Аудит на предприятии

Современный уровень понимания менеджмента предполагает, что объектом управленческой деятельности являются организации. Термин «организация» в менеджменте имеет два смысла:

- это система как хозяйствующий субъект;

- это процесс создания самой системы, функционирования отдельных ее элементов. В этом случае термин «организация» используется в расширенном толковании, особенно в не совсем концептуально удачном сочетании «организация управления предприятием».

Организация - это определенным образом структурированная совокупность людей, реализующих свои индивидуальные цели и задачи в процессе группового взаимодействия через призму организационных интересов. Поведение человека в сложной, многофункциональной, динамической системе подчиняется особым законам. Без их понимания эффективное управление невозможно.

Ключевым моментом в данном случае становится определение индивидуальных интересов членов организации и организационных интересов. Их совпадение или разность и определяет в конечном итоге эффективность или неэффективность всей организационной системы (рис. 1).

Рис. 1. Взаимодействие интересов членов организации с организационными интересами

При рассмотрении какой-либо группы людей как организации необходимо учитывать социальность организационного механизма, что накладывает свой отпечаток на рассмотрение ряда аспектов организационной деятельности. Имеется в виду:

- целое больше, чем сумма составляющих его частей;

- поведение человека определяется не только индивидуальной мотивацией, но и контекстом его включенности в организацию;

- система есть ее история;

- динамика развития организации, т.е. поведение организации и ее членов определяется в конечном счете организационной парадигмой, без изменения которой часто невозможно достичь реального эффекта инноваций, нововведений.

Любая организация в зависимости от ее размеров и характера деятельности - это более или менее сложная система, состоящая из отдельных элементов. Каждый из таких элементов может, в свою очередь, рассматриваться как имеющее внутреннюю структуру подразделение и, следовательно, быть подсистемой, также состоящей из ряда присущих именно ей элементов.

Сложность технологических, организационных и экономических взаимосвязей между элементами систем и подсистем предопределяет необходимость учитывать в процессе исследования закономерностей и особенностей деятельности фирм специфические особенности методологических принципов системных исследований.

Во-первых, свойства системы не простая сумма свойств ее элементов. Система обладает и другими свойствами, возникающими именно из-за наличия взаимосвязей между ее элементами (закон эмерджентности).

Во-вторых, сложность фирмы как реально существующего объекта исследования требует представления в виде ряда упрощенных (по сравнению с действительностью) моделей. Каждая из них должна быть ориентирована на решение конкретного круга задач и являться лишь некоторым более или менее значительным упрощением реально существующего объекта, упрощением, отображающим лишь важнейшие исследования свойства и взаимосвязи элементов и системы в целом.

В-третьих, фирма как система не может функционировать вне взаимосвязей с внешней средой, оказывающей на условия и результаты деятельности фирмы существенное влияние, и поэтому является открытой системой, находящейся в непрерывном взаимодействии с другими, иными словами, сама является подсистемой более общей экономической системы высшего уровня.

Проведение аудита базируется на системном подходе, в рамках которого организация - это комплекс взаимосвязанных систем (табл. 1):

- во-первых, как открытая система, т.е. находящаяся в условиях многовариантного рыночного развития;

- во-вторых, как закрытая система, т.е. имеющая закрепленную организационно-нормативную структуру, но существующую внутри открытой.

Открытая система. Организация как субъект рыночных отношений рассматривается в рамках маркетинговой концепции, означающей управление организацией исходя из внешних критериев рынка: так называемых факторов макро- и микросреды, рыночной конъюнктуры. Макросреда определяется факторами экономического, технического, социального, правового, политического и т.п. характера; тогда как микросреда - поведением потребителей, действиями конкурентов, политикой поставщиков и посредников. Складывающееся на данный момент соотношение между предложением и спросом, конкретные условия хозяйственной деятельности предприятия формируют конъюнктуру рынка.

Управление исходя из «внешних» критериев предполагает создание в организации следующих подсистем:

- подсистемы восприятия внешней (рыночной) информации; ее главная функция - организация проведения рыночных исследований;

- подсистемы обработки полученной информации, предполагающей анализ результатов рыночных исследований и формирование конкретных выводов, необходимых для стратегического планирования развития организации;

- подсистемы ответного реагирования, включающую мероприятия на рынке, направленные на формирование положительного отношения к самой организации, и ее конечным продуктам, услугам, а также мероприятия, регулирующие конкуренцию, т.е. создающие конкурентное преимущество.

Постоянное поддержание такой системы, ориентированной на внешние условия, создает возможность «нормального» выживания субъекта предпринимательской деятельности в рынке. Разумеется, все вышесказанное будет верным только для организации с серьезным внутренним потенциалом. Для воссоздания полной картины организации, необходимо ее рассмотрение как закрытой системы.

Закрытая система - предполагает разграничение организации на внутренние взаимозависимые и взаимодополняемые системы, формирующие в конечном итоге ее (организации) содержание.

При рассмотрении организации как открытой системы речь шла о маркетинговой концепции управления, т.е. именно маркетинг являлся главным инструментом, поддерживающим ее существование. При рассмотрении организации как закрытой системы таким главным инструментом является стратегия. Стратегическое мастерство руководителей важнейшее условие для существования организации как закрытой системы. Управление такой системой предполагает формирование системных компонентов. Это:

- подсистема, в рамках которой, взаимоувязаны такие элементы организации как миссия, цели и стратегия. Эта подсистема носит характер надстройки;

- содержательная (статическая) подсистема организации. Статическая подсистема описывается морфологией и функциональной закрепленностью. Большое значение имеет соответствие или несоответствие функционального и морфологического содержания. Их несоответствие приводит к различным формам организационных патологий. Важнейший показатель содержательной системы - организационная культура, как описывающая ценности организации;

- подсистема развития организации, формирующая, оценивающая, оптимизирующая критерии развития и роста. Необходимо отметить, что развитие организации во многом зависит от факторов внешней среды и результатов функционирования организации как открытой системы.

В табл. 1 содержится краткий конспект основных положений системного подхода.

Таблица 1 - Организация как система

Особое место в деятельности организации занимает разработка стратегии, или стратегическое планирование - одна из основных функций управления, представляющая собой процесс определения целей организации, а также путей их достижения (рис. 2).

Рис. 2. Процесс стратегического планирования

Стратегическое планирование формирует основу для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля менеджмента ориентированы на разработку и реализацию стратегических планов.

Разработка и реализация стратегии - важнейшая функция руководителей высшего звена управления организации. В рамках стратегического планирования решаются следующие вопросы управления организацией:

- разработка общефирменной стратегии;

- подготовка стратегических решений в отдельных хозяйственных областях;

- анализ конкурентной среды;

- определение основных целей организации;

- управление стратегически важными факторами деятельности на рынке;

- формирование маркетинговой стратегии на рынке отдельных товаров;

- изучение жизненного цикла продукции на рынке;

- управление портфелем заказов;

- выявление стратегических перспектив финансирования капиталовложений;

- формирование кадровой политики организации;

- формулирование общей концепции развития предприятия;

- анализ перспектив в этой области;

- исследование структуры затрат.

Стратегическое планирование определяет характер стратегического управления. Реализация стратегических планов, стратегический контроль и выявление возникающих проблем относятся к сфере оперативного управления организацией (рис. 3).

Важный фактор стратегического планирования - стратегия, разработанная руководителями высшего звена управления, должна быть поддержана руководителями среднего звена и всеми работниками. Последние должны четко представлять свою роль в деятельности фирмы и достижении ею долговременных и краткосрочных целей. Для этого они должны быть соответствующим образом проинформированы. Без ясной формулировки целей нет возможности объединить усилия всех работников для их достижения.

Рис. 3. Внутрифирменное планирование

Диагноз внутренних проблем определяется в рамках управленческого обследования, представляющего собой оценку функциональных зон организации для выявления ее сильных и слабых сторон. В рамках обследования обычно рассматриваются: маркетинг, финансы, операции, человеческие ресурсы, и образ организации.

Очень важно тщательно проанализировать следующие условия работы организации:

- циклы ее деловой активности;

- изменения конъюнктуры рынка;

- наличие рабочей силы;

- источники материальных и финансовых ресурсов;

- взаимодействие с государственными и другими предприятиями отрасли;

- основные конкуренты организации и другие факторы (рис. 4).

Для качественного и полного понимания внутриорганизационных процессов, детерминирующих ее внешний образ, необходимо выделить ее существенно важные элементы (рис. 5).

Рис. 4. Основные элементы организации

Для изучения деятельности фирм наибольшее значение имеет анализ организационно-управленческой и экономико-технологической структур фирм на основе соответствующих моделей.

Рис. 5. Анализ исходной позиции в работе организации

Взгляд на организацию сквозь призму циклов развития позволяет точнее идентифицировать ее основные ценностные установки и ориентации, конкретизировать задачи, стоящие перед организацией, особенности управленческих подходов и кадрового обеспечения.

Ниже рассмотрены атрибуты современной организации:

Видение - это картина представления будущего, которого хочет достигнуть организация. Видение следует рассматривать как вероисповедание, оно выражает чувства сотрудников и формулируется так, как будто бы оно уже началось. Видение для организации должно быть единственным и неповторимым.

Миссия - показывает, для чего существует организация? В чем состоит ее задача в рамках общества? Какую роль выполняет организация своей деятельностью? Миссия детализирует статус предприятия, обеспечивает основное направление и ориентиры для определения целей, стратегических подходов на различных организационных уровнях. Формулировка миссии предприятия содержит следующие моменты:

1. Главная задача предприятия с точки зрения его основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.

2. Характеристика по отношению к фирме среды, которая определяет основные принципы деятельности предприятия на рынке.

3. Культура и психологический климат организации.

Образцовая модель организации (философия организации). В понятии «образцовая модель» заключается представление о ценностях, позициях и способах поведения, которые отличают эту организацию от других. Представления о ценностях могут быть заимствованы у других организаций. Они затрагивают скорее рациональный уровень, но могут содержать и качественную информацию.

Идеал - содержит информацию о состояниях и событиях, которых организация желает приобрести. Идеал - это скорее утопия.

Культура организации - совокупность норм, представлений о ценностях и направлениях мыслей, отражающих поведение сотрудников всех ступеней и, тем самым, облик организации, который она являет миру. В понятии «организационная культура» могут определяться также основные принципы управления, которые составляют управленческое кредо организации.

Цели организации - включают в себя измеримые результаты и величины. Цели могут иметь количественную и качественную природу и служат тому, чтобы делать наглядными результаты работы организации или руководящих работников, сотрудников, коллективов. Они, как правило, используются для оценки деятельности.

Рекламный лозунг. Самая эффективная реклама - это реклама торгового знака, марки, имиджа, которая носит функцию не только информативную, как рекламирование просто товара, но и создает на перспективу рынки потребителей, отдающих предпочтение рекламируемой марке или знаку. Реклама «сырого» товара, которую эксплуатировали и некоторые до сих пор эксплуатируют большинство российских производителей, если и имеет, то очень краткосрочный, «пустой» эффект. Рекламный лозунг - это своеобразная внешняя (ориентированная на потребителя) миссия.

Организационная структура фирмы чаще всего представляется в форме схемы, показывающей связи и разделение ответственности в рамках организации. Для ее подготовки последней важно:

- определить ближайшие потребности компании и то, что станет необходимым по мере развития фирмы;

выяснить, какие сотрудники способны выполнять отводимые им функции;

- оценить взаимоотношения между сотрудниками и как будут формироваться задания для них.

Это создает основу для определения организационной структуры компании, которая должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечивать наиболее эффективное выполнение поставленных задач. Решение вопроса, каким образом будет разделена ответственность и, что еще важнее, власть, должно быть определено на самой ранней стадии развития фирмы. В организационной схеме находит отражение стратегия и методы бизнеса.

Организационная структура фирм сильно зависит от отраслевых особенностей деятельности фирмы, ее размера и других объективных факторов. При допустимых с точки зрения содержания поставленной задачи упрощениях организационную структуру фирм любого профиля можно представить моделями достаточно общего вида, которые затем необходимо положить в основу оценок эффективности в рамках данной фирмы механизма управления, а также принципов организации управления с точки зрения выделения структур, находящихся в линейном и функциональной подчинении руководства фирмы и ее подразделений.

Разумеется, обособление в рамках фирмы отдельных структурных подразделений имеет смысл при:

- достаточно большой численности работающих, при которой, эффективное управление их деятельностью из одного центра становится затруднительным;

- и если персоналом фирмы выполняются работы различного технологического характера, что вынуждает организовать управление технологическими процессами специалистами различного профиля.

В современных условиях, пожалуй, только торгово-посреднические фирмы могут успешно функционировать в рамках лишь одного вида деятельности. Но и в этом случае фирма, достигнув в своем развитии определенных размеров, будет стремиться к сочетанию розничной и оптовой торговли, выходу на прямые связи с изготовителями товаров, организации производственных процессов по доработке покупаемых изделий, сервисному обслуживанию клиентуры и тому подобному развитию своей деятельности в сопряженных с основной сферах, т.е. к диверсификации, обеспечивающей возможности сокращения общих издержек, большую финансово-экономическую устойчивость в условиях жесткой конкуренции и в определенной мере трудно предсказуемых колебаний рыночной конъюнктуры. Так, фирма, первоначально специализирующаяся в области строительства тех или иных объектов, постепенно в процессе своего развития будет стремиться к созданию производств, обеспечивающих ее собственные потребности в строительных материалах и конструкциях в тех пределах, пока издержки собственного производства таких материалов будут ниже, чем затраты на их приобретение с учетом транспортной составляющей у сторонних поставщиков.

Фирма, специализирующаяся в области производства сельскохозяйственной продукции, как растениеводческой, так и животноводческой, в целях снижения потерь при хранении продукции и уменьшения выручки от ее реализации в связи с необходимостью пользоваться услугами посредников будет стремиться к созданию собственных подразделений первичной переработки сельскохозяйственного сырья мельницы, крупорушки, мясоперерабатывающие и молочные заводы (цехи) и, наконец, к открытию фирменных магазинов, осуществляющих розничную и мелкооптовую торговлю своей продукцией.

Наиболее общий принцип выживаемости фирмы любого профиля гласит: фирма должна непрерывно развиваться, вкладывать значительную часть своих финансовых ресурсов в развитие и расширение производства. Остановка развития, застой неизбежно приведут фирму к экономическому краху и ликвидации.

Из сказанного вытекает, что на любой стадии существования фирмы в ее составе могут быть выделены подразделения, выполняющие определенный круг функций. Если фирма достаточно велика по своим размерам, то эти подразделения выделяют и в организационном плане. Каждое в той или иной мере наделяется в этом случае административно-хозяйственной самостоятельностью, т.е. правом принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции, определяемой для каждого подразделения органом общего управления фирмой в целом. В зависимости от размеров фирмы таким органом общего управления может быть индивидуальный владелец, наемный руководитель-менеджер, дирекция, правление и т.д.

Очевидно, что в пределах фирмы достаточно больших размеров целесообразно выделение в ее структуре административно и хозяйственно обособленных подразделений. Потребности обеспечения управленческих и информационных связей требуют исследования на основе системного подхода. Все отделения фирмы могут быть подразделены на осуществляющие непосредственно производственную деятельность, ради которой и создается фирма, и подразделения, выполняющие функции управления и обслуживания производственных подразделений.

Как производственные функции, так и функции обслуживания и управления будут выполняться тем эффективнее, чем более специализированным является данное подразделение. Специализация способствует в данном случае повышению квалификации и скорейшему приобретению персоналом необходимых практических навыков, упрощает управление подразделением со стороны вышестоящего органа, поскольку уменьшает разнообразие целей, которые орган управления ставит перед управляемым подразделением, и контроль за степенью их достижения. Однако степень специализации подразделений фирмы должна быть ограничена разумными пределами с учетом полной занятости работников, сокращения объемов передаваемой от исполнителя к исполнителю информации и снижения общей величины издержек фирмы.

Структура производственных подразделений фирмы также может строиться исходя из различных принципов специализации. Так каждое производственное подразделение может быть ориентировано на изготовление какого-то одного вида продукции. Такая структура называется предметно-специализированной. Преимущество такой организации в том, что управление производственными процессами в этом случае осуществляется в одном подразделении по всем стадиям производственного процесса, а недостатком - многообразие осуществляемых в рамках подразделения технологических процессов, что приводит к необходимости иметь в рамках каждого из производственных подразделений специалистов-технологов и др., функции которых могут быть весьма сходными, а степень загрузки каждого далеко не оптимальна. Аналогичное положение возможно и при решении задач загрузки оборудования, так как при предметной специализации в каждом подразделении может возникать потребность как в специальном оборудовании, ориентированном на выполнение узкого круга операций, так и в универсальном. С точки зрения интересов фирмы в целом, такая ситуация грозит распылением и недостаточно эффективным использованием имеющихся ресурсов.

Альтернативой предметной специализации при выборе организационной структуры производственных подразделений может служить принцип технологической специализации. Для такой структуры характерным будет выделение подразделений по признаку однородности выполняемых технологических процессов (операций). По такому принципу на крупном машиностроительном заводе могут быть, например, организованы обладающие определенной административной самостоятельностью цехи: литейный, кузнечнопрессовый, механический, сборочный, окраски и упаковки готовой продукции. Преимущества технологической специализации подразделений проявятся в действительности только при условии, если объем работ каждого из них будет достаточно велик.

В ряде случаев наиболее целесообразной оказывается смешанная организационная структура, в рамках которой сочетаются подразделения, выделенные как по технологическому, так и по предметному принципам. Например, на том же машиностроительном заводе с технологической специализацией цехов основного производства может быть образован и цех по производству товаров народного потребления, ориентированный главным образом на использование отходов, образующихся в основном производстве.

На практике могут встретиться и случаи, когда организационная структура фирмы ориентирована на обслуживание определенных групп клиентуры. Такая ситуация может быть характерной для крупных торгово-посреднических фирм и торговых домов, а иногда и для промышленных многоотраслевых концернов, когда производство в них ориентировано на интересы совершенно различных групп потребителей. Так, можно представить себе ситуацию, когда организационная структура органов управления фирмы ориентирована на определенные сегменты рынка.

При использовании такой модели организационно-управленческой структуры управление по производству бытовой техники будет ответственным за решение всех вопросов, связанных со снабжением производственными ресурсами, организацию производства техники и ее приспособление к требованиям конкретных групп потребителей. Отделы же по работе с государственными учреждениями и организациями рыночного сектора будут отвечать за организацию маркетинга и сбыт продукции соответствующим группам потребителей.

Разумеется, выбор той или иной разновидности организационной структуры фирмы целиком определяется ее спецификой. Так, для малых предприятий характерна наиболее простая структура, а иногда и отсутствие четко выделенных структурных подразделений.

От вопросов, связанных с рассмотрением организационных структур фирмы, следует отделять проблематику создания (выбора) организационных схем управления, в которых производится распределение задач, прав и ответственности между конкретными исполнителями.

Сложная, разветвленная и многоступенчатая структура, и система управления фирмы выдвигает перед ее высшим руководством одну из важнейших задач - оценку эффективности функционирования как системы управления в целом, так и ее отдельных относительно самостоятельных звеньев. Вышестоящее звено управления формулирует, как правило, в количественной форме набор подлежащих достижению целей. Оценка степени их достижения дается тем или иным методом, путем сравнения вектора целей с вектором фактически достигнутых результатов. Неодинаковая важность отдельных целей учитывается при помощи весовых коэффициентов, а экономическое содержание конкретных целей - при помощи оценок типа «лучше» или «хуже».