Облік грошових коштів підприємства

Облік грошових коштів підприємства

1. Загальні положення

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку.

Каса -- спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів.

До грошових документів відносять грошові квитки, поштові марки, путівки тощо.

Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф, касир зобов'язаний оглянути недоторканість замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

Після одержання дозволу органів внутрішніх справ, до початку касових операцій інвентаризаційною комісією проводиться перевірка наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі.

Приміщення каси має бути ізольоване, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа -- касир. Після видання наказу про призначення касира на роботу, керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність. На великому підприємстві касирів може бути декілька. На малому підприємстві функції касира можуть виконуватися будь-яким працівником, призначеним наказом керівника.

Ліміт залишку готівки в касі -- гранично допустима сума готівки, яка може зберігатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Ліміт каси встановлюється обслуговуючим банком щороку в перший квартал. Сума встановленого ліміту може бути переглянута у разі звернення клієнта і подання ним заявки-розрахунку. У випадку обґрунтованості попередньо встановлений ліміт переглядається. Сума встановленого ліміту залежить від специфіки роботи підприємства, відстані до установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів.

У випадку неподання підприємством протягом першого кварталу заявки-розрахунку, банк у вигляді санкції може встановити ліміт в розмірі одного неоподаткованого мінімуму.

При наявності на підприємстві декілька рахунків в різних установах банку, це підприємство визначає основний рахунок, за місцем знаходження якого, банк встановлює ліміт.

Колективні сільськогосподарські підприємства самостійно визначають ліміт, і у першому кварталі року повідомляють про це банк.

Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється селянським (фермерським) господарствам, які займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям.

Для організацій та установ силових структур ліміт встановлюється банком за погодженням з керівниками, при врахуванні специфіки організації. Про розмір встановленого ліміту і терміни здійснення інкасації готівки банк під розписку повідомляє підприємство. За не встановлення ліміту на банк накладається штраф у розмірі 50 неоподатковуваних мінімумів.

Усю готівку понад ліміт підприємства мають здавати у порядку і в строки, встановлені установами банку. До підприємства, що перевищують ліміт, застосовуються фінансові санкції -- штраф у двохкратному розмірі сум виявлених понад ліміт.

2. Надходження готівки в касу

В сучасних умовах можна виділити два значні джерела надходження коштів до каси:

* надходження з рахунку в банку;

* готівка, що надходить у вигляді виручки.

Перед тим як утримати кошти з банківського рахунку в бухгалтерії заповнюють касову заявку, в якій вказується календар видачі заробітної плати (дата і сума). Індивідуальні підприємці та фермери отримують кошти на заробітну плату та на виплату дивідендів без попередньої заявки.

У день виплати заробітної плати для того, щоб зняти готівку із свого рахунку бухгалтером заповнюється чек чекової книжки і підписує його разом з керівником. Касир незадовго до дня виплати зарплати замовляє потрібну суму в банку. В день виплати одержує її за чеком в банку.

Проте, найбільш вагомим в сучасних умовах видом надходжень в госпрозрахункових підприємств є надходження коштів від реалізації продукції, товарів, робіт та послуг. При цьому отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) -- платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Із наведеного переліку податкова накладна, рахунок-фактура, Акт виконаних робіт переважно оформляються при безготівкових розрахунках, але їх застосування можливе і при наданні послуг фізичним особам, які не мають рахунку в банку.

Кошти, які надходять у вигляді виручки від торгівельної діяльності, збираються Е операційній касі. Поняття операційної каси відрізняється від вищерозглянутого нами поняття каси підприємства. Операційна каса не призначена для тривалого зберігання готівки, тому може н« забезпечуватися такими заходами безпеки як каса на підприємстві. Вона знаходиться у салон магазину, їдальні, кіоску і є максимально наближеною до покупця, в переважній своїй більшості обладнана ЕККА.

В кінець робочого дня кошти, які знаходяться у операційній касі, інкасуються в банк, з; винятком розмінної монети у розмірі 2-5% від встановленого ліміту.

При отриманні коштів від покупців їм видається касовий чек, вибитий касиром на ЕККА.

У випадку несправності ЕККА, чи тимчасового відключення електроенергії при розрахунках з покупцями використовується товарно-касова книга. При здійсненні торгове операції покупцям видають товарний чек. Товарні чеки оформляються у вигляді чекової книг (не менше 100 чеків), пронумеровуються і прошнуровуються, завіряються гербовою печаткою ДГП. Товарний чек складається з двох рівних частин, на кожній з яких має стояти штам підприємства. Записи здійснюється кульковою ручкою, вільні рядки підлягають закресленні« Видаються чеки матеріально-відповідальній особі керівником. При невидачі продавця розрахункового документу (касового чи товарного чеку) на підприємство накладається штраф.

Надходження готівки безпосередньо у касу підприємства оформляється прибутковим касовим ордером. При прийманні грошей в касу підприємства видається квитанція за підписами головного бухгалтера і касира. На прибутковому касовому ордері і на корінці цього ордеру ставиться штамп підприємства.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають був заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів. У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день складання.

Після оформлення прибуткові касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Після реєстрації прибутковий касовий opдер дається до виконання касирові.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касу зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видаткові документі -- дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи де бухгалтерії для належного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" та "Отримано" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Після отримання коштів в касу і видання квитанції про сплату, касир зобов'язаний здійснити запис у Касову книгу.

При внесенні коштів в касу слід пам'ятати, що прибутковий касовий ордер приймається до виконання тільки у день його оформлення. Коли до кінця робочого дня кошти не внесені, то прибутковий касовий ордер анулюється (перекреслюється) касиром і ставиться надпис "анульовано". В бухгалтерії такий же запис здійснюється в журналі реєстрації прибуткових касових ордерів, у графі "примітка". Анульовані касові ордери зберігаються в бухгалтерії в окремій папці на протязі 36 місяців

При порушенні порядку проведення розрахунків через каси підприємств прибутковими та видатковими касовими ордерами накладається штраф, розмір якого встановлений чинним законодавством.

3. Інвентаризація каси

Контроль за додержанням касової дисципліни можна поділити на внутрішній і зовнішній.

Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризаційною комісією призначеною наказом керівника. У встановлені строки, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси. Ревізія каси перш за все передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства Інвентаризація проводиться за обов'язкової участі касира.

Перед інвентаризацією, касир зобов'язаний скласти останній звіт з документами за поточний день і дати розписку, де вказано, що гроші, які поступили в касу оприбутковані відповідно відображені як в прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Даний звіт подається в бухгалтерію.

Подальшою процедурою є перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член інвентаризаційної комісії. Як правило, вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). В даному випадку перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає окремою строчкою. Окремим рядком в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, гербові марки, цінні папери за їх номінальною вартістю та бланки суворої звітності.

Визначена в процесі інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів, відображається в спеціальному документі форми N-інв.-15 "Акті інвентаризації грошових коштів". В цій формі вказується результат інвентаризації: недостача (списується на матеріально-відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в доход підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов'язаний дати пояснення про його причини.

Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, фінансові органи та установи банків.

У випадку відсутності касира по поважних причинах (хворобі), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості.

Особливу увагу обслуговуючі установи банку повинні приділяти перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 50 тис. грн.) розмірах, знятих підприємствами, чи приватними підприємцями зі свого рахунку.

4. Бухгалтерський облік готівкових коштів

Для обліку готівки в плані рахунків передбачено активний ЗО рахунок "Каса". Він має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

302 "Каса в іноземній валюті"

Окрім вказаних субрахунків можна відкривати субрахунки для операційних кас на підприємствах, які займаються торгівельною діяльністю.

По дебету рахунку відображають надходження готівкових коштів, а по кредиту їх використання.

Аналітичний облік можна вести за окремими касирами та в розрізі видів іноземних валют.

Для обліку коштів в дорозі та грошових документів призначено активний рахунок 33 "Інші кошти", який поділяється на такі субрахунки:

331 "Грошові документи в національній валюті"

332 "Грошові документи в іноземній валюті"

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"

334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті

По дебету 331 та 332 субрахунків відображають надходження у касу грошових документів (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, путівок тощо) в національній та іноземній валютах, а по кредиту -- їх списання.

По дебету 333 та 334 субрахунків обліковується готівка внесена до кас банків, Ощадбанків, поштових відділень для зарахування на банківський рахунок, але ще не зарахована. По кредиту відображається зарахування готівки банком на рахунок підприємства.

5. Кореспонденція рахунків з обліку готівки та інших коштів підприємства

Об'єкт обліку -- грошові кошти, які знаходяться в касі підприємства, обліковуються за номіналом. Одиниця обліку -- номінал купюр.

Аналітичний облік. Аналітичний облік грошових коштів у касі будується за окремими фізичними особами, які здійснюють касові операції на підприємстві.

Каса -- самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Матеріальна відповідальність за зберігання коштів і ведення касових операцій покладена на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язання касира. Зобов'язання касира зберігається у головного бухгалтера.

В деяких випадках за невеликого обсягу касових операцій дозволяється сумісництво цієї роботи з іншою, якщо вона не пов'язана з розрахунками.

Касові операції здійснюють згідно з порядком про ведення касових операцій підприємствами, установами і організаціями, який запровадив Національний банк України, встановивши єдиний для всіх підприємств, установ і організацій прийом здійснення й обліку касових операцій та єдину для них документацію.

Регламентування ведення касових операцій забезпечує здійснення контролю за додержанням касової дисципліни, сприяє поліпшенню обліку.

Гроші до каси надходять здебільшого з розрахункового банківського рахунка насамперед для виплати заробітної плати працюючим, покриття витрат на відрядження й інші господарські, адміністративні й операційні потреби.

Банк установлює ліміт залишку готівки в касі в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат. Ця готівка має зберігатися в касі. Готівку можна витрачати тільки за тим призначенням, задля якого вона видана банком.

Понад ліміт у касі можуть зберігатися лише гроші, призначені для оплати праці. Невиплачені протягом трьох днів з дня одержання грошей у банку суми заробітної плати мають бути повернені на розрахунковий рахунок у банк.

Для прийняття, зберігання і витрат грошей кожне підприємство або організація повинні мати окреме відповідно обладнане приміщення -- касу.

Документальне оформлення касових операцій. Касові операції здійснюють на основі оформлених документів.

Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія. У прибуткових ордерах зазначають, від кого, за що або навіщо одержані гроші, а у видаткових -- кому, за що або навіщо вони видаються. В ордерах проставляють також кореспондуючі рахунки, на яких має бути відображена операція і зазначені виправдовувальні документи, що стали підставою для складання ордерів (чеки, авансові звіти, заяви тощо).

Прибуткові ордери мають бути підписані головним бухгалтером, а видаткові -- керівником і головним бухгалтером підприємства.

Касові ордери до виконання касиру підприємства передає безпосередньо сам бухгалтер, а не через особу, котра одержує або вносить гроші.

Касир, який одержав з бухгалтерії касові ордери, має перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перелічені в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція.

Готівка і переміщення грошей у касі відображуються касиром у касовій книзі. Записи в ній виконуються за кожним прибутковим і видатковим ордером.

Усі касові ордери після їх виконання касир підписує, а додані до них документи, щоб уникнути повторного їх використання, погашає штампом або підписом від руки «Одержано» чи «Сплачено» і проставляє дату.

Записи у касовій книзі здійснюються лише під копірку, тобто в двох примірниках (другі примірники слугують звітом для касира). Наприкінці робочого дня підраховують підсумки оборотів за приходом і видачею грошей та виводять залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира разом з прибутковими і видатковими ордерами і прикладеними до них виправдовувальними документами, касир передає бухгалтерії під розписку в касовій книзі.

Бухгалтер має перевірити таке: правильність оформлення касових ордерів та їх обґрунтування; виконані записи в касовій книзі і виведений залишок у ній на кінець дня і проти кожної суми проставити шифр кореспондуючих рахунків.

Перелічимо найважливіші вимоги до правильного оформлення й обліку касових операцій.

Негайне записування кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі; здача касиром під розписку до бухгалтерії касових документів.

Виписування бухгалтерією на кожну касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації і реєстрації цих коштів у реєстрі до передачі їх для виконання касиру.

Погашення касиром спеціальним штампом касових документів, аби запобігти зловживанню цими документами, зокрема повторному їх використанню.

Установлення наказом осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і недопустимість виконання касових операцій на не підписаних документах.

З метою контролю не рідше одного разу на місяць потрібно перевіряти готівку в касі, складати акт.

Керівник підприємства несе відповідальність за зберігання грошей, правильне й доцільне їх використання.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію; при здачі таких документів до бухгалтерського архіву в архівній книзі роблять позначку про прийняття «Касових документів».

Облік касових операцій у системі рахунків. Для обліку касових операцій і залишку використовують рахунок «Каса», записи здійснюють на основі перевірених відривних аркушів касової книги і доданих до них документів на загальні суми за день (або за кілька днів). На цьому рахунку не можна робити жодних бухгалтерських проведень, якщо вони не відображають касових операцій (сторнувань тощо). Усі бухгалтерські проведення мають точно відповідати записам касової книги. Це неодмінна умова для забезпечення готівки.

На рахунку «Каса» у дебеті записують операції надходження грошей до каси, а у кредиті -- їх вибуття; сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі.

За дебетом рахунок «Каса» кореспондує з рахунками «Рахунки в банках», «Доходи», «Розрахунки з підзвітними особами», «Розрахунки з різними дебіторами» тощо.

Записи на кредиті рахунка «Каса» здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків «Розрахунки з оплати праці»; «Розрахунки з підзвітними особами» (видача підзвітних сум); «Рахунки у банку»; «Загальновиробничі витрати»; «Адміністративні витрати»; «Витрати на збут»; «Розрахунки з різними дебіторами»; «Розрахунки зі страхування» тощо.

Контроль касової дисципліни. Керівник організації і головний бухгалтер мають систематично контролювати додержання касової дисципліни і зберігання грошей у касі. Керівник підприємства повинен не рідше як один раз на місяць призначати комісію для раптової ревізії каси, під час якої готівка перераховується (кожна пачка має бути розкрита). Після перевірки усіх прибуткових і видаткових документів визначається залишок, який звіряють з готівкою.

Якщо під час ревізії виявлено нестачу, то вона стягується з касира.

Підприємство зобов'язане негайно подати позов щодо стягання нестачі. Якщо в касі ревізією виявлені надлишки, то на державних підприємствах вони вносяться в дохід бюджету. Це оформляють таким записом:

Дебет рахунка «Каса»

Кредит рахунка «Розрахунки по іншим операціям».

На приватних підприємствах надлишки приєднуються до доходу. Це оформляється таким записом:

Дебет рахунка «Каса»

Кредит рахунка «Фінансові доходи».