документ, с которого снимается копия, выступает оригиналом. Это отношения первичности-вторичности, в рамках которых и копия при определенных условиях может выступать оригиналом, например, копию можно снять с дубликата. Схематично эти отношения можно представить в виде: оригинал - копия (оригинал) - копия и т. д. Таким образом, выделение оригинала и копии не связано с функциональными свойствами документа. Оригиналом может быть как подлинный документ, так и документ, которому отказано в этом свойстве. Процесс копирования - это технический процесс обеспечения выполнения документом его функций, тогда как наделение документа свойством подлинности - это установление его способности выполнять определенные функции.

Соотношение правовой и коммуникативной функций документов.

Таким образом, функциональность документа - явление комплексное, сочетающее в себе коммуникационные функции сообщения и системные функции документа. Это находит отражение в разделении документов на подлинники и оригиналы.

Пятый параграф посвящен проблемам унификации и стандартизации. Традиционно унификация воспринимается как приведение к единообразию. Различают формальную и лексическую унификацию. В рамках общей теории документа формальная унификация отражает структуру информационно-документационной системы, где реквизиты отражают ее структурные элементы. Степень структуризации системы соответствует степени формальной унификации формуляра документа. Лексическая унификация направлена на повышение информативности сообщения, за счет снижения потерь на этапе кодирования - декодирования. Это достигается путем использования как официально-делового или научного стиля, так и за счет семантического структурирования посредством моделирования текстового сообщения в форме связанного текста, анкеты или таблицы.

Четвертая глава посвящена понятию «документная парадигма», ее сущности и возможностям применения в документоведении, архивоведении и библиотечно-книговедческих дисциплинах.

Первый параграф посвящен вопросам формирования документной парадигмы. Одним из составных элементов информационного подхода в изучении многообразия форм информации, зафиксированной на материальном носителе, выступает документная (документографическая) парадигма (концепция). Она является составной частью информационной парадигмы и развитием документного подхода, заложенного в работах П. Отле, Г.Г. Воробьева, Б.С. Илизарова, К.Г. Митяева, О.П. Коршунова, Ю.Н. Столярова, А.В. Соколова.

Документирование не тождественно процессу регистрации или записи информации. Регистрация/запись информации подразумевает ее закрепление на материальном носителе или в его структуре с помощью любой технологии фиксации, будь то письменность или технический способ регистрации. Документирование подразумевает не только запись-регистрацию информации, оно предполагает включение сообщения в информационно-документационную систему, то есть обязательную предназначенность документа для его использования в опосредованной сложной системной коммуникации. Документ в этом контексте - не просто зафиксированная, например, письменно, информация, - это опосредованное сообщение, включенное в систему.

Базовыми пунктами документной парадигмы выступают следующие положения:

Основным содержанием документного подхода выступает рассмотрение документа как элемента документной системы, в рамках которой он является носителем социальной семантической информации, зафиксированной на материальном носителе. Он возникает только в документных коммуникациях и существует в их структуре. Помимо документных форм, информационное сообщение может принимать протодокументные, либо бездокументарные формы.

Дуализм природы документа, при котором доминантой выступает информация. Документ - это материально и знаково зафиксированный самостоятельный информационный объект. Он выполняет возложенные на него функции посредством презентации, что обеспечивает материальный носитель. Доминирующую роль играет информация. Это позволяет рассматривать конкретные исторически сложившиеся документы вне особенности их материальных форм, а исходя из их информационной природы. Основой для классификации и типологизации документальных форм выступает не только внешняя форма, но и классификация свойств социальной информации и формы ее записи.

Документ - это системный объект. Информация о системе содержится в реквизитах. Наличие реквизитов свидетельствует о включении сообщения в систему и идентифицирует его статус как документный. Документ, в отличие от сообщения, предназначается для системного использования.

Информационная природа документа позволяет рассматривать его создание и движение как движение документированной информации.

Второй параграф посвящен использованию документной парадигмы в документоведении, архивоведении, библиотечно-книговедческих дисциплинах. Документная парадигма, как совокупность теоретических и методологических предпосылок, определяющих конкретное научное исследование, которая воплощается в научной практике на данном этапе, стала продолжением развития документного подхода, рассматривающего явления в качестве документов. В документоведении и архивоведении документная парадигма составляет основу теоретического и терминологического развития. В истории развития документа зачастую его рождение связывалось с изобретением письменности, при этом первая запись объявлялась и первым документом. Опираясь на документную парадигму, можно с уверенностью отметить, что рождение документа и появление письменности - вещи, хронологически далеко не совпадающие. Использование документной парадигмы в документоведении позволяет, во-первых, перейти от более общего термина «документ» к более конкретному - «оперативный документ», во-вторых, провести четкую границу между документом и недокументом. Использование термина «оперативный документ» позволяет более четко определить его свойства, связав их со свойствами системы, в границах которой он выполняет свои функции. Под оперативным документом в рамках общей теории понимается документ, предназначенный для передачи информации, обладающей кратковременной, оперативной ценностью, и выполняющий функции, возложенные на него автором, в оперативной информационно-документационной системе. Информация о включении (регистрации) содержится в информационных элементах - реквизитах. К недокументам относятся документальные материалы (черновики, проекты документов, рукописи), которые создавались по тем же правилам, что и документы, но не были включены в систему, сохранившие статус протодокументов. Протодокументный статус приобретают документы, выполнившие свою функцию и исключенные из системы. Они вновь могут стать архивными документами, лишь пройдя через процедуру архивного документирования в виде экспертизы ценности.

Далее обосновывается использование термина «диахронный документ», под которым предлагается понимать документ, предназначенный для передачи информации высшего порядка (информацию-знание) или структурной информации, функционирующий в диахронной информационно-документационной системе.

Новый термин, во-первых, отражает информационные свойства данной группы документов и, во-вторых, является продолжением развития документной парадигмы. Он логически связан с другими составными определениями документов - оперативным и ретроспективным документами, используемыми в оперативной и ретроспективной информационно-документационных системах. В системе уже сложившихся понятий «книга - документ» он занимает промежуточное значение, что позволяет его использовать при анализе как коммуникационных, так и культурологических проблем.

Использование документной парадигмы в библиотечно-библиографических дисциплинах касается еще одного важного вопроса. Это вопрос демаркации границ между документоведением и книговедением. Документная парадигма позволяет рассматривать книгу в качестве документа при анализе документационного процесса, имеющего место при создании книги. Он начинается с создания информационного сообщения, имеющего форму рукописи, ее материализации в виде записи текста или регистрации аналогового видео- или аудиосигнала. Следующим этапом выступает регистрация информационного сообщения в системе, которое проходит в ходе редакционно-издательской деятельности. Итоги регистрации имеют формы выходных сведений.

Подменит ли собой термин документ термин «книгу»? Нам представляется, что термин «книга» целесообразно использовать при рассмотрении иных аспектов ее бытования, таких, как эстетика, социология книги, книгораспространение и книготорговля и многие другие.

В архивоведении документная парадигма позволяет рассматривать процедуру экспертизы ценности как архивное документирование, в ходе которого документальные материалы, исключенные из оперативной информационно-документационной системы, приобретают документный статус. Под архивным документом в рамках общей теории понимается документ, содержащий информацию, обладающую потенциальной ценностью и находящийся в архивной информационно-документационной системе.

Помимо вышеуказанных научных дисциплин, документная парадигма может использоваться и в других дисциплинах, рассматривающих различные аспекты документированной информации и опирающихся на документный подход. Методологический аспект заключается в сопоставлении основных положений документной парадигмы на предмет непротиворечивости локальных теорий, использующих документный подход.

В заключении сформулированы основные выводы диссертации.

1. Одним из самых важных достижений нашей цивилизации стало умение обрабатывать большие объемы социальной информации и использовать её как основной ресурс в своём развитии. Информационные технологии прошли длительный путь развития. Первыми информационными технологиями, присущими исключительно человеку, стали изобретение языка как способа семантического оцифрования звуковых сигналов, присущих человеку от природы, и разработка технологии материализации аналоговых сигналов в виде рисунка. Именно они определили вектор последующего развития информационных технологий: усовершенствование способов оцифрования информации и качества фиксации аналогового изображения. Решающим фактором в развитии человечества стал уровень информационно-коммуникационных технологий, позволяющий обрабатывать постоянно увеличивающиеся объемы информации. Первой информационно-коммуникационной технологией использующей материализацию информации стала протодокументная форма. Она была основана на прямой коммуникационной схеме, где материализованный информационный сигнал либо использовался в устных коммуникациях как вспомогательное средство, либо в сочетании с объектом, о котором он содержал сведения. На этом этапе формируется информационная технология в виде сюжетной пиктографии, основанной на аналоговом способе фиксации и передачи информации.

Достижение более высокого уровня развития, в частности, появление государства, привело, во-первых, к значительному увеличению объемов социальной информации, вырабатываемой самим обществом, а также в ходе взаимодействия общества и природы, во-вторых, к сложности информационно-коммуникационных процессов, разнесенных во времени и пространстве. В качестве ответа данному вызову возникает информационная система, позволяющая использовать материализованный информационный сигнал, разделяя процессы по его обработке во времени и пространстве. Такой информационной системой стала информационно-документационная система, в рамках которой происходит выработка сигналов, имеющих форму документа. Документ, как материализованный информационный сигнал, в отличие от протодокумента, являлся системным элементом. Документная система, благодаря разделению информационных процессов во времени и пространстве, стала способна аккумулировать информацию для её последующей апостериорной обработки.

Базовой информационной технологией стала письменность. В своём развитии письменность прошла два этапа развития. Во-первых, это оцифрование смысла, где каждый знак несет некий семантический образ. Сегодня данный вид письменности мы определяем как идеография. На втором этапе развития письменности происходит сужение репертуара знаков путем перехода к знакам, каждый из которых обозначает звук, оцифрованный в устной речи. Недостатки письменности компенсируются дополнительным использованием аналоговых форм фиксации информации. Механизмом выполнения документным сигналом возложенных на него функций выступает презентация сигнала, в ходе которой идентифицируется системный статус сигнала и происходит обработка информации.

3. Развитие информационно-документационной системы, её жесткое структурирование привело к зарождению такого феномена, как бездокументарные документы. Система генерирует сигналы, не имеющие документной формы, без их презентации и оперирует ими на основе сведений, отраженных в учетных формах.

4. За почти четырех тысячелетнюю историю развития документной системы были сформированы социальные институты по получению, обработке, использованию и хранению информации. Это система оперативного документирования, архивная система и диахронная библиотечно-книговедческая система. Формирование данных социальных институтов было определено исходя из прагматических свойств социальной информации. В рамках оперативного института документированная информация и документ обладают текущей ценностью как средства для решения текущих задач социального управления. После выполнения текущих задач документ утрачивает оперативную ценность и выбывает из системы. Утратив оперативную ценность, он сохраняет потенциальную ценность как источник информации о прошлом и перемещается в ретроспективную или архивную информационно-документационную систему. В ней документ и информация находятся в состоянии покоя до тех пор, пока не возникнет потребность в информации о прошлом.

По мере развития общества происходит накопление информации, имеющей постоянную ценность, и определяемой сегодня как «информация-знание». После накопления некоторого критического объема записанной информации начинается формирование специальной информационно-документационной системы, определяемой нами как диахронной. В нее входят информация и документы, ценность которых не зависит от времени. Это обусловлено тем, что они прошли аналитико-синтетическую обработку, в результате чего их ценность потеряла жесткую зависимость от времени.

3. До сих пор оперативная, ретроспективная и диахронная системы существовали и развивались преимущественно локально, однако сегодня, после стирания граней физического различия между носителями информации различных видов, использование единых коммуникационных каналов, общих принципов организации поставило вопрос об их комплексном рассмотрении в рамках общей теории документа.

4. Общая теория документа - это теоретическое знание, рассматривающее общие для различных информационно-документационных систем аспекты. К ним относятся вопросы возникновения, формирования и специфики развития информационной системы, основанной на генерации информационных сигналов, имеющих документную форму, соотношения документных и недокументных систем, основанных на материализации информации, а также общие элементы в структурах документных систем, их функции, свойства и другие характеристики. Общая теория документа, как и любая другая общая теория, возникает на достаточно высоком уровне научного обобщения, на основе теоретических исследований проблем документированной информации. Первичное накопление теоретических знаний о документе происходило в научных направлениях, исследующих социальные процессы, использующих документы, как-то правоведение, дипломатика, библиотечно-книговедческие дисциплины, источниковедение, документоведение, архивоведение и другие. Другой важной предпосылкой для формирования общей теории является наличие методологии. В качестве такой методологии выступает информационный подход, рассматривающий социальные явления как информационные.

5. Понятие «документ» - это сложное понятие, отягощенное временем исторического развития, грузом обыденных представлений и множеством отраслевых формулировок. В рамках теоретических исследований оно выступает как общее теоретическое понятие, обозначающее результат документирования. Под документированием понимается системный информационный процесс, который включает: вычленение из информационного потока социально важной информации, формирование сообщения, фиксация этого сообщения на материальном носителе и включение его в информационно-документационную систему. Таким образом, документ включает три основных компонента: информационное сообщение, материальный носитель и метаинформацию в форме реквизитов, свидетельствующих о его включении в информационно-документационную систему, идентифицирующих его статус и обеспечивающих выполнение документом возложенных на него функций. Отсутствие последнего элемента превращает документ в простую запись информации. Система реквизитов отражает структуру информационно-документационной системы и механизм её функционирования.

6. Документ - это системный объект. Он функционирует в рамках трех основных систем: оперативной, ретроспективной и диахронной. Использование термина «документ» в данных системах как однозначного понятия невозможно, поскольку системный характер определяет сущностные стороны документа как элемента конкретной системы. Исходя из этого, предлагается использовать сложные составные понятия - такие, как оперативный документ, архивный документ и диахронный документ. Они отражают как общие, так и специфические черты документированной информации в каждой из систем. Формирование диахронной и архивной систем прошло длительный исторический путь развития, результатом которого стало формирование архивного и библиотечно-книговедческого социальных информационных институтов. Они возникли и развивались параллельно, взаимно дополняя друг друга.

7. Возникновение документа на основе информационного сообщения обусловливает его многофункциональность. Документ обладает функциями двух видов. Во-первых, это функции сообщения, и, во-вторых, системные функции. К общим функциям относятся коммуникативная, информационная, функция исторического источника. Он обладает ими так же, как и сообщение, которое выступает его первоосновой. К системным функциям документа, т.е. возникающим только в рамках определенных систем, относятся управленческая, правовая, учетно-статистическая, культурная функции. Общие функции являются постоянными, в то время как системные утрачиваются после исключения документа из информационно-документационной системы.

9. Документы обладают общими свойствами, к которым мы относим свойства подлинности, оригинальности, копийности, аутентичности. Документ, удовлетворяющий системным требованиям происхождения, авторства, формы, содержания и т.д., обладает свойствами подлинности и называется подлинником, а не обладающий - поддельным или фальшивым. Подлинные документы обладают юридической силой, т.е. способностью выполнять возложенные на них системные функции. Способность информации к тиражированию привела к возникновению других свойств - оригинальности и копийности. Оригинал - это документ, предназначенный для тиражирования. Копия - это документ, воспроизводящий оригинал. Аутентичность в рамках общей теории документа рассматривается как способность документа сохранять свою юридическую силу после перекодирования.

10. Общая теория документа как метатеория является межотраслевой. Её «прикладной» областью выступают теоретические представления о документировании информации, документе и документных системах в прикладных направлениях, изучающих те или иные информационно-документационные системы. Наличие сегодня общей теории документа позволяет говорить о формировании информационно-документационной науки как самостоятельной отрасли научного знания, объединившей научные направления, изучающие те или иные аспекты документированной информации. И в этом одна из основных ее задач. В рамках данной работы заложен фундамент общетеоретического знания о документе. Само научное здание еще предстоит выстроить силами комплексной информационно-документационной науки.

По теме диссертационного исследования опубликованы следующие работы:

Монографии:

Основы общей теории документа: монография. Саратов : Научная книга, 2005. - 244 с. - 14,18 п.л.

Научные статьи, опубликованные в рецензируемых журналах, рекомендованных ВАК (на 01.09.2008):

Знание о документе: к истории вопроса // Отеч. архивы. 2003. №4. С.25-32 - 0,5 п.л.

Документоведение и библиографоведение: в поисках своего документа // Библиотековедение. 2004. №4. С.44-47. - 0,4 п.л.

Документная парадигма - новый методологический подход в дисциплинах информационно-документационного комплекса // Вестник Мос. гос. ун-та культуры и искусств. 2005. №2. С.136-142. - 0,47. п.л.

Диахронный документ - новое понятие информационно-документационной концепции // Библиотековедение. 2006. №2. С.40-45. - 0,5 п.л.

Трактовка документоведения как научной дисциплины: историографический аспект // Отеч. архивы. 2006. №5. С.21-32. - 0,8 п.л.

Документология как научная дисциплина: потребность или искушение? // Библиография. 2007. №5. С.32-44. - 1,0 п.л.

Протодокументные формы коммуникаций: тенденции развития // Библиотековедение. 2007. №6. С.46-52. - 0,6 п.л.

Соотношение понятий «тип документа» и «форма представления документа» на примере электронного документа // Библиография. 2008. №5. С.23-29. - 0,61 п.л.

Издания, содержащиеся в редакциях Перечня на момент их опубликования и не включенные в новую редакцию Перечня (2008)

О понятии «документ» в документоведении и других науках // Науч.-техн. информ. Сер. 1. 2004. №4. С.10-15. - 0,81 п.л.

Понятие реквизит документа: к постановке вопроса // Науч.-техн. информ. Сер. 1. 2004. №10. С.1-7.- 0,9 п.л.

Многоликий Янус документоведения // Науч.-техн. информ. Сер. 1. 2004. №12. С.9-11.- 0,3 п.л.

Новый подход к определению документа в книговедческих дисциплинах // Науч.-техн. информ. Сер.1. 2005. №3. С.4-7. - 0,5 п.л.

Формирование документной парадигмы // Науч.-техн. информ. Сер.1. 2005. №10. С.19-22. - 0,45 п.л.

Понятие подлинности и оригинальности документа // Науч.-техн. информ. Сер.1. 2005. №12. С.22-26. - 0,7 п.л.

Издания, которые на момент публикации не входили в Перечень, но на сегодняшний день в нем имеются:

Общая теория документа - основа дальнейшего развития документоведения // Вестник Поволжской академии государственной службы им. П.А. Столыпина. Саратов, 2004. №6. С.61-67. - 0,4 п.л.

Методологические проблемы формирования понятия «документ» в различных сферах деятельности. // Науч. и техн. б-ки. 2005. №7. С.44-49. - 0,43 п.л.

Традиционное и нетрадиционное документоведение: о чистоте идей, а может быть и рядов // Науч. и техн. б-ки. 2005. №6. С.65-70. - 0,4 п.л.

Определение функций документа // Науч. и техн. б-ки. 2006. №6. С.46-56. - 0,68 п.л.

Современные проблемы науки о документе // Науч. и техн. б-ки. 2006. №10. С.14-29. - 0,8 п.л.

Протодокументные коммуникации: новая категория коммуникационных технологий // Науч. и техн. б-ки. 2006. №12. С.13-22. - 0, 6 п.л.

Научные статьи, опубликованные в иных изданиях:

Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 17-20. - 0,4 п.л.

История возникновения личных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004. №2. С. 36-39. - 0,3 п.л.

Социальный институт документирования информации: истоки зарождения // Делопроизводство. 2004. №1. С.75-77. - 0,3 п.л.

Становление и развитие института документирования в Древнем Египте // Делопроизводство. 2004. №2. С.81-85. - 0,4 п.л.

Понятие реквизит документа: к постановке вопроса // Делопроизводство. 2005. №1. С. 15-24. - 0,7 п.л.

Общая теория документа: постановка проблемы // Документация в информационном обществе: парадигма XXI века: докл. и сообщения на десятой Междунар. научн.-практ. конф. 25-26 нояб. 2003 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. М., 2004.С.278-283. - 0,2 п.л.

Объект и предмет исследования в документоведении: сравнительный анализ // Современные подходы к управлению социально-экономическими и политическими процессами: Сб. научн. трудов. - Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2004.С.233-235. - 0,1 п.л.

Информационно-документационная модель современной информационной системы // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщения на одиннад. Междунар. научн.-практ. конф. 23-25 нояб. 2004 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. - М., 2005. С.88-91.- 0,2 п.л.

Методологические проблемы формирования понятия «документ» в различных сферах деятельности // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: Докл. и сообщения на XII Междунар. науч.-практ. конф. 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006. С.228-234.- 0,2 п.л.

Основные положения документной парадигмы // Документ в парадигме междисциплинарного подхода: Мат. второй всероссийской науч.-практ. конф. / Под ред. проф. О.А. Харусь. - Томск: Томский гос. ун-т, 2006. С.39-43. - 0,4 п.л.

Понятие информации в его соотношении с иными терминами юриспруденции // Новая правовая мысль: научно-аналитический журнал. Волгоград, 2005. №5. С.4-5.- 0,2 п.л.

Понятие подлинности и оригинальности документа // Гражданин и право. 2006. №1. С.22-24. - 0,3 п.л.

Становление и развитие протодокументных коммуникаций // Междунар. форум по информации. Т.31. 2006. №1.С.7-11; Бiблiотекознавство. Документознавство. Iнформологiя. Киiв, 2006. №2. С.65-71. - 0,6 п.л.

Основы общей теории документа сквозь призму критики: ответ на статью Г.А. Двоеносовой «Общие соображения по поводу «Общей теории документа» // Перспективы развития документоведения в Росси: Сб. мат. заочного науч.-практ. семинара (4-5 апреля 2006 года, филиал РГГУ в г. Саратове) / Отв. ред. Е.А. Плешкевич. Вып.1. Саратов : изд-во ПМУЦ, 2006. С.21-28. - 0,2 п.л.

Новый подход к определению функций документов // Державне управлiння i право: Зб. наук. Праць. У 2-х ч. Ч.2 / Київський нац. ун-т к-ри i мистецтв; Ін-т державного управлiння i права. Київ, 2006. - Вып.1. - С.38-50. - 0,5 п.л.

К вопросу о соотношении понятий «наименование вида», «вид» и «жанр» документа // Науч.-техн. информ. Сер.1. М.,2006. №4. С.13-16. - 0,51 п.л.