Порядок ввода остатков по счетам в "1С: Бухгалтерия"

Содержание

Введение

1. Основные правила ввода начальных остатков

2. Ввод начальных остатков через типовые операции и ручным способом

3. Проверка правильности ввода начальных остатков

Заключение

Список литературы

Введение

Широкое применение средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета.

Относительная простота освоения и эксплуатации позволяет использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера.

При этом программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к предоставлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, исключению возможных несанкционированных исправлений в записях.

В настоящее время существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов. Во всех программах предусматривается составление на компьютере бухгалтерских проводок.

Одним из самых распространенных на сегодняшний день пакетов прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учета является «1С: Бухгалтерия».

Программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражении.

Цель данной работы охарактеризовать порядок ввода остатков по счетам.

Задачи работы:

- описать ввод начальных остатков ручным способом;

- описать ввод остатков с помощью типовых операций;

- рассмотреть правила проверки ввода начальных остатков.

1. Основные правила ввода начальных остатков

Для начала использования программы «1С: Бухгалтерия» необходимо ввести начальные остатки по всем счетам. Разумеется, если предприятие новое, и бухгалтерских операции еще не проводилось, то вводить начальные остатки не надо, а можно сразу преступить к вводу бухгалтерских операций. Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. Ростов-на Дону 2005 г.- 182 с.

Остатки можно формировать разными способами:

- вручную;

- с помощью типовых операций.

Остатки должны быть внесены по состоянию на начало учетного периода. Если нужно внести сальдо на 1 января 2006 года датой операции должен быть последний календарный день прошедшего месяца, то есть 31 декабря 2005 года.

Также можно установить эту дату в качестве «рабочей даты» через меню «Сервис» - «Параметры». На экране появится окно «Настройка параметров системы». Выбираем вкладку «Общие», в поле ввода «Рабочая дата» вводим дату 31.12.2005 и нажимаем кнопку «ОК». Окно «Настройка параметров системы» закроется.

После того, как дата начала ввода остатков определена, необходимо установить период расчета итогов и дату ввода остатков.

Для этого применяются следующие действия через меню «Операции» - «Управление бухгалтерскими итогами».

На экране появится окно «Управление бухгалтерскими итогами». После ввода «ПО» нужно установить период расчета итогов, например 4 квартал 2006 года и нажать кнопку «Установить расчет».

Итоги будут рассчитаны за указанный квартал. Далее нужно нажать кнопку «Выход», чтобы закрыть окно «Управление бухгалтерскими итогами».

Входящие остатки вводятся в качестве обычных операций, которые содержат проводки в корреспонденции со специальным счетом 00. при вводе остатков необходимо руководствоваться следующими правилами.

Дебетовые остатки вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00.

Кредитовые остатки вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.

Также при вводе входящих остатков в проводках вводятся только самые детальные остатки, которые существуют по данному счету. При этом остатки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков, вводить ненужно.

Если счет является счетом-группой, то остатки вводятся по каждому субсчету данного счета.

По тем счетам, на которых ведется аналитический учет, остатки необходимо будет внести по каждому из объектов аналитики (субконто). Например, на 01 балансовом счете аналитический учет ведется в разрезе объектов основных средств, значит, нужно будет ввести остатки по каждому из объектов основных средств.

Если по счету задан количественный учет, то остатки вводятся как в натуральном, так и в суммовом выражении.

Для счетов, по которым задано ведение валютного учета, остатки вводятся в сумме в валюте и в рублевом эквиваленте. Компьютерная бухгалтерия 7.7.«Азбука бухгалтера». М., 2003г.- 131с.

2. Ввод начальных остатков через типовые операции и ручным способом

Для выполнения операции по вводу остатков необходимо выполнить следующие действия через меню «Операции» - «Журнал операций».

В пункте меню «Операции» можно обратиться ко всем журналам, справочникам, константам, отчетам, обработкам, плану счетов, списку конкретных проводок и типовых операций, можно физически удалить из информационной базы ненужную информацию.

На экране появится окно «Журнал операций».

Можно вести операцию в ручную, нажав соответствующую кнопку в журнале, либо воспользоваться механизмом типовых операций, нажав кнопку «Ввести типовую операцию».

Для ввода операций в ручную, необходимо в окне «Журнал операций» нажать клавишу «Insert». На экране появится форма «Операция» - «Новая». При открытии формы «Операция» - «Новая» в поле ввода даты автоматически заносится текущая дата, которая была установлена в качестве рабочей даты.

Далее нужно нажать «Insert». Мигающий курсор переместится в поле ввода «Содержание».

Поле ввода документа, расположенное справа от поля ввода даты, заполняется автоматически программой.

После ввода «Сумма» заполняется по мере ввода проводок или не заполняется вообще. Сумма операции не влияет на бухгалтерские итоги, а служит только для отражения операции в журнале операций.

В поле ввода «Содержание» нужно ввести текст «Ввод входящих остатков» и нажать клавишу «Insert». В графе «№» будет автоматически сформирован номер проводки, входящей в операцию и будет выделена ячейка первой строки графы «Дт».

Типовые операции предназначены для ввода одинаковых, часто повторяющихся операций и охватывают практически все разделы бухгалтерского учета. При нажатии кнопки «Ввести типовую операцию» открывается окно формы выбора типовых операций:

- Ввод начальных остатков;

- Капитальные вложения в основные средства и нематериальные активы;

- Операции по договору лизинга у лизингодателя;

- Операции по договору лизинга у лизингополучателя;

- Операции по кассе;

- Операции по расчетному счету;

- Оплата труда;

- Расходы будущих периодов;

- Расчеты с учредителями (участниками)

- Учет материалов;

- Учет нематериальных активов;

- Учет основных средств;

- Учет товаров, продукции;

- Формирование уставного (складочного) капитала; Компьютерная бухгалтерия 7.7.«Азбука бухгалтера». М., 2003г. - 156 с.

Также можно создать свои типовые операции.

Как видно все типовые операции представляют собой многоуровневый список, сгруппированный по разделам учета.

Далее, двойным щелчком левой кнопки мыши на желтой пиктограмме с изображением папки «Ввод начальных остатков», попадаем в эту группу типовых операций.

Здесь находятся два вида операций - для ввода дебетовых и кредитовых остатков. Например, введем начальные остатки по счету 01. Счет 01 объявлен в плане счетов активным, необходимо внести по нему дебетовые начальные остатки.

Указываем мышью нужную операцию, нажимаем [Enter].

Откроется окно для её ввода. В этом окне типовая «операция» уже содержит часть значений, которые определены ранее в её шаблоне.

Остается указать только дебет счета (субсчета), субконто дебета, выбрать его из справочника «Основные средства», сумму и, при необходимости, содержание проводки.

Для перехода к следующему вводимому реквизиту проводки служит кнопка со стрелкой на панели инструментов окна операции.

Для этого должен быть включен режим автозаполнения, который включается нажатием соответствующей кнопки с изогнутой стрелкой на панели инструментов окна.

Также это можно сделать с помощью клавиши [Enter].

Отметим, что программа при вводе субконто предложит выбрать данные только из тех, которые прикреплены к конкретному счету и заполнить реквизиты «Количество» и «Валютных Сум» только в том случае, если на счете ведется количественный или валютный учет соответственно.

В случае, когда типовая операция состоит из нескольких проводок, также могут быть автоматически рассчитаны суммы некоторых из них, в зависимости от содержания операции.

Теперь остаётся только сохранить внесенные данные, нажав кнопку «Записать» или клавишу [Enter].

Добавить новую проводку можно, воспользовавшись пунктом меню «Действия» - «Новая проводка» или пунктом «Копировать строку» в том же меню.

Завершив ввод проводок, закрыть окно можно при помощи кнопки «ОК».

3. Проверка правильности ввода начальных остатков

После того, как были введены начальные остатки по всем счетам, можно приступить к вводу бухгалтерских операций организации.

Теперь все остатки и обороты по счетам программа будет рассчитывать сама по введенным проводкам.

Но перед тем как приступить к вводу проводок, нужно обязательно проверить правильность ввода остатков, так как от этого зависит вся дальнейшая работа. Введение в конфигурацию 1С: Бухгалтерии 7. 7. -М., 2003 г.- 69 с.

Программа позволяет формировать большое количество выходных документов. Для формирования выходных документов используются различные команды из пункта главного меню «Отчет». Выбор этих команд возможен после расчета итогов.

Для проверки правильности ввода остатков нужно сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков.

Например, если остатки вводились на 1 января 2006 года, то необходимо выбрать период 4 квартал 2005 года. Комягина В.Б. 1С: Бухгалтерия. М., 2004 г.

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета остатки на начало и конец периода, и обороты по дебету и кредиту за данный период. Список упорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятся полные названия счетов текущей строки и наименование субконто.

Если по счету ведется аналитический учет, то можно получить оборотно-сальдовую ведомость по счету в разрезе субконто. Для этого нужно установить курсор на нужный счет и нажать клавишу F 3.

Если при просмотре оборотно-сальдовой ведомости необходимо получить полные данные по конкретному счету, можно вывести карточку счета. Для этого необходимо установить курсор на требуемый счет и нажать клавишу F 5.

Для формирования «Оборотно-сальдовой ведомости» необходимо выполнить следующие действия:

- Выполнить команду главного меню «Отчеты» - «Оборотно-сальдовая ведомость». На экране появится окно настройки параметров «Оборотно-сальдовая ведомость».

- Установить период формирования отчета. Для этого нужно нажать кнопку с пиктограммой. На экране появится окно с установкой периода.

- Установить переключатель «Квартал», задать нужный квартал 4 квартал 2005 года и нажать кнопку «ОК». Окно установки периода отчета закроется, а выбранное значение будет показано в строке заголовке отчета.

- Для формирования оборотно-сальдовой ведомости нужно нажать кнопку «Сформировать». На экране появится отчет «Оборотно-сальдовая ведомость (4 квартал 2005 год)».

- Теперь нужно проверить дебетовые и кредитовые обороты по счету 00.

- Если остатки введены правильно, то дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту счета 00, а, следовательно, остаток на конец периода по счету 00 будет равен нулю.

В случае если обороты не совпадают, нужно проверить остатки по каждому счету в разрезе субконто и субсчетов.

Далее нужно закрыть отчет «Оборотно-сальдовая ведомость (4 квартал 2005 год)».

Также закрыть окно настройки параметров «Оборотно-сальдовая ведомость» с помощью кнопки «Закрыть» в нижней части окна.

Теперь можно закрыть программу «1С: Бухгалтерия» двойным щелчком мыши на логотипе программы, расположенном в левой части заголовка рабочего окна.

Заключение

В данной работе был произведен обзор ввода начальных остатков по счетам.

Ввод начальных остатков необходим для начала работы с программой «1С: Бухгалтерия». Если организация новая и поэтому отсутствуют бухгалтерские операции вводить начальные остатки не надо.

А если организация уже ведет хозяйственную деятельность на момент начала использования программы «1С: Бухгалтерия», то, конечно, необходимо ввести входящие остатки по всем счетам бухгалтерского учета. Ввод начальных остатков производится через окно Журнал операций, где можно воспользоваться механизмом типовые операции или ввести операцию вручную.

Одним из обязательных условий автоматизации учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Она включает разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации.

В настоящее время существует несколько десятков относительно известных программных продуктов, но можно смело выделить программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации разных видов учета.

Список литературы

1. 1С: Бухгалтерия 7.7. Практический курс. М., 2004 г.

2. Введение в конфигурацию 1С: Бухгалтерии 7. 7. -М., 2003 г.

3. Компьютерная бухгалтерия 7.7.«Азбука бухгалтера». М., 2003г.

4. Комягина В.Б. 1С: Бухгалтерия. М., 2004 г.

5. Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтеров. Ростов-на-Дону, 2005 г.