Основы делопроизводства

Содержание

12. Документирование трудовых отношений: процесса движения кадров. Документирование оценки труда работников

19. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем

Задание 33

Задание 51

Список литературы

12. Документирование трудовых отношений: процесса движения кадров. Документирование оценки труда работников

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу.Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2). - с. 9. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации”. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. Приор, 2001. - С. 69

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. - М.: Приор, 2002. - с.4.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Там же. - с. 3.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. - 1996. - №4(2). - с. 12.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”. Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) - М.:Изд-во Брандес, 1994 - Ст.15.-с.6.

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров”, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

на определенный срок не более пяти лет;

на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) - документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. - 2003. - № 1. - с. 20. При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. - Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. - с. 135 Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку. Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допол. На 01.12.94) - Ст. 18, с. 7.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Срок хранения приказов по личному составу и личных карточек (форма № Т-2) - 75 лет. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 2003. -с.68.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. - 1996. - № 4(2). - с.17. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости - анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

19. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем

К документам, оформляющим порядок рассмотрения споров между юридическими лицами относятся исковые заявления, претензионные письма.

При рассмотрении понятия «иск» немаловажным является исследование соотношения термина «иск» и «исковое заявление». Поверхностный анализ некоторых норм ГПК РФ (например, ст. 39, 138, 139, 151) оказывает, что «иск» и «исковое заявление» далеко не однозначные понятия.

В начале 70-х годов Ж.Н. Машутиной была выдвинута идея о соотношении иска и искового заявления как содержания и формы. По ее мнению, формой иска является исковое заявление, в которое облекается содержание иска. Энциклопедический словарь. Брокгауз и Эфрон. Т.2. - М.: Слово-пресс. 1996.

Мысль о соотношении иска и искового заявления как содержания и формы получила дальнейшее развитие. Очевидно, что между иском как требованием о защите права или интереса и исковым заявлением, в котором излагается это требование, существует определенная связь. И чтобы обозначить эту связь, необходимо воспользоваться категориями «содержание» и «форма». Форма и содержание - это парная категория, ибо форма является выражением содержания, а содержание всегда выливается в некую форму. Все сказанное дает основание утверждать, что иск и исковое заявление соотносятся как содержание и его внешняя форма. При этом форма всегда имеет «служебное значение», потому что она является способом существования и выражения содержания. В этой связи служебная роль искового заявления как формы иска состоит в том, что в нем отражаются (фиксируются) элементы иска, а также иные сведения, необходимые для правильного и быстрого рассмотрения дела.

В соотношении «исковое заявление - иск» исковое заявление (форма) более консервативный элемент в отличие от иска (содержания), который обладает реформационным (динамичным) характером. При изменении иска (содержания) посредством уточнения или замены его элементов исковое заявление (форма) остается неизменным до тех пор, пока изменение элементов одного иска (содержания) не повлечет за собой замену его другим иском.

При анализе соотношения иска и искового заявления как содержания и его формы, не следует забывать об их относительной самостоятельности. Об этом свидетельствует анализ процессуальных норм, предусматривающих институты признания иска, обеспечения иска, соединения и разъединения исков. Так, норма, предоставляющая ответчику право признать иск, имеет в виду признание не искового заявления, а иска как требования к суду о защите права или интереса. Наиболее ярким подтверждением тезиса об относительной самостоятельности иска и искового заявления является институт соединения и разъединения исков.

Наконец, соотношение иска и искового заявления как содержания и формы, имеющих относительно самостоятельное существование, дает возможность объяснить, почему определение элементов иска нужно вести в объективном плане, а не с позиции субъективного подхода, ориентированного на действия заинтересованного лица.

Письма оформляются на бланках для писем, и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа (прошу);

от первого лица множественного числа (просим);

от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

Служебные письма готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.:, 2000.-133с.

ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром - образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. На них должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: название типографии, номер заказа и при необходимости тираж и формат бланка. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие. -М:, 2002.-89с.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3,6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4,5, II, 12,17,19,20,24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.

Допускается изготовление бланков для отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5 и 10.

На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13,16,19,20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.

На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печататься на национальных и русском языках. На бланках с угловым рас положением реквизитов с начала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа - на русском.

На бланках документов реквизиты 6 - 10 и 14 в пределах площади, отводимой им формуляром - образцом, могут располагаться одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади); - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

На бланках для служебных писем реквизиты 4 и 5 располагаются централизованным способом в зоне А.

Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки и автоматического считывания информации, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, отличным от цвета основных реквизитов бланка.

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, следует выполнять чернилами или пастой чёрного цвета.

При печатании бланков применяются типографические шрифты размером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 - 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для оформления реквизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие. -М:, 2002.-75с.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.

Задание 33

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности председатель правления райпо издал распоряжение о введении инструкции по делопроизводству. Инструкция должна быть введена в действие с 01.01.2005. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование инструкции по делопроизводству и ее передачи в структурные подразделения до 01.01.2005 г. Контроль за исполнением распоряжения возложен на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.

РАЙПО

Приказ

О введении инструкции по делопроизводству

Г. Новосибирск

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности издаю распоряжение ввести инструкцию по делопроизводству.

Приказываю:

Утвердить и ввести предлагаемую инструкцию по делопроизводству

Инструкция должна быть введена в действие с 01.01.2005.

Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование инструкции по делопроизводству и ее передачи в структурные подразделения до 01.01.2005 г.

Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.

Председатель райпо Личная подпись М.Т.

С приказом ознакомлены:

Самойлова Н.И. Личная подпись

Скворцов И.С. Личная подпись

Дата

Задание 51

Составьте приказ об объявлении благодарности бухгалтеру АО «Витязь» Федоровой Е.С, за многолетнюю добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием. Приказ был подготовлен на основании представления о поощрении, составленного главным бухгалтером Герасимовой С.И, согласован с начальником отдела Трегубовой К.Ф. 15.09.2005. После подписания приказа директором АО «Витязь» Елисеевым О.В. приказ был зарегистрирован 16.09.2005 инспекторам по кадрам Анисимовой В.Д. за № 28-П, а затем 17.09.2005 доведен до сведения Федоровой Е.С. и подшит в дело.

Акционерное общество

«Витязь»

Согласован с начальником отдела

Трегубовой К.Ф.

15.09.2005

Зарегистрирован инспектором по кадрам

Анисимовой В.Д. 16.09.2005 №28-П

Приказ

16.09.05 №28-П

Г. Новосибирск

Приказываю объявить благодарность Федоровой Е.С, за многолетнюю добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием. Приказ подготовлен на основании представления о поощрении, составленного главным бухгалтером Герасимовой С.И.

Генеральный директор Личная подпись М.Т.

С приказом ознакомлен:

Федорова Е.С. Личная подпись 17.09.2005

Запись подшита в дело.

Подпись Личная подпись

Дата17.09.2005

Список литературы

Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. - 2003. - № 1. - с. 20.

Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) - М.:Изд-во Брандес, 1994 - Ст.15.-с.6.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2). - с. 9.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М.: Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 2003. - с. 504

Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. - М.: Приор, 2002. - с.4.

Секретарское дело/Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. - Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 2003. - с. 135

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М. Приор, 2001. - С. 69